Практическое

АНО ДПО "Национальный исследовательский институт
дополнительного образования и профессионального обучения"
Программа профессиональной переподготовки
Секретарь-делопроизводитель (340) СПО
Дисциплина: Номенклатура дел и правила текущего хранения документов
Практическое задание 3, Модуль 3. Организация ведомственного
хранения дел и обеспечение их сохранности
Выполнил:
слушатель
Преподаватель:
Чудиновских Марина Вячеславовна
г. Москва – 2024
1. Изучите Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении
Перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием
сроков их хранения" (далее – Перечень 2019) и определите сроки
хранения отдельных видов документов с указанием нормы
законодательства.
Вид документа
Срок хранения
Устав организации
Постоянно
Годовая бухгалтерская отчетность
Постоянно
Счета-фактуры
5 лет
Гарантийные письма
5 лет
Положение об оплате труда
Постоянно
Лицевые счета работников
50/75 лет ЭПК
Завещания
75 лет
Договоры дарения
До ликвидации организации
Переписка об оперативной
3 года.
рекламной деятельности
Протоколы заседаний собраний
акционеров
Постоянно, но не менее 10 лет
2. Составьте конкретную номенклатуру дел ООО «Восток», в которой
имеется четыре отдела. Для этого продумайте структуру условной
организации, сформулируйте заголовки дел и установите сроки их
хранения по Перечню - 2019, а также определите состав должностных
лиц, визирующих и утверждающих ее. Форма номенклатуры дел
приведена в Приложении N 25 к «Правилам организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в органах
государственной власти, органах местного самоуправления и
организациях». Шаблон документа также представлен в Приложении к
лекции 1.
УТВЕРЖДАЮ
ООО «Восток»
Руководитель
Кошелев Алексей
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Валентинович
на 2023год
Подпись
01.09.2024
Индекс
дела
Заголовок дела
Количество
дел
Срок хранения
и № статьи по
перечню
Примечание
1
2
3
4
5
1.Серетариат
1-1
Устав ООО
1
пост. ст. 13
1-2
Протоколы совещаний
руководства
Приказы генерального директора
по основной деятельности
2
пост. ст. 5
1
пост. ст. 6а
1-3
2.Информационная служба
2-1
Годовые планы работ
2-2
Информационные сообщения
2
соб.кор.
Информационно-аналитические
1
материалы
Переписка с внешними
1
организациями по вопросам
совместной деятельности
3.Бухгалтерия
2-3
2-4
1
пост. ст. 13
пост. ст. 5
пост. ст. 39
5 лет ст.44
3-1
Годовой баланс
пост. ст. 105
3-2
Лицевые счета по заработной
плате сотрудников
Договоры(контракты) с
организациями о размещении
рекламы, другой совместной
деятельности
3.Отдел кадров
75 лет ст.153
Приказы по личному составу на
сотрудников
Личные карточки ф.№Т-2
сотрудников
1
75 лет ст.6б
1 картотека
75 лет ст.6б
3-3
4-1
4-2
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства
организации
Подпись
5 лет ст.256
Расшифровка подписи
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за
архив)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от
№
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения от
№
3. Генеральный директор ООО «Восток» рассмотрел представленную
ему номенклатуру дел и отказался ее утверждать, т. к. не согласился со
сроками хранения ряда документов. Он предложил хранить все
документы 5 лет, а потом уничтожать их, так как места для хранения
нет. Правомерно ли это? На какие нормативные документы должны
сослаться составители номенклатуры дел ООО «Восток», чтобы
доказать, что в ней правильно определены сроки хранения дел и
порядок их расположения? Подготовьте ответ директору в виде
служебной записки.
Ответ:
Генеральный директор ООО “Восток” не может самостоятельно
устанавливать сроки хранения документов, так как это может привести к
нарушению законодательства в области архивирования и хранения
документов.
Составители номенклатуры должны сослаться на следующие нормативные
документы:
 Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” от
22.10.2004 N 125-ФЗ;
 “Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков
хранения”, утвержденный приказом Министерства культуры
Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.
Генеральному директору
ООО «Восток»
Кошелеву Алексею Валентиновичу
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Срок
хранения
документов
определяется
законодательством
и
нормативными актами, и что сокращение сроков хранения может привести к
утрате важной информации и нарушению законодательства. Также хочу Вам
предложить рассмотреть возможность расширения места для хранения
документов
или
более
эффективного
использования
существующего
пространства.
С нормативными документами вы можете ознакомиться из следующих
документов:
- Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” от
22.10.2004 N 125-ФЗ;
- “Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”,
утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от
25 августа 2010 г. № 558.
«02» февраля 2024г
А.С. Лукянцева