ФИНАНСОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ при Правительстве Российской Федерации Кафедра «Управление персоналом и психология» Кадровая работа в организации Лекция 3 Рязанцева М.В. к.т.н., доцент Москва 2016 1 Тема. Кадровое делопроизводство • Документирование рекрутинга персонала • Документирование приема на работу • Оформление трудовой книжки • Ведение личного дела и личной карточки работника • Документирование увольнения сотрудников • Документирование перевода, отпусков и др. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. (Ст. 15 ТК РФ) Документирование рекрутинга персонала Рекрутинг (от англ. recruiting – вербовка, комплектование личного состава) – начальная стадия деятельности по управлению персоналом. Функциональное назначение рекрутинга: осуществление предприятием поиска и отбора персонала требуемой квалификации и численности СХЕМА ОФОРМЛЕНИЯ РАБОТНИКА НА РАБОТУ РЕЗЮМЕ ЗАЯВЛЕНИЕ АНКЕТА ТРУДОВОЙ ДОГОВОР ПРИКАЗ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ ЗАПИСЬ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНОЙ КАРТОЧКИ И ЛИЧНОГО ДЕЛА БУХГАЛТЕРИЯ (ОТКРЫТИЕ ЛИЧНОГО СЧЕТА) Документы по рекрутингу персонала 1) На этапе поиска: - заявка на поиск и отбор персонала - квалификационные требования к соискателю вакансии - объявление о вакансии 2) На этапе отбора: - резюме - анкета - автобиография - личное заявление работника Квалификационные требования к соискателю вакансии Базовые Дополнительные общие требования к уровню профессионального образования, продолжительности стажа работы по специальности, направлению подготовки, знаниям и навыкам в области документооборота и делопроизводства, информационнокоммуникационных технологий, отражающие минимальный уровень устанавливаются для работников предприятия с учетом особенностей организации и содержания его деятельности на конкретных производственных участках (в структурных подразделениях) Объявление о вакансии • название вакансии, на которую требуется кандидат • название и описание компании-работодателя • основные требования, предъявляемые к кандидатам • функциональные обязанности потенциальных сотрудников • информация об условиях работы • контактная информация для отправки резюме и связи с работодателем Резюме • это документ, содержащий информацию о кандидате на предлагаемую вакансию, его образовании, опыте работы, профессиональных умениях и навыках Виды: • Хронологическое резюме • Функциональное резюме (представляет профессиональные навыки, опыт и достижения, а не конкретный перечень работ) • Комбинированное или функциональнохронологическое резюме Примерная структура резюме Анкета – документ, трудоустройстве составляемый работником при • Информация анкеты пересекается со сведениями, содержащимися в резюме, но носит более подробный характер • Все записи в анкете должны быть подтверждены соответствующими документами. • Эти данные проверяются работником кадровой службы и заверяются его подписью и печатью предприятия • Анкета является составной частью личного дела (досье) работника Автобиография • оставленный собственноручно документ с описанием основных событий в жизни человека • составляется в свободной форме, на чистом листе бумаги формата А4 без наводящих вопросов (подсказок) • в этом документе обычно акцентируется внимание на жизненном пути и общественной деятельности человека, а не его профессиональных достижениях Личное заявление • Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, на стандартном листе размера А4 в произвольной форме либо на трафаретном бланке, разработанном в организации. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, расшифровка подписи • В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело • В новой редакции Трудового кодекса РФ личное заявление о приеме на работу не предусмотрено Тема. Документирование приема на работу Документы, предъявляемые при устройстве на работу • Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность • Трудовая книжка (кроме трудоустройства впервые и на условиях совместительства) • Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования • Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки • Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям • Документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (СТ. 65 ТК РФ) ТРУДОВОЙ ДОГОВОР • Это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется лично выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением правилам внутреннего распорядка, а работодатель обязывается своевременно выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон ВИДЫ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ БЕССРОЧНЫЙ СРОЧНЫЙ НА СРОК ДО 5 ЛЕТ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА 1) место работы 2) трудовая функция 3) дата начала работы 4) условия оплаты труда 5) режим рабочего времени и времени отдыха 6) компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте 7) условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) 8) условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами ИСПЫТАТЕЛЬНЫЙ СРОК • не может превышать трех месяцев • для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций – шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом статья 70 Трудового кодекса РФ Испытание не устанавливается 1) для лиц, избранных по конкурсу на замещение соответствующей должности 2) беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 1,5 лет 3) лиц, не достигших возраста 18 лет 4) лиц, окончивших имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение 1 года со дня окончания образовательного учреждения 5) лиц, избранных на выборную должность на оплачиваемую работу 6) лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями 7) лиц, заключающих трудовой договор на срок до 2 месяцев • если результат испытания действительно носит неудовлетворительный характер, работодатель, в соответствии со ст. 71 Трудового кодекса РФ, имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее, чем за три дня, указав причины, послужившие основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. • Расторжение трудового договора в этом случае производится без учёта мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия. Приказ о приеме на работу • это распорядительный документ, который составляется работником кадровой службы с целью оформления факта приема сотрудника на работу в организацию • может составляться в свободной форме либо с использованием унифицированных форм: – № Т-1 – в случае приема на работу одного работника – № Т-1а – при приеме одновременно нескольких сотрудников Обязательная информация приказа о приеме на работу • наименование организации • номер и дату документа • дату приема на работу и дату окончания срока действия трудового договора (если это срочный договор). Если трудовое соглашение подписано на неопределенный срок, в графе «дата/период работы» ячейка «по» не заполняется • табельный номер, ФИО, структурное подразделение и должность работника • условия приема на работу и характер работы (на постоянной основе, по совместительству, в порядке перевода, для замещения временно отсутствующего сотрудника и т.