МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФИЛИАЛ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «ВЛАДИВОСТОКСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА» В Г. НАХОДКЕ КАФЕДРА ГУМАНИТАРНЫХ И ИСКУССТВОВЕДЧЕКИХ ДИСЦИПЛИН ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Рабочая программа дисциплины по направлению подготовки 38.03.04 Государственное и муниципальное управление тип ОПОП прикладной бакалавриат Находка 2016 Рабочая программа дисциплины «Основы делопроизводства» составлена в соответствии с требованиями ФГОС ВО по направлению подготовки государственное и муниципальное управление и Порядком организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры (утв. приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 г. N 1367) Составитель: Дикусарова М.В. к.с.н., доцент кафедры менеджмента и экономики Утверждена на заседании кафедры ГСПД от 30.05.2012 г., протокол № 6 Редакция 2015 года, утверждена на заседании кафедры искусствоведческих дисциплин 07.09.2015 г., протокол № 1 гуманитарных и Редакция 2016 года, рассмотрена и утверждена на заседании к афедры менеджмента и экономики от 07 июня 2016г., протокол № 10 Заведующий кафедрой _____________________ Власова Е.М. 1 Цель и задачи освоения дисциплины (модуля) Основной целью курса «Основы делопроизводства» является формирование знаний правовых, нормативных и организационных основ документационного обеспечения управления, умений по составлению и оформлению отдельных видов управленческих документов и навыков их применения для решения задач документационного обеспечения работы государственных органов. 2 Перечень планируемых результатов обучения по дисциплине (модулю), соотнесенных с планируемыми результатами освоения образовательной программы Таблица 1 – Формируемые компетенции Название Компетенции Название компетенции Составляющие компетенции ОПОП ВО (сокращенное название) общпрофессиональные Знания: Основ делопроизводства в соответствии с современными реалиями Умения: способность решать стандартные задачи профессиональной деятельности на основе информационной и библиографической культуры с применением ОПК -6 информационно38.03.04 ПК-14 коммуникационных технологий и с учетом основных требований информационной безопасности профессиональные Владения: способностью проектировать организационную структуру, осуществлять распределение полномочий и ответственности на основе их делегирования Таблица 2 – Компетенции обучающегося, формируемые в результате освоения дисциплины (модуля) Название ОПОП ВО (сокращенное название) 38.03.04 Коды и названия компетенций Составля ющие компетен ций Знания ОПК -6 ПК-14 Уровни сформирован ности 1-уровень (начальный) 2-уровень (средний) 3-уровень (итоговый) Умения Дескрипторы - основные признаки освоения уровней (показатели достижения результата) 1-уровень Основ делопроизводства в соответствии с современными реалиями (начальный) 2-уровень (средний) 3-уровень (итоговый) Владения способность решать стандартные задачи профессиональной деятельности на основе информационной и библиографической культуры с применением информационнокоммуникационных технологий и с учетом основных требований информационной безопасности 1-уровень (начальный) 2-уровень (средний) 3-уровень (итоговый) способностью проектировать организационную структуру, осуществлять распределение полномочий и ответственности на основе их делегирования 3 Место дисциплины (модуля) в структуре основной образовательной программы Согласно ФГОС-3 + Дисциплина «Основы делопроизводства» относится к базовой части профессионального цикла учебного плана ОПОП 38.03.04Государственное и муниципальное управление (Б-ГУ). 4. Объем дисциплины (модуля) Объем дисциплины (модуля) в зачетных единицах с указанием количества академических часов, выделенных на контактную работу с обучающимися (по видам учебных занятий) и на самостоятельную работу по всем формам обучения, приведен в таблице 3. Таблица 3- Объем дисциплины Назв ание ОПО П Б-ГУ Форм а обуче ния Индекс Семестр курс Трудоем кость (З.Е.) Объем контактной работы (час) Всего Аудиторная ле к пра к лаб СРС Форма аттестац ии Внеаудитор ная ПА КСР ОФО Б.1.В.28 5 3 52 34 17 1 56 З ЗФО Б.1.В.27 5 3 11 6 4 1 97 К.р., З 5 Структура и содержание дисциплины (модуля) 5.1 Структура дисциплины (модуля) Таблица 4 – Структура дисциплины Темы дисциплины Часы Перечень ОПОП Семестр Кол-во часов в интерактивной и электронной форме СРС Тема 1 Документационное обеспечение управления Тема 2 Современное государственное регулирование делопроизводства в РФ 2 Б-ГУ/ЗБГУ 5 2 2 Б-ГУ/ЗБГУ 5 2 10 Тема 3 Требования к бланкам документов управления 2 Б-ГУ/ЗБГУ 5 2 10 Тема 4 Общие правила оформления управленческих документов. Составление текстов служебных документов Тема 5 Особенности составления и оформления основных документов управления Тема 6 Правила оформления документов по личному составу 6 Б-ГУ 5 2 10 4 Б-ГУ/ЗБГУ 5 2 10 6 Б-ГУ 5 2 10 Тема 7 Организация документооборота 4 Б-ГУ 5 2 3 Тема 8 Основные правила организации работы с документами 8 Б-ГУ/ЗБГУ 5 2 3 Темы и содержание лекций Тема 1 Документационное обеспечение управления Основные понятия курса. Информация. Документ. Реквизит документа. Официальные документы. Юридическая сила документа. Делопроизводство. Документирование. Документооборот. Документационное обеспечение управления. Классификация документов. Система документации. Группа организационно-распорядительных документов. Стандартизация и унификация документов. Унифицированная система документации (УСД). Принципы делопроизводства. Схема организации работы с документами предприятия. Тема 2 Современное государственное регулирование делопроизводства в РФ Законодательное регулирование делопроизводства. