Положение об отделе продаж. 1. Общие положения 1.1. Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением организации. 1.2. Отдел продаж формируется приказом директора организации. 1.3. Отдел продаж ликвидируется приказом директора организации. 1.4. Отдел продаж возглавляет начальник, который назначается директором организации и подчиняется непосредственно директору организации. 1.5. Сотрудники отдела продаж принимаются на работу и переводятся на должности отдела директором по представлению начальника отдела продаж. 1.6. Отдел продаж в своей деятельности руководствуется: Действующими законодательными и нормативными актами; Уставом организации; Настоящим положением; - ________________________ 1.7. На время отсутствия сотрудников отдела (командировка, болезнь, отпуск и т.п.) их обязанности исполняют лица, назначенные в установленном порядке, которые приобретают соответствующие права и обязанности и несут ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей. 2. Структура отдела 2.1. Структуру и численность отдела продаж определяет директор организации приказом по согласованию с начальником отдела продаж и отделом кадров. 2.2. Отдел состоит из одного структурного подразделения, возглавляемого начальником отдела. При этом в отдел продаж входят сотрудники, занимающие должности: 2.3. Распределение обязанностей сотрудников отдела и утверждение их должностных инструкций осуществляет начальник отдела продаж по согласованию с директором организации, отделом кадров. 3. Задачи и функции отдела продаж 3.1. Задачи отдела: 3.1.1. Продажа товаров организации. 3.1.2. Планирование и прогнозирование продаж товаров организации. 3.1.3. Формирование спроса на товары организации. 3.1.4. Изучение конъюнктуры рынка. 3.1.5. Оформление документации по сделкам с покупателями и поставщиками. 3.2. Функции отдела: 3.2.1. Участие в подготовке прогнозов, планов продаж товаров. 3.2.2. Участие в разработке ценовой политики, схем скидок в зависимости от различных факторов. 3.2.3. Обеспечение согласованности планов снабжения организации товарами и планов сбыта товаров. 3.2.4. Контроль за состоянием запасов товаров на складе, обеспечение своевременного пополнения запасов товаров на складе. 3.2.5. Выявление потенциальных покупателей товаров (посредники, розничные торговые организации и т.д.) и установление деловых контактов для дальнейших продаж. 3.2.6. Ведение переговоров с покупателями, согласование условий поставки, заключение договоров поставки. 3.2.7. Оформление документации на поставку товаров покупателям. 3.2.8. Определение формы и способа оплаты товаров в зависимости от типа покупателей и условий поставки. 3.2.9. Обеспечение подготовки партий товаров покупателям в установленные сроки и в полном объеме. 3.2.10. Обеспечение своевременного поступления оплаты за реализованные товары. 3.2.11. Проведение анализа покупательского спроса, степени удовлетворения требований и запросов покупателей по предлагаемым товарам и оказываемых дополнительных услугах (доставка до склада покупателя и др.) 3.2.12. Рассмотрение поступающих жалоб и пожеланий клиентов, подготовка ответов на них. 3.2.13. Создание и ведение информационной базы данных о количестве покупателей каждого вида товара, покупателях, ценах, формах оплаты по сделкам, конкурентах. 4. Права отдела продаж: 4.1. Давать сотрудникам отдела(ов) ___________________ указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела продаж, в соответствии с их должностными инструкциями. 4.2. Участвовать в совещаниях организации, проводимым, в том числе по вопросам, отнесенным к компетенции отдела. 4.3. Запрашивать от других структурных подразделений организации информацию, документы и материалы, касающиеся деятельности отдела и необходимые для надлежащего исполнения им своих функций. 4.4. Вести переписку с органами государственной власти и местного самоуправления, с другими структурными подразделениями организации и с другими организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела и не требующим согласования с руководством организации. 4.5. Представительствовать от имени организации в отношениях с органами государственной власти и местного самоуправления, с другими организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела и не требующим согласования с руководством организации. 4.6. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся работы отдела. 4.7. Визировать следующие документы, разрабатываемые в организации: _______________ ___________________________________________________. 4.8. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы отдела, представления о применении мер поощрения и взыскания к работникам отдела. 4.9. _____________________________________________________. 5. Взаимоотношения с подразделениями организации Для реализации поставленных задач и выполнения функций отдел продаж взаимодействует со структурными подразделениями организации по следующим вопросам: 5.1. С директором организации - по вопросам: Определения стратегии продаж на будущий период, разработки планов продаж; Отчетности о продажах; -_________________________________________. 5.2. С юридическим отделом по вопросам: Разработки и заключения договоров и иных документов по сделкам продаж; Взыскания дебиторской задолженности; Проведения экспертиз некачественной продукции, товаров; - _________________________________________ 5.3. С отделом сервиса по вопросам: Согласования сроков и порядка доставки товаров; Организации послепродажного обслуживания; - ____________________________________________ Изучения спроса и предложения; Изучения сведений о конкурентоспособности товаров организации; - _____________________________________________ 5.5. С Бухгалтерией по вопросам: Учета реализованных товаров; Предоставления отчетов по затратам и прибыли; - ______________________________________________ 5.6. С отделом кадров по вопросам: Подбора, обучения персонала для отдела сервиса; Трудовой дисциплины, применения к работникам мер поощрения и взыскания, привлечения к материальной ответственности; Мотивации и аттестации персонала отдела сервиса; - __________________________________________ 5.7. С _____________________________________ - по вопросам: (наименование должности или отдела) -__________________________________, -__________________________________. 6. Ответственность 6.1. Ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей отдела продаж несет начальник отдела. 