п.) • оклад (в руб.) и надбавка (в руб.) согласно штатному расписанию • продолжительность испытательного срока • основание приема на работу (дата и номер трудового договора) • подписи руководителя организации либо уполномоченного лица, а также нового сотрудника, виза ознакомлении с приказом ТРУДОВАЯ КНИЖКА • является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника • персональный документ последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения • это основной документ для расчета трудового и страхового стажа Трудовые книжки • Появились в Российской Империи. • С принятием Закона от 3 июня 1886 года «О найме рабочих и правилах надзора за фабричными заведениями» были внесены изменения и дополнения в правовые акты, регулирующие порядок найма рабочих. Глава 3 раздела II Устава о промышленности фабричной и заводской, изд. в 1879 году • • • • • • • • • • 21. Каждому рабочему не позднее 7 дней по допущении к работе на фабрике должна быть выдана расчетная книжка утвержденного Губернским Присутствием образца... 24. В расчетной книжке должны быть означаемы: а) имя, отчество и фамилия или прозвище рабочего; б) срок найма и вида на жительство; в) размер заработной платы, указание оснований ее исчисления и сроков платежей; г) размер платы за пользование рабочим устроенными при фабрике или заводе квартирами, банею и т.п.; д) прочие условия найма, которые договаривающиеся стороны сочтут нужными внести в книжку; е) записи заработка с указанием количества наложенных на рабочего взысканий и поводов к их наложению; ж) извлечение из постановлений закона и правил внутреннего распорядка, определяющих права, обязанности и ответственность рабочих... 25. Расчетная книжка... возвращается рабочему не позднее недели со дня ее представления. ФУНКЦИИ ПЕРВЫХ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК • навести порядок в делах самих промышленников • государство могло вести учет и осуществлять контроль за деятельностью предприятий в плане сбора налогов • у рабочих на руках оставался документ, подтверждающий трудовой стаж, опыт и квалификацию, позволяющий им поддерживать уровень своего заработка при переходе от одного работодателя к другому Кодекс законов о труде (1918) • первый в истории человечества • документ, имевший большую историческую значимость • объявлял всему миру о намерениях молодого Советского государства строить политику в сфере труда, свободную от эксплуатации человека человеком • не мог реально регулировать трудовые отношения в условиях военного коммунизма и распределительной карточной системы • Кодекс законов о труде (декабрь, 1918) • В 1923 г. трудовые книжки заменили на удостоверения личности • Введены трудовые списки (21.09.1926, СНК СССР "О трудовых списках«) • С 1939 г. и по настоящее время - снова трудовые книжки Правовые нормы • Форма трудовой книжки, а также правила ее ведения и хранения утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. N 225 «О трудовых книжках» • В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ст. 66 ТК РФ). ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ • Заводится на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в т.ч. на временных и сезонных работников • Имеет унифицированную форму • Прием без трудовой книжки не допускается • Оформление производится работодателем в недельный срок в присутствии работника СВЕДЕНИЯ ВНОСИМЫЕ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ ПРИ ЕЕ ОФОРМЛЕНИИ • Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании документа, удостоверяющего личность • Образование, профессия, специальность – на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (для работы, требующей специальных знаний или специальной подготовки) Оформление первой страницы • фамилия, имя, отчество, дата рождения (на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность) • запись об уровне образования (на основании документа об образовании) или о незаконченном образовании (на основании студенческого билета, справки и др. документов) • запись о профессии или специальности работника (на основании документов об образовании) • работник заверяет своей подписью правильность заполнения сведений о нем • проставляется дата, а также подпись заполнившего трудовую книжку лица (работника • кадровой службы) и печать работодателя СВЕДЕНИЯ, ЗАНОСИМЫЕ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ • Записи о выполняемой работе • Записи о переводе на другую постоянную работу • Записи об увольнении (в день увольнения) • Записи о квалификации (на основании документа о присвоении квалификации) • Записи о награждении (на основании приказа (распоряжения) в недельный срок (ст. 66 ТК РФ). СВЕДЕНИЯ О НАГРАЖДЕНИЯХ, ВНОСИМЫХ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ • О награждении государственными наградами (в т.ч. присвоение государственных почетных званий) • О награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами и др., производимом организациями • О других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего распорядка организации и др. Исправление записей в трудовой книжке • В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать сотруднику в этом необходимую помощь. • Если предприятие, внесшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие • В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается • При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за N … недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку ВКЛАДЫШ К ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ • Имеет унифицированную форму • Ведется в том же порядке, что и трудовая книжка • Без трудовой книжки не действителен • О его выдаче в трудовой книжке ставится штамп «Выдан вкладыш» УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК 1. Документация по учету в организации (приходнорасходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним) 2. Порядок выдачи трудовых книжек в связи с увольнением (под расписку в личной карточке и в книге учета) 3. Хранение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (хранятся в бухгалтерии, как документы строгой отчетности и выдаются по заявке подотчетному лицу)
