«УТВЕРЖДАЮ» Генеральный директор ООО «СТЭС» _____________А.Н. Габагуев ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕПАРТАМЕНТЕ ЛОГИСТИКИ ООО «СТЭС» г.Иркутск, 2022г. Содержание 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Термины и определения Общие положения Цели и задачи департамента логистики Структурные подразделения департамента логистики, их задачи и функционал 4.1. Отдел логистики 4.1.1. Общие положения 4.1.2. Планирование 4.1.3. Организация рейсов 4.1.4. Диспетчеризация 4.1.5. Послерейсовое обслуживание 4.1.6. Анализ рыночной стоимости перевозок и отклонений 4.1.7. Постоянное совершенствование и улучшение логистических услуг 4.2. Грузовой склад и представительства 4.2.1. Общие положения 4.2.2. Центральный склад в Иркутске 4.2.3. Представительство СТЭС в Ленске 4.2.4. Представительство СТЭС в Мирном 4.2.5 Отдел клиентского обслуживания 4.2.5.1. Оформление груза клиента в 1С 4.2.5.2. Экспедирование, оформление грузов, прибывающих с других городов РФ в Иркутск, и дальнейшая их дистрибьюция 4.3. Автотранспортный цех 4.4.1. Общие положения 4.4.2. Подготовка ТС к рейсу 4.4.3. Анализ отклонений и расходов АТЦ 4.4.4. Постоянное совершенствование и оптимизация расходов по ГСМ и обслуживанию ТС Функции департамента логистики Взаимодействие с другими департаментами и отделами Ответственность департамента логистики Мотивация 9.1. Мотивация по деятельности отдела логистики 9.2. Мотивация по деятельности склада 9.3. Мотивация по деятельности ОКО 9.4. Мотивация по деятельности АТЦ Актуализация Положения 1. Термины и определения РДЗ – разовый договор-заявка или экспедиторская расписка, документ, подтверждающий заключение договора перевозки с клиентом, отражающий маршрут, объем, характер и габариты груза для отправки одного клиента отправителя груза. Omnikom – система (web интерфейс) отслеживания движения собственных транспортных средств по маршруту и скорости движения, а также расходу ГСМ. Bitrix24 – система (web интерфейс), используемая компанией для выстраивания воронки продаж, построения эффективной работы и постановки операционных задач Складская расписка – документ, оформляемый складом при приеме груза к перевозке на склад. ТН – транспортная накладная, документ подтверждающий факт выполнения условий договора перевозки перед грузо -отправителями и получателями. В одной ТН могут быть указаны несколько РДЗ (ЭР) и грузоотправителей. Акт приема-передачи груза – документ, подтверждающий прием и/или передачу груза на всех участках в цепи движения груза от приема от грузоотправителя до выдачи грузополучателю. АТЦ – автотранспортный цех, парк собственных транспортных средств компании ТС – транспортное средство МКО – менеджеры клиентского отдела ОКО – отдел клиентского обслуживания 2. Общие положения 2.1. Департамент логистики является самостоятельным структурным подразделением ООО «СТЭС» и непосредственно подчиняется исполнительному директору ООО «СТЭС». 2.2. Департамент логистики возглавляет ЗГД по логистике, непосредственно назначаемый генеральным директором ООО «СТЭС» (далее по тексту ГД). 2.3. Департамент логистики имеет в своем составе структурные подразделения – отделы, согласно нижеприведенной схеме: Департамент логистики (Директор департамента - 1 ед) Отдел логистики Начальник отдела - 1 ед Логист по Якутии - 1 ед Логист по ИО и Бурятии - 1 ед Оператор по Якутии - 1 ед Оператор по ИО и Бурятии - 1 ед Диспетчер - 1 ед Итого: 6 ед Склад Заведующий склада - 1 ед Кладовщик - 1 ед Агент по приему/выдаче груза - 2 ед Грузчики - 2 ед МКО - 3 ед Итого: 9 ед Представительства в Ленске и Мирном Представитель в Ленске - 1 ед Представитель в Мирном - 1 ед Итого: 2 ед АТЦ Механик - 1 ед Водители - 11 ед Итого: 12 ед Итого: 29 штатных единиц 2.4. Руководители структурных подразделений департамента логистики, другие работники департамента назначаются на должность и освобождаются от должностей приказом ГД по представлению Директора департамента логистики. 2.5. В своей деятельности департамент логистики руководствуется: - уставом компании, ее стратегическими идеями и замыслами - настоящим положением - приказами, распоряжениями и правилами, утвержденными ГД. 3. Цели и задачи департамента логистики 3.1. Целью департамента логистики является организация деятельности в области логистики, направленной на достижения конкурентных преимуществ компании на рынке, увеличения прибыльности компании за счет внедрения передовых технологий, методов и инструментов, оптимальной маршрутной сети перевозок и сопоставимой с доходами оптимизации производственных издержек компании. 