1.1. Штатное расписание Штатное расписание — основной документ организации, в котором отражается ее структура, штатный состав и штатная численность в соответствии с уставом (положением). Оно содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. 1 Код по ОКУД 2 Количество экземпляров 3 Формат бланка 4 Срок хранения по месту разработки и утверждения 5 Срок хранения в других организациях 6 Разработчик (в соответствии с законодательством) Штатное расписание 0301017 1 (плюс копии по числу заинтересованных лиц, подразделений) А4 Постоянно 3 года Экономист по труду Согласно ст. 57 Трудового кодекса РФ штатное расписание является источником для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации. Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих* составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который по общему правилу входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, а то и вовсе бухгалтерии. * Утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Координирует работу по подготовке этого документа заместитель руководителя организации по управлению персоналом или иное должностное лицо, назначенное приказом руководителя организации. До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением альбома унифицированных форм документации по учету результатов труда и его оплаты у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания — форму № Т-3. С 05.04.2004 применяется форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. 1. Наименование и коды структурных подразделений. Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке. Можно также исходить из штатной численности подразделения (по степени убывания). В качестве принципа указания наименований также может использоваться степень функциональной важности подразделений (например, сначала дирекция, затем производственные подразделения, следом — административно-технические). Наименования указывают без сокращений, в единственном числе именительного падежа. Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. В настоящее время система кодирования подразделений обязательна в государственных органах. Что же касается негосударственных организаций, то она вводится в том случае, если в структуре организации большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы. 2. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации. В трудовом законодательстве термины «профессия» и «должность» применяются для обозначения вида трудовой деятельности работника, только первый термин обозначает такую категорию персонала, как рабочие, а второй — служащих. Служащие — это социальная группа работников, занятых преимущественно умственным (нефизическим) трудом, как правило, осуществляющих руководство, принятие и выработку управленческих решений, подготовку информации. В свою очередь, рабочими называют социальную группу работников, занятых преимущественно физическим трудом. Труд этой категории работников, как правило, заключается в создании материальных благ, а также в техническом и производственном обеспечении деятельности организации. При определении наименований профессий или должностей возможны следующие сложности: 2.1. Наименование профессии берется из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) соответствующего выпуска (раздела). Такой порядок определен ст. 57 Трудового кодекса РФ, которая устанавливает, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках. Квалификационные требования к профессиям как раз и устанавливаются ЕТКС. В настоящее время выпуски ЕТКС активно перерабатываются, и проблемы с определением наименований профессий рабочих должны решиться в ближайшем будущем. Согласно информации Управления нормативов по труду Научно-исследовательского института труда и социального страхования Министерства труда и социального развития Российской Федерации (ранее – Центральное бюро нормативов по труду) в настоящее время действуют следующие выпуски ЕТКС: № выпуска ЕТКС сейчас ранее 01 01 02 02 03 04 03 04 Наименование выпуска Профессии рабочих, общие для всех отраслей народного хозяйства Литейные работы Сварочные работы Котельные, холодноштамповочные, волочильные и давильные работы Кузнечно-прессовые и термические работы Механическая обработка металлов и других материалов Металлопокрытия и окраска Эмалирование Слесарные и слесарно-сборочные работы Строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы Общие профессии горных и горно-капитальных работ Общие профессии работ по обогащению, агломерации, брикетированию Добыча и обогащение угля и сланца, строительство угольных и сланцевых шахт и разрезов Строительство метрополитенов, тоннелей и подземных сооружений специального назначения Добыча и обогащение рудных и россыпных полезных ископаемых Агломерация руд Добыча и обогащение горно-химического сырья Добыча и обогащение строительных материалов Добыча и переработка торфа Переработка бурых углей и озокеритовых руд 05 06 05 06 07 07 08 08 09 09 10 11 12 13 14 15 10 11 12 13 14 15 16 16 17 18 17 18 19 19 20 20 21 21 22 22 23 24 25 23 24 25 26 26 27 28 27 28-29 Геологоразведочные и топографо-геодезические работы Бурение скважин Добыча нефти и газа Общие профессии черной металлургии Доменное производство Сталеплавильное производство Прокатное производство Трубное производство Ферросплавное производство Коксохимическое производство Производство огнеупоров Переработка вторичных металлов Общие профессии цветной металлургии Производство цветных, редких металлов и порошков из цветных металлов Обработка цветных металлов Производство твердых сплавов, тугоплавких металлов и изделий порошковой металлургии Производство электродной продукции Эксплуатация оборудования электростанций и сетей, обслуживание потребителей энергии Ремонт оборудования электростанций и сетей Производство часов и технических камней, ремонт часов Игольное производство Ремизо-бердочное производство Жестяно-баночное и тубное производство Производство металлических электродов Производство металлических канатов, сеток, пружин, щеток и цепей