шпаргалка бизнес

ШПАРГАЛКА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
УЧЕБНОГО ОФИСА
Суриков С.И.
Королькова И.Ю.
Иванова В.А.
Описание проекта
• Таблицы, наглядно прописывающие
алгоритмы выполнения основных задач
учебного офиса (далее УО) в удобной
форме.
• Каждый процесс имеет свою отдельную
таблицу.
• Целевая аудитория: в первую очередь
новые сотрудники УО.
Текущая ситуация –
1) чрезмерная информативность
Текущее меню «справочника
УО» в ЛМС
Текущее наполнение раздела «Отчисление»
Текущая ситуация –
2) недостаточная информативность
Текущее наполнение раздела «международная мобильность»
Предпосылки к созданию ранний проект таблицы по процессу
отчисления
Предпосылки к созданию ранний проект таблицы по процессу
международной мобильности
РЕЗУЛЬТАТ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА
ШПАРГЛАКИ
Итоговый вариант шпаргалки по процессу «Отчисление студента по собственному желанию»
1) Получить:
Заявление студента
★на имя
Кузьминова Я.И.
1,2) Выдать
обходной лист
2) Подготовить:
Справка об
успеваемости
★ на справке
печать отделения
+ подпись Рук. УО
★ выгружается из
АСАВ за весь
текущий год
обучения обучения
3) Запустить: СДОУ
Приказ
★ Приказ №13
(Рощин С.Ю.)
★ Вид СДОУ: "По
личному составу
студентов".
Подвид: "Об
отчислении"
★ в основании
приказа СДОУ
(заявление);
(справка)
4) Произвести в
АСАВ: отчисление
5) Создать: ДС на
расторжение в ИСПРО
★ Дата
отчисления как в
заявлении а не
дата приказа
★ только коммерч.
студенты (!)
4,2) Док-ты в дело
студента и в папку
приказов
5,2) Обработать
запись в ИС-ПРО
новым ДС
4,3) Запись в
Журнал Приказов
РЕЗУЛЬТАТ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА
ШПАРГЛАКИ
Итоговый вариант шпаргалки по процессу «Отчисление студента по инициативе ВШЭ»
Разработаны шпарглаки по
процессам:
• Процедуры отчисления студентов
– По собств. Желанию
– По инициативе вшэ
• Процедуры восстановления отчисленных
– Восст. Коммерч.
– Восст. Бюдж.
• Процедуры с академическими отпусками студентов
– Предоставление ак. Отпуска
– Выход из академ. Бюдж. Студента
– Выход из академ. Коммерч. