Сысоев Илья РГУФК, ТиМ футбола, 1 курс, 9 группа Доклад по русскому языку на тему: «Виды служебных документов» Латинское слово "documentum” произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю”, что означает "свидетельство”, "доказательство”. В России термин "документ” был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство”. На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ” выделялось, прежде всего, его правовое значение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт”, "дело”, "бумага”. К настоящему времени у понятия "документ” есть информационное предназначение, ряд функций, а также он выступает как материальный носитель. В соответствии с ГОСТом Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Слово «документ» в настоящее время имеет три значения: 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на чтонибудь. 2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующая о личности предъявителя. 3. Письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах. Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация. Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Документы учреждений, организаций и предприятий принято различать: по видам деятельности, наименованию, месту составления и т.д. Наиболее крупными группами документов по видам деятельности являются: организационно-распорядительные, финансово-расчетные, справочно-информационные, официальные (деловые) письма. По наименованиям документы подразделяются на уставы, положения, приказы, протоколы, инструкции, планы, отчеты, акты и т.п. Однако классифицировать документы по наименованиям не всегда целесообразно, так как зачастую документы одного и того же наименования выполняют различную роль. Ничего общего нет между заявлением о приеме на работу и заявлением об открытии расчетного счета в банке. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается данным учреждением и отражает внутриучрежденческие операции. К внешним относятся документы, полученные учреждением извне или направленные им другим организациям или лицам. По количеству отраженных в тексте вопросов документы делятся на простые и сложные. Под простыми понимаются документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). В сложных документах отражается несколько вопросов. Рассмотрим следующие наиболее крупные группы документов по видам деятельности или в соответствии с их назначением: Итак, по своему назначению служебные документы делятся на несколько больших групп: организационно-распорядительные, информационносправочные, финансово-расчётные, официальные (деловые) письма. 1. Основу служебной документации составляют организационнораспорядительные документы, с помощью которых реализуется управляемость объектов по вертикали. Текст распорядительных документов состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются основания для издания документа. Она начинается словами: в соответствии, в целях, во исполнение. Распорядительная часть документа содержит перечень предписываемых действий (мероприятий), их исполнителей и сроков исполнения. К основным видам распорядительных документов относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Остановимся на некоторых из них. Приказ – распоряжение руководителя, содержащее нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Он издается на принципах единоначалия, поэтому в нем используется форма изложения от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»). Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов. В отличие от приказа текст распоряжений не всегда четко делится на вводную (констатирующую) и распорядительную части. Указание – документ, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть глаголы «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами. 2. Информацию о фактическом положении дел в системе управления предоставляют справочно-информационные документы, в число которых входят: акт, справка, служебная записка, заявление. Общей особенностью справочно-информационных документов является то, что они проходят «снизу вверх» по системе управления. Остановимся на некоторых из справочноинформационных документах. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов (событий). Как правило, справка подтверждает определенные сведения о предъявителе, например, анкетные данные, или содержит информацию служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы и т.п. В тексте справки используются типовые модели: «Настоящая справка дана (выдана) … в том, что …»; «Справка выдана … для …» и др. Служебная записка – документ, адресованный руководству, в котором составитель излагает какой-либо вопрос и формулирует выводы и предложения. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др. В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания. В аналитических записках даётся подробный анализ ситуации, приводимые факты комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией. Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких взаимосвязанных проблемах. При этом проводится их сжатый комплексный анализ. Информационно-статистические записки содержат цифры, данные, оформленные в виде таблиц, графиков и т.п. без их подробного анализа. Заявление – внутренний служебный документ, доводящий до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информацию узкой направленности. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявлениеобъяснение (объяснительная записка). Заявления, как правило, посвящены одному конкретному вопросу и адресуются должностному лицу, в чьей компетенции находится поднимаемый вопрос. 3. Финансово-расчетная документация. Она обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денежных средств. Эти документы составляют в основном работники бухгалтерии. 4. Деловые письма как вид служебных документов Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда и разнообразие содержания писем. Классифицировать деловые письма можно по основным производственным ситуациям, вызывающим необходимость в переписке. По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.); письма, не требующие письмаответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.). Рассмотрим некоторые образцы деловых писем. Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер производимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём. Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или представление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. д.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. Инициативное письмо – это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письмо-ответ по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остаётся изложить решение поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение импортёра к экспортёру с какой-либо просьбой.