Производство медицинского инструмента, приборов и оборудования Производство абразивов Производство синтетических алмазов, сверхтвердых материалов и изделий из них и природных алмазов Общие профессии электротехнического производства Производство электроизоляционных материалов Электроугольное производство Кабельное производство Изоляционные и намоточно-обмоточные работы Производство химических и других источников тока Общие профессии электронной техники Полупроводниковое производство Производство радиодеталей Электровакуумное производство Пьезотехнические производства Производство радиоаппаратуры и аппаратуры проводной связи Производство и ремонт летательных аппаратов, двигателей и их оборудования Судостроение и ремонт Общие профессии химических производств Азотные производства и продукты органического синтеза Основные химические производства Анилинокрасочные производства Производство полиграфических красок Лакокрасочные производства Производство полимерных материалов и изделий из них Производство стекловолокон, стекловолокнистых материалов, стеклопластиков, химических волокон и изделий из них 29 30-31 30 32 31 33 32 33 34 34 35 36 36 37 38 39 38 40 39 40 41 42 41 42, 43 44 45 43 44 46 47 45 48 Гидролизное производство и переработка сульфитных щелоков Производство дрожжей Ацетонобутиловое производство Производство лимонной и винно-каменной кислот Производство дрожжей Производство медикаментов, витаминов, медицинских, бактерийных и биологических препаратов и материалов Производство синтетических каучуков, жирозаменителей и продуктов нефтехимии Общие профессии производства и переработки резиновых смесей Производство резиновых технических изделий, резиновой обуви и резиновых изделий широкого потребления Производство регенерата Производство технического углерода Производство, восстановление и ремонт шин Химико-фотографические производства Производство искусственной кожи Переработка нефти, нефтепродуктов, газа, сланцев, угля и обслуживание магистральных трубопроводов Производство асбестовых технических изделий Лесозаготовительные работы Лесосплав Подсочка леса Заготовка и переработка тростника Лесоавиационная охрана Общие профессии деревообрабатывающих производств Лесопиление и деревообработка Производство древесных и костровых плит Производство фанеры Производство мебели Производство спичек Производство карандашей Производство целлюлозы, бумаги, картона и изделий из них Производство строительных материалов Производство стекла и стеклоизделий Общие профессии производства керамических, фарфоровых и фаянсовых изделий Производство изделий строительной керамики Производство электрокерамических изделий Производство фарфоровых и фаянсовых изделий Первичная обработка хлопка и лубяных культур Общие профессии производства текстиля Хлопчатобумажное производство Льняное производство Шерстяное производство Шелковое производство Шелкомотальное производство Трикотажное производство Валяльно-войлочное производство Производство текстильной галантереи Пенькоджутовое производство Производство ваты Производство нетканых материалов Сетевязальное производство Ручное ткачество Общие профессии производств легкой промышленности Кожевенное и кожсырьевое производства Производство кожаной обуви Меховое производство 46 47 48 49 49 50 51 52 50 51 54 53, 55 52 56 53 57 54 55 58 59 56 57 60 61 58 62 59 63 60 61 64 65 Кожгалантерейное производство Шорно-седельное производство Производство технических изделий из кожи Щетинно-щеточное производство Дубильно-экстрактовое производство Швейное производство Парашютное производство Общие профессии производств пищевой продукции Производство мясных продуктов Костеперерабатывающее и клеевое производства Переработка птицы и кроликов Маслодельное, сыродельное и молочное производства Добыча и переработка рыбы и морепродуктов Производство алкогольной и безалкогольной продукции Хлебопекарно-макаронное производство Кондитерское производство Крахмалопаточное производство Производство сахара Производство пищевых концентратов Табачно-махорочное и ферментационное производства Эфиромасличное производство Производство чая Парфюмерно-косметическое производство Масложировое производство Добыча и производство поваренной соли Добыча и переработка солодкового корня Элеваторное, мукомольно-крупяное и комбикормовое производства Торговля и общественное питание Производство консервов Железнодорожный транспорт и метрополитен Автомобильный и городской электрический транспорт Морской и речной транспорт Эксплуатация и летные испытания летательных аппаратов (воздушных судов) Работы и профессии рабочих связи Общие профессии полиграфического производства Формные процессы полиграфического производства Печатные процессы Брошюровочно-переплетные и отделочные процессы Шрифтовое производство Производство наглядных пособий Рекламно-оформительские и макетные работы Реставрационные работы Общие профессии Киностудии и предприятия, организации телевидения и радиовещания Киносеть и кинопрокат Театрально-зрелищные предприятия Общие профессии производства музыкальных инструментов Производство клавишных инструментов Производство смычковых инструментов Производство щипковых инструментов Производство язычковых инструментов Производство духовых и ударных инструментов Ремонт и реставрация музыкальных инструментов Производство игрушек Общие профессии производства художественных изделий Ювелирно-филигранное производство Производство художественных изделий из металла Производство художественных изделий из дерева, капокорня и бересты Гранильное производство Производство художественных изделий из камня Производство художественных изделий из папье-маше с миниатюрной живописью Производство художественных изделий из кости и рога Производство художественных изделий из янтаря Скульптурное производство Производство художественных изделий из кожи и меха Производство изделий народных художественных промыслов 62 66 Работы в сфере бытовых услуг 63 69 Газовое хозяйство городов, поселков и населенных пунктов Водопроводно-канализационное