Ликвидированные организации

Ликвидируемые организации
Информация для ликвидационных комиссий (ликвидаторов) или
конкурсных управляющих ликвидируемых организаций.
ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в
Российской Федерации”
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) “Об
архивном деле в Российской Федерации” регулирует отношения в сфере
организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере
управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан,
общества и государства.
При ликвидации компании документы должны быть переданы на
хранение в государственный архив. Это требование не обсуждается ни для
коммерческих, ни для государственных организаций. Неважно, работала ли
ваша фирма ради процветания российского государства или сугубо на благо
частных лиц: часть документов непременно окажутся в распоряжении
государственного или муниципального архива. Какие документы и на каких
условиях нужно передавать в архив, мы расскажем вам в этой статье. Но
прежде необходимо отметить несколько важных законодательных актов,
которыми следует руководствоваться во время принятия решений о судьбе
документов ликвидируемой компании.
Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации
компании
Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации
организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном
случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций,
одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от
22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в
последнем документе практическую пользу представляет статья 23
«Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления,
организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов
архивными документами».
Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо
ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на
архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического
лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской
Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О
государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных
предпринимателей».
В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной
ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57
Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с
ограниченной ответственностью».
В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном
обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов
нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов
акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от
16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Какие документы нужно передавать на хранение
В государственный или муниципальный архив должны быть
отправлены документы постоянного срока хранения, документы по личному
составу сроком хранения 75 лет и (внимание!) документы временного срока
хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли. Требование о
передаче на архивное хранение документов временного хранения содержится
в ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской
Федерации». В частности, в п. 10 ст. 12 закона установлено: «При
ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате
банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в
состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы,
документы по личному составу, а также архивные документы, сроки
временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной
комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном
состоянии на хранение в соответствующий государственный или
муниципальный архив на основании договора между ликвидационной
комиссией
(ликвидатором)
или
конкурсным
управляющим
и
государственным или муниципальным архивом». Если вспомнить, что среди
документов временного хранения может оказаться важная юридическая и
бухгалтерская документация, то данное положение выглядит рационально
обоснованным с точки зрения закона.
Напомним, что сроки хранения документов определяются в
соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием
сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от
25.08.2010 № 558. Для быстрого определения сроков хранения можно
воспользоваться бесплатным интернет- сервисом.
2. Подготовка к передаче – описываются пошаговые действия
ликвидатора или конкурсного управляющего по подготовке документов к
передаче на хранение в отдел архивной службы. Также содержит
информацию о специалисте, ответственном за прием документов (ФИО,
контактный телефон).
Особенности формирования дел и экспертизы ценности документов по
личному составу
Приказы по личному составу должны формироваться в дела по датам
и номерам.
В случае, если приказы сформированы и прошиты в
делопроизводстве организаций неверно, дела начинаются с приказов за
декабрь, а заканчиваются январем, допускается непереформировывать
приказы. При проведении экспертизы ценности приказов оставляются на
хранение приказы по приему, перемещению, увольнению работников,
отпускам по уходу за ребенком до 3 лет, по оплате труда, смене фамилии,
имени, отчества, награждении, о направлении в зарубежные командировки,
командировки в полевые условия. Из приказов по личному составу
изымаются приказы, имеющие временный срок хранения: по
предоставлению очередных отпусков, отпусков без сохранения заработной
платы, учебных отпусков, командировкам, о наказании за нарушение
трудовой дисциплины. Если в организации имелись льготные профессии, а
документы, подтверждающие льготный стаж не сохранились, то тогда эти
приказы могут быть приняты на хранение в архив, так как в них есть
сведения, подтверждающие этот стаж.
На крупных предприятиях формирование приказов по личному составу
шло отдельно на прием работников, увольнение, перевод с должности на
должность, из одного структурного подразделения в другое. Вместо приказов
в ряде предприятий велись записки по личному составу. Записки необходимо
включать в описи дел наравне с приказами.
Приказы по основной деятельности включаются в описи дел в том
случае, если в них имеются сведения, которые можно использовать при
исполнении запросов граждан. К таким приказам могут быть отнесены
приказы о создании, реорганизации, ликвидации организации и ее
структурных подразделений, об утверждении структуры организации,
штатных расписаний, списка льготных профессий и др. Часто приказы по
основной деятельности сформированы вместе с приказами по личному
составу, если их переформирование признано нецелесообразным, то они
включаются в опись под общим заголовком. Например: «Приказы с № _____
по № _____ по личному составу и основной деятельности управления».
Личные карточки работников (Ф. Т-2) систематизируются в делах
по алфавиту фамилий, учитывая первые три буквы фамилий (Агарков,
Агинский, Агутин) за весь период существования организации. Карточки
формируются в дела, объем которых должен быть удобен при их
использовании (не нужно формировать слишком объемные дела).
Если карточки сформированы в делопроизводстве организации по году
увольнения работников и расположены в деле не по алфавиту фамилий, то
необходимо составить указатели, в которых в алфавитном порядке
перечислить фамилии, имена и отчества всех работников, карточки которых
отложились в данном деле и указать номера листов карточек.
В некоторых организациях личные карточки отложились в личных
делах, это оговаривается в исторической справке к фонду.
Часто в карточках не отражаются сведения о приеме, перемещении,
увольнении работников, если они отсутствуют, то необходимо решить
вопрос о целесообразности их приема.
