Силкович Ю.Н - Электронная библиотека БГУ

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ МЕНЕЖМЕНТА КАЧЕСТВА КАК
СРЕДСТВО ДОСТИЖЕНИЯ УСТОЙЧИВОГО УСПЕХА РАЗВИТИЯ
УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
Силкович Юрий Николаевич, Институт бизнеса и менеджмента технологий БГУ,
[email protected]
Силкович Виктория Викторовна, Академия управления при Президенте Республики
Беларусь, [email protected]
Система менеджмента качества (СМК) в учреждении высшего образования (УВО)
создается и внедряется сегодня с целью обеспечения стабильного качества
предоставляемых потребителю образовательных услуг. Ориентирована она на повышение
конкурентоспособности УВО в условиях динамично развивающейся образовательной
среды и инновационного развития экономики.
СМК должна обеспечить эффективное использование ресурсов, принятие решений,
основанных на фактах, ориентацию на удовлетворенность потребителя и ожидания других
заинтересованных сторон. Достичь же устойчивого успеха можно только за счет
последовательного сбалансированного удовлетворения потребителей в течение
длительного времени. С этой целью высшее руководство УВО должно четко определить
стратегию и политику организации, для реализации которых необходимо разработать и
поддерживать в рабочем состоянии процессы и процедуры, обеспечивающие:
-их преобразование в измеримые цели для всех соответствующих уровней организации;
-оценку стратегических рисков и определение адекватных контрмер;
-планирование и осуществление необходимой деятельности;
-выделение ресурсов, требуемых для развертывания необходимой деятельности.
Учреждение образования, стремящееся к успеху и лидерству на рынке
образовательных услуг, ценящее свое время и ресурсы, вынуждено сегодня использовать
инновационные методы управления, делая ставку на использование средств
автоматизации для реализации основных и обеспечивающих процессов СМК.
Авторы данной работы предлагают эффективный способ управления бизнеспроцессами в УВО на основе подхода, изложенного в СТБ ISO 9004-2010 «Менеджмент
для достижения устойчивого успеха организации», через создание в рамках единой
информационной базы организации корпоративной АСУ, включающей комплекс
взаимосвязанных программно-управленческих модулей, направленных на реализацию
своей стратегии и политики в области качества. При этом могут использоваться
эффективные инструменты и техники менеджмента, предлагаемые международными
стандартами: ISO 10014 «Менеджмент качества. Руководство по созданию финансовых и
экономических выгод», ISO/TR 10017 “Руководство по статистическим методам
применительно к ISO 9001:2008», ISO/IES 31010 «Менеджмент рисков. Методики оценки
рисков», ISO 13053-2 «Количественные методы в улучшении процессов. Шесть сигм.
Часть 2. Инструменты и методы».
Для развертывания своей стратегии и политики УВО должно идентифицировать
взаимосвязи между процессами, грамотное описание которых и их реализация через АСУ
окажет существенную помощь в оценке функционирования организации. Обмен
информацией о стратегии и политике во внутренней среде должен быть содержательным,
своевременным и постоянным. Автоматизация основных функций обмена информацией и
документооборота должна предусматривать наличие механизма обратной связи,
периодическое оценивание и быстрое реагирование на внешние и внутренние изменения.
Процесс обмена информацией должен быть удобным для получателей информации и
происходить как в вертикальном, так и в горизонтальном направлениях.
Для организации информационного обмена пользователей в общем
информационном пространстве УВО и автоматизации процессов управления СМК
необходимо создание собственного либо адаптация заимствованного программного
продукта, предполагающего возможность проектирования процессов СМК в различных
режимах, возможность автоматизированного отслеживания динамики изменения
значимых параметров в контрольных точках основных этапов процессов и формирования
отчетной документации по мониторингу, целям в области качества, результативности
функционирования процессов, анализа СМК со стороны руководства за отчетный период.
Сегодня на рынке современных корпоративных информационных систем в настоящее
время имеется множество инструментальных средств, которые можно использовать при
построении СМК: Business Studio, Fox Manager, Allfusion Process Modeler и др. Большое
внимание при их выборе следует уделить возможности интеграции этих средств с
другими программными продуктами, вопросам удобства интерфейса для пользователя.
С применением АСУ УВО должно разработать и поддерживать в рабочем
состоянии процедуры сбора достоверных данных и преобразования их в форму,
необходимую для принятия решений. Для реализации поставленных целей система
информационного обмена должна быть надежной и обеспечивать целостность и
конфиденциальность информации, необходимый уровень защиты и доступности для
пользователей.
С целью достижения устойчивого успеха УВО должно обеспечить проактивный
менеджмент всех процессов, включая аутсорсинговые. Процессами необходимо управлять
как системой за счет создания сети их взаимодействия. Процессы и их взаимосвязи
должны регулярно оцениваться с целью осуществления действий по их улучшению.