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. ГОСТ Р 6.30-2003: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Тема 3 Требования к бланкам документов управления Способы изготовления бланков и их виды. Общий бланк. Бланк письма. Бланк конкретного вида документа. Бланки для работы с иностранными компаниями. Гербовый бланк. Реквизиты бланка. Продольное расположение реквизитов бланка. Угловое, флаговое и центрованное расположение реквизитов бланка. Тема 4 Общие правила оформления управленческих документов. Составление текстов служебных документов ГОСТ Р 6.30-2003. Формуляр-образец. Реквизиты. Состав данных реквизитов, их месторасположение на документе. Тема 5 Особенности составления и оформления основных документов управления Основные группы документов. Организационные документы предприятия. Распорядительные документы предприятия. Документы по личному составу. Информационно-справочные органов. документы. Нормативные документы государственных Тема 6 Правила оформления документов по личному составу Документация по личному составу. Оформление документов при приеме, увольнении и переводе работника на другую должность. Анкета. Трудовые контракты. Приказы по личному составу. Основные реквизиты документов и правила их оформления. Краткие сведения о правилах оформления трудовых книжек, личных карточек, личных дел работников. Тема 7 Организация документооборота Понятия документооборот и организация документооборота. Нормативно-методическая регламентация документооборота. Основные правила организации документооборота на предприятии. Качественные характеристики документооборота. Классификация документопотоков: горизонтальные, вертикальные, восходящие, нисходящие, входящие, исходящие и внутренние. Подсчет объема документооборота. Тема 8 Основные правила организации работы с документами Обработка поступающих документов. Первичная обработка документов. Общие правила регистрации документов, формы регистрации. Передача документов, рассмотрение их руководителем. Порядок направления документа на исполнение и работы исполнителя с документами. Исполнение документа. Виды и формы контроля исполнения, сроковая картотека. Организация текущего хранения дел. Номенклатура дел, общие требования, виды номенклатур. Составление номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Систематизация документов в деле. Хранение дел. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Критерии оценки документов. Составление описей дел. Содержание практических занятий Тема 1 Теоретические основы делопроизводства организации 1 Эволюция документа как носителя информации. 2 Возникновение и развитие отечественного делопроизводства: Делопроизводство в средние века (XI–XV вв.). Приказное делопроизводство (XVI–XVII вв.). 3 Коллежское делопроизводство (XVIII в.). 4 Министерское делопроизводство в России (XIX – начало XX вв.). 5 Государственное делопроизводство в советское время. Современное делопроизводство в РФ. Тема 2 Общие правила оформления управленческих документов 1 Реквизиты документов. 2 Реквизиты организационно-распорядительных документов. 3 Реквизиты информационно-справочных документов. 4 Интерактивные формы обучения: Подготовка к проведению деловой игры: «Создай свое дело» (разделение студентов на группы, объяснение цели, сути и этапов деловой игры). Выполнение контрольных заданий. Тема 3 Особенности составления и оформления основных документов управления 1 Организационные документы предприятия. 2 Распорядительные документы предприятия: приказы по основной деятельности; распоряжения, решения. 3 Информационно-справочные документы: протоколы, полная и краткая форма их оформления; акты; служебные и объяснительные записки; справки; служебные доверенности; письма, их классификация, структура, стандартные фразы и выражения. 4 Интерактивные формы обучения: Проведение деловой игры «Создай свое дело»: подготовка студентами основным учредительных документов создаваемого предприятия. Затем разработка документов, необходимых для организации производственнохозяйственной деятельности предприятия. Подготовка папки «Дело» для оценки качества документов. Тема 4 Правила оформления документов по личному составу 1 Интерактивные формы обучения: Подготовка и участие в деловой игре «Оформление документов по кадровому составу. В ходе деловой игры студенты получают практические навыки оформления документов при приеме, увольнении и переводе работника на другую должность; трудовых контрактов; приказов по личному составу. Изучают основные реквизиты документов и правила их оформления. Сведения о правилах оформления трудовых книжек, личных карточек, личных дел работников. Тема 5 Организация документооборота 1 Понятия документооборот и организация документооборота. 2 Нормативно-методическая регламентация документооборота. 3 Основные правила организации документооборота на предприятии. 4 Качественные характеристики документооборота. 5 Классификация документопотоков: горизонтальные, вертикальные, восходящие, нисходящие, входящие, исходящие и внутренние. 5 Подсчет объема документооборота. 