Архивный фонд 4.0

Архивный фонд 4.0
Система «Архивный фонд»
Основа построения единой системы
государственного учета документов Архивного
фонда Российской Федерации
ЦФК
ФОНДОВЫЙ
КАТАЛОГ
АРХИВНЫЙ ФОНД
Предпосылки создания АФ 4
• Накопленный опыт массовой
автоматизации архивных
учреждений
• Необходимость
промышленного подхода к
созданию, внедрению,
эксплуатации и
сопровождению системы
• Смена поколений
программного обеспечения
Основные функции системы
Архивный фонд 4
• Автоматизация государственного учета
документов Архивного фонда РФ
• Формирование и ведение
автоматизированного НСА
• Ведение учета и НСА на уровне единиц
хранения/единиц учета
• Учет движения документов
• Формирование паспорта архива
• Формирование паспорта
архивохранилища
• Топография
• Формирование отчетов
• Поиск информации
Расширение функций
ПК «Архивный фонд»
•
Расширение автоматизированного учета,
изменения в учетных документах
•
Расширение функций
автоматизированного НСА
•
Интегрирование автоматизированного
НСА с цифровым фондом пользования
•
Использование накопленных внешних
информационных ресурсов
•
Прикрепление к карточкам описаний
фондов, описей, единиц учета и единиц
хранения, документов файлов
произвольного формата
•
Формирование структуры
архивохранилища
•
Сортировки фондов, описей, единиц
хранения и единиц учета, документов
Расширение функций
ведения
автоматизированного НСА
• формирование
произвольного
количества схем
классификации
(рубрикаторов)
фондов, описей,
единиц хранения и
единиц учета,
документов
• переработка описей
Расширение функций
поиска
•
увеличение количества
поисковых реквизитов
•
создание произвольных
поисковых запросов
•
сохранение поисковых
запросов
•
печать результатов поиска
•
полнотекстовый поиск по
прикрепленным файлам
Расширение функций
формирования отчетных форм
• Количество отчетов
увеличено до 179
• В том числе добавлены
новые отчетные формы:
–
–
–
Паспорт архивохранилища
Новый паспорт архива
Описи кинодокументов,
фонодокументов,
видеодокументов, электронных
документов
• Отчетные формы выводятся
в MS Word
Расширение системных
возможностей
•
Система создана на основе
современного программного
обеспечения
•
Одновременная
многопользовательская работа
•
Гибкое разграничение прав доступа к
данным и функциям
•
Протоколирование действий
пользователей
•
Автоматический контроль ввода
данных
•
Справочная подсистема (HELP)
•
Оперативная и эффективная
техническая поддержка.
Требования квалификации
пользователей и обслуживающего
персонала
• Персонал, использующий и
осуществляющий поддержку
системы, должен обладать
навыками работы с ОС MS
Windows, MS Office, система
«Архивный фонд 4.0».
• Персонал, выполняющий
функции системных
администраторов, должен
обладать навыками
администрирования OC MS
Windows и СУБД MS SQL,
системы «Архивный фонд 4.0».
При разработке АФ4 учтены
будущие потребности
• Работа с ЕКДИ
• Автоматизация передачи
данных из архивов
организаций
• Автоматизация передачи
данных для формирования
ФК и ЦФК
Подготовка к промышленной
эксплуатации
Опытная эксплуатация:
• в 3-х федеральных архивах
• в государственных архивах 10
субъектов федерации
Доработка и выпуска окончательной
версии
Подготовка установочного диска и
комплекта поставки
Разработка предложений по организации
внедрения
Создание инфрастуктры внедрения
(региональная партнерская сеть,
централизованная служба технической
поддержки)