Кто может подписать счет

РУБРИКА: спорные вопросы по НДС
Август 2009г.
КТО МОЖЕТ ПОДПИСАТЬ СЧЕТ-ФАКТУРУ ?
СИТУАЦИЯ:
Нам часто задают вопросы: может ли подписать счет-фактуру не руководитель и не
главный бухгалтер юридического лица? А если нет главного бухгалтера? Можно ли
использовать факсимиле должностных лиц или подписать документ электронной подписью?
Может ли кто-то подписать счет-фактуру за индивидуального предпринимателя?
Это основные вопросы, возникающие при подписании счетов-фактур.
Почему эти вопросы стали актуальны именно в последнее время? Да потому что цена
вопроса – вычет по НДС, который налоговым органом не принимается в случаях, когда счетфактура оформлен неверно. В последнее время замечания по оформлению счетов-фактур
встречаются в актах налоговых проверок очень часто. Подпись – один из основных
обязательных реквизитов, поэтому на соблюдение правил подписания надо обязательно
обращать внимание.
РАЗБОР:
1. Право подписи счетов-фактур у юридического лица.
В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным
бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным
распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Итак, у юридического лица счет-фактуру могут подписать любые лица, уполномоченные
распорядительным документом или доверенностью.
НК РФ не содержат ограничений по назначению должностных лиц, имеющих право
подписи счетов-фактур за руководителя организации. Согласно решений арбитражных судов
лицами, уполномоченными подписывать счета-фактуры, могут быть не только должностные
лица организации, но и иные лица. НК РФ не содержит обязательного условия о том, что лица,
которые подписывают счет-фактуру, должны быть только должностными лицами организации
(например, Постановление ФАС СЗО от 16.06.2006 г. № А13-14164/2005-28).
В случае отсутствия в штате организации должности главного бухгалтера, счет-фактура
должен быть подписан лицом, уполномоченным подписывать этот документ за главного
бухгалтера (Письмо Минфина РФ от 29.11.2004 г. № 03-04-11/212).
В своих разъяснительных письмах ФНС России обращает внимание на то, что в том
случае если в счете-фактуре в реквизитах «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер»
присутствуют фамилии и инициалы руководителя организации и главного бухгалтера
организации, то под указанными реквизитами рекомендуется дополнительно указывать
следующие сведения: «За руководителя организации» и «За главного бухгалтера»
соответственно. При этом уполномоченное лицо ставит свою подпись и после подписи
указывает фамилию и инициалы лица, подписавшего данный счет-фактуру.
2. Возможность использовать факсимиле.
Согласно ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного
воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования,
электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в
случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовым актами или соглашениями
сторон.
Таким образом, с точки зрения Гражданского Кодекса, если стороны договорились, то
факсимиле может быть использовано в качестве подписи, однако, Налоговым Кодексом такое
право не закреплено, в частности п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ возможность использования
факсимиле и электронно-цифровых подписей руководителя и главного бухгалтера организации
не предусмотрена.
Кроме того, Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетовфактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, утвержденными Постановлением
Правительства РФ от 02.10.2000 г. № 914, также не предусмотрен порядок, позволяющий
использовать факсимильные и электронно-цифровые подписи руководителя и главного
бухгалтера организации (Письмо Минфина РФ от 07.07.2009 г. № 03-07-14/63).
Таким образом, при использовании факсимильных и электронных подписей на счетахфактурах, если это предусмотрено договорами или соглашениями с контрагентами, можно
попробовать отстоять свою позицию в суде по правомерности заявленного вычета по НДС,
учитывая, что ГК РФ допускает возможность использования факсимиле по соглашению сторон,
однако, вопрос этот сегодня является спорным. Если цена вопроса существенна, то лучше
потребовать у поставщика счет-фактуру с «живой» подписью.
3. Право подписи счетов-фактур у индивидуального предпринимателя.
В случае выставления счета-фактуры индивидуальным предпринимателем, счет-фактура
должна быть подписана только личной подписью индивидуального предпринимателя, т.к.
положения ст. 169 НК РФ право подписания его счета-фактуры уполномоченным
представителем не предоставлено (Письмо ФНС РФ от 09.07.2009 г. № ШС-22-3/553@).
Одновременно напоминаем, что мнения ФНС РФ и МФ РФ, указанные в
вышеприведенных письмах, носят информационно-разъяснительный характер и не
препятствуют руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании,
отличающемся от трактовок, изложенных в данных письмах.
Исполнитель:
Казакова Анна / (342) 252 38 93, 252 05 67