САША КАРЕПИНА Лаборатория деловой переписки 1 E-mail: [email protected] Сайт: sashakarepina.com СОВРЕМЕННАЯ ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА День 1 САША КАРЕПИНА Лаборатория деловой переписки 2 E-mail: [email protected] Сайт: sashakarepina.com Совещание Добрый день, Тамара! Я узнал, что Ивана Петрова сегодня весь день не будет в офисе из-за поездки на завод. Михаил Симонов написал, что выходит из отпуска только завтра. Сергей Иванов также задержится до завтра в командировке. Есть смысл перенести совещание на завтра - все равно отдел маркетинга забронировал на сегодня большую переговорную для проведения фокус-групп, а в малой проходит совещание аудиторов. Если ты не против, я напишу всем. САША КАРЕПИНА Лаборатория деловой переписки 3 E-mail: [email protected] Сайт: sashakarepina.com Сайт Руководитель поручил Вам оценить ситуацию с проектом по созданию нового веб-сайта вашей компании. Сотрудник, руководивший проектом, уволился, не передав дела – и теперь нужно провести аудит проекта и разобраться, все ли в порядке. От вас не требуется подготовка рекомендаций по тому, как улучшить ситуацию - только заключение о текущем положении дел. Вы собрали всю информацию и сделали выводы, которые теперь нужно донести до начальника. From: expert@АВС.ru To: boss@АВС.ru Subjeсt: новый сайт Сергей Иванович, добрый день. На сегодняшний день существует отставание от графика проекта и риск срыва сроков запуска сайта. Сайт готов к наполнению: разработан дизайн, выполнены программирование и верстка, установлена система управления сайтом. Не предоставлен в установленный срок до 12.05.2020 контент для наполнения сайта: тексты, фотографии и видеоматериалы. Собрано только 30% от общего объема. На сегодняшний день разработан дизайн сайта, соответствующий фирменному стилю компании. Также выполнены программирование и верстка, установлена система управления сайтом. Сайт можно наполнять, но не подготовлены необходимые тексты, фотографии и видеоматериалы для его наполнения, в связи с чем существует отставание от графика проекта и риск срыва сроков запуска. Контент для наполнения сайта должен был быть предоставлен ответственными от подразделений до 12.05.2020, но пока собрано только 30% от общего объема. Документооборот Вы - начальник управления информационных технологий в организации «АВС». Вы выступаете за внедрение в вашей организации системы электронного документооборота и хотите убедить руководство начать работу в этом направлении. Перед вами – ваше письмо руководителю. From: IT@АВС.ru To: boss@АВС.ru Subjeсt: Документооборот Уважаемый Василий Петрович, аренда помещения для архива бумажных копий документов нашей организации в настоящее время обходится в САША КАРЕПИНА Лаборатория деловой переписки 4 E-mail: [email protected] Сайт: sashakarepina.com 1 400 000 рублей в год, проводить требуемые законодательством противопожарные мероприятия в этом архиве стоит еще 500 000 рублей в год. Затраты на утилизацию документов по истечении их срока действия составляют 300 000 рублей в год. Учитывая экономичность технологий электронного документооборота, предлагаю в рамках программы повышения эффективности создать рабочую группу для изучения возможности перехода на электронный документооборот. Согласно статистике, стоимость лицензии на программное обеспечение для ведения электронного документооборота не превышает 700 000 рублей в год. На оплату технического сопровождения такого программного обеспечения дополнительно нужно не больше 300 000 рублей в год. Схемы САША КАРЕПИНА 5 Лаборатория деловой переписки E-mail: [email protected] Сайт: sashakarepina.com Структура информирующего письма Детали Я изучил ситуацию с новым вебсайтом компании и вынужден сообщить, что работы по его созданию идут с отставанием от графика. Позитивно/безоценочно Я изучил ситуацию с новым веб-сайтом компании: на сегодняшний день он находится в стадии наполнения Обтекаемо Тема письма Суть письма Явно В соответствии с Вашим поручением я изучил ситуацию с новым веб-сайтом компании. Сайт полностью готов к размещению текстов, фото- и видеоматериалов: - разработан дизайн, соответствующий фирменному стилю компании; - выполнены программирование и верстка; - установлена система управления сайтом. Из-за задержки с материалами сайт, к сожалению, может не быть готов в срок. Вывод + позитив Вывод Однако сами материалы все еще находятся в работе. По плану они должны были быть предоставлены подразделениями до 12.05.2018, но фактически собрано только 30% от общего объема. В настоящее время рабочая группа принимает меры, чтобы ускорить процесс подготовки материалов и запустить сайт в срок. 5 САША КАРЕПИНА E-mail: [email protected] 6 Лаборатория деловой переписки Сайт: sashakarepina.com Структура убеждающего письма Действия Вывод Обстоятельства Суть письма Наша цель Предлагаю рассмотреть возможность перехода нашей организации с бумажного документооборота на электронный Польза адресата+ наша цель Для снижения затрат организации предлагаю рассмотреть возможность перехода с бумажного документооборота на электронный. Возможность адресата Предлагаю рассмотреть возможность сокращения затрат нашей организации на 1 200 000 рублей ежегодно. Проблема + возможность Обращаю Ваше внимание, что каждый год наша организация расходует на 1 200 000 рублей больше, чем необходимо. Предлагаю обсудить, как исключить эти непроизводительные затраты. Бумажный документооборот обходится организации в 2 200 000 руб. в год: - на аренду помещения для архива - 1 400 000 руб.; - на противопожарные мероприятия - 500 000 руб.; - на утилизацию документов по истечении срока действия - 300 000 руб. Затраты можно сократить до 1 000 000 руб. в год, если перейти на электронный документооборот: на лицензию на ПО потребуется до 700 000 руб.; на оплату технического сопровождения – до 300 000 руб. Учитывая преимущества электронного документооборота, прошу Вас согласовать возможность создания рабочей группы для проработки вопроса его внедрения. 6
