ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ЗАПИСИ ДП ИО 02.06.20 стр. 1 из 9 Редакция 1 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ _________________ Абишева Г.И. «_____» _______________ 2020 год ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ ДП ИО 02.06.20 СОГЛАСОВАНО Руководитель ИО РАЗРАБОТАНО Менеджер по качеству ВВЕДЕНО Приказ № Статус Подпись Абишева С.Р. Подпись Увалеев Ж. Е. Дата 15.12.2020 Дата 10.12.2020 Дата введения Оригинал копия № г. Нур-Султан Настоящий документ не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без письменного разрешения ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ЗАПИСИ ДП ИО 02.06.20 стр. 2 из 9 Редакция 1 Содержание 1 Область применения............................................................................................................................... 3 2 Нормативные ссылки ............................................................................................................................. 3 3 Термины и определения, сокращения и обозначения...................................................................... 3 3.1В настоящей ДП применяются следующие термины и их определения: ................................3 Несоответствие – невыполнение требования. ...............................................................................3 Значительное несоответствие – это отсутствие или неприменение какого-либо из требований стандартов системы менеджмента. ..............................................................................3 4 Описание и методики по управлению несоответствиями ............................................................... 3 4.1 Основные положения .......................................................................................................................... 3 4.2 Выявление (критерии) несоответствий ........................................................................................... 4 4.3 Регистрация несоответствий .............................................................................................................. 4 4.4 Выявление и оценка потенциальных несоответствий .................................................................. 4 4.5 Порядок устранения потенциальных несоответствий................................................................. 5 5 Общие положения по предупреждающим действиям ...................................................................... 5 6 Разработка и проведение предупреждающих действий ................................................................... 5 Приложение А .............................................................................................................................................. 7 Настоящий документ не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без письменного разрешения ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ЗАПИСИ ДП ИО 02.06.20 стр. 3 из 9 Редакция 1 1 Область применения 1.1 Настоящая документированная процедура (далее ДП) содержит требования к планированию, проведению и оценке предупреждающих действий в ИО ТОО «Baltic Control Kazakhstan» (далее ИО). 1.2 Настоящая ДП входит в состав документов системы менеджмента ИО, его действия распространяются на всех сотрудников ИО. 2 Нормативные ссылки В настоящей ДП использованы ссылки на следующие документы: ГОСТ ISO/IEC 17020-2013 «Оценка соответствия. Требования к работе различных типов органов, проводящих инспекции» 3 Термины и определения, сокращения и обозначения 3.1В настоящей ДП применяются следующие термины и их определения: Несоответствие – невыполнение требования. Значительное несоответствие – это отсутствие или неприменение какого-либо из требований стандартов системы менеджмента. Незначительное несоответствие – это единичное упущенное в системе менеджмента, приводящее к отсутствию или неприменению требований стандартов СМ. Потенциальное несоответствие – несоответствие установленным требованиям, возникновение которого возможно через некоторый промежуток времени или при определенных условиях. Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой нежелательной ситуации. Примечание 1. У несоответствия может быть несколько причин. Примечание2. Предупреждающее действие – для предотвращения возникновения события. Примечание 3. Предупреждающие действие может включать анализ данных, включая анализы тенденции и риска, результаты поверок 3.2 В настоящей документированной процедуре используются следующие сокращения: СМ – Система менеджмента ИО – Инспекционный орган ТОО – Товарищество с ограниченной ответственностью МК – Менеджер по качеству 4 Описание и методики по управлению несоответствиями 4.1 Основные положения Устранение выявленных несоответствий – необходимое условие для успешного функционирования СМ и оказания качественных услуг. Несоответствием является случай, когда требования не выполняются или выполнены только частично или недостаточно. Управление несоответствиями включает следующие этапы: - выявление и регистрация несоответствия; - информирование заинтересованного персонала о выявленных несоответствиях; - анализ несоответствий; Настоящий документ не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без письменного разрешения ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ЗАПИСИ ДП ИО 02.06.20 стр. 4 из 9 Редакция 1 - устранение несоответствий; - предупреждение повторного возникновения несоответствия. 