6 Интерактивные формы обучения: Для получения практических навыков по данной теме студентам предлагается разработать схему документооборота для конкретного предприятия. Тема 6 Основные правила организации работы с документами 1 Интерактивные формы обучения: Для получения практических навыков по данной теме студентам предлагается разработать схему документооборота для конкретного предприятия. Литература по теме. Кирсанова Современное делопроизводство.-М.: Инфра-М, 2012 М.В. Быкова Т.А., Документационное обеспечение управления (Делопроизводство).-М.: Кузнецова Т.В. Инфра-М, 2013 Соколова О.Н. Документационное обеспечение управления в организации.-М.: Кнорус, 2013 Ларионова Документационное обеспечение управления персоналом.-М.: Форум, Т.М., 2012 Румынина Л.А. Крюков Н.П. Документирование управленческой деятельности.-М.: Инфра-М, 2013 Васильева Организация делопроизводства и персональный менеджмент.-М.: И.Н., Вузовский учебник, 2012 Островский Э.В., Юртаев И.Ю. Формы и методы проведения занятий по теме, применяемые образовательные технологии. Учебная дискуссия; имитационные упражнения; индивидуальная практическая работа (ИЗ) с интерактивной презентацией результатов, кейс-стади; ролевая игра; проектное занятие; тренинг, занятие с использованием практических заданий. Форма текущего контроля. Подготовка письменной работы. Имитационные упражнения, устный опрос Виды самостоятельной подготовки студентов по теме. Индивидуальная работа (работа с электронными носителями: медиа-ресурсы) 6. Методические указания для обучающихся по освоению дисциплины (модуля) При выполнении индивидуальной работы следует использовать учебные пособия, приведенные в каждой теме, а также периодическую литературу. Перечень использованной литературы приводится в конце работы. Изучить теоретический материал, который представлен в комплекте учебнометодических материалов по дисциплине: Проработать литературу. При работе с научной литературой студенту предлагается особо обратить внимание на ряд моментов, которые обусловлены спецификой дисциплины. Большое значение отводится постижению смысла различных понятий. Понятия в политической науке играют роль инструментов анализа, в них фиксируются основные типичные черты для каждого класса явления. Терминологическая грамотность – это важнейшее требование при освоении дисциплины, без знания политологических категорий невозможен глубокий анализ научных проблем. Кроме того, специфика применения понятий в политологии заключается в том, что, многие термины очень древние и их сущность и содержание меняется в зависимости от исторического контекста. Поэтому необходимо обращать внимание не только на современное значение понятия, но и на его эволюцию. Для наиболее эффективной работы рекомендуется привлекать для подготовки к семинарскому занятию словари и энциклопедии, а также составить свой собственный глоссарий, в котором можно было бы отмечать сложные и незнакомые термины и оперативно с ними работать. Кроме этого, студент не только должен уметь анализировать научную литературу, но и критически осмыслить содержание исследований, сформулировать свое отношение и дать самостоятельную оценку научного текста. Выполнение упражнений и задач. В темах семинарских занятий вы можете столкнуться с рядом интеллектуальных и ситуационных задач и упражнений. В рамках курса предполагается подготовка докладов, написание рефератов, решение различного рода задач, поиск ответов на тестовые задания и т.д. таблиц. Необходимо ответственно подойти к выполнению заданий, поскольку их цель – освоить технику анализа сложных общественно – политических явлений и структурировать полученные теоретические знания. Подготовка устных выступлений и докладов. Выступление по вопросам семинаров и темам докладов необходимо тщательно продумывать. В основе каждого выступления по вопросам семинара и темам докладов лежит анализ актуальной проблемы политической науки, этот момент объединяет эти две формы работы. Но, в то же время, в отличие от вопросов, темы докладов семинара посвящены наиболее сложным и неоднозначным проблемам политической науки и практики. Они требуют более глубокого анализа и привлечения дополнительного научного и фактического материала. После изучения научной литературы, отбора фактов и данных по проблемам семинара прочтите внимательно изучите лекционный материал, методические рекомендации к каждой теме семинарского занятия. 7. Перечень учебно-методического обеспечения для самостоятельной работы При изучении дисциплины особую роль играют семинары, поскольку они позволяют решить целый спектр учебных целей: закрепление лекционного материала и глубокое рассмотрение теоретических и практических вопросов политической науки; формирование навыков научного анализа; развитие творческого мышления и познавательной мотивации; получение навыков научной дискуссии и решения проблемных задач. Особенность данной формы учебного занятия заключается в том, что здесь большая роль отводится самостоятельному изучению студентом учебной и научной литературы по предложенным темам. Эффективно выстроенная система самостоятельной работы – это залог не только успешной сдачи экзамена, но и приобретение и развитие навыков работы с различной информацией и источниками, способности самостоятельно разбираться в исследуемых вопросах. В процессе самостоятельной подготовки и участия в семинарском занятии необходимо выполнять несколько видов учебных работ: во-первых, анализ учебной и научной литературы, во-вторых, отслеживание текущей политической информации, знакомство и работа со СМИ и Интернет-ресурсами, в-третьих, выполнение ряда учебных задач и тестовых заданий, в-четвертых, подготовка устных выступлений и докладов. Важнейшими видом самостоятельной работы студента ВУЗа является анализ учебной и научной литературы: учебников и учебных пособий по дисциплине ,а также научных монографий и научных статей, посвященных проблемам. Главным принципом и требованием при освоении дисциплины является принцип научности, который предполагает осуществление преподавания в неразрывной связи с новейшими достижениями научной мысли. Таким образом, студентам рекомендуется также самостоятельно осуществлять поиск дополнительной научной литературы, особенно это касается тем докладов. 