хозяйство 64 70 Зеленое хозяйство Работы и профессии рабочих в животноводстве Профессии рабочих сельскохозяйственного производства 65 71 Оптико-механическое производство 66 72 Ремонт и испытание изделий спецпроизводств 67 67 Перечень (алфавит) профессий, помещенных в ЕТКС, с указанием наименований профессий по ранее действовавшим ЕТКС и КС 68 68 Перечень наименований профессий, предусмотренных ранее действовавшими ЕТКС и КС, с указанием измененных наименований профессий и разделов ЕТКС, в которые они включены Курсивом выделены новые выпуски ЕТКС (принятые после 1997 года). По-иному обстоит дело с наименованиями должностей. На сегодняшний день в работе кадровых служб применяется уже упоминавшийся общеотраслевой Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Кроме того, квалификационные требования по наименованиям должностей отдельных отраслей содержатся в следующих сборниках и справочниках: № Организации, органы п/п 1 Организации железнодорожного транспорта Наименование документа Квалификационные характеристики и разряды оплаты труда должностей руководителей, специалистов и служащих по отраслевой тарифной сетке (указание МПС России от 18.10.1996 № А-914у (с изм. на 25.02.1999) 2 Учреждения Тарифно-квалификационные характеристики по здравоохранения должностям работников здравоохранения Российской Федерации (постановление Минтруда России от 27.08.1997 № 43 (с изм. на 22.12.2003) 3 Заповедники Тарифно-квалификационные характеристики по должностям работников государственных природных заповедников, национальных парков Российской Федерации (постановление Минтруда России от 16.10.1998 № 42 (с изм. на 19.07.2001) 4 Служба медико-социальной Тарифно-квалификационные характеристики по экспертизы должностям работников учреждений государственной службы медико-социальной экспертизы и отдельным должностям работников бюджетных организаций социального обслуживания Российской Федерации (постановление Минтруда России от 05.04.2000 № 28 (с изм. на 03.12.2003) 5 Учреждения и организации Тарифно-квалификационные характеристики по службы социальной защиты должностям работников бюджетных учреждений и населения организаций службы социальной защиты населения Российской Федерации (постановление Минтруда России от 12.10.1994 № 66 (с изм. на 31.05.2001) 6 Центр спортивной Тарифно-квалификационные характеристики по подготовки сборных команд должностям работников центра спортивной подготовки сборных команд (постановление Минтруда России от 24.08.2000 № 60) 7 Центры занятости населения Тарифно-квалификационные характеристики по должностям работников центров занятости населения (постановление Минтруда России от 13.12.2000 № 90) 8 Телевизионные и Тарифно-квалификационные характеристики радиовещательные компании должностей служащих государственных предприятий телевизионных и радиовещательных компаний (постановление Минтруда России от 04.10.2000 № 67) 9 Организации физической Тарифно-квалификационные характеристики культуры и спорта (требования) по должностям работников физической культуры и спорта Российской Федерации (постановление Минтруда России от 22.01.1993 № 8 (с изм. на 18.02.2000) 10 Организации физической Тарифно-квалификационные характеристики по культуры должностям работников сборных команд Российской Федерации по видам спорта 11 Сберегательный банк России Квалификационные характеристики по должностям работников Сберегательного банка Российской Федерации и его филиалов (постановление Минтруда России от 06.12.1995 № 67) 12 Организации лесного Тарифно-квалификационные характеристики по хозяйства должностям работников лесного хозяйства Российской Федерации (постановление Минтруда России от 16.11.1992 № 35 (с изм. на 29.11.1993) 13 Организации воздушного Тарифно-квалификационные характеристики по транспорта должностям работников воздушного транспорта (постановление Минтруда России от 28.11.2003 № 78) 14 Организации Тарифно-квалификационные характеристики по агропромышленного должностям работников бюджетной сферы комплекса агропромышленного комплекса Российской Федерации (постановление Минтруда России от 29.12.1992 № 64 (с изм. на 19.05.2003) 15 Органы рыбоохраны и Тарифно-квалификационные характеристики по воспроизводства рыбных должностям работников органов рыбоохраны и запасов воспроизводства рыбных запасов Российской Федерации (постановление Минтруда России от 19.11.1992 № 38) 16 Учреждения и организации Тарифно-квалификационные характеристики по МЧС России должностям работников бюджетных учреждений и организаций, подведомственных Государственному комитету Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации стихийных бедствий (постановление Минтруда России от 20.04.1993 № 84 (с изм. на 12.05.1995) 17 Ведомственная охрана Тарифно-квалификационные характеристики по Минфина России должностям работников ведомственной охраны Министерства финансов Российской Федерации (постановление Минтруда России от 03.08.2001 № 61) 18 Морские инспекции Тарифно-квалификационные характеристики по должностям работников специализированных морских инспекций Государственного комитета Российской Федерации по охране окружающей среды (постановление Минтруда России от 17.02.1997 № 9) 19 Органы внутренних дел Тарифно-квалификационные характеристики по должностям работников подразделений органов внутренних дел Российской Федерации (постановление Минтруда России от 13.08.1996 № 53) 20 Комитет РФ по патентам и Тарифно-квалификационные характеристики по товарным знакам должностям Государственных патентных экспертов комитета Российской Феде-рации по патентам и товарным знакам (постановление Минтруда России от 13.08.1996 № 51) 21 Организации Тарифно-квалификационные характеристики гидрометеорологической (требования) по должностям работников службы гидрометеорологической службы Российской Федерации (постановление Минтруда России от 20.11.1992 № 39) 22 Министерство обороны РФ Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников бюджетной сферы Министерства обороны Российской Федерации (постановление