Объяснительная записка к отчету за 1

ОБЪЯС НИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
об итогах работы за 2013 год архивного отдела администрации
Ильинского муниципального района
1. Организационные мероприятия по развитию архивного дела в
районе.
Управление архивным делом в районе осуществляется на основе
законодательных актов РФ «Об общих принципах организации местного
самоуправления в РФ № 131 от 06.10.2003 г.», Федерального закона от
22.10.2004 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом
Ивановской области от 01.03.2006 г. № 18 –ОЗ «Об архивном деле в
Ивановской области», а также приказов, решений коллегии Департамента
культуры, постановлений и решений главы Ильинского муниципального
района.
Деятельность архивного отдела в 2013 году была направлена на
выполнение плановых заданий по обеспечению сохранности, формированию
и использованию документов архива.
В соответствии с Федеральным Законом № 125 « Об архивном деле в
Российской Федерации» в целях предотвращения утраты документов по
личному составу, обеспечения их использования для социальной и правовой
защиты граждан, главой администрации подписано распоряжение №276 – р
от 17.06.2013 г. « О мерах по сохранности документов ОГУП Обллесхоз».
Работа архивного отдела проводилась в соответствии с годовым и
квартальными планами, утвержденными распоряжением главы Ильинского
муниципального района от № 524 –р от 08.11.2013 года.
Методическое обеспечение работ, проводимых архивным отделом,
осуществляется на основе «Правил работы государственных, районных и
городских архивов» выпуска 1989 и 2002 года, правил организации хранения,
учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках Российской академии наук, а так же
инструкций информационно-методических пособий, направляемых
Департаментом культуры и культурного наследия Ивановской области. Все
нормативные документы своевременно используются в работе отдела.
2. Обеспечение сохранности и государственный учет Архивного
фонда РФ.
Архивный отдел создает оптимальные условия хранения документов.
-2В настоящее время районный архив полностью занимает здание
одноэтажного щитового дома. Архивохранилище располагается в 2-х
комнатах .В одном помещении располагаются документы по личному
составу , в другой управленческая документация. Имеются 2 отдельные
рабочие комнаты. Хранилище оборудовано металлическими стеллажами.
Двери обиты металлом, а входная дверь и в рабочую комнату металлические.
Электропроводка открытая, но в кабеле. Светильники закрытые. В первом
полугодии выделено помещение для хранения архивных документов
площадью 15,6 кв.м. Помещение расположено в каменном здании на первом
этаже. В здании имеется охранно-пожарная сигнализация на 2 –м этаже.
Произведена замена проводки. Затраты составили 4,3 тыс.руб.
Соблюдается порядок опечатывания и пропускной режим, порядок доступа в
архивохранилище в соответствии с инструкцией «Об охранном режиме»,
утвержденной распоряжением главы администрации района № 406 –р от
13.08.2007г.
Учет выданных дел из хранилища ведется в специальном журнале, выдача
дел оформляется по заявлениям с использованием карт-заместителей и
листов использования.
Учет физического состояния дел ведется целенаправленно. Дела, требующие
подшивки вносятся в карточки учета физического состояния дел и в течении
года реставрируются. На 01.01.2014 г. имеются 83 карточки учета
физического состояния дел ( 40 дел внесено). В 2013 году подшито и
пронумеровано 40 дел.
Регулярно проводятся санитарные дни ( обеспыливание , картонирование,
смена ярлыков на связках).
Для обеспечения сохранности документов архива имеются порошковые
огнетушители марки ОП – 4 в количестве 10 штук.
Государственный учет осуществляется в соответствии с Регламентом
государственного учета документов Архивного фонда Российской
Федерации.
3. Формирование Архивного фонда РФ. Организационнометодическое руководство ведомственными архивами и
организацией документов в делопроизводстве.
Архивный отдел выполняет организационно-методическое руководство в 17ти организациях, учреждениях, предприятиях различных форм
собственности. Эти организации внесены в список № 1 – источников
комплектования архивного отдела.
