МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» ФАКУЛЬТЕТ БИЗНЕСА Кафедра экономической информатики ОТЧЕТ О ВЫПОЛНЕНИИ РАСЧЕТНО-ГРАФИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ Тема: Информационные технологии в управлении проектами. Дисциплина «Информационные технологии в экономике» Выполнил: Студент Факультет Направление (специальность) подготовки Группа Шифр Проверил: Салтанкина Е.А Преподаватель Каширина А. М., к.э.н., доцент Факультет бизнеса 38.03.01 – Экономика Балл: _________ ФБЭ-84 093135217 ____________________________________ подпись «__»_________20__г. Дата сдачи: ____________________________________ подпись «__»__________20__г. Дата защиты: Новосибирск 2021 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 3 1. Понятие информационных технологий в управлении проектами ............... 4 1.1 Сущность информационной системы управления проектом .................... 4 1.2 Принципы и методы планирования процессов управления ...................... 5 1.3 История развития информационных технологий в управлении проектами .............................................................................................................. 6 2. Информационные технологии управления проектами на практике .............. 8 2.1 Технология PERT ........................................................................................... 8 2.2 Описание модели проекта средствами Microsoft Project ......................... 12 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 15 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ........................................... 16 2 ВВЕДЕНИЕ Важнейшие сферы деятельности человека – наука, производство продукции и услуг, бизнес, искусство, спорт, оборона, защита от чрезвычайных ситуаций ‒ образуют инфраструктуру общества, поддержание и развитие которой требует постоянного осуществления проектных работ и управления ими. Основополагающей стороной таких работ является проект. Создание проекта может оставаться просто в сознании человека и не представляться на каком-либо носителе информации, поэтому его понятие должно учитывать и такую возможность. Вопросы применения информационных технологий в управлении проектами всегда являются актуальными. Информационные технологии в управлении проектами отличается своими характерными особенностями, в том числе и с той стороны, что затрагивает несколько областей деятельности: эффективное управление, менеджмент и право. В последнее время в юридической науке применение информационных технологий в управлении проектами обсуждается достаточно часто. Поднимаются вопросы определения статуса отдельных лиц и организаций в данной сфере, различные процессуальные и правовые аспекты, а также актуальные проблемы. Целью данной работы является раскрытие и изучение «Информационные технологии в управлении проектами». Задачи: 1. Определить понятие и сущность темы 2. Овладеть знаниями истории развития 3. Рассмотреть роль и важность применения технологий 4. Проанализировать применение технологий на практике 3 темы 1. Понятие информационных технологий в управлении проектами 1.1 Сущность информационной системы управления проектом Для управления проектом требуется создание единой информационной системы, так как в процессе управления проектом происходит обмен информацией на различных уровнях управления. Информационная система в свою очередь включает инструменты и технологии для сбора, хранения, обработки и распределения информации, полученной в результате управления проектами на всех стадиях для всех функций процесса управления и в интересах всех участников проекта в соответствии с их компетенцией и ответственностью. Принципиальным отличием информационной системы управления проектом от других, например, корпоративных информационных систем, является то, что большинство корпоративных информационных систем разрабатывается для поддержки отдельных функций. Такие системы структурированы по подразделениям компании. В то время, как информационная система управления проектом объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящиеся к конкретному проекту.[4] Современные системы управления проектами обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают: • средства проектирования структуры работ по проекту; • средства планирования по методу критического пути; • средства планирования ресурсов; • стоимостной анализ; • средства контроля за ходом выполнения проекта; • средства составления отчетов, построения графиков и диаграмм. Существуют различные подходы к классификации программного обеспечения для управления проектами: 1. По стоимости - на дорогое ПО (более 1000 $) и недорогое ПО (менее 1000 $). 