МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КЧР КАРАЧАЕВО-ЧЕРКЕССКАЯ РЕСПУБЛИКАНСКАЯ БЮДЖЕТНАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ «ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» К защите допустить: Директор КЧР ГБПОО «Технологический колледж» г. Черкесска _________ Лазутова М.А. (подпись) (Ф.И.О.) «_____»______ 2020 г. ДИПЛОМНАЯ РАБОТА по специальности – 09.02.04 Информационные системы (по отраслям) ТЕМА: Политика безопасности при работе в интернете Студент __________________ ____Новодранов Д.Н._____ (подпись) (фамилия, инициалы) Группа ____410____ Шифр ____10394_____ РУКОВОДИТЕЛЬ ________________ ___Лихобабова Л.Г.______ НОРМОКОНТРОЛЬ _______________ ________________________ (подпись) (подпись) Черкесск – 2020 г. (фамилия, инициалы) (фамилия, инициалы) ПЛАН-ГРАФИК выполнения дипломной работы Специальность 09.02.04 Информационные системы (по отраслям) Группа № 410 Ф.И.О. студента Новодранов Дмитрий Николаевич Тема дипломной работы Политика безопасности при работе в интернете Утверждена на заседании цикловой комиссии от протокол № Раздел работы Календарный срок выполнения Отметка о выполнении ВВЕДЕНИЕ. Раздел 1 Раздел 2 Раздел 3 ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Дата Подпись студента Дата Подпись руководителя Студент ___________ полностью выполнил задание и может быть допущен к защите дипломной работы в Государственной Аттестационной Комиссии. Министерство образования и науки КЧР Карачаево-Черкесская республиканская государственная бюджетная профессиональная образовательная организация «Технологический колледж» г. Черкесска ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА _____________________Дипломная работа ________________ на тему (дипломная, курсовая работа, проект, исследовательская работа) Разработка информационной системы управления документооборотом для предприятия Студента _____________________ _____Новодранов Д.Н._____ (подпись) (фамилия, инициалы) Специальность - 09.02.04 Информационные системы (по отраслям) КОНСУЛЬТАНТЫ 1. РУКОВОДИТЕЛЬ _____________________ (наименование раздела) ___________ (подпись) ___________________________ (фамилия, инициалы) _______________________________ РЕЦЕНЗЕНТ 2. _____________________ (наименование раздела) __________ (подпись) __________________________ (фамилия, инициалы) НОРМОКОНТРОЛЬ ____________________ __________ (подпись) Работа защищена ________________ (дата) _________________________ (фамилия, инициалы) С оценкой _______________________ Протокол № ___________________ Черкесск – 2020 г. Содержание ВВЕДЕНИЕ Документ сопровождает человека от рождения и до последних мгновений, прожитых на Земле. В нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак, все аспекты придется перечислять слишком долго. В далеком прошлом документ появился, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть. Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и так далее. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек, таким образом, пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций. Тысячи лет человечество использует документы, и до сих пор они остаются основополагающим звеном практически в любом деле. В век технологического прогресса, очень сложно представить хорошо налаженную работу организации без грамотного документооборота. Ведь вся эффективность управления заключается именно в нем. То, как используется информация, насколько быстро она доходит до адресата, правильно ли она хранится, все это влияет на будущие убытки и прибыль компании. Хуже всего, когда при неправильной организации документооборота, очень важные документы теряются, повреждаются. В таких случаях, компания несет наибольшие убытки, а на восстановление важной документации требуется большое количество времени, сил и денег. Исходя из всего вышесказанного, необходимо заранее очень основательно подходить к разработке документооборота на предприятии. Грамотный директор обязательно позаботится о безопасности, систематизации и обработке больших объемов информации. К счастью, технологии не стоят на месте и развиваются очень стремительно. На данный момент, бумажный документооборот отходит на второй план и вместо него всё больше распространяется именно электронный документооборот. Так как вести его намного проще, он защищен от влияния множества внешних факторов и места ему нужно намного меньше, в отличие от бумажного документооборота. Также, для его пересылки не нужно нанимать курьера, хватит выхода в интернет, что намного выгоднее для любой организации. Потому что подобный вид пересылки занимает намного меньше времени, а, как известно “Время – деньги”. Целью данной дипломной работы, стала разработка информационной системы управления Общероссийской документооборотом общественной для организации предприятия, инвалидов на примере «Всероссийское общество слепых, ордена трудового красного знамени». Данная организация занимается реабилитацией инвалидов по зрению. Задачи: - Объяснить понятие документооборота, рассмотреть его виды, современные способы хранения и пересылки; - Выделить наиболее подходящие программы для создания системы электронного документооборота; - Возможности поиска электронных документов; Цели: - Провести анализ предприятия; - Подобрать необходимое программное обеспечение; - Рассмотреть текущую архитектуру систему документооборота и предложить наиболее оптимальную для данного предприятия; - Разработать систему управления документооборот и обосновать её эффективность; 1. Глава. Что такое документооборот и современные способы его внедрения на предприятии 1.1 Документооборот Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив. Этапы документооборота: 1. Составление документа на предприятии или получение со стороны; 2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу; 3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры; 4. Сдача в архив. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Документооборот структурного делится подразделения. на В централизованный централизованный и уровень документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях. Документооборот является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации. Различают три главных потока документации: 1) документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние). 2) документы, которые отправляются в другие организации (исходящие). 3) документы, которые поступают из других организаций (входящие). Документы, которые поступают в организацию, проходят: передачу на исполнение, предварительное рассмотрение, первичную обработку, рассмотрение руководством, регистрацию. По назначению документы могут быть: А. Распорядительными. Они отражают решение осуществить какую-либо операцию (например, приказ). руководства Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная). В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п. Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов. 2. По порядку заполнения документы бывают: А. Разовые. Они отражают операцию, произошедшую в течение короткого времени. Это может быть отгрузка, выдача денег и т.п. Б. Накопительные. В этом случае заполнение данных происходит последовательно, в течение длительного периода. Такие формы (например, лимитно-заборные карты) обычно используют для учета однородных периодических операций. Накопительные документы нужно отличать от сводных, рассмотренных выше. Дело в том, что сводные ведомости заполняются не последовательно, а единовременно, на основании другой «первички», сформированной ранее. 3. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать: оборот товарно-материальных ценностей; расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом и т.п.; движение денежных средств. 4. По месту заполнения документы могут быть: А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение. Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.). 5. По способу заполнения. Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е. с помощью бухгалтерских программ. Но так как на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов: А. Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью. Б. Электронные. Эта категория «первички» не выводится на бумажные носители, а направляется адресату как внутри, так и вне компании по телекоммуникационным сетям. Для подтверждения достоверности также используется подпись. Но в данном случае она представляет собой определенным образом закодированный информационный пакет. Также в бухгалтерском учёте есть пять главных этапов документооборота: 1) Передача документа в бухгалтерию; 2) Составление документа в момент выполнения хозяйственной операции; 3) Обработка документов в бухгалтерии, которая в себя включает: контировку (указание корреспонденции счетов в первичном документе), группировку, таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции). 4) Проверка принятых бухгалтером документов по содержанию, по форме, арифметическая проверка; 5) Сдача на хранение документов в архив 1.2 Виды информационных систем управления документооборотом Управление документами в современных условиях — сложная организационно-техническая задача. Без решения данной задачи в области управления документооборотом организации может воцариться настоящий хаос. Потеря документов, затягивание согласования — эти и многие другие отрицательные последствия неграмотного управления документами можно избежать, внедрив корпоративную систему управления электронными документами. Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления (так же, как и документы), можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и не формализуемые процессы. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90 % всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы. Внедрение информационных систем управления документационным обеспечением (ИСУД) предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, что определяет успешность его деятельности. Информационные системы управления интеллектуальными активами предоставляют совершенно новые возможности для менеджмента предприятия и его сотрудников и связаны с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, характера, эксплуатационного которые создаются в различных функциональных подразделениях предприятия, на различных этапах жизненного цикла продукции и услуг. Также существует нескольких основных видов систем документооборота: 1. Информационные системы управления документами. Обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации и их защиту. Эти документы хранятся в специализированных хранилищах или иерархической файловой системе. Типы файлов включают в себя текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы. Пользователями являются – все сотрудники организации. 2. Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Основным назначением этих систем является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий в соответствии с принятыми правилами (напр. «документ принят к исполнению», «на документ дан соответствующий ответ» и т.д.). Пользователями являются – сотрудники ограниченного числа структурных подразделений (напр. управление делами, секретариаты, канцелярии и т.д.); 3. Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Пользователями являются – отдельные сотрудники подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс. Благодаря внедрению новейших информационных технологий таких, как системы электронного документооборота, бизнес поднялся на новый уровень развития. С помощью СЭД управление как процесс стало намного проще. СЭД позволяют переводить информацию с аналоговых носителей на цифровые и управлять ею посредством компьютера. Данная универсальная система имеет свои принципы, функции, задачи и цели. Основные задачи, выполняемые информационными системами управления документооборотом: 1. Обработка и хранение документов, регистрация; 2. Работа с взаимосвязанными документами; 3. Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск; 4. Передача документов между исполнителями; 5. Регламентация прав доступа; 6. Интеграция с внешними системами электронной почты; 7. Контроль исполнительской дисциплины; 8. Списание документов Но этот перечень не является полным, так как развитие технологий не стоит на месте. Функции СЭД можно рассмотреть на примере электронной коммерции (ЭК). Её основополагающими моментами стали первые разработанные системы электронного документооборота. Вся структура ЭК состоит исключительно из потока информации, которая закодирована с помощью цифровых носителей. В этой сети принимает участие множество физических и юридических лиц по всему земному шару. Во время обмена электронными данными контрагенты должны быть полностью уверены в том, что вся информация будет использована по назначению. Исходя из этого принципа, можно перечислить следующие функции систем электронного документооборота: - Безопасность. Вся информация, имеющаяся в базах обмена данными, должна быть надлежащим образом защищена. Одним из способов защиты и заверения цифровых документов стала электронная цифровая подпись, право использовать которую дают специальные сертификационные центры. - Версионность. Любой цифровой документ может находиться в системе в большом количестве тиражей, причем разных форматов. - Моментальный поиск. Самые современные СЭД разработчики «заправляют» мощнейшими поисковыми системами, которые способны в считанные секунды найти даже самый объемный документ, имея для поиска лишь малую его часть. - Своевременное предоставление уведомлений. Учитывая, что СЭД обладает огромными объемами информации, которую могут одновременно обрабатывать крупные группы персонала, нужно отметить, что всякая информационная система оснащается множеством вспомогательных программ, которые могут своевременно представить отчеты и уведомления по тем или иным операциям. - Наличие маршрутизаторов, а также заданий для пользователей. - Интеграция с электронной почтой. Эта функция важна на всех уровнях управления. Документы движутся не только внутри фирмы. Для функционирования организации ей постоянно необходимо прибегать к инструментам почты, с помощью которых документы могут легко переходить от внутреннего потока к внешнему. - Рациональное строение имеющихся хранилищ и баз данных. Цифровые архивы или резервные источники информации встроены практически во все СЭД. - Сканирование и полное распознавание информации. Именно так происходит процедура трансформации бумажного документа в электронный. - Информационная поддержка на всех уровнях работы 1.3 Преимущества и недостатки управления документооборотом в электронном формате В настоящее время на большинстве предприятий документооборот пока остается в привычной, традиционной бумажной форме, несмотря на то, что многие компании стараются автоматизировать если не весь документооборот, то хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология имеет ряд существенных преимуществ. Основным критерием при выборе организационной формы делопроизводства является объем поступивших в организацию и созданных ею документов за определенный период. Поэтому в компаниях с разветвленной структурой департаментов, связанных единой цепью множества документов, внедрение системы электронного документооборота становится жизненно важной задачей. Использование систем электронного документооборота позволяет переложить рутинные, но важные рабочие процессы на программу, которая не допускает ошибок и не ограничена рабочим днем. Помимо этого, автоматизированные решения привносят следующие положительные моменты и преимущества: Хранение документов осуществляется с помощью жестких дисков, оптических дисков, флеш накопителей. Все эти способы хранения позволяют использовать намного меньше пространства, и отпадает необходимость в покупке бумаги; Сокращение времени на поиск и согласование важной рабочей информации; Уменьшение объема бумажной документации; Возможность хранить все типы файлов: видео, схемы, графики, презентации; Унификация процессов обработки данных; Контроль движения документов и исполнительной дисциплины; Обеспечение конфиденциальности и высокого уровня безопасности информации. Прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руководителям. Повышение исполнительской функции. По статистике достаточно большой процент поручений не выполняется работниками. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, а, главное, результат работы. Сокращение времени на обработку и исполнение самих документов. Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнеспроцессы. Повышение уровня конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права. Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них. Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки. Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону. При внедрении в компанию системы электронного документооборота полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами. оптимизация процессов обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию. Внедрение новых инструкций и положений при электронном документообороте происходит значительно быстрее, нежели информирование каждого сотрудника по-отдельности и ознакомление его с бумажными документами. Повышение уровня корпоративной структуры. Все структуры компании работают в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процессы. Более быстрая адаптация к изменениям на рынке международных стандартов. При возникновении новых стандартов компания, работающая в системе электронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаблон, что повышает уровень конкурентоспособности на рынке. Несмотря на все плюсы, перечисленные выше, внедрение системы управления электронного документооборота также имеет ряд минусов: - Проблема сохранности документов. Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть вирус, не сработать система сохранения документов. Проблему можно решить созданием системы резервирования. - Кадровая система, или персонал, который занят в системе. В процессе автоматизации документооборота, возможно, не удастся избежать стрессов среди сотрудников, привыкших к ручному труду и обладающих недостаточными знаниями об электронном документообороте. - Человеческий фактор - здесь особенно важен, ведь от качественной работы квалифицированного персонала будет зависеть дальнейшее бесперебойное функционирование системы. - Большие затраты для компании, которые, впрочем, компенсируются сокращением временных затрат на работу с документами и оптимизацией бизнес-процессов. - Географический фактор. Электронный обмен документами возможен далеко не со всеми контрагентами из-за отсутствия единого информационного пространства. Поэтому многим компаниям приходится параллельно вести и традиционный «бумажный», и электронный обмен документами. Однако пересылки актов, договоров электронным способом упростили бы работу между заказчиками и клиентами в любом сегменте рынка, особенно, между географически отдаленными регионами. - Обязательным реквизитом для большинства документов является личная подпись. Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной подписью, которой согласно 63-ФЗ, существует три вида. В настоящее время большинство государств юридически равноправными считают документы на бумажных носителях, подписанных обычной подписью и электронный документ, который подписывается квалифицированной электронной подписью. - В кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного документооборота невозможен, так как если кадровый документ должен содержать личную подпись работника, необходимо его оформление в бумажном виде для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя. Кроме того, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме. Однако преимущества электронного документооборота настолько очевидны, что сегодня сложно представить себе кадровую службу, ведущую документооборот исключительно в бумажной форме. Электронный документооборот входит в трудовые отношения и на законодательном уровне. Весной 2013 года Трудовой кодекс РФ был дополнен главой «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Обе стороны – работодатель и работник – для оформления трудовых отношений должны обладать электронной подписью. Если человек постоянно работает как фрилансер или на дому, потратиться на электронную подпись и в дальнейшем оптимизировать данный процесс, конечно, стоит. Система электронного документооборота имеет свои преимущества и может стать полезна для крупного предприятия с разветвленной структурой подразделений. Однако на данном этапе своего существования система обладает целым рядом недостатков, которые тормозят процесс перехода от бумажного к полному электронному документообороту. Все это требует серьезных доработок и на технологическом, и на законодательном уровне. После внедрения СЭД на предприятиях наблюдается общее повышение работоспособности и уровня удовлетворенности рабочим процессом. Персонал освобождается от выполнения однотипных действий и имеет возможность вести эффективную деятельность в соответствии с должностными обязанностями. Рис.3 1.4 Задачи, решаемые в процессе управления документооборотом Управление документооборотом — важная область функционирования компании независимо от рода ее деятельности. Сложно достигать больших объемов продаж и заключать выгодные сделки, когда система не налажена, данные постоянно теряются, а переизбыток неупорядоченной информации задерживает работу занятых в этой сфере сотрудников. Эффективная система управления призвана оперативно решать следующие задачи: грамотная организация и взаимодействие бухгалтерского, налогового и управленческого учета; своевременное реагирование на важные входящие документы — постановления государственных органов, выгодные коммерческие предложения, претензии от покупателей или поставщиков (особенно актуально в случаях, когда информация касается сразу нескольких подразделений и требует быстрого ответа или принятия соответствующих мер); организация своевременной обработки заявок и обеспечение автоматизации повторяющихся операций; отслеживание внутренних рабочих процессов с целью определения продуктивности работы, достижения плана и необходимости начисления премий и поощрений; сбор предложений сотрудников по улучшению системы, воплощение в жизнь идеи эффективной обратной связи; организация удобного взаимодействия связанных служб и отделов на предприятии. Данные задачи должны решаться в рамках управления документооборотом независимо от того, в каком виде он реализован — цифровом или бумажном. Но при использовании электронных систем продуктивность работы возрастает в разы и позволяет руководящему составу и сотрудникам фирмы направить свои силы на основную деятельность, не отвлекаясь на решение организационных вопросов. 1.5 Этапы внедрения информационной системы управления документооборотом Алгоритм внедрения системы электронного документооборота состоит из 10 шагов. Шаг 1. Определение целей и задач. Анализ проблем ведения документооборота на предприятии и будут ли они решены посредством электронного документооборота. Шаг 2. Предпроектное обследование. Изучение специфики делопроизводства компании, для этого: проводится ревизия документопотоков между исполнителями и структурными подразделениями; Анализ действующих регламентов на предмет оптимизации документопотоков, определение маршрутов движения внутренних и внешних документов; изучение процессов создания, согласования и утверждения всех видов внутренних документов, формирующихся в компании; Инспекция порядка регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции; оценка того, насколько ведение делопроизводства в компании соответствует нормам и требованиям отраслевых стандартов, законодательству РФ; изучение процедуры формирования дел, требования к их текущему хранению и передаче на хранение в архив организации; продумывание того, какие бизнес-процессы должны быть автоматизированы; анализ полученных данных и формирование технических требований, Схема. Операции над внутренними документами Шаг 3. Ревизия сложившихся в компании делопроизводственных процессов, прежде чем перейти на документооборот в электронном виде. Нужно систематизировать и упорядочить работу с документопотоками, провести оптимизацию всей системы делопроизводства в компании. Необходимо разработать регламенты обработки документов, составить инструкции, в которых установлены зоны ответственности между исполнителями, прописан порядок взаимодействия между ними. Внесение поправок и дополнения в локальные нормативные акты, должностные инструкции. Вместе с IT-службой продумываются вопросы безопасности, разграничения доступа. Нужно руководствоваться требованиями системы стандартизации в управлении документами, изложенными