В связи с изменениями в экономической, социальной, общественной жизни
страны и ее регионов, работа по уточнению списков – источников
-3комплектования ведется постоянно. Архивный отдел регулярно
отслеживает происходящие изменения ( ликвидацию, преобразования,
образование новых структур, переход государственных организаций в
негосударственные формы собственности) и оперативно решает вопросы о
внесении соответствующих изменений и уточнений в список № 1.
Прием документов от учреждений – источников комплектования архивного
отдела проводится в соответствии с графиком. Во все организации,
включенные в график, архивный отдел направляет письма о сроках передачи
дел на хранение в архивный отдел.
План комплектования выполняется ритмично.
Фактов гибели, порчи, утраты документов в районе не выявлено. Во многом
этому способствуют различные формы организационной работы отдела:
комплексные и тематические проверки, консультации.
Архивный отдел проводит определенную работу по нормативнометодическому обеспечению ведомств. На 01.01.2014 г. все организации
обеспечены номенклатурами дел, действующими не более 3-х, 4-х лет. В
2013 году утвердили новые номенклатуры дел 4 организации.
Во всех организациях созданы экспертные комиссии, назначены
ответственные лица за архив и делопроизводство, которые работают на
основании приказов руководителей, положений об экспертной комиссии и
архивах, одобренных ЭПК Департамента культуры и культурного наследия
Ивановской области.
4. Создание информационно-поисковых систем, научная информация
и использование документов.
Работа по вводу в БД «Архивный фонд» и выверка данных закончена.
Архивный отдел подключен к сети «Интернет», имеется программа
VipNet, но запросов в 2013 году ОПФ в Ильинском муниципальном районе
в архивный отдел не поступало.
Архивный отдел проводит постоянную работу по пропаганде архивных
документов. На страницах районной газеты «Звезда» публикуются статьи,
посвященные истории района, организаций, юбилейным датам : «Архивы
говорят», «К новой жизни», «Сначала было сельцо Ивань» к 68-й годовщине
Победы в ВОВ 1941-1945 годы « Герой – наш земляк», «Этот день мы
приближали , как могли», «Он родился на Ильинской земле».
Ко Дню Великой Победы была оформлена выставка «Дорогами войны»
Использованы архивные документы военных лет, воспоминания участников
ВОВ 1941-1945 г.г. и тружеников тыла.
Учащиеся и студенты использовали документы выставки для написания
рефератов по истории района, об ильинцах, участниках ВОВ 1941-1945 г.
Выставку посетило 9 человек. Проведена экскурсия, присутствовало 16
человек.
-4Документы архива используются в оперативной и практической работе с
учреждениями, организациями, предприятиями путем выдачи их во
временное пользование. В 2013 году архивный отдел посетили 17
исследователей. Тематика их исследования была самая разнообразная.
Исследователи работали с документами органов власти, статистики,
образования, земельного комитета и т.д. Выдано исследователям 36 дел.
Одной из важнейших форм использования документов, является исполнение
социально-правовых запросов, количество и тематика которых зависит от
социальной политики государства. Исполнено 450 запросов ,
положительных 438.
В связи с запросом ОПФ в Ильинском муниципальном районе подготовлен
список организаций по личному составу, документы которых находятся на
хранении в архивном отделе, где сообщалась информация о видах
документов и за какой период хранятся документы. Подготовлена так же
информация анкета-вопросник.
Объем работы по использованию документов в социально-культурных целях
продолжает возрастать, а формы становятся все более разнообразными.
Таким образом, архивный отдел стремится использовать хранящиеся
документы в целях их популяризации, постоянно ищет пути
совершенствования этой работы.
5. Развитие и укрепление материально-технической базы.
В 2013 году на развитие и укрепление материально-технической базы
архивного отдела выделено 11,5 тыс.руб. , 4,5 тыс. руб. – приобретение
компьютерной техники – монитора , 7,0 тыс.руб. – обеспечение сохранности
документов ( приобретение коробок для хранения документов и замена
электрической проводки).
Заведующая архивным отделом
12.12.2013 г.
Л.Н.Ширяева