Загрузил sysjulia

Доклад виды служебных документов

Реклама
Сысоев Илья
РГУФК, ТиМ футбола, 1 курс, 9 группа
Доклад по русскому языку на тему: «Виды служебных документов»
Латинское слово "documentum” произошло от "doceo" - "учу" или
"извещаю”, что означает "свидетельство”, "доказательство”.
В России термин "документ” был переведён Петром Первым именно как
"письменное свидетельство”. На всём протяжении 18 столетия в определении
понятия "документ” выделялось, прежде всего, его правовое значение. Между
тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся.
Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие
термины: "акт”, "дело”, "бумага”.
К настоящему времени у понятия "документ” есть информационное
предназначение, ряд функций, а также он выступает как материальный
носитель.
В соответствии с ГОСТом Документ – это зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.
Слово «документ» в настоящее время имеет три значения:
1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на чтонибудь.
2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующая о личности
предъявителя.
3. Письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях,
фактах.
Определение служебный документ разграничивает две сферы
общественной практики: административно-управленческую, где используются
служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая
или научная документация.
Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или
представляющих их должностных лиц.
Документы учреждений, организаций и предприятий принято различать:
по видам деятельности, наименованию, месту составления и т.д.
Наиболее крупными группами документов по видам деятельности
являются:
организационно-распорядительные,
финансово-расчетные,
справочно-информационные, официальные (деловые) письма.
По наименованиям документы подразделяются на уставы, положения,
приказы, протоколы, инструкции, планы, отчеты, акты и т.п. Однако
классифицировать документы по наименованиям не всегда целесообразно, так
как зачастую документы одного и того же наименования выполняют различную
роль. Ничего общего нет между заявлением о приеме на работу и заявлением об
открытии расчетного счета в банке.
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.
Внутренняя документация создается данным учреждением и отражает
внутриучрежденческие операции. К внешним относятся документы,
полученные учреждением извне или направленные им другим организациям
или лицам.
По количеству отраженных в тексте вопросов документы делятся на
простые и сложные. Под простыми понимаются документы, содержание
которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). В сложных
документах отражается несколько вопросов.
Рассмотрим следующие наиболее крупные группы документов по видам
деятельности или в соответствии с их назначением:
Итак, по своему назначению служебные документы делятся на несколько
больших
групп:
организационно-распорядительные,
информационносправочные, финансово-расчётные, официальные (деловые) письма.
1. Основу служебной документации составляют организационнораспорядительные документы, с помощью которых реализуется
управляемость объектов по вертикали. Текст распорядительных документов
состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. В
констатирующей части кратко излагаются основания для издания документа.
Она начинается словами: в соответствии, в целях, во исполнение.
Распорядительная часть документа содержит перечень предписываемых
действий (мероприятий), их исполнителей и сроков исполнения. К основным
видам распорядительных документов относятся: постановление, решение,
приказ, распоряжение, указание. Остановимся на некоторых из них.
Приказ – распоряжение руководителя, содержащее нормы, обязательные
для исполнения подчиненными. Он издается на принципах единоначалия,
поэтому в нем используется форма изложения от первого лица
единственного
числа
(«ПРИКАЗЫВАЮ»,
«ПРЕДЛАГАЮ»,
«ОБЯЗЫВАЮ»).
Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем в
целях разрешения оперативных вопросов. В отличие от приказа текст
распоряжений не всегда четко делится на вводную (констатирующую) и
распорядительную части.
Указание – документ, издаваемый единолично руководителем
организации или его заместителем по вопросам, связанным с организацией
выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации.
Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но
ключевыми словами в тексте указания могут быть глаголы «ОБЯЗЫВАЮ»
или «ПРЕДЛАГАЮ».
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми
центральными органами коллегиального управления в целях разрешения
наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными
органами.
2. Информацию о фактическом положении дел в системе управления
предоставляют справочно-информационные документы, в число которых
входят: акт, справка, служебная записка, заявление. Общей особенностью
справочно-информационных документов является то, что они проходят «снизу
вверх» по системе управления. Остановимся на некоторых из справочноинформационных документах.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий
установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. В
вводной части указывается распорядительный документ, на основании
которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной
составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются
установленные факты, а также выводы и заключения.
Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или
подтверждение тех или иных фактов (событий). Как правило, справка
подтверждает определенные сведения о предъявителе, например, анкетные
данные, или содержит информацию служебного характера, например,
сведения о начислении заработной платы и т.п. В тексте справки
используются типовые модели: «Настоящая справка дана (выдана) … в
том, что …»; «Справка выдана … для …» и др.
Служебная записка – документ, адресованный руководству, в котором
составитель излагает какой-либо вопрос и формулирует выводы и
предложения. Различают несколько видов служебных записок: докладные,
аналитические, обзорные, информационно-статистические и др. В
докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы.
Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания. В
аналитических записках даётся подробный анализ ситуации, приводимые
факты комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией.
Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких
взаимосвязанных проблемах. При этом проводится их сжатый
комплексный анализ. Информационно-статистические записки содержат
цифры, данные, оформленные в виде таблиц, графиков и т.п. без их
подробного анализа.
Заявление – внутренний служебный документ, доводящий до сведения
должностного лица (как правило, вышестоящего) информацию узкой
направленности. Различают несколько основных видов заявлений:
заявление-просьба
(ходатайство),
заявление-жалоба,
заявлениеобъяснение (объяснительная записка). Заявления, как правило, посвящены
одному конкретному вопросу и адресуются должностному лицу, в чьей
компетенции находится поднимаемый вопрос.
3. Финансово-расчетная документация.
Она обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых,
банковских и других операций, способствует рациональному использованию
денежных средств. Эти документы составляют в основном работники
бухгалтерии.
4. Деловые письма как вид служебных документов
Деловые письма применяются для решения многочисленных
оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда и
разнообразие содержания писем. Классифицировать деловые письма можно по
основным производственным ситуациям, вызывающим необходимость в
переписке.
По функциональному признаку письма можно разделить на две
группы: письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба,
письмо-обращение, письмо-предложение и др.); письма, не требующие письмаответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и
др.). Рассмотрим некоторые образцы деловых писем.
Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует
адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.
Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять
участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться
как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер
производимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия
участия в нём.
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение
изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется
оплата или представление чего-либо (места работы, проведение
исследований и т. д.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию,
поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным.
Инициативное письмо – это письмо, требующее ответа.
Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к
адресату в решении каких-либо вопросов.
Письмо-ответ по своему содержанию носит зависимый характер от
инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остаётся
изложить решение поставленного в инициативном письме вопроса:
принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.
Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой
обращение импортёра к экспортёру с какой-либо просьбой.
Скачать