4 2. По функциональности - на профессиональное и настольное (непрофессиональное). Программные продукты недорогой части рынка: 1. Microsoft Project. Производитель - Microsoft Corporation. Microsoft Project является на сегодняшний день самой распространенной в мире системой планирования проектов. Отличительной особенностью программы является ее простота и интерфейс, заимствованный от продуктов серии Microsoft Office. 2. TimeLine, производитель— TimeLine Solutions Corporation. 3. Spider Project, производитель - Spider Technologies Group. Spider Project является российской разработкой. При этом он имеет несколько отличительных особенностей, позволяющих ему конкурировать с западными системами. Это мощные алгоритмы планирования использования ограниченных ресурсов.[2] 1.2 Принципы и методы планирования процессов управления Существующая практика построения систем управления включает в себя несколько подходов к их организации. Наиболее известны из них системы, построенные на управлении функциями и управлении бизнеспроцессами организации. Системы управления, построенные на принципах управления функциями, представляют собой иерархическую пирамидальную структуру подразделений, сгруппированных по выполняемым функциям. Под функциональным подразделением можно понимать группу экспертов в данной функциональной области. В организациях, построенных по данному принципу, управление осуществляется на административно-командных принципах. Другим подходом построения систем управления является управление потоками работ или процессами, составляющими деятельность предприятия. Процессное подразделение включает в себя координатора — владельца 5 процесса и исполнителей из различных функциональных областей, сгруппированных по принципу единства результата бизнес-процесса. Подобные системы часто называют «горизонтальные», подразумевая под «вертикальным» управлением иерархию функциональных подразделений и руководителей в стандартной системе управления, построенной по функциональному принципу. Понятие «бизнес-процесс» лежит в основе процессного подхода к анализу и синтезу деятельности организации. Процессный подход позволяет рассматривать деятельность организации как связанную систему бизнеспроцессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнеспроцессами или внешней средой. В настоящий момент применение процессного подхода является обязательным условием для построения системы менеджмента качества в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2000. Практика показывает, что система управления, построенная на принципах процессного управления, является более эффективной и результативной по сравнению с равной ей по масштабу функциональной системой. Вместе с тем, разработка и внедрение такой системы — сложный процесс.[1] 1.3 История развития информационных технологий в управлении проектами Человечество применяло проектное управление ещё во времена строительства Египетских Пирамид – одного из величайших памятников архитектуры. К сожалению, никаких документов или упоминаний о том, как работали системы проектного правления того времени до нас не дошли. А потому историю управления проектами принято вести с 50-х годов прошлого столетия. Современное проектное управление зародилось при решении двух параллельных проблем по планированию и контролю проектов в Соединённых Штатах Америки.[5] Первый случай относится к военно-промышленному комплексу, а именно к проекту Polaris Missile Project. В рамках данного проекта 6 разрабатывались двухступенчатые баллистические ракеты UGM-27 «Поларис» (UGM-27 «Polaris»), предназначенные для атомных подводных лодок. Для успешной реализации проекта было необходимо провести научные исследования, прикладные разработки и наладить производство уникальных запчастей. Данный проект характеризует высокая степень неопределённости, вследствие чего классические инструменты оценки не давали приемлемой точности прогноза. И тогда разработчики проекта применили следующий подход. Они подготовили 3 возможных сценария развития событий (оптимистичный, наиболее вероятный и пессимистичный), и оценку длительности проекта для каждого из них. Затем при помощи математических вычислений получили оценку длительности проекта. Этот метод получил название Program (Project) Evaluation and Review Technique (PERT). Изначально этот метод использовали исключительно для оценки продолжительности, но в последствии он показал себя и в оценке затрат на проект. На сегодняшний день PERT считается лучшим способом оценки проектов с высокой степенью неопределённости. Второй кейс связан с частной корпорацией DuPont, занимающейся разработкой