Минтруда России от 25.12.1995 № 72) 23 Вооруженные силы РФ Тарифно-квалификационные характеристики по должностям работников бюджетной сферы Вооруженных сил Российской Федерации (постановление Минтруда России от 28.02.1994 № 20) 24 Государственная Единый квалификационный справочник должностей противопожарная служба руководителей, специалистов и служащих. Раздел МЧС России «Квалификационные характеристики отдельных категорий работников Государственной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (постановление Минтруда России от 22.04.2004 № 51) 25 Центры стандартизации, Единый квалификационный справочник должностей метрологии и сертификации руководителей, специалистов и служащих. Раздел «Квалификационные характеристики должностей работников центров стандартизации, метрологии и сертификации, уполномоченных осуществлять государственный контроль и надзор (постановление Минтруда России от 29.01.2004 № 5) 26 Организации геологии и Квалификационный справочник должностей разведки недр руководителей и специалистов организаций геологии и разведки недр (постановление Минтруда России от 20.12.2002 № 82) 27 Органы морской охраны Тарифно-квалификационные характеристики по Пограничной службы должностям работников органов морской охраны Российской Федерации Пограничной службы Российской Федерации (постановление Минтруда России от 20.12.2002 № 84) 28 Организации туристской Квалификационные требования (профессиональные индустрии стандарты) к основным должностям работников туристской индустрии (постановление Минтруда России от 17.05.1999 № 8 (с изм. на 10.10.2002 № 71) 29 Атомные станции Квалификационный справочник должностей руководителей и специалистов атомных станций (постановление Минтруда России от 03.05.2001 № 36) Подавляющее большинство справочников и сборников квалификационных характеристик ориентировано на бюджетную сферу. А как же быть с наименованиями должностей в коммерческой сфере? Для того, чтобы установить правильное наименование должности, можно воспользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). К ОКПДТР обращаться следует только с целью установления наименования должности, но не профессии, поскольку в нем пока не отражены наименования профессий рабочих в соответствии с новыми выпусками ЕТКС. 2.2. Вторая проблема больше относится к наименованиям должностей. В последнее время в организациях, особенно с иностранным капиталом, а также в компаниях, увлеченных новыми стилями менеджмента, используются иностранные названия должностей. Большинству из них в российском трудовом законодательстве можно найти аналоги, но есть и такие, перечень обязанностей которых выходит за границы уже существующих должностей. Как быть с мерчандайзерами, логистиками, супервайзерами и т.д.? Трудовой кодекс РФ частично решил эту проблему. Статья 57 Кодекса определенно и однозначно устанавливает, что наименование должности, специальности, профессии устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Следовательно, в штатное расписание можно включить и новые наименования должностей, например, если в организации внедряются новые методы структурирования и управления персоналом. Однако при этом желательно выполнить два условия: — проверить, не содержится ли в квалификационной карте (характеристике) вводимой должности обязанностей, аналогичных обязанностям по должностям, для которых законодательство предусматривает пенсионные и иные льготы; — не увлекаться новомодными названиями, так как большинство из них относится к профессиональному сленгу (жаргону) и даже в странах—источниках заимствования они применяются только в разговорной речи (например, «хэдхантер» — «специалист по поиску руководителей»). Мы же не пишем в штатном расписании «кадровик», а указываем «специалист по кадрам», «инспектор по кадрам» и т.д. Лучше выяснить у инициаторов введения новых должностей, есть ли полные и официально принятые их наименования. Увольняясь из организации, работники зачастую уходят с такими записями в трудовых книжках, которые непонятны не только новому работодателю, но и органам, осуществляющим оформление пенсий. Поскольку в подавляющем большинстве новые наименования должностей вводятся в организациях сферы услуг (в торговле, гостиничном бизнесе, консалтинге), то прогнозировать в будущем введение каких-либо социальных льгот для работников, которые займут эти должности, вряд ли стоит. Но все же следует быть более аккуратным с установлением наименований должностей, так как в случае введения каких-либо льгот для них, у работника могут возникнуть сложности. В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся по старшинству, начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель, и т.д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком «–», при этом должностной оклад устанавливается по первой должности в двойном наименовании. В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, то они оформляются как «прочий персонал». Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа. Сокращения «зав.», «зам.», «нач.» не допускаются. Если штатное расписание разрабатывается для органа государственной власти, то в нем отдельно группируются наименования должностей служащих и технических работников. Здесь же могут приводится специальные звания. 3. Количество штатных единиц. Количество штатных единиц указывается по каждой штатной должности или профессии. Количество единиц по должностям и профессиям, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,4; 0,5; 2,75 и т.д. 4. Тарифная ставка (оклад). Согласно ст. 129 Трудового кодекса РФ оклад (тарифная ставка) — это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени. Размеры окладов (тарифных ставок) в соответствии со ст. 135 Трудового кодекса РФ устанавливаются: — работникам организаций, финансируемых из бюджета, — соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами; — работникам организаций со смешанным финансированием (бюджетное финансирование и доходы от предпринимательской деятельности) — законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций; — работникам других организаций — коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций, трудовыми договорами. Тарифная ставка является элементом тарифной системы (т.