3.2. Задачами департамента логистики являются: Организация работы центрального склада, представительств и АТЦ компании Организации качественной и своевременной доставки груза клиентам Управление и контроль за всем перевозочным процессом (от приема до выдачи груза) Управление и анализ затрат по логистике (склад, транспорт и перевозка) Контроль над функционированием транспорта компании Анализ эффективности использования и управление затратами на эксплуатацию АТЦ и склада, разработка и внедрение процессов, направленных на повышение эффективности и качества работы, а также снижение затрат. Контроль работы региональных складов компании – проверка выполнения складских процедур и стандартов, контроль эффективности и качества работы; Управление затратами на содержание региональных складов компании, выполнение складских процедур и стандартов на региональных складах. 4. Структурные подразделения департамента логистики, их задачи и функционал 4.1. Отдел логистики (ОЛ) 4.1.1. Общие положения 4.1.1.1. ОЛ является структурным подразделением Департамента логистики и непосредственно подчиняется ЗГД по логистике. 4.1.1.2. ОЛ возглавляет Начальник отдела, непосредственно назначаемый ГД по представлению ЗГД по логистике. 4.1.1.3. На должность Начальника отдела назначается ведущий логист с опытом работы на данной должности не менее 1 года, за исключением случаев более высокой продуктивности сотрудника за счет проявленных и внедренных в работу собственных инициатив, получивших соответствующую положительную оценку в соответствии с корпоративной политикой компании. 4.1.1.4. Согласно штатному расписанию в ОЛ: Логист – 2, по направлениям З-В-Я и ИО/Бурятия Оператор – 2, закрепленных за логистами Диспетчер – 1, обеспечивающий полную диспетчерезацию 4.2. Склад и представительства компании 4.3. АТЦ 5. Функции департамента логистики В соответствии с целями и задачами функциями департамента являются: 5.1. Осуществление сбора и анализа данных, статистик, тарифов сторонних перевозчиков, заявок, необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию департамента. 5.2. Для обеспечения процессов перевозки грузов – проведение тендеров и заключение договоров с поставщиками услуг по перевозке, хранению, обработке и погрузочноразгрузочным работам. В рамках согласованного бюджета – проводить закупки расходных материалов, запасных частей для автотранспорта, оплачивать услуги сторонних транспортных и экспедиторских компаний. 5.3. Представление интересов компании в контактах с другими организациями и компаниями, ведение соответствующей переписки по вопросам транспортировки продукции и обеспечения деятельности складов компании, проведение тендеров по закупке необходимого складского оборудования. 5.4. Участие в инвентаризации ТМЦ компании и служебных расследованиях компании по происшествиям в работе АТЦ и по результатам выявленных отклонений - вносить предложения руководству компании о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц. 5.5. Совместно с другими подразделениями компании участие в стратегических сессиях компании по разработке стратегического плана/программ компании по расширению маршрутной сети, увеличения количества рейсов, разработке расписания и сроков доставки, выбору способов перевозки, а также участие в определении политики распределения товарно-материальных ценностей и финансовых ресурсов. 5.6. Согласование, в рамках утвержденного бюджета, счетов по расходам, связанным с перевозкой грузов, содержанием автотранспорта и склада. 5.7. Внесение изменений в штатное расписание департамента, согласование должностных окладов сотрудников департамента в рамках утвержденного бюджета. 5.8. Принятие участие в планировании деятельности компании по всем вопросам, касающимся функционирования складов компании, эксплуатации автотранспорта компании и организации перемещений ТМЦ. 5.9. Обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда. 5.10. Участие в рассмотрении поступающих претензий клиентов и подготовке ответов, а также направление претензий к поставщикам услуг при нарушении ими условий договоров. 5.11. Участие и/или организация выставок, конференций и других мероприятий по продвижению услуг компании. 