высокотехнологичных материалов. Для строительства своих заводов DuPont требовались чёткие и точные оценки сроков и стоимости строительных проектов. В ходе решения данной задачи, специалистами компании был разработан метод PPS (project planning and scheduling). Для него требовались реалистичные оценки стоимости и продолжительности отдельных задач по инжинирингу и возведению конструкций. К счастью, строительные проекты более определённые, нежели проекты по разработке высокотехнологичных устройств, а потому DuPont располагала таким оценками из своих прошлых проектов по строительству фабрик, а также из отраслевой статистики. Впоследствии PPS трансформировался в знаменитый и распространённые в наши дни метод критического (critical path method, CPM). Особенно популярен данный строительном секторе, для решения задач которого и был создан. 7 метод пути в В 1960-е и 1970-е года, и PERT и CPM завоевали особую популярность как в частном, так и в государственном секторе ввиду роста спроса на проектное управление. Министерства обороны разных стран, NASA, крупные строительные и инжиниринговые компании стали внедрять инструменты проектного управления и календарно-сетевого планирования. С развитием вычислительной техники и возможностей программного обеспечения, популярность данных инструментов выросла ещё сильнее. Однако на первых парах лишь крупные компании могли позволить себе дорогостоящие и громоздкие мейнфреймы и программное обеспечение. Автоматизация позволила даже небольшим компаниям применять описанные методы и инструменты. Настоящий бум произошёл в 1980-е годы с началом эры персональных компьютеров и интернета, и к 1990-м компании в практически всех отраслях проектного управления и стали активно применять календарно-сетевого инструменты планирования. На сегодняшний день существует невероятное число различного программного обеспечения, позволяющего автоматизировать проектную деятельность организации. 2. Информационные технологии управления проектами на практике 2.1 Технология PERT Для эффективного управления проектом необходимо иметь его модель. Элементами модели являются работы, которые необходимо выполнить в течение инвестиционной фазы проекта, и ресурсы, которые требуются для выполнения работ. Модель проекта должна быть достаточно простой, чтобы затраты на её разработку и эксплуатацию (в том числе затраты времени) были несущественны в сравнении со сметной стоимостью проекта и заведомо себя оправдывали в процессе управления, и в то же время достаточно мощной, чтобы учесть все или большинство факторов управления проектом. Выполнимость этого требования обеспечивается выбором подходящего формализма для реализации модели. Если принять в 8 качестве критерия управления проектом скорейший срок сдачи его в эксплуатацию — как отмечалось в предыдущем разделе, для этого имеются достаточные практические основания, — то таким формализмом оказывается динамическое программирование. Этот формализм в приложении к задачам управления проектами не свободен от недостатков. Наиболее существенные из них мы обсудим, рассматривая конкретные технологические решения, основанные на его использовании.[3] Динамическое программирование основывается на методе критического пути (critical path metod, CPM). Напомним, в основе метода лежит принцип оптимальности, сформулированный Р. Беллманом. Он состоит в том, что любая часть оптимального (критического) пути между двумя вершинами графа сама является оптимальным путём между соответствующими вершинами. Благодаря этому свойству существует эффективная вычислительная процедура, которая позволяет определить критический путь к каждой следующей вершине как продолжение критического пути к одной из предыдущих вершин графа. Чтобы представить модель проекта в форме задачи динамического программирования, работы ставят в соответствие рёбрам графа, а события, соответствующие завершению определённых работ или их групп, — его вершинам. Модель позволяет определить минимально возможный срок выполнения проекта при заданных сроках выполнения работ и, найдя критический путь, указать подмножество критических работ, даже самая малая задержка которых непременно приведёт к отсрочке завершения проекта. Благодаря этому менеджер проекта может сосредоточить своё внимание на критических работах (то есть на работах, образующих критический путь), предупреждая перебои и концентрируя ресурсы на наиболее ответственных участках. Для работ, не принадлежащих критическому пути (некритических), существует резерв времени: если их задержать на срок, не превышающий этого резерва, то продолжительность выполнения проекта не изменится. Если же задержка превысит резерв, то 