4.2 Выявление (критерии) несоответствий Несоответствия выявляются: - в процессе жизненного цикла оказания услуг; - при анализе жалоб, претензий, рекламаций и апелляции от заявителей; - при внешних проверках, осуществляемых контролирующими и проверяющими органами; - при проведении внутреннего аудита СМ; Несоответствия могут возникнуть на любом из этапов предоставления услуг, поэтому анализ несоответствия услуг установленным требованиям проводится на всех этапах их выполнения. 4.3 Регистрация несоответствий Регистрацию несоответствий осуществляет лицо, обнаружившее несоответствие или получившее соответствующую информацию из внешних источников, следующим образом: - претензии, жалобы, апелляции, регистрируются в журнале жалоб. Жалобы поступающие в устной, письменной форме, по телефону – подлежат анализу. В случае если жалоба, признана несоответствием т.е. услуга оказана некачественно или с отклонениями, регистрируются в журнале регистрации несоответствий (Приложение А ДА ИО 02.13.2020 Управление несоответствиями). - несоответствия, выявленные в ходе внешних проверок, осуществляемые контролирующими и проверяющими органами за деятельностью ИО регистрируется менеджером по качеству в журнале регистрации несоответствий (Приложение А). - несоответствия, выявленные в ходе проведения внутренних аудитов, регистрируются в протоколе о несоответствии согласно ДП ИО 02.04.20 «Внутренние аудиты» (Приложение В). 4.4 Выявление и оценка потенциальных несоответствий В случае выявления потенциальных несоответствий, лицо, обнаружившее несоответствие информирует руководителя ИО. Руководитель ИО проводит анализ рисков по влиянию на процесс. В случае, если тенденция к отклонению является потенциальным несоответствием, менеджер по качеству регистрирует его в журнале регистрации несоответствий. На основании записи в журнале регистрации несоответствий менеджер по качеству выявляет причины возникновения несоответствия. Руководитель ИО проводит: - исследование и изучение всех данных о выявленном несоответствии; - анализ технологической документации, относящейся к рассматриваемому процессу; -проверку соответствия фактического выполнения процесса требованиям нормативной документации или инструкции; - анализ результатов контроля процесса; - проверку условий протекания процесса; - оценку квалификации исполнителей; - анализ информации, полученной от исполнителей; -анализ данных о качестве, зарегистрированных ранее (претензии, отчеты о несоответствиях, результаты аудитов и т.д.). Настоящий документ не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без письменного разрешения ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ЗАПИСИ ДП ИО 02.06.20 стр. 5 из 9 Редакция 1 Все данные, полученные при этом, обрабатываются и выявляются наиболее вероятные и важные причины несоответствий. 4.5 Порядок устранения потенциальных несоответствий В случае обнаружения потенциального несоответствия, создается группа из числа специалистов, обладающих знаниями и навыками для анализа несоответствия. Возглавляет группы руководитель ИО. В соответствии с решениями, принятыми в результате анализа несоответствий, разрабатываются мероприятия по их коррекции с указанием способов, ответственных исполнителей, отметки о выполнении (если это приемлемо и выполнимо). Группой разрабатывается План корректирующих действий (Приложение А ДП ИО 02.05.20 Корректирующие действия). В период выполнения корректирующих действий проводится проверка со стороны руководителя ИО и осуществляется контроль за соблюдением всех требований нормативных документов, документов СМ, требований к выполнению процессов. 5 Общие положения по предупреждающим действиям Предупреждающие действия применяются как средство совершенствования деятельности ИО. Политика ИО при проведении предупреждающих действий основана на систематическом планировании и внедрении предупреждающих действий с целью уменьшения потерь, связанных с появлением несоответствия. Процесс разработки действий в ИО необходим для устранения причин выявленных несоответствий и предотвращения их повторного возникновения, а также для устранения потенциальных, т.е. еще не обнаруженных, но предполагаемых несоответствий в работе ИО, а также обнаруженных и устраненных несоответствий с тем, чтобы предотвратить их повторного возникновения в дальнейшем. Потребность в проведении предупреждающих действий определяется результатами текущего контроля, внутренних аудитов системы менеджмента ИО, анализа жалоб и рекламаций, по итогам анализа со стороны руководства, повышение квалификации специалистов и т.д. 6 Разработка и проведение предупреждающих действий 6.1 К предупреждающим действиям следует отнести следующие виды деятельности ИО: - проверку квалификации персонала при допуске к конкретным работам; - входной контроль приобретаемых ресурсов; - контроль системы менеджмента. 