в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Шаг 4. Составление схемы процесса управления документами, прописка маршрутов документопотоков, порядок и очередность исполнения, согласования и утверждения документации. Должна быть возможность одновременного доступа и совместной работы с документом для всех исполнителей. Составление технического задания с учетом конкретных пожеланий и требований. Шаг 5. Изучение современных СЭД. Надо знать какие изменения и дополнения можно внести в типовую конфигурацию с учетом особенностей, характеризующих электронный документооборот ЭДО организации. Многие компании-разработчики ПО учитывают индивидуальные требования заказчиков и вносят необходимые им корректировки. Шаг 6. Начало внедрения СЭД в организацию, выбрав один из двух вариантов: Нужно внедрить ЭДО по типам документов, когда сначала автоматизируется обработка какого-то одного вида документов: приказов и распоряжений, контрактов и договоров. Поэтапно внедряется СЭД по подразделениям, когда сначала рабочие места автоматизируют в службе делопроизводства, затем — в кадровой службе, бухгалтерии и так далее во всей компании. Поскольку при любом варианте уже начинается обработка документов, необходимо получить сертификаты электронных цифровых подписей для ответственных исполнителей, уполномоченных на подписание документов. Шаг 7. Создание электронного архива, сконвертировав созданные ранее бумажные документы в электронные форматы. В электронном архиве документы могут храниться как в виде сканов, так и в форматах текстовых редакторов. Начинать создание электронного архива можно сразу, как только руководство примет решение о необходимости внедрения электронного документооборота. Электронные дела в номенклатуре дел компании Шаг 8. Интегрирация СЭД с другими системами автоматизированного учета, используемыми в компании. Работа в системах электронного документооборота, как правило, подразумевает возможность обмена данными с теми системами учета, которые уже внедрили и сейчас обеспечивают автоматизированный кадровый, финансовый, производственный учет в компании. Шаг 9. Проведение обучения сотрудников, разработка руководства для пользователей с учетом специфических особенностей конкретных рабочих мест. Шаг 10. Обеспечение контроля над соблюдением регламентированных процедур в период адаптации исполнителей к новым условиям работы. Назначение в подразделениях ответственных сотрудников, которые будут оказывать остальным оперативную помощь и следить за тем, чтобы соблюдался установленный порядок применения СЭД. Следует понимать, что внедрение СЭД, документооборот в электронных форматах — не самоцель. Это эффективный инструмент внешнего взаимодействия и не только с органами исполнительной власти и контрольно-надзорными. СЭД обеспечит единый документооборот с обособленными подразделениями и оперативный обмен документами с контрагентами. Проявите инициативу и пригласите к участию в электронном взаимодействию своих партнеров, поставщиков и заказчиков. Это поможет не только повысить качество и скорость обмена информационными потоками, но и сократить время окупаемости внедренной на предприятии системы электронного документооборота. Итог Продуманный систематизированный подход к переходу на электронный документооборот позволит обеспечить успешное внедрение СЭД силами самой компании и сократить сроки окупаемости ПО. 1.5 Наиболее актуальные программы для успешного внедрения системы управления электронного документооборота Любая компания рано или поздно задумывается об оптимизации и повышении эффективности бизнес-процессов, наладить слаженную работу которых можно с помощью систем электронного документооборота (СЭД). СЭД позволяют решать задачи по автоматизации работы с документами предприятий различных масштабов и сфер деятельности, в том числе территориально распределённых. Программные комплексы такого класса обеспечивают организацию юридически значимого документооборота компании, ведение архива документов, автоматизацию работы канцелярии (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде), контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров и платежей, согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов, обработку и хранение первичной бухгалтерской документации, а также автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса. Кроме того, особенностью большинства современных СЭД является поддержка мобильных устройств и возможность интеграции с существующими информационными платформами предприятия. На российском рынке представлено огромное множество систем электронного документооборота, и чтобы компаниям было проще определиться с выбором, мы составили подборку таких решений. Все они — исключительно отечественного производства, соответствуют законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям IT-безопасности. Отдельно стоит отметить, что практически все перечисленные ниже продукты включены в реестр отечественного софта и рекомендованы для использования в государственных ведомствах и организациях РФ, а также в компаниях, реализующих проекты в рамках программы импортозамещения ПО. 1) “1С: Документооборот 8" - Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2" , является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота. 2) "Евфрат документооборот" - Программный комплекс "ЕВФРАТДокументооборот" (далее — комплекс) разработан для применения в органах государственной власти, организациях малого и среднего бизнеса, промышленных предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Комплекс предназначен для создания системы электронного документооборота, автоматизирующей процессы документооборота и делопроизводства. Под делопроизводством понимается ведение документации предприятия: прием, оформление, отправка и учет документов. Под документооборотом в организации понимается движение документов между сотрудниками и исполнение последними поручений по документам, контроль исполнения поручений и согласование результата. 3) " LanDocs " - Система LanDocs позволяет автоматизировать различные процедуры делопроизводства как организации работы с документами, так и документирования. Система LanDocs ориентирована на сотрудников организации, задействованных в процессе создания и обработки различных видов документов, то есть в общем случае всех сотрудников организации. 4) Система электронного документооборота «Диалог». Разработчик: государственное унитарное предприятие «Крымтехнологии» (при поддержке Министерства внутренней политики, информации и связи Республики Крым). 5) Корпоративная система электронного документооборота КСЭД 3.0. Разработчик: «КРОК Регион». 6) Система электронного документооборота «СЭД-Сириус». Разработчик: Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС). 7) Система автоматизации процессов дорожно-строительных организаций «Эпюра» (построена на базе платформы «1С:Предприятие»). Разработчик: Аракелян Армен Рафикович. 8) СЭД «Синкопа-документ». Разработчик: компания «КубаньИнформ-Холдинг-Юг». 9) Программный комплекс «Открытая модульная система электронного документооборота и контроля исполнения поручений» (СЭДКП). Разработчик: ФГАУ ГНИИ ИТТ «Информика». 10) Система электронного документооборота Directum. Разработчик: компания Directum. 11) Программный продукт «СТЭК — Документооборот». Разработчик: АО «НТЦ СТЭК». 12) «Ред Платформа Документооборота». Разработчик: компания «Ред Софт». 13) Система «Бюрократ». Разработчик: ООО «Бюрократ» 14) Информационная система «Электронное делопроизводство и документооборот». Разработчик: компания «Бриз Плюс». 15) Система «Комита Курьер JE». Разработчик: акционерное общество «Комита». 16) Модуль «Документооборот» (поставляется в составе ERP- системы «Компас»). Разработчик: компания «Компас». 17) СЭД WSS Docs (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания WSS-Consulting. 18) Автоматизированная система секретного делопроизводства АС СДП. Разработчик: ООО «Центр новых технологий «Импульс». 19) Система автоматизации организационно-распорядительного документооборота (делопроизводства) предприятий «Лоцман:ОРД». Разработчик: ООО «АСКОН-Системы проектирования». 20) Система EOS for SharePoint (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания «Электронные офисные системы» (ЭОС). 