6. Взаимодействие с другими департаментами и отделами Для выполнения функций департамент логистики взаимодействует: 6.1. С финансовым департаментом, департаментом бухгалтерского учета и отчетности и главной бухгалтерией по вопросам: 6.1.1. Получения: - финансовой отчетности по расходам, связанным с функционированием склада и транспорта компании; - финансовой отчетности по расходам на доставку продукции сторонними организациями (транспортными и экспедиторскими компаниями); - согласованных нормативов на амортизацию транспорта и складской техники, нормативов расходов на содержание автотранспорта предприятия; - разъяснений по учету складского и прочего оборудования, расходных материалов; 6.1.2. Предоставления: - отчетов о расходовании средств, выделенных на содержание складов и транспорта компании; - утвержденных счетов и заявок на оплату расходов, связанных с содержанием складов, автотранспорта и перевозкой продукции внешними организациями. - необходимой документации, подтверждающей расходование средств по назначению (акты выполненных работ, накладные, товарно-транспортные накладные и прочие подтверждающие документы). 6.2. С департаментом по работе с персоналом по вопросам: 6.2.1. Получения: - штатного расписания; - информации о кандидатах на заполнение вакантных должностей отдела; - помощи в организации обучения, развития и оценки персонала. 6.2.2. Предоставления: - заявок на подбор персонала; - заявок на обучение и развитие персонала; - отчетов о проведении и результатах обучения персонала. 6.3. С юридическим департаментом по вопросам: 6.3.1. Получения: - разъяснений действующего законодательства и порядка его применения; - анализа изменений и дополнений административного и гражданского законодательства; 6.3.2. Предоставления: - проектов договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров для правовой экспертизы и визирования; - заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов и на разъяснение действующего законодательства; 6.4. С Исполнительным директором и офис-менеджером по вопросам: 6.4.1. Получения - помощи в решении хозяйственных вопросов, организации ремонтных работ складских помещений; - снабжения расходными материалами в рамках согласованного бюджета. 6.4.2. Предоставления: - заявок на проведение ремонтных и профилактических работ; - заявок на обеспечение расходными материалами в рамках согласованного бюджета. 6.5. С программистом компании по вопросам 6.5.1. Разработки и внедрения новых информационных технологий складских процессов, составления маршрутов перевозки, обеспечения документооборота и информационного сопровождения цепочки поставок. 6.5.2. Получения: - необходимых отчетов для оценки работы склада и процесса перевозки. - необходимых отчетов по остаткам товара на складах и движению товаров. - приобретения в рамках согласованного бюджета оргтехники для обеспечения логистических процессов. - помощи в поддержании, находящейся в распоряжении департамента логистики оргтехники в исправном состоянии. - необходимого программного обеспечения для информационного сопровождения цепочки поставок. 6.5.3. Предоставления необходимых запросов на составление отчетов и разработку и внедрение новых информационных технологий и программного обеспечения. 7. Ответственность департамента логистики 7.1 Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник департамента логистики. 7.2. На директора департамента логистики возлагается персональная ответственность за: 7.2.1. Организацию деятельности сотрудников по выполнению задач и функций, возложенных на департамент. 7.2.2. Организацию в отделе оперативной и качественной подготовки документов, их исполнения, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями, достоверность подготавливаемой в департаменте документации. 7.2.3. Своевременность и качество исполнения заявок структурных подразделений компании. 7.2.4. Соблюдение финансовой и бюджетной дисциплины департамента. 7.2.5. Соблюдение сотрудниками департамента трудовой и производственной дисциплины. 7.3 Ответственность руководителей структурных подразделений и сотрудников департамента логистики устанавливается их должностными инструкциями. 8. Мотивация 9. Актуализация Положения 9.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в подразделении руководителем этого подразделения либо другим лицом необходимо обратиться к ГД с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. 9.2. Внесение изменений и дополнений в положение согласовывается с руководителями структурных подразделений компании и утверждается ГД. Заместитель ГД по логистике Хон А.В. Соисполнитель: Начальник отдела логистики - Долмазян Г.В. С О Г ЛА С О В А Н О: Исполнительный директор Гулькова Т.В. ЗГД по персоналу Кургина А.П. Главный бухгалтер Лотц О.В. Начальник ЮО Руденко В.О. Начальник ОК и Сервиса Долмазян Г.В.