6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями. 6.3. Начальник отдела продаж, так же как и сотрудники данного отдела, несут ответственность за: Предоставление руководству и структурным подразделениям организации недостоверной информации о работе отдела и в рамках компетенции отдела, Предоставление органам государственной власти, органам местного самоуправления, другим организациям недостоверной информации о работе отдела и организации и информации в рамках компетенции отдела, Недобросовестное исполнение должностных обязанностей, Нарушение производственной и трудовой дисциплины; Несоблюдение Устава, локальных нормативных актов организации и должностных инструкций; Необеспечение сохранности вверенного отделу продаж имущества; Подписи, визы согласования Документооборот - важная и обязательная составляющая практически любой деятельности, связанной с торговлей, правильная организация которого является гарантией верного и полного отражения всех операций в бухгалтерском и налоговом учете . Управление отделом продаж - это, прежде всего, люди и организация их работы: подбор менеджеров по продажам и их обучение, организация взаимодействия между подразделениями, принимающими участие в обслуживании клиентов. В связи с этим сердцевиной управления продажами является надежный и квалифицированный торговый персонал. Задачи управления отделом продаж Управление отделом продаж состоит из следующих блоков задач. Планирование продаж Для того чтобы управлять продажами, необходимо иметь четко поставленные цели. Основная цель управления продажами - осуществление запланированных продаж и получение прибыли. Правильно поставленные цели послужат действенным инструментом в работе с торговым персоналом, который должен быть убежден в том, что поставленные задачи реалистичны и достижимы, учитывают все особенности бизнеса и способствуют справедливой оценке работы каждого сотрудника. Создание оптимальной организационной структуры Организационная структура определяет, какими силами компания будет выполнять намеченные планы продаж и осуществлять выбранную стратегию продаж. Организация условий для успешной деятельности сотрудников В этот блок задач входит не только обеспечение отдела необходимыми ресурсами, но и разработка внутренних документов, регламентирующих выполнение бизнеспроцесса «Продажа». Контроль и оценка результатов работы отдела и его сотрудников Контроль выполнения плановых заданий отделом. Разработка и внедрение системы оценки, мотивации и контроля деятельности работников отдела продаж. Без регулярного выполнения данного комплекса мероприятий достичь стабильного выполнения отделом продаж возложенных на него функций и задач невозможно. Как и вся компания, отдел продаж должен постоянно развиваться в ответ на меняющиеся условия внешней (рынка) и внутренней (компании) среды. Стадии развития отдела продаж Исследователи выделяют следующие стадии развития отдела продаж (Кондрашов В.М. Управление продажами. С, 80–81.). Предпринимательская стадия Характеризуется тем, что содержит минимум правил и норм, т. е. процесс реализации произведенной продукции клиентам практически не формализован. Основные надежды возлагаются на качество продаваемых товаров и способности менеджеров, а не на четко отработанную технологию продаж. Стадия развитой корпоративной практики Предполагает существование классификации покупателей; специализацию менеджеров по территориям и сегментам рынка; внедрение технологии продаж разным типам клиентов, закрепленной в виде специального руководства; разработку плановых показателей (количество продаж клиентам, количество новых клиентов и т. п.). Роль контроля процесса продажи заключается в обеспечении выполнения этих показателей каждым сотрудником и отделом в целом. Алгоритмизация процесса продаж По мере накопления профессионального опыта торговые работники находят и закрепляют удачные методы и приемы обслуживания покупателей. Формулируются основные алгоритмы привлечения и удержания клиентов, которые закрепляются в специальном руководстве по продажам (см. раздел 10.5). Это направление особенно важно для предприятий, которые осуществляют продажи различными способами (интернет, телефонные продажи, личные продажи), различными методами (активные и пассивные), различным клиентам (физическим или юридическим лицам, конечным покупателям или сбытовым посредникам). Задачи сотрудников отдела продаж Анализируя многочисленные издания, посвященные управлению продажами, можно выделить основные задачи сотрудников отдела продаж: хорошо ориентироваться в ситуации на рынке, у конкурентов и в собственной компании (тенденции, состояние рынка в целом и в конкретных городах, регионах), чтобы оперативно использовать появляющиеся возможности увеличения продаж; иметь ясную стратегию продаж: кто является целевыми клиентами компании, чьи потребности компания в состоянии удовлетворить на должном уровне и с кем сотрудничество будет взаимовыгодным, как завоевывать своего целевого клиента, находить новые ниши и развиваться в них; управлять продажами компании : грамотно выбирать каналы распространения, количество каналов, участников внутри канала; планировать, мотивировать, контролировать участников канала; разработать и внедрить условия продаж , интересные и взаимовыгодные для целевых клиентов и самой компании; развивать отношения с клиентами : поддерживать постоянные отношения; расширять объемы закупок клиентов; формировать их лояльность, приверженность; привлекать новых клиентов с помощью активного, хорошо обученного, мотивированного персонала, любящего и знающего свою продукцию (услуги) и компанию; соблюдать стандарты обслуживания клиентов в компании и т. д.; варьировать ценообразование в зависимости от ситуации на рынке, у конкурентов, покупательной способности населения, общеэкономической ситуации в стране и прочих условий внешней среды; изучать потребности оптовых и розничных покупателей, учитывать пожелания и предложения клиентов, претензии; по возможности формировать их потребности. На увеличение продаж влияют имидж и репутация компании, поддержание постоянно высокого качества продукции, точность и регулярность поставок, выигрышное расположение продукции в торговых точках (мерчандайзинг), профессиональный менеджмент и персонал компании, оптимизированные бизнеспроцессы, инвестиции в развитие продаж. Таким образом, в любом предприятии есть много ресурсов и возможностей для улучшения работы отдела продаж. К сожалению, часто их используют несистемно, что не дает требуемого эффекта. Только комплексный системный подход к организации и управлению отделом продаж обеспечит условия для его надежной работы в настоящем и создаст предпосылки для перспективного развития.