21) Информационная система EtaxReport. Разработчик: компания «Электронные бизнес-системы». 22) СЭД «Аврора:Документооборот». Разработчик: ООО «Аврора Диджитал Груп». 23) Система электронного документооборота Comsoft Docs. Разработчик: АО «Комсофт». 24) СЭД-система Comindware (построена на базе платформы Comindware Business Application Platform). Разработчик: компания Comindware. 2. Глава Структура организации и разработка информационной системы для управления документооборотом 1.3 Общие сведения об организации Всероссийское Общество Слепых – организация, основанная в 1925 году на членстве незрячих граждан РФ - инвалидов по зрению и их законных представителей и созданная для защиты их прав и интересов, социальной поддержки, реабилитации, социальной интеграции и содействия обеспечению равных возможностей инвалидам по зрению. По состоянию на 1 сентября 2018 года ВОС объединяет 75 региональных организаций, включая вошедшую в состав ВОС, в 2014 году, Крымскую республиканскую организацию. В том числе: краевых – 8, республиканских – 21, областных – 44, Московская городская и Санкт-Петербургская городская организации. В структуре ВОС 765 местных организаций. В настоящее время на учете в Обществе состоит более 203 тысяч членов ВОС. Руководство Обществом осуществляют избираемые на 5 лет президент ВОС и Центральное правление ВОС. С 1986 года президентом ВОС является Александр Яковлевич Неумывакин, первый вице-президент Европейского Союза Слепых (ЕСС), член Исполкома Всемирного Союза Слепых (ВСС), член Комиссии при Президенте Российской Федерации по делам инвалидов. Основными целями ВОС являются: - участие в определении и реализации государственной политики в отношении инвалидов; - содействие и участие в профессиональной, социальной, педагогической реабилитации и интеграции; - участие в трудовой реабилитации, повышении образования, развитии культуры и спорта среди инвалидов по зрению. Для выполнения уставных задач в Обществе создана следующая социальная инфраструктура: - 3 реабилитационных центра федерального значения: Центр реабилитации слепых (г. Волоколамск, Московская область, c филиалами в г. Бийске Алтайского края и г. Железногорске Курской области), Российская школа подготовки собак-проводников (Московская область), Культурноспортивный реабилитационный комплекс ВОС (г. Москва). Рис. 5 - Организационная структура общественной КЧР ВОС 1.2 Выбор наиболее подходящего программного обеспечения В начале любой работы необходимо заложить некий фундамент, прежде чем переходить к следующему этапу. Иначе вся постройка может рухнуть сразу, или через несколько часов. Поэтому был проведен небольшой анализ предприятия, составлена его организационная структура. На рынке информационных технологий существует огромное множество различных систем электронного документооборота. Все они отличаются между собой по цене, сложности внедрения, эксплуатации и многим другим фактором. Наиболее подходящим выбором по соотношению цена/качество оказалось программное обеспечение под названием “1 С: Документооборот 8”. Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2" , является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота. "1С:Документооборот 8" позволяет: · упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; · сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов; · повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей. "1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. "1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины: · централизованное безопасное хранение документов, · оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей, · регистрация входящих и исходящих документов, · просмотр и редактирование документов, · контроль версий документов, · полнотекстовый поиск документов по их содержанию, · работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д., · коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов, · маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности, · автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера, · учет и контроль рабочего времени сотрудников. Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например: · ГОСТ Р 6.30-2003, · ГОСТ Р 51141-98, · Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", · Требования ГСДОУ, · Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др. "1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Пользователи, создававшие документы в ознакомительной версии "1С:Архив 8" и бета-версии "1С:Документооборот 8", могут автоматически обновить их на финальную версию "1С:Документооборот 8". После обновления все созданные ранее документы будут сохранены. Данный программный продукт удовлетворяет все требования председателя общества слепых и полностью подходит для создания системы управления документооборотом. 1.4 Разработка концептуальной модели системы управления документооборотом После того, как было выбрано необходимое программное обеспечение, пора переходить к созданию контекстной диаграммы. Во главе Всероссийского общества слепых (ВОС) стоит председатель, а в его непосредственном подчинении находится остальной персонал организации. Основная часть работы, касающейся ведения документооборота ложится на плечи административно – управленческого персонала и главного бухгалтера. Рассмотрим логическую модель управления документооборотом более подробно. Контекстная диаграмма представлена на рисунке 1. Рисунок 1. Контекстная диаграмма отражает основные входящие и исходящие документы, используемые в работе Всероссийского общества слепых Входящие документы: 1. заявление о приеме на работу; 2. трудовая книжка; 3. анкетно-биографические данные работников и членов ВОС; 4. заявление о зачислении в Спортивно-оздоровительный центр; 5. прочие входные документы; 6. Медицинскую карту ребенка-инвалида по зрению ВОС 7. Справки по инвалидности по зрению члена ВОС На основе первых пяти видов входящих документов в ВОС осуществляется прием сотрудников на работу, а также прием новых членов ВОС. Прочие документы – это вид документов, используемых ВОС в повседневной работе. Исходящие документы: 1. журнал посещаемости посещаемость работников. – в этом документе фиксируется 2. табель – документ, где указывается количество рабочих дней персонала, табель составляется ежемесячно секретарем и подписывается председателем; 3. Расписание необходимой работы на день, составляется председателем ВОС ; 4. личные дела сотрудников – формируются и изменяются секретаремделопроизводителем. Он же отвечает за их хранение; 5. приказы и распоряжения председателя - также формируются секретарем-делопроизводителем по устному распоряжению председателя; 6. трудовую книжку сотрудника – так как трудовая книжка применяется при кадровом учете сотрудников, то за ее оформление, изменение и хранение отвечает также секретарь - делопроизводитель; 7. списки детей и взрослых инвалидов по зрению, также их личная информация, место жительства, паспортные данные, группа инвалидности и номер телефона – формируются секретарем по распоряжению председателя; 8. отчет по форме Д-4 – указываются сведения о составе основных средств, находящихся на балансе Всероссийского общества слепых; 9. отчет по форме ОШ-1 – указываются сведения по количественному работников и инвалидов по зрению; 10. отчеты по формам РИК-76, РИК-83- в форме РИК-76 указываются сведения о членах ВОС. В форме РИК-83 указываются сведения по кадровому составу. Управление: 1. КЗОТ; 2. устав ВОС; 3. САНПИНЫ; 4. приказы ГУНО; 5. должностные инструкции. Механизмы: 1. Председатель; 2. Бухгалтер; 3. Социальные работники; 4. Секретарь; Первый уровень декомпозиции представляет собой три блока: обработка входящих документов, обработка внутренних документов и формирование обработанных документов. В процессе обработки входящих документов образуется ряд внутренних, а также исходящих документов, которые подвергаются дальнейшей обработке в следующих блоках. Следует отметить, что декомпозиция системы выполнена в нотациях IDEF0 и DFD. В нотации IDEF0 выполнена первый уровень декомпозиции. Остальные уровни декомпозиции выполнены в нотации DFD, которая предназначена для описания информационных потоков предприятия. Блок "Обработка входящих документов" включает в себя следующие работы: - регистрация входящих документов; - передача документов на подпись председателю и их подписание; - создание копий документов; - передача и обработка копий; - контроль исполнения входящих документов; - занесение подлинников документов в БД. Функциональный блок "Обработка внутренних документов" включает в себя следующие виды работ: - регистрация внутренних документов; - передача документов на исполнение; - контроль исполнения внутренних документов. Функциональный блок "Формирование исходящих документов" включает в себя следующие виды работ: - регистрация исходящих документов; - передача документов на подпись и их подписание; - отправка документов по месту назначения. 