9 изменится критический путь: задержавшаяся работа станет критической. Срок выполнения проекта в этом случае увеличится. Модель, основанная на методе критического пути, позволяет рассчитать резерв времени по всем работам. До появления персональных ЭВМ модель проекта использовалась только для составления оптимального сетевого плана, который принимался менеджером к исполнению и впоследствии не пересматривался. Задержки критических работ, таким образом, приводили к срыву плана, а у менеджеров появлялись мотивы к компенсации отставания за счёт нарушения технологий. Если в результате задержек изменялся критический путь, менеджер оказывался дезориентирован, а имеющийся сетевой план становился бесполезным. Модель проекта, систематически корректируемая на отклонения от первоначального плана, могла бы помочь менеджеру отыскать наилучшую последовательность составленного действий плана. необходимости Но в из-за посредничества случае нарушения ограниченной оператора первоначально доступности между ЭВМ менеджером и и вычислительной системой такой подход был слишком дорогостоящим и себя не оправдывал. Появление персональных и особенно переносных ЭВМ достаточной мощности, оснащённых специализированным программным обеспечением с понятным менеджеру интерфейсом сделало возможным использование возможностей метода критического пути в любой момент фазы реализации проекта. Возникла принципиально новая технология управленческой деятельности — технология оценки и уточнения проекта (Project (или Program) Evaluation and Review Technique, PERT). Технология информационных PERT входит технологий, в класс отличающихся автоматизированных той особенностью, что предметом труда при их использовании. Продуктом технологии PERT являются подготовленные управленческие решения о сроках выполнения работ и о рациональном использовании ресурсов для их выполнения, обеспечивающие завершение 10 проекта в кратчайшие сроки ценой приемлемых затрат. Суть технологии в том, что модель проекта, составленная на фазе его разработки и ставшая основой первоначального необходимыми информационной варианта уточнениями поддержки на сетевого фазе плана, реализации оперативного принятия используется проекта решений с для по управлению проектом в реально сложившейся ситуации. Она предполагает определение критического пути в любой момент времени, когда эта информация требуется менеджеру, на основе информации о фактическом ходе выполнения работ и о фактическом наличии ресурсов. Функциональные подсистемы технологии PERT включают, как правило, следующие подсистемы: ♦ планирования — предназначена для составления плана выполнения проекта; ♦ мониторинга — предназначена для контроля выполнения плана и его систематического уточнения в случае отклонений; ♦ подготовки презентаций — предназначена для компактного и ёмкого представления информации о модели проекта, составленном плане и ходе его выполнения. К числу обеспечивающих подсистем относятся следующие: ♦ аппаратное обеспечение — совокупность технических средств реализации технологии PERT, включая, в частности, компьютеры и коммуникационные средства; ♦ математическое (алгоритмическое) обеспечение — алгоритмы динамического программирования, расширенные сервисными средствами, решающими прикладные вычислительные задачи, возникающие в практике управления проектами, алгоритмы управления базами данных и алгоритмы отображения данных; ♦ программное обеспечение — совокупность программных продуктов, обеспечивающих реализацию процесса обработки данных на компьютере; 11 2.2 Описание модели проекта средствами Microsoft Project Прежде чем использовать Microsoft Project для разработки сетевого плана, необходимо ввести данные, описывающие модель проекта. Программа Microsoft Project предусматривает множество способов ввода модели проекта: в диалоговом режиме при помощи мастеров (wizards); посредством диалоговых окон; непосредственно в таблицы работ и ресурсов; с использованием диаграмм. Ввод при помощи мастеров рекомендуется начинающим пользователям программы и здесь не рассматривается. Он более времяёмок, зато исключает пропуск необходимых данных. При желании вы можете ознакомиться с работой мастеров во время самостоятельной работы с программой. Основные формы представления данных в программе Microsoft Project следующие: ♦ график Ганта (View → Gantt chart); ♦ таблица ресурсов (View → Resource sheet); ♦ график PERT (View → Network diagram); ♦ календарь (View → Calendar; не путать с одноимённой структурой данных, хранящей сведения о распорядке рабочего дня). Рисунок 1 – Форма представления данных «График Ганта»[3] Есть и другие формы представления, используемые