Электронный юридически значимый документооборот – средство повышения эффективности бизнеса Коробейников Антон
реклама
Электронный юридически значимый документооборот – средство повышения эффективности бизнеса Коробейников Антон Департамент ИБ «Энвижн Груп» Текущее состояние вопроса В большинстве крупных компаний активно используются и совершенствуются внутренние системы электронного документооборота Сохраняется значительный объем документов, обрабатываемых в бумажном виде (требуется обеспечение их юридической значимости) 2 Расходы на бумажный документооборот При бумажном документообороте возникают значительные временные и финансовые расходы на: Печать Подписание Доставку Архивное хранение бумажных документов 3 Изменения в законодательстве Расширен спектр электронных документов: договоры и иные многосторонние сделки соответствующие им первичные и сводные учетные документы – акты, накладные и др. письма, претензии, уведомления, счета, оферты счета-фактуры Юридическая значимость обеспечивается с помощью электронной подписи (ЭП), реализуемой средствами криптографической защиты информации (СКЗИ) 4 Преимущества внедрения СЗЭДО Перевод бизнес-процессов на электронный документооборот обеспечивает: Уменьшение объема обрабатываемых бумажных документов, снижение затрат на их архивное хранение Снижение временных и финансовых затрат на печать, сканирование, пересылку документов Гарантированную доставку документов Повышение эффективности и удобства обработки документов Дополнительные конкурентные преимущества компании за счет внедрения пакета новых услуг 5 Варианты реализации СЗЭДО Использование услуги «СЗЭДО как сервис», предлагаемой специализированными компаниями Создание собственной (корпоративной) СЗЭДО 6 Риски использования «СЗЭДО как сервис» Утечка или хищение БД клиентов/контрагентов, архива переданных документов (срок хранения не менее 4 лет) в т.ч.: • • • счетов счетов-фактур для операторов связи – сведений о разговорах (составляющих тайну связи) Пересмотр ценовой политики оператором и утеря архива в связи с прекращением договорных отношений Утеря архива при переходе от одного оператора к другому или в связи с ликвидацией юридического лица оператора Прекращение работы СЗЭДО из-за исключения оператора из перечня доверенных операторов электронного документооборота 7 Создание собственной СЗЭДО Внедрение программно-технического комплекса Проведение организационных мероприятий Интеграция с существующими системами электронного документооборота Доступ к системе участниками документооборота через «личный кабинет» на web-портале компании 8 Безопасность в СЗЭДО Применение электронной подписи и СКЗИ позволяет обеспечить: Защиту от утечек информации Юридическую значимость электронных документов Защиту электронных документов от возможной подделки или искажения Невозможность отказаться от факта получения или подписания электронного документа 9 Услуги «Энвижн Груп» по созданию СЗЭДО • Аудит бизнес-процессов обработки документов • Разработка ТЗ и технического проекта • Поставка необходимого ПО, оборудования, средств защиты и ввод СЗЭДО в действие • Интеграция СЗЭДО с существующими системами электронного документооборота • Консалтинг и сопровождение процедуры присоединения СЗЭДО к сети доверенных операторов электронного документооборота ФНС России • Эксплуатация и сопровождение 10 Выводы Создание собственной СЗЭДО обеспечивает: Сокращение временных и финансовых затрат Гарантированную доставку документов Получение дополнительных конкурентных преимуществ за счет внедрения пакета новых услуг, использования передовых технологий и оптимизации бизнес-процессов 11 Спасибо за внимание! Антон Коробейников Департамент ИБ «Энвижн Груп» Тел.: +7 (495) 641-1212, доб. 2037 Моб.: +7 (915) 011-98-40 E-mail: [email protected] 19.09.2012 г.
