О планировании работы архивных

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ул. Алеутская, 45-а, г. Владивосток, 690091
Телефон: факс: (4232)40-61-83, (4232) 40-61-85
Е-mail: [email protected]
ОКПО 00089595 , ОГРН 1072540010840
ИНН/КПП 2540138078/254001001
17.10.2011
На №
ГКУ "Государственный архив
Приморского края"
№ 62/1-20-642
Архивные отделы администраций
городских округов и
муниципальных районов
от
Муниципальные архивы
О планировании работы архивных
учреждений Приморского края на
2012 год и их отчетности за 2011 год
Уважаемые коллеги!
При планировании работы архивных учреждений на 2012 год следует
уделить особое внимание поддержанию надлежащего уровня безопасности
архивных фондов, выполнение рекомендаций Совета по архивному делу при
Федеральном архивном агентстве (сентябрь 2011 г., г. Казань) по
информатизации архивной отрасли.
В этой связи целесообразно предусмотреть:
в сфере обеспечения сохранности и государственного учета:
продолжение работы по повышению пожарной безопасности архивов, их
технической укрупнённости; соблюдение охранного режима;
обеспечение нормативных требований по организации хранения и учету
документов, в том числе организации выдачи документов из хранилищ,
проверки наличия и состояния документов, розыску необнаруженных
документов;
внедрение четвертой версии ПК «Архивный фонд» и представление в
установленном порядке в архивный отдел Приморского края информационных
массивов БД «Архивный фонд»;
в сфере комплектования:
продолжение
работы
по
организации
внедрения
Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от
15.06.2009 № 477 (с учетом изменений, внесенных Постановлением
2
Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751), и методических
рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти; «Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
утвержденных приказом Минкультуры России от 25.08.2011 № 558;
организацию работы по обеспечению сохранности документов
ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при
приватизации организаций;
в сфере использования архивных документов:
участие в мероприятиях, включенных в государственную программу
«Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 20112015 гг.»;
информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и
памятными датами, в том числе 90-летия со дня окончания гражданской войны
на Дальнем Востоке, 140-летия со дня рождения В.К.Арсеньева, писателяисследователя Дальнего Востока;
организацию рассекречивания архивных документов (госархив края);
внедрение Правил работы пользователей в читальных залах
государственных и муниципальных архивов Российской Федерации;
в
сфере
организационного,
научно-методического
и
информационного обеспечения:
продолжение внедрения в практику работы административных
регламентов исполнения государственных и муниципальных функций и
предоставления государственных и муниципальных услуг в области архивного
дела;
участие в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения,
документоведения и археографии, выполненных в 2009-2011 гг.;
продолжение работы по созданию и развитию архивных сайтов, страниц
на сайтах администраций городских округов и муниципальных районов с
размещением на них списков фондов, хранящихся в архивах.
Напоминаем, что планово-отчетные документы составляются и
представляются в сроки, определенные приказом архивного отдела
Приморского края от 27.10.2006 № 7: утвержденные годовые планы работы
– к 15 декабря 2011 г., утвержденные годовые отчеты – к 15 января 2011 г.
При составлении текстовой части плана и отчета просим руководствоваться
основными направлениями развития архивного дела в Приморском крае и
3
отчетом
о
его
выполнении, опубликованными в информационнометодических бюллетенях архивного отдела Приморского края, при
заполнении табличных форм – памятками по их заполнению.
В отчетах за 2011 год просим по возможности более подробно отразить:
информацию по реализации Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ,
в том числе о преобразовании государственного и муниципальных архивов в
казенные учреждения;
изменения, произошедшие в статусе муниципальных архивов, указав их
название, подчиненность, штатную численность, список сотрудников;
сведения об условиях оплаты труда (госархив края);
работу по рассекречиванию документов, указав название комиссии по
рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к
рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом
порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические
рамки (госархив края);
работу по оцифровке описей (не только сканирование, но и внесение
информации в поля БД), указав количество внесенных в ПК «Архивный фонд»
заголовков фондов, описей, единиц хранения, документов и их процент от
общего числа имеющихся в архиве фондов, описей, единиц хранения (госархив
края);
работу по сканированию архивных документов, указав помимо объемов
(нарастающим итогом и за год) видовой состав документов, количество и
модели используемого оборудования, применяемые технологии; технические
характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые
форматы хранения (tiff; jpg и т.п.), объемы (абсолютные цифры (количество
дел) и Мб) уже имеющейся цифровой информации; используемые носители для
хранения информации (госархив края);
степень внедрения информационно-коммуникационных технологий
(ИКТ) в деятельность госархива края и муниципальных архивов (количество
персональных компьютеров и серверов, в том числе объединенных в
локальную сеть, имеющих доступ в Интернет, используемое программное
обеспечение, в том числе номер версии ПК «Архивный фонд»), а также
наличие IT-специалистов;
степень готовности к приёму электронных документов на постоянное
хранение и оказание государственных услуг в электронном виде;
наличие собственных сайтов, страниц, их URL-адрес, содержание, в т.ч.
наличие списка хранящихся в архиве фондов;
4
наличие компьютерной техники с
указанием
их
технических
характеристик (в графе "Количество" в скобках указать количество
компьютеров, приобретённых в 2011 году) в форме таблицы:
Объём
Тип процессора оперативной памяти
HDD
Количество
(RAM)
информацию о варианте установки ПК "Архивный фонд" версии 4.3 в
форме таблицы:
Сетевой вариант
Однопользовательский вариант
да/нет
да/нет
количество рабочих мест
Вместе с отчетом за 2011 год необходимо представить:
статистический отчет по кадрам форма № 1-к;
паспорт архива по состоянию на 01.01.2012 с пояснительной запиской к
нему (приложение № 1 к Регламенту государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации, утвержденному приказом Росархива
от 11.03.1997 № 11);
сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.2012
(приложение № 3 к Регламенту) – только муниципальные архивы, не ведущие
БД «Архивный фонд» в полном объеме;
информацию о результатах рассекречивания документов (госархив края);
копии массивов данных в формате БД «Архивный фонд» версии 4.3 – до
23 декабря 2011 г.
Просим также представить:
описание ошибок, возникающих при конвертации (переносе) БД
«Архивный фонд» третьей версии в ПК «Архивный фонд» версии 4.3, с
приложением файла отчета об ошибках, создаваемого утилитой конвертации
БД из третьей в четвертую версию и, по возможности, заархивированной копии
БД, при конвертации которой возникают ошибки – до 10 декабря 2011 г.
информацию о расходах краевого бюджета на содержание госархива
края, утвержденного на 2012 год, с разбивкой по статьям экономической
классификации - до 1 февраля 2012 года.
Начальник архивного отдела
Н.С.Гонохова
240-61-87
В.И.Кузнецова