1.5 Разработка логической модели управления документооборотом На основе функциональной модели была построена логическая модель. В логической модели выделено 10 сущностей: 1) Vnutr_documents –содержит сведения обо всех внутренних документах, используемых организацией; 2) ishod_documents – содержит сведения об исходящих документах ВОС ; 3) vid_documenta – содержит справочную информацию о видах документов, используемых в ВОС ; 4) vhod_documents - содержит сведения о входящих документах ВОС; 5) potoki_dokumentov – содержит сведения о потоках документов, характеризующих документооборот организации; 6) podpischik - содержит сведения, касающиеся подписчиков документов; 7) dolgnosty – содержит справочную информацию о штатных организации; 8) ispolnitely – содержит сведения, касающиеся исполнителей ; 9) podrazdeleniya – содержит сведения о структурных подразделениях организации; 10)sotrudniki – содержит информацию о сотрудниках. Каждая из сущностей имеет свой набор атрибутов и первичных ключей, которые отражены на ER-диаграмме. Таким образом, идентифицируется хранящаяся информация в конкретной сущности и в конкретном атрибуте, что обеспечивает полную информационную поддержку для выполнения всех функций, заложенных в разрабатываемую систему. Более детально структура БД будет рассмотрена в 4-5 разделах дипломной работы. 1. 7 Разработка модели предметного внедрения управления документооборотом. Рис.3 "Физическая модель данных" системы База данных имеет следующую структуру: Vnutr _ documents : vnutr_reg_number(текст) – внутренний регистрационный номер Date_registr(дата) – дата регистрации документа Soderzhanie(текст) – содержание документа Srok_ispolneniya(дата) – срок исполнения документа Status_documenta(текст) – статусдокумента ishod_documents: ishod_number(текст) – номер исходящего документа Date_registr(дата) – дата регистрации исходящего документа Soderzhanie(текст) – содержание документа Srok_ispolneniya(дата) – срок исполнения документа Status_documenta(текст) – статусдокумента vhod_documents: vhod_number – номер входящего документа Date_registr (дата) – дата регистрации исходящего документа Soderzhanie(текст) – содержание документа Srok_ispolneniya(дата) – срок исполнения документа Status_documenta(текст) – статусдокумента vid_documenta: Code_vida_documenta (текст) – код вида документа Vid _documenta(текст) – вид документа Tip_documenta(текст) – тип документа potoki _ dokumentov : Code_potoka(текст) – код потока документов Naimenovanie_potoka(текст) - наименование потока документов Podpischik : Code_podpischika(текст) – код подписчика Podpischik(текст) – ФИО подписчика Code_dolgnosty – код должности Ispolnitely: Code_ispolnitelya(текст) – код исполнителя Ispolnitely(текст) – ФИО исполнителя Code_dolgnosty – код должности Podrazdelenie: Code_podrazdeleniya(текст) – код подразделения Nazvanie_podradeleniya(текст) – название подразделения Dolgnosty : Code_dolgnosty(текст) – код должности Dolgnosty (текст) – должность Sotrudniki : Sotrudnik(текст) – ФИО сотрудника Login(текст) – системное имя Password(текст) - пароль Kabinet(текст) - № кабинета сотрудника Telephone(текст) - № телефона сотрудника e-mail(текст) – адрес электронной почты сотрудника AS(логический) – администрирование системы AD(логический) – администрирование документооборота RK(логический) – расширенный контроль KIZ(логический) – контроль исполнения задания CR(логический) – создание отчетов SRF(логический) – создание регистрационных форм. В логических полях БД фиксируются права пользователей ИСУД. После создания физической модели данных, была произведена генерация схемы БД в СУБД Microsoft Access. Ниже представлена схема данных. Рис 4. Схема данных 4.2 Архитектурная функциональность В основе разрабатываемой ИСУД лежит модульная структура ее функциональных элементов, позволяющая разработчику сформировать тот или иной тип архитектуры ИСУД в зависимости от требований заказчика. Безусловно, основным видом архитектуры для ИСУД является архитектура "клиент-сервер" (рисунок 5.). Рисунок 5. Благодаря модульной структуре программного обеспечения СУД и неизменной структуре БД переход от одной архитектуры к другой будет сделан без снижения производственных и технических показателей. 4.3 Функциональная целостность Понятие функциональной целостности имеет отношение к сохранности документов в базе данных в неизменном виде. Разрабатываемая система гарантирует пользователю сохранность документа в базе данных в неизменном виде только при обеспечении внешней защиты базы данных. Под внешней защитой здесь подразумевается, в первую очередь, разграничение политики доступа пользователей к локальной ЭВМ средствами операционной системы при локальной, "файлсерверной" конфигурации и применение систем сетевой защиты (например, брандмауэра) и сетевой политики доступа при конфигурации "клиент-сервер" Во избежание администратор обязан несанкционированного провести полное доступа системный администрирование как проектируемой ИСУД так и администрирование сетевого доступа к БД. Последнее возможно только при наличии в организации доменной локальной сети, которой пока что нет. 4.4 Технические требования Требования к системе в целом А) Требования к структуре и функционированию системы Разрабатываемая система управления документооборотом представляет собой единую ИС, выполненную в архитектуре "Файлсервер". В связи со специфическими особенностями данной архитектуры, доступ к ядру системы носит сетевой характер. В связи с этим, администрирование системы должно производиться непосредственно на сервере предприятия. Наделение сотрудников правами доступа производится в соответствии с занимаемыми должностями. Так, пользователи председатель и секретарь имеют доступ ко всем таблицам и документам БД. Пользователи, входящие в группу пользователей бухгалтер, социальный работник, имеют доступ ко всем внутренним документам организации Заказчика, а также к некоторым исходящим документам, в частности, отчету по форме ОШ1 и соответсвующим им таблицам БД, с наложенными ограничениями. Пользователи, входящие в группу бухгалтера имеют доступ о таблицам БД, связанными с внутренними и внешними документами, касающихся работников ВОС. Это такие документы как: журналы посещаемости, характеристики работников, а также отчетная информация . Ограничения, отображения информации в таблицах БД, накладываются посредством использования SQL - запросов. Данная операция также проводится силами системного администратора. Требования к численности, квалификации персонала и режиму его работы А) Численность персонала . Функционирование разрабатываемой ИС не зависит от численности персонала, которая, в свою очередь, определяется штатным расписанием ВОС, исходя из общей численности сотрудников. Но важным требованием является наличие или введение должности системного администратора, в перечень задач которого должны входить. a. задача поддержания работоспособности технических средств. b. задачи установки (инсталляции) и поддержания работоспособности системных программных средств – операционной системы; c. задача установки (инсталляции) программы. d. Задача устранения мелких сбоев, возникших при работе внедряемой ИС e. Задачи по защите конфиденциальной информации, хранящийся в БД внедряемой несанкционированного ИС и используемой доступа, для посредством ее работы, от администрирования данной ИС, т.