Литература Бойкова И.Ю. настольная книга стр. 155-156 секретаря-референта Москва 2006 Галахов В.В. секретарь-референт высокой классификаций стр. 69-77 (организация секретарского дела) Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря стр. 28-36 Касьянов. Михайлов Ю.М. секретарь руководителя (универсальный справочник) Рогожин М.Ю. помощник руководителя Журнал секретарское дело д/з кто такие актуариусы и фискалы сообщение о секретарях петра1 екатерины2 николая2. 06.09.2012 история развития секретарского дела Выявить основные этапы развития секретарской деятельности Определить роль секретаря в структуре ДОУ. Постепенно сформировались виды управленческих документов; Сложилась определенная система регистрации документов, основы справочного аппарата; Зародилось архивное дело; Складывается определенный слой людей для которых документ становится основным компонентом работы. Взамен приказному делопроизводству появились 12 коллегий; 27.02.1720 можно считать датой рождения секретарской должности на В 1802 г. Вместо коллегий были созданы 8 министерств. Было более четкое разграничение органов исполнительной власти. Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Первые секретари стали работать в 1840 г. У директоров Путиловского и Невского машиностроительных заводов в Петербурге. 1886 г. В Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. С 1884 г. В России издавались 8 спец. Журналов, освещавших вопросы конторского и секретарского труда. «Стенограф», «Вестник контор и канцелярий»,.. В 1921 г. Состоялась первая Всероссийская конференция по научной организаций труда и производства. Впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу. В 1926 г. Был создан государственный институт техники управления. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли: Творческие функций, Были консультантами директоров, Следили за качеством подготовки служебных документов, Помогали руководителям в приеме посетителей, Постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту В 1932 г. Было принято разделить секретарей на 2 группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой) В годы ВОВ Делопроизводство велось в ограниченных масштабах Во фронтовых и армейских штабах осуществлялось регулярная военноканцелярская работа В июле 1963 г. Выходит постановление совета министров СССР №829 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Был создан Всесоюзный НИД документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В начале 70х в стране действовали единые правила подготовки и оформления документов. 13.09.2012 требования предъявляемые к профессии секретарь. 1. Категорий секретарей (базовый уровень образования, профессиональные знания и навыки) 2. Основные деловые качества секретаря 3. Личностные качества 4. Основные функций по ДОУ и функций по бездокументальному обслуживанию руководителя. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Должность Машинистка Оператор на телефоне Секретарь-машинистка Секретарь в приемной Помощник руководителя Секретарь офиса Секретарь-референт основные функций квалификационные требования Печатанье документов Владение машинописью курсы машинописи или делопроизводства Прием звонков и соединение Коммуникабельность, с нужным абонентом среднее образование Печатанье документов под Знание делопроизводства, диктовку, ведение знание ПК, оргтехники, документаций, ответы на владение машинописью, телефонные звонки, средне-специальное отправка и получение специальное, курсы корреспонденций секретарей Прием писем и факсов, Знание делопроизводства, отвечать на телефонные ПК, оргтехники, свободное звонки на русском и владение ин-яз, иностранном языке, коммуникабельность, встречать посетителей, высшее образование, переадресация звонков в среднее профессиональное отделы или сотрудникам образование, учебные центры, колледжи Координация действий Знание делопроизводства, одного или двух ПК, оргтехники, свободное руководителей, владение ин-яз, самостоятельное коммуникабельность, составление документов, высшее образование, ответы на письма, среднее профессиональное распоряжения, подготовка образование, учебные материалов для совещаний и центры, колледжи переговоров, владение ин-яз, подготовка командировок руководителя, Прием почты, отбор Знание делопроизводства, необходимой машинописи на русском ПК, корреспонденций, контроль оргтехники, свободное исполнения заданий, владение ин-яз, телефонные звонки, коммуникабельность, высшее образование, среднее профессиональное образование, учебные центры, колледжи Составление писем и Высшее, среднее, уч. Референт Офис-менеджер заданий, контроль исполнения документов, составление графика рабочего дня руководителя, обзор и подготовка информаций для шефа, подготовка и обеспечение переговоров, владение