8. Фонд оценочных средств для проведения промежуточной аттестации обучающихся по дисциплине (модулю) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. Типовые вопросы к зачёту Роль и значение делопроизводства в системе менеджмента. История развития делопроизводства. Функции делопроизводства. Основные направления совершенствования делопроизводства. Приемы унификация документов. Стандартизация документов. Классификация документов. Понятие организационных документов. Устав как основной организационный документ. Основные требования к положениям. Учредительный договор. Понятие договора. Должностная инструкция, ее основные положения. Понятие штатного расписания. Назначение распорядительных документов, основные виды. Понятие распоряжения. Основные требования к постановлению. Понятие указания. Приказ и выписка из него. Основные требования к решению. Назначение и виды информационно-справочных документов. Требования к составлению и оформлению протоколов. Правила составления акта и его роль в деятельности предприятия. Понятие и содержание справки. Основные требования к докладным запискам. Объяснительная записка. Правила оформления служебного письма. Разновидности служебных писем. Телеграммы, теле- факсограммы как информационно-справочные документы. Документирование процессов движения кадров. Понятие трудового контракта. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. Ведение личных карточек работников. Оформление личных дел. Ведение трудовых книжек работников. Дубликат и вкладыш трудовой книжки. Организация документооборота на предприятии. Регистрация документов. Контроль использования документов. Система документов. Номенклатура дел Формирование и текущее хранение дел Экспертиза ценности документов организации Архивное хранение документов и дел Основные реквизиты и требования к ним. Структура деловых и коммерческих писем Классификация деловых и коммерческих писем Стандартные фразы и выражения деловых и коммерческих писем Рекомендации к написанию деловых и коммерческих писем Организация и проведение совещаний Организация протокольных мероприятий Основные правила ведения протокола заседания Сущность электронного документооборота Правила составления и оформления электронных документов Системы электронного документооборота Организация работы с документами, которые отнесены к государственной тайне 55. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию 56. Правила работы с конфиденциальными документами 57. Понятие документооборота, его количественные и качественные характеристики 58. Обработка входящих документов 59. Обработка исходящих документов 60. Внутренние документы организации 9. Перечень основной и дополнительной необходимой для освоения дисциплины (модуля) учебной литературы, а) основная литература Лушникова, А.В. Методика документоведческих http://www.rucont.ru/efd/245568?cldren=0 исследований : Учебное пособие / Лушникова Алла вячеславовна, Челяб.гос.акад культуры и искусства, А.В. Лушникова .— 2013 Кирсанова Современное делопроизводство.-М.: Инфра-М, 2012 М.В. Быкова Т.А., Документационное обеспечение управления (Делопроизводство).-М.: Кузнецова Т.В. Инфра-М, 2013 Соколова О.Н. Документационное обеспечение управления в организации.-М.: Кнорус, 2013 Ларионова Документационное обеспечение управления персоналом.-М.: Форум, Т.М., 2012 Румынина Л.А. Крюков Н.П. Документирование управленческой деятельности.-М.: Инфра-М, 2013 Васильева Организация делопроизводства и персональный менеджмент.-М.: И.Н., Вузовский учебник, 2012 Островский Э.В., Юртаев И.Ю. Раздорожный Документирование управленческой деятельности.-М.: Инфра-М, 2011 А.А. Дополнительная литература Козина, Е.С. Делопроизводство. http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=141469 Учебно-методическое пособие [Электронный ресурс] / Е.С. Козина. – М. : Директ-Медиа, 2013. – 27 с. Лушникова, А.В. Методика http://www.rucont.ru/efd/245568?cldren=0 документоведческих исследований : Учебное пособие / Лушникова Алла вячеславовна, Челяб.гос.акад культуры и искусства, А.В. Лушникова .2013 10. Перечень ресурсов информационно – телекоммуникационной сети «Интернет» а) полнотекстовые базы данных ЭБС «Юрайт»: http://www.biblio-online.ru/ ЭБС «Руконт»: http://www.rucont.ru/ Ресурс Цифровые учебные материалы http://abc.vvsu.ru/ б) интернет-ресурсы Журнал Российского права Менеджмент в России и за рубежом Социологические исследования 11. Перечень информационных технологий (при необходимости) Под информационной технологией понимается процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта). СПС «КонсультантПлюс» СПС «Кодекс» Ресурс Цифровые учебные материалы http://abc.vvsu.ru/ 12. Электронная поддержка дисциплины (модуля) (при необходимости) Персональные компьютеры, пакеты прикладных программ SPSS/PC+, STATISTIКA, программные комплексы Word, ТЕСТУНИВЕРСАЛ, системы дистанционного обучения «Прометей» и WebSoft, компьютерная система «е-Learning-IDOX», СУБД MS Access, правовые базы данных «Консультант+», «Гарант», «Кодекс», «Эталон». 