е. совокупности нормативов, с помощью которых осуществляется дифференциация заработной платы работников различных категорий). При оплате труда на основе тарифной системы размер тарифной ставки (оклада) 1-го разряда единой тарифной сетки не может быть ниже минимального размера оплаты труда. Тарифная система оплаты труда включает в себя: тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты. Сложность выполняемых работ определяется на основе их тарификации. Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Тарифная система оплаты труда работников федеральных государственных учреждений устанавливается Правительством РФ в порядке, установленном федеральным законом. Тарифная система оплаты труда работников государственных учреждений субъектов Российской Федерации и порядок ее применения устанавливаются органами государственной власти субъектов Российской Федерации; тарифная система оплаты труда работников муниципальных учреждений и порядок ее применения — органами местного самоуправления. Тарифная система оплаты труда работников других (кроме бюджетных) организаций может определяться коллективными договорами, соглашениями с учетом единых тарифно-квалификационных справочников и государственных гарантий по оплате труда. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» унифицированной формы штатного расписания указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. 5. Надбавки. Виды и размеры надбавок указываются в соответствии с Трудовым кодексом РФ, федеральными законами, коллективными договорами и локальными нормативными актами. Как определено ст. 144 Трудового кодекса РФ, работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок с учетом мнения представительного органа работников. Указанные системы могут устанавливаться также коллективным договором. Порядок и условия применения стимулирующих и компенсационных выплат (доплат, надбавок, премий и других) в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством РФ, в организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации, — органами государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации, а в организациях, финансируемых из местного бюджета, — органами местного самоуправления. В графах 6–8 «Надбавки» унифицированной формы штатного расписания (№ Т-3) указываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). 6. Всего. Согласно ст. 129 Трудового кодекса РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Если в графе 9 ранее применявшейся формы № Т-3 приводился месячный фонд заработной платы, то в новой форме в этой графе, согласно пояснению в «головке» таблицы, требуется указать сумму оклада (тарифной ставки) и надбавок по одной штатной единице. Это означает, что умножение полученной в результате сложения суммы граф 5–8 на количество штатных единиц не производится. Такое изменение структуры штатного расписания, к сожалению, не позволяет определить месячный фонд заработной платы для всей организации. Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, при невозможности заполнения организацией граф 5–9 формы № Т-3 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.). 7. Примечание. Данная графа предназначена для внесения оперативных изменений или отражения особенностей по конкретному наименованию должности. Зачастую данная графа используется для указания фамилии и инициалов отдельных работников, занимающих управленческие должности. Штатное расписание по ранее применявшейся унифицированной форме № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26, подписывалось руководителями всех заинтересованных структурных подразделений. Новая унифицированная форма предусматривает, что штатное расписание подписывается только руководителем кадровой службы и главным бухгалтером организации. По общему правилу штатное расписание заверяется печатью организации. Если локальной инструкцией по делопроизводству или иным актом организации штатное расписание отнесено к документам, на которых ставится печать организации, то оттиск печати проставляется на грифе об утверждении. Копии штатного расписания направляются по одному экземпляру: 1) в отдел кадров; 2) в главную бухгалтерию; 3) в иные заинтересованные структурные подразделения. Оригинал штатного расписания хранится в составе управленческой документации организации. В отдельных компаниях штатное расписание вводится в состав коммерческой информации и поэтому выпускается в двух экземплярах — один для генерального директора, другой для главной бухгалтерии. В структурные подразделения направляются только части (извлечения), относящиеся к этим подразделениям, а в отдел кадров — часть, касающаяся вакантных должностей. Вряд ли отнесение штатного расписания к коммерческой информации можно назвать соответствующим законодательству. Дело в том, что согласно постановлению Правительства РФ от 05.12.1991 № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» и ст. 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных мест не могут составлять коммерческую тайну организации. Поэтому выпуск штатного расписания в органиченном количестве экземпляров не следует рассматривать как мероприятие по обеспечению коммерческой тайны — это скорее организационно-штатная политика компании. Штатные расписания допускается вести на магнитных носителях, однако с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе. Образец штатного расписания Форма по ОКУД по ОКПО ООО «Подмосковные вечера» наименование организации ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ на период Номер документа 1 Дата составления Код 0301017 11521765 УТВЕРЖДЕНО Приказом организации от "20" декабря 2004 года № 79 Штат в количестве 95 единиц 22.11.2004 2005 год с « 1 » января 20 05 г. Структурное подразделение наименование код 1 Дирекция 2 010 Должность (специальность, Количество Тарифная профессия), разряд, класс