е системный администратор должен разграничить права доступа между будущими пользователями Информационной системы. Б) Квалификация персонала, порядок его подготовки и контроль знаний и навыков. Для нормального функционирования внедряемой информационной системы, персоналу, который будет непосредственно работать с разрабатываемой ИСУД необходимо знать порядок и форму осуществления документооборота гимназии в своей области, так как формы осуществления управленческого документооборота звена и для преподавательского административносостава гимназии отличаются друг от друга. Также персонал ВОС должен иметь первоначальные навыки работы с операционной системой Windows 7/ Windows 10, интегрированном пакете MSOffiсe ( Word, Excel, Access – обязательно) Навыки работы с другими СУБД, кроме MSAccess, 1C Документооборот, приветствуется. В) требуемый режим работы персонала. Внедряемая ИСУД не имеет специальных требований, предъявляемых к режиму работы персонала. Режим работы персонала определяется правилами внутреннего распорядка организации Заказчика, то есть Всероссийское общество слепых город. Черкесск. Требования к надежности: Надежное программы (устойчивое) должно быть функционирование обеспечено выполнением внедряемой заказчиком совокупности организационно-технических мероприятий, перечень которых приведен ниже: · организацией бесперебойного питания технических средств; · использованием надежных технических средств; · использованием лицензионного программного обеспечения; · регулярным выполнением рекомендаций Министерства труда и социального развития РФ, Министерства Образования РФ, изложенных в Постановлении от 23 июля 1998 г. "Об утверждении межотраслевых типовых норм времени на работы по сервисному обслуживанию ПЭВМ и оргтехники и сопровождению программных средств"; · регулярным выполнением требований ГОСТ 51188-98. "Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов". Особое требование к надежности разрабатываемой ИС. заключается в том, что система должна обеспечить резервное копирование и восстановление текущих данных. Требования по эргономике и технической эстетике Взаимодействие ИС с конечным пользователем должно осуществляться посредством стандартного Windows интерфейса: стандартное оформление экранов (шрифты и цветовая палитра), состав и расположение окон и элементов управления; удобная навигация как при помощи мыши, так и клавиатуры, должен быть обеспечен легкий вызов справки. Интерфейс должен быть интуитивно понятным, однородная информация должна быть объединена в общие блоки. Требования к защите информации от несанкционированного доступа Надежная вычислительная база должна управлять доступом авторизованных пользователей к именованным объектам. Механизм управления (права для владельца/группы/прочих, списки управления доступом) должен позволять специфицировать разделение файлов между индивидами и/или группами. Механизм управления должен ограничивать распространение прав доступа – только авторизованный пользователь, например, владелец объекта может предоставлять права доступа другим пользователям. Все объекты должны подвергаться контролю доступа. В случае экстренной необходимости (попытки взлома и т.д.) сторона, сопровождающая систему должна иметь возможность повысить уровень защищенности системы – шифрование сетевого потока информации , информации (пароли соответствии криптографическое с закрытие пользователей), ГОСТ 28147-89 конфиденциальной которое "Защита производится в информации в автоматизированных системах обработки информации. Алгоритм криптографического закрытия информации" и т.д. Общий же контроль системой защиты программы должен осуществлять непосредственно системный администратор организации Заказчика проекта ИСУД. Требования к функциям (задачам), выполняемым системой (функциональные блоки нижнего уровня иерархии дерева узлов): - регистрация входящих документов; - передача документов на подпись председателю и их подписание; - создание копий документов; - передача и обработка копий; - контроль исполнения входящих документов; - занесение подлинников документов в БД; - регистрация внутренних документов; - передача документов на исполнение; - контроль исполнения внутренних документов; - регистрация исходящих документов; - передача документов на подпись и их подписание; - отправка документов по месту назначения; - Ведение БД по сотрудникам и членам ВОС. Требования к видам обеспечения Требования к информационному и программному обеспечению База данных, Управления проектируемой Документооборотом Информационной должна управляться Системы СУБД MicrosoftAccess 2016. База Данных должна располагаться на сервере предприятия под управлением сетевой Операционной Системы MicrosoftWindowsServer 2016. На рабочих станциях (клиентских местах) должна установлена ОС Windows10Professional с пакетом обновлений SP2, или более поздние версии ОС Windows. Требования к техническому обеспечению Клиентская часть, разрабатываемого комплекса должна гарантированно работать на платформенных решениях MSWindows. Для нормального функционирования системы требуется наличие у Заказчика ПЭВМ, обладающих следующим набором технических характеристик: - процессор Intel core i5 с тактовой частотой, ГГц - 3, не менее; - материнскую плат GIGABYTE Z370P D3 , МГц - 2133-4000 , не менее; - оперативную память объемом, Гб – 8 DDR 4, не менее; - жесткий диск объемом, ТБ – 1 , не менее; - СD/DVD – ROM; - FDD ( дисковод гибких дисков); - Видеокарта с памятью, гб – 4 , не менее; - Клавиатура; - Манипулятор Мышь; - Монитор; - Звуковая плата ; - Сетевая карта. Чтобы обеспечить устойчивое функционирование серверной части необходимо использовать сервер SuperMicro SYS-5018A-MLTN4 1xC2550 3.5" 1G 4P 1x200W Корпус Тип корпуса Rack Монтаж в стойку 1U Процессоры Для процессоров Intel Atom Модель процессора C2550 Установлено процессоров 1 Частота одного установленного процессора 2.4 ГГц Память Тип памяти DDR3 ECC Количество слотов памяти 4 Максимальный объем памяти 64 Гб Жесткие диски HDD, размерность 3.5" Установлено HDD не установлены Сеть Сетевой интерфейс 1G 4P Прочее Особенности Блок питания Установлено БП 1 Максимальное количество БП 1 Мощность одного установленного БП 200 Вт Размеры, вес Размеры 426×356 × 43 мм 6 вентиляторов охлаждения системных компонентов. Сервер должен быть закуплен в двух экземплярах. Данное решение является самым оптимальным, потому что второй сервер будет использоваться в качестве резервного контроллера домена, что обеспечит безотказное функционирование локальной сети предприятия. Закупка двух серверов, с указанными характеристиками обойдется в 400 118 рублей. Экономический расчет всех затрат на закупку необходимого оборудования а также на внедрение ИСУД приводится в таблице 1. 4.5 Проектирование ЛВС ВОС Перед начальным этапом проектирования локальной вычислительной сети было проведено предпроектное обследование предприятия на предмет наличия локальной сети. В ходе этого обследования было выяснено, что в данный момент времени на предприятии функционирует бездоменная локальная вычислительная сеть, состоящая из четырех не связанных между собой сетей. Существующая сеть имеет физическую топологию "Общая шина", а в качестве логической топологии используется звезда. В качестве кабеля используется сетевой кабель UTP (неэкранированная витая пара) третьей категории, т.е кабель с волновым сопротивлением 100 ОМ. В ходе предпроектного обследования было также выявлено полное отсутствие коммутаторов и маршрутизаторов. Сеть функционирует на основе HUB(мостов) фирмы D-LINK. Данная схема построения ЛВС существенно усложняет администратору, отсутствует администрирование поскольку в централизованный данной доступ схеме к сети системныму сети серверу полностью организации. Отсутствие централизованного доступа к серверу, как собственно и самого сервера неприемлимо. Для внедрения ИСУД необходимо полностью перепроектировать ЛВС организации Заказчика. Оптимальным решением для организации Заказчика является прокладка доменной сети. Исходя из результатов предпроектного обследования было принято решении о проектировании локальной сети, которая имеет следующую конфигурацию: 1) в качестве сетевого оборудования было выбрано сетевое оборудование фирмы 3СОМ, т.