На крупных предприятиях карточки вливались в картотеки работников
за весь период существования организаций. Эти картотеки должны
поступить на хранение в архив.
Личные дела работников формировались в организациях по мере
поступления в них документов. Поэтому при проведении экспертизы
ценности документов личных дел, документы располагаются в порядке,
обратном тому, который сложился в делопроизводстве. В начале дела
располагаются документы, отражающие процесс приема на работу:
- копия приказа (распоряжения) о приеме на работу;
- заявление о приеме на работу, направление или представление;
- анкета (личный листок по учету кадров);
- характеристика или рекомендательное письмо с последнего места работы;
- копии документов об образовании, наличии ученой степени или ученого
звания;
- автобиография;
- трудовой договор (контракт).
За документами, отражающими процесс приема на работу, в
хронологической последовательности помещают:
- дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
- копии документов (или выписки) о прохождении конкурса на замещение
вакантной должности; об утверждении в должности, переводе, поощрении;
- копии документов, подтверждающие повышение квалификации получение
ученой степени или ученого звания;
- аттестационные листы,
квалификационного разряда;
копии
решений
о
присвоении
лицу
- выписки из протоколов заседаний по установлению стажа непрерывной
работы, дающие право на получение процентной надбавки за выслугу лет;
- сведения об изменении фамилии;
- документы о представлении к присвоению почетных званий,
государственных наград, награждению министерств, ведомств (заключения о
премировании представления характеристики наградные листы и др.), в том
числе по отклоненным ходатайствам;
- документы по аттестации работника;
- договор о материальной ответственности и др.
Последними в личное дело помещаются документы об увольнении:
заявление и копия распорядительного документа.
В процессе делопроизводства, в личных делах должны составляться
внутренние описи документов. Из личных дел при проведении экспертизы
ценности документов изымаются документы временного срока хранения:
заявления и копии приказов об отпусках, копии приказов о командировках,
копии свидетельств о рождении детей, справки с места жительства и др.
документы второстепенного характера. В личных делах оставляют все
документы, которые могут подтвердить стаж работы, квалификацию,
награждение работников и изменения в оплате труда.
Документы личных дел нескольких работников при подготовке к
передаче на хранение в архив могут формироваться в одно дело,
располагаться по алфавиту фамилий работников. Количество листов в деле
не должно превышать более 150 листов. В таких делах документы
работников желательно проложить чистыми листами, на которых вынести
фамилию, имя и отчество работника. Если фамилия менялась в течение
работы в организации, то на обложку дела выносится последняя фамилия
работника, а в скобках указываются все другие фамилии в алфавитном
порядке. Каждое дело должно иметь внутреннюю опись, помещенных в него
личных дел, в которой перечисляются фамилии, имена, отчества, крайние
даты работы и номера листов каждого личного дела.
Личные дела имеют длительный срок хранения, но часть из них,
имеющих историческую ценность, оставляется на постоянное хранение. К
таким делам относятся личные дела руководителей организаций, работников,
имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени
и звания, участников войны, вооруженных конфликтов и других известных
граждан района, города. Личные дела, отобранные для постоянного
хранения, вносятся в опись дел постоянного хранения. Затем они могут быть
включены в архивную коллекцию знаменитых людей района, города.
Трудовые
договоры
(контракты).
Трудовые
договоры
систематизируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий
работников за весь период существования организации по годам.. В делах
составляются внутренние описи договоров.
Лицевые счета по заработной плате работников систематизируются
по алфавиту фамилий. Если лицевые счета велись по структурным
подразделениям, то внутри структурных подразделений они также должны
быть сформированы по алфавиту фамилий. Если лицевые счета не подшиты,
то они подлежат переформированию в алфавитном порядке независимо от
структурных подразделений. Если переформирование невозможно, к
лицевым счетам составляются указатели.
На некоторых крупных предприятиях и организациях лицевые счета
формировались на каждого работника за все годы работы на предприятии. В
этом случае на обложке дела и в описи в графе «Дата» указывается, за какой
период времени отложились лицевые счета (месяц, год). В опись лицевые
счета включаются по алфавиту фамилий работников.
Лицевые счета могут быть сформированы по табельным номерам
работников. Такое расположение можно сохранить, но на хранение в архив
должны поступить алфавитные книги с фамилиями работников и их
табельными номерами.
Расчетные или расчетно-платежные ведомости берутся на хранение
при отсутствии лицевых счетов. Необходимо учитывать, что расчетноплатежные ведомости могли формироваться вместе с бухгалтерскими
документами временного срока хранения, поэтому их необходимо изымать
из этих документов и формировать в дела за год. Расчетно-платежные
ведомости могут формироваться по структурным подразделениям, по
специальностям.
Особое значение для работников архивных учреждений имеет пункт
10 статьи 23 вышеназванного федерального закона, которая устанавливает
пути решения вопроса дальнейшего хранения архивных документов по
личному составу при реорганизации и ликвидации организаций. Важен
последний абзац статьи: «При ликвидации негосударственных организаций, в
том числе банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и
включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные
документы, документы по личному составу, а также архивные документы,
сроки временного хранения которых не истекли, передаются
ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в
упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный
или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной
комиссией
(ликвидатором)
или
конкурсным
управляющим
и
государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная
комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует
упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том
числе организации, ликвидируемой в результате банкротства».