скоростной машинописью, ин-яз Обработка и распределение корреспонций, реферирование информаций, подготовка отчетов статей для шефа, участие в разработке стратегий и тактике работы Обеспечение деятельности офиса, решение административных вопросов, внедрение новых форм организаций труда, участие в разработке стратегий фирмы, представительское полномочия, подбор руководства и подчиненного персонала Центры, колледжи Делопроизводство, скоростная машинопись, 2 языка, высшее, окончание специализированных секретарских школ, подготовка по профилю организации Высшее, спец. Школы, знание машинописи, ин-яз, коммуникабельность, стажировка зарубежом, скоростная машинопись Основные характеристики деловых качеств Профессиональные навыки: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Высокий уровень базового образования Умение работы на ПК Хорошее знание русского и иностранного языков Скоростная и грамотная машинопись Отличное знание офисного оборудования Организация работы руководителя Способность выполнять несколько заданий одновременно Организационные качества: 1. Умение организовать свою работу и работу офиса 2. Способность выполнять одновременно несколько заданий, не теряя самоконтроля 3. Рациональное ведение делопроизводства 4. Умение организовать приемы, презентаций, поездки руководителя Ответственность и надежность: 1. 2. 3. 4. 5. Может работать самостоятельно Оформление и составление документов Организация приема посетителей Не разглашать информацию, имеющую закрытый характер Правильно хранить документы Инициативность и творчество: 1. 2. 3. 4. Умение принимать самостоятельное решение Умение организовать свое рабочее место Рационально спланировать работу Обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач Пункуальность и исполнительность: 1. Своевременное и точное исполнение поручений и документов 2. Своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях Умение хранить тайны организаций: 1. 2. 3. 4. Чувство причастности ко всем делам фирмы Направленность всей работы на процветание фирмы Умение проявлять такт и осторожность Не разглашать сведения конфиденциального характера Личностные качества секретаря: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Трудолюбие Коммуникабельность и артистизм Добросовестность Аккуратный внешний вид Доброжелательность Любознательность, новаторство Про-активность-работа на опережение, умение предвидеть ситуацию, универсальность, умение адаптироваться к быстро меняющейся ситуаций, знание невербального общения, информационная логистика (управление информацией, умение анализировать проблему и предложить несколько вариантов решений). Ценные качества секретаря: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Грамотность Коммуникабельность Стрессоустойчивость Имидж Хорошая память и реакция Умение расставлять дела в порядке приоритета Исполнительность и аккуратность Корпоративность (корректное отношение к коллегам) Повторить основные пункты должностной инструкций 27.09.2012 нормативно-методическая база работы секретаря Нормирование труда и должностная инструкция. 1. Основные нормативно-методические акты в работе секретаря руководителя Законодательные Нормативно-правовые Учредительные документы компаний Локальные акты Нормы времени на выполнение некоторых видов работы секретаря 2. Определение значения должностной инструкция секретаря 3. Основные этапы разработки должностной инструкций Повседневная работа секретаря руководителя регламентируется: Основные законодательные акты Основные нормативно-методические акты Учредительные документы компаний Основные локальные нормативные акты Должностная инструкция работника Инструкций по видам деятельности выполняемым работником Указания и поручения руководителя (в письменной и устной форме) Основные законодательные акты 1. Конституция РФ от 12.12.1993 2. Гражданский кодекс РФ 3. Трудовой кодекс РФ от 31.12.2001 №197-ФЗ 4. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 №2-ФКЗ 5. ФЗ «об информироватизаций и защите информаций от 20.02.1995 №24-ФЗ 6. ФЗ «об электронной цивровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ 7. ФЗ о порядке рассмотрения обращения граждан в РФ 8. Об архивном деле от 22.10.2004 №125 9. О коммерческой тайне 10. О государственном языке РФ от 01.06.2005 №53-ФЗ Основные локальные нормативные акты Правила внутреннего трудового распорядка Положение о коллегиальной органе Положение о структурном подразделений Инструкций об организаций повседневной деятельности по организаций приема, инструкций по организаций протокольных мероприятий 5. Правила о порядке обращения с персональными данными работника 6. Нормы времени на выполенние основных видов работы в процессе секретарской деятельности 7. Стандарты на выполнение основных видов работы… 1. 