преимущественно на этапах мониторинга и анализа. Некоторые из них будут рассмотрены в последующих темах. График Ганта (рис.1) представляет собой диаграмму, по оси ординат которой откладываются наименования работ в установленном пользователем порядке (обычно — в порядке ввода), а по оси абсцисс — 12 время. Каждая работа представляется полосой на графике, указывающей занимаемый ею период времени. Критические работы выделяются красным цветом. График Ганта представляет собой удобное средство отображения сетевого плана. В программе Microsoft Project график Ганта всегда отображается в сочетании с таблицей работ: её крайний левый столбец — названия работ (Task Name) отображается на экране в качестве меток оси ординат графика Ганта. Рисунок 2 – Таблица ресурсов [3] Чтобы отобразить только таблицу работ, следует переместить мышью границу между таблицей и графиком вправо до рамки окна программы; чтобы отобразить только график, переместите границу в противоположном направлении. В последнем случае вы не увидите на экране наименования работ; но если поместить указатель мыши на полосе, представляющей конкретную работу, и подождать полсекунды, программа выдаст название работы во всплывающей подсказке. Перемещая границу, всегда можно вернуть представление графика Ганта к исходному состоянию или установить любую другую желательную пропорцию разделения окна между собственно графиком и таблицей работ. Подробная информация о столбцах таблицы работ, предусмотренных программой Microsoft Project, приведена в приложениях 1 и 2. Любой из этих столбцов может быть при необходимости отображён на экране с помощью команды меню Insert → Column…. 13 Таблица ресурсов (рис. 2), в отличие от таблицы работ, в программе Microsoft Project реализована в виде самостоятельной формы представления. Рисунок 3 – График PERT[3] График PERT (рис. 3) представляет собой отображение модели проекта в форме графа, вершинам которого соответствуют работы, а дугам — связи между ними. Каждая вершина представлена блоком, содержащим информацию о работе, детальность выдачи которой можно настраивать (команда Format Box контекстного меню). Как правило, график PERT весьма громоздок, из-за чего это представление используется сравнительно редко. Полезно бывает выдавать график PERT лишь для выбранной группы работ: тогда в нём легче разобраться. 14 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Деятельность многих компаний в различных сферах реализуется в форме проектов. В то же время даже не слишком сложные проекты могут столкнуться с проблемами, которые проявляются в неудовлетворенности клиентов и самоуправлении, пропущенных сроках, перерасходе средств, конфликтах внутри проектной команды и т. д. Предотвращение и преодоление этих проблем являются важнейшими составляющими работы персонала по управлению проектами, которые должны быть подкреплены соответствующими стандартами, методологиями и инструментами. Таким образом, деятельность по управлению проектами, как ни один другой вид профессиональной деятельности, создает саморазвитие продуктов и услуг. Наиболее важными элементами, влияющими на развитие и формирование этих сегментов рынка, являются учебные курсы и сертификационные программы. Очевидно, что при прочих равных условиях предпочтение будет отдаваться сертифицированным специалистам консалтинговым компаниям с такими специалистами. Заданная цель работы была достигнута. В процессе выполнения работы были решены следующие задачи: 1. Определено понятие и сущность темы 2. Раскрыта история развития 3. Рассмотрена важность применения технологий 4. Проанализировано применение технологий на практике 15 и СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. Информационные технологии управления проектом // Принципы и методы планирования процессов управления URL: http://www.e(дата biblio.ru/xbook/new/xbook333/book/part-010/page.htm#top обращения: 22.12.2021). 2. Файловый архив студентов // Информационные управления технологии проектами URL: https://studfile.net/preview/5854248/page:13/ (дата обращения: 22.12.2021). 3. Н.М. Светлов, Г.Н. Светлова // Информационные технологии управления проектами: Учебное пособие. М.: ФГОУ ВПО РГАУ– МСХА им. К.А. Тимирязева, 2007. — 144 с. URL: http://www.aup.ru/files/m1119/m1119.pdf 4. Т.В Алексеева // Программное обеспечение управления проектами: Интернет-курс. МФПУ «Синергия», 2013. URL: http://www.ebiblio.ru/book/bib/01_informatika/programm_obesp_yprav_proekt/sg.ht ml#_Toc335048018 5. Проектные сервисы // История и эффективность управления проектами URL: https://www.pmservices.ru/project-management- news/istoriya-i-effektivnost-upravleniya-proektami/ 16