штатных ставка (категория) квалификации единиц (оклад) и пр., руб 3 Генеральный директор Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам Заместитель генерального 4 1 1 5 10000 8000 2 7000 Надбавка, руб. Всего, Примечание руб (гр.5 + гр.6 + гр.7 + гр.8) за за за руководство творческий напряженные характер условия труда работы 6 7 8 9 — — — 10000 — — — 8000 1000 — — 8000 10 Главная бухгалтерия Отдел маркетинга Сектор изучения рынка сбыта и спроса отдела маркетинга Сектор рекламы отдела маркетинга Отдел сбыта Отдел снабжения 020 030 031 032 040 050 директора Секретарь генерального директора Секретарь-машинистка Секретарь-стенографистка Главный бухгалтер 1 4000 — -— 500 4500 1 1 1 4500 3500 7000 — — 2000 — — — — — — 4500 3500 9000 Бухгалтер Экономист Начальник отдела маркетинга Заведующий бюро изучения рынка сбыта и спроса 4 2 1 5000 4750 7000 — — — — — 1500 500 500 — 5500 5250 8500 1 6000 — — 500 6500 Специалист по маркетингу Заведующий сектора рекламы 3 1 5000 4000 — — — — — — 5000 4000 Рекламный агент Оператор электронного набора и верстки Начальник отдела сбыта Менеджер по сбыту Экономист по сбыту Торговый агент Экспедитор по перевозке грузов Приемщик заказов Начальник отдела снабжения Экономист по снабжению Агент по закупкам 2 1 2500 2500 — — — — 250 200 5500 2700 1 1 2 35 2 5000 4500 3500 2000 5000 — — — — — 1500 — — — — — — 150 100 — 6500 4500 3650 2100 5000 1 1 1500 6000 — — — — 100 500 1600 6500 2 5 3500 2000 — — — — — 100 3500 10500 Юридический отдел 060 Отдел кадров Прочий персонал Агент по снабжению Приемщик Начальник юридического отдела Юрист Начальник отдела кадров Инспектор по кадрам Специалист по кадрам Экономист по труду Техник-программист 10 1 1 2500 1500 7000 — — — — — — — 100 — 2500 1600 7000 2 1 1 1 1 1 5000 4000 2000 2000 4000 4000 — — — 200 — — — — — — — — — — — 200 — — 5000 4000 2000 2200 4000 4000 Электромеханик по ремонту и обслуживанию счетно вычислительных машин Курьер Уборщица Итого 1 2500 — — — 2500 1 1 95 2000 2000 155250 — — 3000 — — 3000 — — 3700 2000 2000 161950 Руководитель Начальник отдела кадров кадровой службы должность Главный бухгалтер А.К. Смирнова подпись расшифровка подписи К.Н. Корнеева подпись расшифровка подписи В ряде организаций, особенно в государственных учреждениях, применяется «урезанная» форма штатного расписания, т.е. форма, в которой не отражаются должностные оклады и фонд оплаты труда. В этом случае общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду оплаты труда, предусмотренной в смете. При разработке штатных расписаний также практикуется указание итоговой численности работников. Она может быть как общей — по всем должностям (профессиям), так и по каждому структурному подразделению. Например: Наименование должности Отдел маркетинга Начальник отдела Специалист по маркетингу Итого: ... Отдел кадров Начальник отдела Специалист по кадрам Итого: Всего по предприятию в том числе: 1) служащих: — руководителей; — специалистов; — технических исполнителей 2) рабочих Количество +1 6 7 +1 3 4 При разработке штатного расписания используются следующие документы: 1) структура и штатная численность организации (ее подразделений); 2) перечень наименований и кодов структурных подразделений организации; 3) нормативы штатной численности; 4) квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих; 5) единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (соответствующий выпуск); 6) общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов; 7) коллективный договор, положение об оплате труда или иные локальные нормативные акты, устанавливающие систему оплаты труда; 8) иные нормативные акты и нормативно-технические документы. Следует помнить, что при составлении штатного расписания не допускаются подчистки и исправления. Заполнение всех граф штатного расписания (кроме графы «Примечание») является обязательным. 1.2. Переписка по утверждению штатного расписания. Приказ об утверждении штатного расписания Проект штатного расписания. Проект штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления организацией. 1 Количество экземпляров 2 Формат бланка 3 Срок хранения Проект штатного расписания По количеству заинтересованных лиц А4 3 года ЭПК (после утверждения) Для этого копии направляются в подразделения, а также заинтересованным лицам. При подготовке проекта штатного расписания не обязательно использовать унифицированную форму № Т-3. Более того, если речь идет действительно о согласовании, а не о формальной простановке резолюций «не возражаю», «согласен», то лучше всего подготовить такую форму документа, которая позволит внести записи с предложениями, замечаниями и т.д. Визы согласования проставляются на последнем листе. Если у визирующих нет замечаний, штатное расписание представляется на утверждение. Если же по отдельным положениям есть поправки, то после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты, указывается: Замечания прилагаются С.И. Савин 16.01.2005 В этом случае замечания к проекту (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом. Они также могут излагаться на оборотной стороне последнего листа проекта. Замечания руководителей структурных подразделений при согласии с ними должностного лица, ответственного за разработку штатного расписания, учитываются путем внесения их в проект. Замечания, с которыми это должностное лицо не согласно, или не согласны иные лица, визирующие документ, рассматривает руководитель организации или уполномоченное им лицо при утверждении штатного расписания. Если в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Если же в проект включены уточнения, не меняющие его сути, то повторного визирования при доработке не требуется. Приказ о подготовке штатного расписания. Как уже отмечалось, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который обычно входит в штат отдела организации и оплаты труда. При отсутствии в штате организации такой должности, обязанности по подготовке штатного расписания, как правило, возлагаются на сотрудников отдела кадров. Издание приказа о подготовке штатного расписания необходимо в тех случаях, когда порядок разработки этого локального нормативного акта в организации не регламентирован. Образец приказа ООО «Стройэкспертиза» (наименование организации) ПРИКАЗ 22.11.2004 № 65 Москва О подготовке штатного расписания Руководствуясь пунктом 9.11 Устава общества, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить на 2005 год фонд оплаты труда по подразделениям общества (прилагается). 