2. 3. 4. Нормы времени Время на машинопись Оформление документов Документирование деятельности коллегиальных органов Обработка и учет документов Регистрация Справочно-аналитическая работа Контроль за исполнением документов Составлению и ведению номенклатуры дел Хранение и поиск документов Нормы времени также включают в себя: В норматив включен раздел содержащий секретарско-референтские работы: Время для организаций работы по получению и передаче информаций Время по организаций и ведению телефонных переговоров (вклчая заказ пропусков вызов участников совещаний организаци связи руководителя с необходимыми лицами); Нормы времени на секретарско-референтские работы Наименование работы Заказ пропуска по телефону Вызов участников совещания по телефону Организация связи руководителя с необходимыми лицами Единица измерения Норма времени № формы Один заказ 0,04 1 Одиз вызов 0,025 3 Одно телефонное соединение 0,2 6 Нормы времени на творческий вид деятельности по ССД можно взять из разделов, посвященных разработке текстов управленческих документов 1. 2. 3. 4. 5. На служебное инициативное письмо – 1,25 часа На ответнов – 1,2 На извещение – 0,45 На сопроводительное – 0,1 На объяснительную – 0,15 Должностная инструкция 1. 2. 3. 4. 5. Общие положения Функций Должностные обязанности Права Ответственность Общие положения 1. 2. 3. 4. Принимается и освобождается от должности приказом руководителя Замещения его во время отсутствия Требования к квалификации секретаря и наличию спец. Знаний Подчиненность работника Функций 1. Предмет ведения или участов работы закрепленный за секретарем 2. Перечень видов работы образующих отдельные функций Ответственность 1. Устанавливает личную ответственность секретаря за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей 2. Раскрывает содержание и формы ответственности за последствия своей деятельности а также за Взаимоотношение 1. Призван регулирвоать взаимоотношения между секретарем или иными работниками а также устанавливать определенные служебные связи… Оценка работы Основные критерий 1. 2. 3. 4. Своевременность выполнения работы Оценка работы Качество Приоритетность 09.10.2012 Раздел: административные и организационные функций секретаря Тема: организация рабочего места и условия труда Вопросы: 1. Размещение рабочего места секретаря 2. Предметы первой необходимости в офисе (спец. литература, технические средства, сервировочные и хозяйственные принадлежности, аптечка) Рабочее место секретаря – это зона его трудовой деятельности оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей Общая площадь приемной должна быть в пределах 12-16м2. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы: 1. 2. 3. 4. Подходы к мебели и оборудованию Расстановку мебели и оборудования Потребность в отдельных случаях – особых условий Возможность установки вспомогательного оборудования Организация рабочего места – это система мероприяитй по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Рабочее место секретаря делится на 3 зоны: 1. Основная зона, где находится рабочий стол и кресло (стол с приставками и необходимой оргтехникой) 2. Зона обслуживания посетителей 3. Вспомогательная зона, где распологаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование Стол и определенные требования: 1. Расположение возле двери руководителя 2. Высота от 68-73см Наименование мебели Канов, целярский стол Столик для работы на клавиатуре ПК Стул, кресло Рост работника До 170 Выше 170 До 170см Выше 170см До 170см Выше 170см Высота мебели 72см 75см 66см 68см 45см 47см Специальная служебная мебель: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Канцелярский стол с придвижной тумбой Подъемно-поворотное кресло (стул) Вспомогательный стол или подставка для оргтехники Шкаф для хранения документаций Сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей Стулья и кресла для посетителей Журнальный столик Напольные картотеки Тумбочки Средства труда: 1. 2. 3. 4. 5. Средства составления документов Средства обработки и оформления Средства хранения и группировки документов Средства выполнения вычислительных операций Средства обеспечения оперативной связи Информация содержащаяся на стендах должна быть: 1. 2. 3. 4. Оперативной Конкретной Обладать избирательностью воздействия Не содержать информацию составляющую коммерческую тайну Предметы первой необходимости в офисе: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Бланки документов компаний Запасные канцелярские товары Визитные карточки Дубликаты ключей Запасные картриджи Бумага для факсов и других устройств Мин. вода… 1-2 сувенира, которые можно использовать в качестве презента Условия труда: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Нормальное освещение Благоприятная окраска рабочего помещения Усранение шумов Вентиляция и температура воздуха Озеленение помещения Установление правильного режима труда и отдыха 23.10.2012 1. 