к оно является оптимальным по сотношению цена\качество; 2) в качестве сетевого кабеля был выбран кабель UTP пятой категории; 3) в качестве сервера должен быть использован сервер SuperMicro SYS5018A-MLTN4 1xC2550 3.5" 1G 4P 1x200W обладающий следующим набором технических зарактеристик: - Два 4-х ядерных процессора Модель процессора C2550 3.5GHz ; Корпус Тип корпуса Rack Монтаж в стойку 1U Процессоры Для процессоров Intel Atom Модель процессора C2550 Установлено процессоров 1 Частота одного установленного процессора 2.4 ГГц Память Тип памяти DDR3 ECC Количество слотов памяти 4 Максимальный объем памяти 64 Гб Жесткие диски HDD, размерность 3.5" Установлено HDD не установлены Сеть Сетевой интерфейс 1G 4P Прочее Особенности Блок питания Установлено БП 1 Максимальное количество БП 1 Мощность одного установленного БП 200 Вт Размеры, вес Размеры 426×356 × 43 мм 6 вентиляторов охлаждения системных компонентов. 4) Вновь спроектированная сеть должна иметь топологию "иерархическая звезда". Именно эта топология в совокупности с новым сетевым оборудованием фирмы 3COM обеспечит устойчивое функционирование сети, поскольку топология "иерархическая звезда" предусматривает построение "покрывающего дерева". Список материальных затрат на проектирование ЛВС приводится в таблице 1. № Вид затрат п / п 1 Сет. кабель Название Оборудовани ия Описание Цена Количест Стои во мость Кабель UTP - Неэкранирова 5 нная витая пара 5-ой категории 2 коммутаторы ZYXEL 16 портовый GS1100-16 коммутатор с поддержкой ст. IEEE 802.1D"покр ывающее дерево" 3 коммутаторы ZYXEL 16 портовый GS1100-16 коммутатор с поддержкой ст. IEEE 802.1D"покр ывающее дерево" 4 Расходные Кабель канал Кабель канал матеиалы 5 Монтажные Прокладка 20000 работы по сети прокладке сети 6 Сервер SuperMicro SYS-5018AMLTN4 1xC2550 3.5" 1G 4P 1x200W 13 1500 руб/мет метров р 7 ОС И 130000 Т WS WS 2016 19500 4500 1 штука 4500 4500 1 штука 4500 15 200 метров 15000 40000 2 шт. 80000 20000 1 шт 20000 20000 О Г О Таблица 1 "Затраты на проектирование ЛВС " 5. ПРОГРАММИРОВАНИЕ ПОДСИСТЕМЫ СИСТЕМЫ ОТДЕЛЬНОГО БЛОКА УПРАВЛЕНИЯ ИЛИ ДОКУМЕН ТООБОРОТОМ На основе разработанных концептуальной, логической моделей, а также модели программное предметного приложение воплощения с было использованием разработано возможностей интегрированной среды разработки BorlandDelphi 7.0. В исходный дистрибутив программного модуля входят: исполняемый файл модуля СУД (аdministratosr.exe), файлы базы данных,а такде текстовый файл с описанием установки и настройки разработанного приложения. Разработанный модуль ИСУД представляет собой подсистему администратора СУД. 5.1 Создание БД В процессе разработки СУД была создана БД в Microsoft Office Access. Создана схема данных на основе логической модели и представлена в приложении 5. На основе схемы данных было создано 11 таблиц со следующими набором атрибутов . Vnutr_document Имя поля Тип поля Vnutr_reg_number Текст Date_registr Дата\Время Soderzhanie Текст Srok_ispolneniya Дата\Время Status_documenta Текст ishod _ documents Имя поля Тип поля Ishod_number Текст Date_registr Дата\Время Размер поля 15 __________ 100 __________ 25 Описание Номер внутреннего д-та Дата регистрации вн. д-та Содержание Срок исполнения Статус документа Размер поля 15 __________ Описание Номер исходящегого д-та Дата регистрации ис. д-та Soderzhanie Текст 100 Содержание Srok_ispolneniya Дата\Время __________ Срок исполнения Status_documenta Текст 25 Статус документа vid _ documenta ; Имя поля Тип поля Размер Описание vhod _ documents Имя поля Тип поля Размер поля Описание Vxod_number Текст 15 Номер входящего д-та Date_registr Дата\Время __________ Дата регистрации вх. д-та Soderzhanie Текст 100 Содержание Srok_ispolneniya Дата\Время __________ Срок исполнения Status_documenta Текст 25 Статус документа potoki_dokumentov Имя поля Тип поля Размер Описание Code_potoka Текст 4 Код потока Naimnovanie_potoka Текст 30 Наименование потока Podpischik Имя поля Тип поля Размер поля Описание Code_podpischika Текст 12 ID подписчика Podpischik Текст 30 Подписчик dolgnosty Имя поля Тип поля Размер Описание Code_dolgnosty Текст 12 Код потока Dolgnosty Текст 30 Наименование потока Ispolnitely Имя поля Тип поля Размер поля Описание Code_ispolnitelya Текст 12 ID исполнителя Ispolnitely Текст 30 Исполнитель podrazdeleniya Имя поля Тип поля Размер Описание Code_podrazdeleniya Текст 4 Код потока Nazvanie_podrazdeleniya Текст 30 Наименование потока sotrudniki Имя поля Тип поля Размер Описание Sotrudnik Текст 50 ФИО сотрудника Dolgnosty Текст 30 Должность сотрудника Login Текст 30 Системное имя пользователя Password Текст 30 Пароль пользователя Kabinet Текст 4 кабинетсотрудника Telephone Текст 15 телефонсотрудника e-mail Текст 40 Е-mail сотрудника AS Логический _______ Администратор системы AD Логический _______ Администратор документооборота RK Логический _______ Расширенный контроль KIZ Логический _______ Контроль исполнения заданий CR Логический _______ Создание отчетов SRF Логический _______ Создание регистрационных форм 5.2 Программирование отдельной подсистемы управления документооборотом Формы интерфейса представлены в приложении 6. На основе разработанных концептуальной, логической моделей, а также модели программное предметного приложение воплощения с было использованием интегрированной среды разработки BorlandDelphi 7.0. разработано возможностей После запуска исполняемого файла "administrator.exe" появится форма входа в систему (рис.7). Чтобы открыть модуль администрирования нужно войти в систему как пользователь sysadmin , пароль 491419433 . Если вход выполнен успешно то откроется главная форма разработанного модуля (рис.8) Рис.8 "Администратор документооборота" Если же войти в систему не удалось на экране появиться сообщение об ошибке (рис.9) Рисунок .9 "Сообщение об ошибке" На главной форме администратора предусмотрен ряд вкладок, переключаясь между которыми можно работать с ядром Базы Данных ИСУД. В системе предусмотрено ведение истории входов, которую может просмотреть только системный администратор. В специальном файле фиксируются как удачные попытки входа в ИСУД, так и попытки несанкционированного доступа к модулю сторонних пользователей. Причем для основной системы и для подсистемы ведутся два отдельных log файла . Для того чтобы просмотреть историю необходимо войти в систему как sysadmin , а затем с главной формы перейти на вкладку "Просмотр истории" (рис.10). Рис.10 "Просмотр истории" АНАЛИЗ ВЫПОЛНЕННОЙ РАБОТЫ: ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ РАЗРАБОТАННЫХ МОДЕЛЕЙ И ПРОГРАММЫ, ВОЗМОЖНОСТЬ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАЗРАБОТАННОГО ПРОЕКТА В процессе работы над курсовым проектом был выполнен анализ предметной области с учетом специфики информационных потоков. Также был произведен анализ существующих ИС, таких как: Евфрат документооборот, LanDocs, "1С: Документооборот 8". Для создания системы была приведена концептуальная модель системы управления документооборотом. Данная модель содержит систему классификации файлов, хранение записей, поиск записей, а также создание электронных документов. В качестве логической модели была построена реляционная база данных. Ее структура и состав полей была создана на основе входных и выходных документов гимназии , а также созданной ранее модели бизнес процессов в BPWin. В проекте были отображены технические требования, которым должна соответствовать создаваемая система. Далее был представлен интерфейс программы с подробным описанием работы в нем. Рассмотрим достоинства и недостатки разработанного модуля. Достоинства: 1) автономность функционирования; 2) скрытность администратора от других пользователей, документооборота поскольку устанавливается лишь подсистема на сервере предприятия. Это делает ее недоступной с рабочих станций; 3) возможность полного администрирования ИСУД только из внутренней среды разработанного модуля. 4) модуль имеет эргономичный и интуитивно понятный интерфейс; 5) простота использования Недостатки: 1) Отсутствие требований к политике паролей пользователей ИСУД; 2) Отсутствие системы резервного копирования и восстановления БД; 3) Отсутствие криптографического закрытия конфиденциальной информации, т.е паролей пользователей; 4) Ограничения, вызванные недостатками архитектуры "Файл-Сервер" ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