2. Руководителям структурных подразделений в срок до 29.11.2004 подготовить и представить в отдел кадров предложения по окладам и тарифным ставкам, количеству штатных единиц по соответствующим подразделениям на 2005 год. 3. Отделу кадров и отделу организации и оплаты труда на основании полученных от руководителей структурных подразделений предложений подготовить проект штатного расписания на 2005 год, обеспечить его согласование с главным бухгалтером и представить на утверждение в срок до 13.12.2004. 4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Генеральный директор В.А. Фунтов подпись расшифровка подписи Приказ об утверждении штатного расписания. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. В констатирующей части приказа (распоряжения) указываются основания утверждения нового штатного расписания. Образец приказа ООО «Подмосковные вечера» (наименование организации) ПРИКАЗ № 79 22.11.2004 Москва Об утверждении штатного расписания на 2005 год Руководствуясь пунктом 9.11 Устава общества ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить штатное расписание общества на 2005 год согласно приложению. 2. Установить, что штатное расписание на 2005 год вступает в силу с 01.01.2005. 3. С момента вступления в силу нового штатного расписания считать утратившим силу штатное расписание на 2004 год. 4. Отделу кадров, отделу организации и оплаты труда, бухгалтерии привести локальные нормативные акты общества и кадровые документы в соответствие новому штатному расписанию в срок до 31.12.2004. 5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Генеральный директор В.Л. Грачев подпись расшифровка подписи Переписка по штатному расписанию. В процессе подготовки проекта и утверждения штатного расписания образуется огромное количество документов: — справки; — заключения; — отзывы; — служебные записки. 1 Количество экземпляров 2 Формат бланка 3 Срок хранения Переписка по штатному расписанию Зависит от вида документа А4 3 года ЭПК (после утверждения) Все они должны храниться вместе с проектами. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению. 1.3. Приказ о внесении изменений в штатное расписание Основанием для внесения изменений в штатное расписание является соответствующий приказ руководителя организации. 1 Код по ОКУД 2 Формат бланка 3 Срок хранения 4 Срок хранения по месту разработки и утверждения ШР 5 Срок хранения в других организациях Приказ об изменении штатного расписания 0251151 А4 3 года ЭПК (после утверждения) Постоянно 3 года В классификаторах Российской Федерации приказ об изменении штатного расписания не выделен как отдельный документ — он входит в группу приказов по основной деятельности. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. Заголовок приказа может быть следующим: — «О внесении изменений в штатное расписание»; — «Об изменении штатного расписания»; — «О частичном изменении штатного расписания»; — пр. В констатирующей части указываются основания внесения изменений в штатное расписание. Таковыми обычно являются: — совершенствование структуры организации; — оптимизация численности работников организации; — реорганизация организации; — расширение или сокращение производства; — изменение законодательства; пр. Поскольку уменьшение численности работников (штатных единиц) и количества структурных подразделений представляют собой сокращение численности или штата работников организации, и, следовательно, должно оформляться по особым правилам, установленным законодательством, в этом параграфе рассмотрим технику подготовки приказа о внесении изменений в штатное расписание, связанных с увеличением штата или численности работников организации. К оформлению распорядительной части приказа о внесении изменений в штатное расписание существует несколько подходов. Самый распространенный — это фиксация изменений в самом приказе (вариант 1). Образец приказа (вариант 1) ОАО «Нефтегазпродукт» (наименование организации) ПРИКАЗ 21.03.2005 № 30 Москва Об изменении штатного расписания В связи с увеличением численности рабочих и нагрузки на административноуправленческий персонал ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести в штатное расписание общества на 2005 год следующие изменения: 1.1. Увеличить численность отдела кадров: а) за счет введения: должности инженера по кадрам (1 штатная единица) с окладом 7000 рублей; должности специалиста по кадрам (1 штатная единица) с окладом 6500 рублей; б) за счет увеличения количества инспекторов по кадрам на 2 штатные единицы с окладом согласно штатному расписанию на 2005 год. 1.2. Увеличить численность отдела организации и оплаты труда за счет увеличения количества экономистов по труду на 2 штатные единицы с окладом согласно штатному расписанию на 2005 год. 1.3. Ввести должность заместителя директора по персоналу (1 штатную единицу) с окладом 15000 рублей. 2. Изменения в штатное расписание вступают в силу с 01.04.2005. 3. Финансовому отделу (Морозову) внести в смету расходов на содержание административно-управленческого аппарата соответствующие изменения. 4. Отделу кадров (Игнатьеву): 4.1. Подготовить предложения о переводе работников организации, включенных в кадровый резерв, на указанные должности. 4.2. Обеспечить замещение вакантных должностей за счет внешних и внутренних источников. 