2. 3. 4. планирование рабочего времени секретаря и руководителя определеить особенности планирования секретарской деятельности определить примерную схему рабочего дня определить роль секретаря в планирований деятельности руководителя определить недельный график работы секретаря и руководителя рабочий день секретаря: 1. 2. 3. 4. постепенное вхождение в работу ритмичность работы чередование труда и отдыха планирование предстоящих дел цикл рабочей недели: 1. 2. 3. 4. 5. понедельник вхождение в работу вторник продуктивный день среда продуктивный день четверг продуктивность падает пятница накопление усталости планирование может быть: 1. 2. 3. 4. на день на неделю на месяц или квартал на год планирование работы: 1. 2. 3. 4. в первую очередь самые важные дела повторяющиеся дела в одно и то же время в течение рабочего дня помогать руководителю в выполнений намеченных целей основная информация передается с утра, в течение дня сообщается лишь что-то экстренное схема рабочего дня: 1. первая половина 2. вторая 3. окончание рабочего дня первая половина: 1. приходит на работу за 10 минут до руководителя (привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план предстоящих дел 2. подбор в соответствий с планом нных документов и дел. 3. Получить корреспонденцию, ознакомиться, с содержанием и зарегистрировать, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя 4. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. 5. Просмотр поступивших обзоров. Отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях 6. Сортировка поступившей корреспонденций в зависимости от срочности исполнения 7. Оперативная передача руководителю телеграмм, срочных писем, факсов и эл. Сообщений 8. Доклад руководителю о полученной корреспонденций 9. Уточнение вместе с руководителем содержания намеченных меропирятий на текущий день и на следующий день 10. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов и заданий руководителя 11. Организация работы с посетителями, телефонные переговоры (в течение рабочего дня) 12. Оформление исполненных документов в дело 13. Выполнение работ на компьютере 14. Организация копирования документов в соответствий с указаниями руководителя Вторая половина: 1) Продолжение работы с посетителями и на телефоне 2) Сбор и подготовка для подписания руководителем исполненных документов 3) Доклад руководителю об исполненных документах, получение от руководителя рассмотренных им документов 4) Регистрация подготовка к отправке и отправка исходящих документов адресатам 5) Составление рабочего плана на следующий день Окончание рабочего дня: I. II. III. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов по необходимости подготовки к проведению намеченных мероприятий Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечение его всей необходимой информацией, документами, справочными материалами Приведение в порядок своего рабочего места: (перемещение документов со стола в шкаф или сейф, закрытие на ключ и опечатание сейфов с конфиденциальными документами, выключение из сети техники) Для организаций планирования секретарю необходимо знать: Сведения о составе и содержаний мероприятий подлежащих выполнению в планируемый период Сведения о сроках – датах, начале окончаний и продолжительности соответствующих мероприятий Сведения о месте проведения соответствующих мероприятий Сведения об ответственных за проведение соответствующих мероприятий О силах и средствах привлекаемых для выполнения тех или иных мероприятий Об особенностях контроля за выполнением мероприятий. Основные этапы перспективного планирования: Формирование перечня мероприятий с учетом их содержания и значимости Распределение мероприятий по периодам календарного года Определение необходимости участия руководителя в планируемых мероприятиях Определение рабочих дат мероприятий с учетом времени на их подготовку Согласование сроков подготовки и организаций мероприятий с заинтересованными лицами Определение ответственных исполнителей и соисполнителей каждого мероприятия Составление и оформление проекта годового плана Рассмотрение уточнение и утверждение плана руководителемним Общие правила планирование: План должен быть составлен в письменной форме: 1. 2. 3. 4. Разгружаем память Не хороним задуманное в лавине дел Самомотивациян Контроль невыполненных дел План должен быть реальным, планировать резерв времени Анализ сделанного, выявление причин несделанного Процесс составления план: 1. 2. 3. 4. 5. Составление задач Оценка деятельности выполнения заданий Резерв времени Принятие решений по приоритетам и возможному перепоручению Контроль (учет несделанного)