6.2 Процесс управления предупреждающими действиями в ИО включает: - выявление возможностей улучшения и потенциальных несоответствий; - разработка и реализация плана предупреждающих действий; - контроль выполнения плана предупреждающих действий; - анализ и оценка предпринятых предупреждающих действий. Процедура предупреждающих действий включает в себя инициирование таких действий и указания по применению контроля с целью обеспечения их эффективности. 6.3 Для устранения потенциальных несоответствий, снижения вероятности появления таких несоответствий и использования возможностей для их улучшения СМ ИО разрабатывается и реализуется план предупреждающих действий с текущим контролем (Приложение А). Предупреждающие действия осуществляют по результатам мониторинга и Настоящий документ не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без письменного разрешения ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ЗАПИСИ ДП ИО 02.06.20 стр. 6 из 9 Редакция 1 измерения процесса и деятельности ИО, а также в случае изменения внешних условий (изменения законодательства, требований потребителя и т.п.). План разрабатывается МК и утверждается директором. 6.4 Предупреждающие действия могут повлечь за собой изменения: - процессов СМ; - документированных процедур; - положений; 6.5 Ответственность за осуществление контроля выполнения плана предупреждающих действий несет МК. Ответственность за обеспечение ресурсами, необходимыми для проведения предупреждающих действий несет директор. 6.6 Процедуры проведения предупреждающих действий определяют требования к: - идентификации потенциальных несоответствий и их причин; - оцениванию необходимости проведения действий по предупреждению возникновения несоответствий; - определению и осуществлению необходимых действий; - записи результатов предпринятых действий; - анализу результативности предпринятых предупреждающих действий. 7 Оценка рисков 7.1 Руководство ИО идентифицирует, оценивает и управляет рисками, являющимися результатом как собственных действий, так и результатом любых взаимоотношений, в том числе и взаимоотношений персонала, специалиста с заказчиком. Если какие-либо взаимоотношения создают риск для появления потенциальных несоответствий, ИО документирует порядок устранения и минимизации потенциального риска с идентификацией всех источников конфликта интересов, независимо возникают ли они внутри ИО или посредством любых из его отношений. 7.2Для предотвращения рисков возникновения несоответствий из-за некомпетентности персонала необходимо проводить следующие предупреждающие действия: техническую учебу, курсы повышения квалификации среди специалистов, периодический мониторинг работы специалистов, актуализация нормативных документов. Оценкой риска в деятельности ИО является не выявленные несоответствияспециалистом, выполняющие работы по инспекции, при приеме заявки. 7.3 Оценка риска осуществляется по итогам анализа со стороны руководства, где планируются цели и задачи, необходимые для улучшения работы ИО; в процессе жизненного цикла оказания услуг; при анализе жалоб, претензий, рекламаций и апелляции от заявителей; при внешних проверках, осуществляемых контролирующими и проверяющими органами; при проведении внутреннего аудита СМ. Настоящий документ не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без письменного разрешения ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ЗАПИСИ ДП ИО 02.06.20 стр. 7 из 9 Редакция 1 Приложение А УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ТОО «Baltic Control Kazakhstan» ________________ Абишева Г.И. « _____» _____________ 20___ год ПЛАН ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ № п/п 1 Потенциальное несоответствие 2 Предупреждающие действия 3 Ответственный за выполнение 4 Сроки выполнения 5 "___"______20____ г. Разработал: __________________ (должность) (дата) ________ "___"______20____ г. Согласовал: __________________ (должность) (дата) ________ ______________________ (подпись) (Ф.И.О.) (подпись) ______________________ (Ф.И.О.) Настоящий документ не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без письменного разрешения ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ЗАПИСИ ДП ИО 02.06.20 стр. 8 из 9 Редакция 1 Лист регистрации изменений № изменения Дата изменения Страницы с изменениями Перечень измененных пунктов Настоящий документ не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без письменного разрешения ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ЗАПИСИ ДП ИО 02.06.20 стр. 9 из 9 Редакция 1 Лист ознакомления Ф.И.О. 1 Абишева Г.И. Абишева С.Р. Увалеев Ж.Е. Жалғасұлы Н. Ли И.С. Шахин Ә.А. Маулеш Ә.С. Каиржанова А.А. Ситкиреева А.Ж. Французов Е.В. Нурпеисов Е.Е. Должность 2 Генеральный директор Руководитель ИО Менеджер по качеству Технический менеджер Технический менеджер Инспектор ИО Инспектор ИО Инспектор ИО Помощник менеджера по качеству Привлекаемый инспектор ИО Инспектор ИО Дата 3 01.06.2021г. 01.06.2021г. 01.06.2021г. 01.06.2021г. 01.06.2021г. 01.06.2021г. 01.06.2021г. 01.06.2021г. Подпись 4 01.06.2021г. 01.06.2021г. 01.06.2021г. Настоящий документ не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без письменного разрешения ТОО «Baltic Control Kazakhstan» /Балтик Контрол Казахстан/