Автоматизация процедур мониторинга, измерения и анализа их функционирования во
многом облегчит поставленную задачу, предоставив возможность сотрудникам УВО или
внешним аудиторам с любого рабочего места, при заданных правах доступа, оценить
результативность функционирования всех процессов, их «прозрачность», а также
актуальность используемой документации.
Для исследования динамики развития УВО необходимо определить ключевые
показатели деятельности (key performance indicator - KPI) – факторы, которые находятся
под управлением организации и очень важны для ее устойчивого успеха. KPI должны
быть измеримыми, давать возможность устанавливать соответствующие цели,
осуществлять мониторинг, делать оценку, прогнозировать тенденции и являться основой
для принятия стратегических и тактических решений. Данные показатели должны
последовательно распределяться на соответствующие процессы и функции для поддержки
достижения целей высшего уровня. Информация, полученная при анализе KPI, должна
учитывать такие факторы, как: потребности и ожидания потребителей образовательных
услуг, важность и приоритетность отдельных видов образовательных программ, их
рентабельность, результативность процессов и эффективное использование ресурсов,
соблюдение законодательных и иных требований.
Самооценку деятельности УВО должны использовать для оценки достигнутых
результатов по отношению к поставленным целям, а также для определения своих
сильных и слабых сторон. Она может помочь в расстановке приоритетов в планировании
и внедрении улучшений и инноваций.
Важным направлением реализации стратегии и политики УВО в рамках АСУ
должно стать внедрение комплекса программно-управленческих модулей по
проектированию образовательных программ, планированию учебной нагрузки кафедр и
распределению ее по ППС, учету выполнения нагрузки, контролю качества составления
расписания занятий, мониторингу обеспеченности дисциплин учебными программами и
электронными учебно-методическими комплексами. Такая информационная система
должна функционально взаимоувязывать все задействованные в этом процессе
структурные подразделения в рамках единой on-line информационно-образовательной
среды с централизацией этой деятельности в структурном подразделении, уполомоченном
на координацию и контроль качества функционирования соответствующих процессов.
Данная технология позволяет на каждом этапе планирования и организации
образовательного процесса осуществлять в рамках СМК мониторинг и измерение
характеристик значимых показателей для верификации соответствия их качества
установленным требованиям. При этом важным представляется автоматизированное
формирование документации не только по планированию учебной нагрузки ППС, но и по
ее выполнению в соответствии с расписанием занятий, отслеживание почасовой нагрузки
с целью недопущения превышения 240 часов в год и исключения возможности двойной
оплаты труда.
Содержание и структура мониторинга, порядок и последовательность прохождения
его этапов, процедур и операций определяется с точки зрения менеджмента качества
образовательного процесса с учетом внутренней логики развития и функционирования
УВО. Критериальные параметры описания методики его проведения должны быть
отражены в соответствующей нормативной документации УВО. Показатели отчетных
форм и значимые результаты мониторинга процессов должны выходить документально на
их результативность и выполнение целей в области качества. Отчетность по всем
направлениям функционирования организации может служить средством определения
нерезультативной или неэффективной деятельности и инициирования соответствующих
действий по улучшению. По окончании учебного года предполагается формирование
отчета УВО «Анализ СМК со стороны руководства за отчетный период», в котором
автоматически
должны
отражаться
достигнутые
показатели
относительно
запланированных критериев качества.
Автоматизация данных операций позволит снизить трудоемкость планирования,
управления и контроля качества бизнес-процессов УВО, оптимизировать численность его
сотрудников, что во многом определяет рентабельность и конкурентоспособность
учреждения образования в целом и образовательных программ, в частности.
Создание комплекса автоматизированных модулей управления СМК - сложный и
трудоемкий процесс, требующий инновационного решения комплекса проблем,
связанных, в том числе, и с отсутствием компетентного в данных областях персонала, и с
недостатком средств на материально-техническое сопровождение этих процессов. Однако
упущенные сегодня возможности для учреждения образования могут обернуться завтра
снижением его конкурентоспособности и потерей прибыли. Только заинтересованность
высшего руководства УВО, его грамотная и дальновидная позиция позволит привлечь
необходимые ресурсы для создания АСУ и реализовать задуманное, получив на выходе
целостное решение – функциональное, прозрачное, управляемое и надежное.
Внедрение такой АСУ актуализирует способность УВО в условиях динамично
развивающейся системы образования и рыночной экономики оперативно реагировать на
внешние факторы и с учетом своих внутренних интересов постоянно совершенствовать
систему подготовки специалистов.
Литература:
1. СТБ ISO 9004-2010 «Менеджмент для достижения устойчивого успеха
организации».