13. Материально-техническое обеспечение дисциплины (модуля) Материально-техническую базу для проведения лекционных и практических занятий по дисциплине составляют: - аудитория, пригодная в техническом и санитарно-эксплуатационном плане для проведения занятий и оборудованная для работы с видео и/или презентационной техникой; - презентационная техника (проектор, экран, компьютер/ноутбук); - обеспечение доступа к основным коммуникациям связи: обеспечение доступа к электросети, наличие доступа для проводного подключения (покрытия для беспроводного подключения) к сети Интернет; - рабочее место преподавателя; - рабочие места студентов. Словарь основных терминов Автор документа — физическое или юридическое лицо, сделавшее документ. Адресант — отправитель. Адресат — получатель. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Акцепт — согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении. Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них. Аннотация — краткое изложение первоисточника. Архив — организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и храпение архивных документов с целью использования. Архивная выписка — копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке Архивная коллекция — совокупность документов, образовавшаяся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам. Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием сто поисковых данных. Архивная опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания. Архивная справка — официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов. Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника. Архивный каталог — архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации. Архивный справочник — справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и (или) архивных документах. Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой. Архивный фонд личного происхождения — архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода. Архивный фонд Российской Федерации — совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Архивохранилище — специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. Аспект — точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений. Аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию. Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Бланк — белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.). Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.н.). Ведомственное хранение архивных документов — хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами. Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки. Вид письменного документа — принадлежность письменного документа к системе документации но признакам содержания и целевого назначения. Виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления. Внутренний адрес письма — наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Внутренняя опись документов дела — учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Выборочный прием документов на постоянное хранение — прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных. Выделение документов к уничтожению выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками храпения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению. Выписка — копия части текстового документа. Государственная тайна — защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Государственное хранение архивных документов -постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев. График — текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения. Графический документ — изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени. Гриф — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично"). Гриф ограничения доступа к документу — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф секретности — реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него. Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф утверждения — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Дата официального документа реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Делопроизводство; документационное обеспечение управления — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Депозитарное хранение документов — хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы. Директивный документ — документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов. Доверенность — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Договоренность — документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон. Докладная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Документ — информация па материальном носителе, имеющая юридическую силу. Документ временного хранения — документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению. Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронновычислительной машиной. Документ постоянного хранения — документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное храпение. Документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документальный фонд — совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица. Документирование — запись информации на различных носителях но установленным правилам. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающей условие для его эффективной работы. Доступ к архивным документам — предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов. Досье — документы, относящиеся к какому-либо делу. Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Единая государственная система делопроизводства — основные положения по составлению номенклатуры дел. Единица учета архивных документов — единица измерения количества документов в архиве. Единица хранения архивных документов — учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. Заголовок официального документа — реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заключение — документ, содержащий мнения, выводы организации, комиссий или специалиста, по какому либо документу или вопросу. Запретная дата документа — дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат. Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.). Зона унифицированной формы документа — часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами. Извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие. Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта. Иконографический документ — документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии. Индексация — проставление индекса. Индекс дела; номер дела — цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку. Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Инициативный документ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса. Использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Историческая справка к архивному фонду — документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата. Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Исходящий документ; отправляемый документ -официальный документ, отправляемый из учреждения. Карточка (архивного) фонда — учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда РФ. Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Классификационный индекс — условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах. Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Консервация документа — предохранение документа от разрушающего действия внешней среды. Контракт — договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений. Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма. Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка. Лимит — документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и прочего из государственных фондов. Лист (архивного) фонда — учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, сто категорию, указание места храпения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике. Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним. Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности). Машиночитаемый текст — документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств. Межархивный справочник — архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов. Наименование документа — обозначение вида письменного документа. Наряд — документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочимисдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им заработной платы. Номенклатура — перечень наименований. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номер входящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом. Номер исходящего дела — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем. Нормативные документы — документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы. Нормативы — документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единиц}' (изделие, операцию и т.д.). Нормы — документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо). Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения па нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Обеспечение физико-химической сохранности документов — разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов храпения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов. Обзор архивных документов — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Объединенный архивный фонд — архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи. Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). Опись — юридически оформленный перечень документов. Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Оригинал документа — первоначальный экземпляр документа. Особые отметки — отметки о степени секретности и срочности исполнения документов. Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу. Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Переменная часть реквизита документа — изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении. Перечень документов со сроками хранения — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма. Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Повестка — официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего представителя. Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа. Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Подпись на документе — подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа. Положение — правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий. Постоянная часть реквизита документа — неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении. Постоянное хранение документов — бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке. Правила документирования — требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Предложение — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта. Предметный каталог — каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.