5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Генеральный директор А. И. Данилов (подпись) Начальник финансового отдела М. О. Морозов (подпись) (фамилия, инициалы) 21.03.2005 Начальник отдела кадров А. В. Игнатьев (подпись) (фамилия, инициалы) (расшифровка подписи) 21.03.2005 Удобной является и такая форма приказа, в которой в распорядительной части приводится только общий перечень организационно-штатных мероприятий, а конкретные изменения оформляются в качестве отдельного приложения к приказу. Образец приказа (вариант 2) ЗАО «Перспектива» (наименование организации) ПРИКАЗ 11.04.2005 № 80 Об изменении штатного расписания В связи с необходимостью акционерного общества совершенствования организационной структуры ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Переименовать «отдел технического контроля» в «отдел контроля качества», сохранив штатную численность и наименования должностей работников, входящих в отдел. 2. Создать согласно приложению: 2.1. Отдел технический отдел со штатной численностью 8 единиц. 2.2. Научно-техническую библиотеку со штатной численностью 2 единицы. 3. Отделу кадров (Смирновой): 3.1. Внести соответствующие изменения в трудовые договоры, трудовые книжки и иные кадровые документы работников переименованного отдела технического контроля. 3.2. Обеспечить заполнение вакансий образованных технического отдела и научнотехнической библиотеки в срок до 01.06.2005. 4. Указанные в пунктах 1 – 2 изменения вступают в силу с 01.06.2005. 5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Ломтева Р.П. Директор К.В. Рубцова (подпись) Заместитель директора Р.П. Ломтев (подпись) (фамилия, инициалы) 11.04.2005 Начальник отдела кадров Е.В. Кочкина (подпись) 11.04.2005 (фамилия, инициалы) (расшифровка подписи) Приложение к приказу от 11.04.2005 № 80 Наименование структурного подразделения 1 Технический отдел Научно-техническая библиотека Наименование должности (профессии) 2 Начальник технического отдела Инженер Инженер по стандартизации Инженер по защите информации Техник по защите информации Заведующий научнотехнической библиотекой Библиотекарь Кол-во штатных единиц 3 1 Оклад (тарифная ставка), руб. 4 6000 4 1 5000 4800 1 5000 1 3000 1 4500 1 3000 1.4. Переписка об изменении штатного расписания Выпуску руководителем организации приказа о внесении изменений в штатное расписание предшествует работа по подготовке проекта таких изменений. В том случае, если инициатива исходит не от топ-менеджеров, а от руководителей подразделений и специалистов, ведется служебная переписка. Одним из документов, входящих в состав переписки по изменению штатного расписания, является служебная записка. Переписка об изменении штатного расписания 1 Формат бланка А4, А5, др 2 Срок хранения по месту 3 года ЭПК разработки и утверждения ШР (после утверждения) 3 Срок хранения в других 3 года организациях Она является своего рода «внутренним письмом» и может направляться любым должностным лицом любому адресату внутри организации. К подготовке данного документа существует несколько подходов. Так, понятие «служебная записка» употребляется и как наименование документа, и как понятие, обозначающее группу документов (докладной, аналитической, объяснительной, обзорной, информационной и других записок). Лучше всего записке присваивать наименование «служебная». Это позволяет раскрывать вопросы различного характера — от доклада и объяснений, до анализа и информирования. Что же касается докладной и объяснительной записок, следует отметить их особый характер. Докладная, как правило, адресуется руководителю организации или вышестоящему должностному лицу и содержит изложение каких-либо фактов, их анализ, выводы, предложения, либо отчеты о порученной и проделанной работе. Объяснительная записка — документ, в котором его составитель объясняет что-либо (например, почему в штатном расписании допущены ошибки). Однако как называть документ при переписке по вопросам изменения штатного расписания, решает его разработчик согласно документационной политике организации. Приведем пример служебной записки, входящей в состав переписки об изменении штатного расписания. Так, начальник юридического отдела направляет вышестоящему должностному лицу, ответственному за разработку штатного расписания (например, заместителю генерального директора), записку о том, что штатное расписание и должностные инструкции необходимо откорректировать в связи с изменением трудового законодательства. Образец служебной записки Заместителю генерального директора А. М. Александрову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 09.02.2004 № 10-11/ю О приведении в соответствие должностных инструкций законодательству штатного расписания и В связи с изменением трудового законодательства, а именно с введением в действие выпуска 55 Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) и внесения изменений в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, следует привести в соответствие законодательству некоторые документы организации. 1. В штатном расписании заменить: наименование должности «налоговый консультант» на «консультант по налогам и сборам»; наименование профессии «верстальщик» на «оператор электронного набора и верстки». 2. Пересмотреть должностные инструкции и производственные инструкции по указанным должностям и профессиям и утвердить новые. 3. Внести изменения и дополнения, обусловленные указанными изменениями трудового законодательства, в иные организационно-распорядительные документы и документы по персоналу организации. Для правового обеспечения организационно-штатных мероприятий прилагаю источники, содержащие нормативные правовые акты Минтруда России: 1) квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (издание официальное) / Минтруд России. — М.: Экономические новости, 2004; 2) бюллетень Министерства труда и социального развития РФ, № 3, 2002 (постановление Минтруда России от 30.01.2002 № 4 «Об утверждении Единого тарифноквалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 55, разделы: «Общие профессии полиграфического производства», «Формные процессы полиграфического производства», «Печатные процессы», «Брошюровочно-переплетные и отделочные процессы», «Шрифтовое производство»). Начальник юридического отдела С. И. Савин (подпись) (фамилия, инициалы)
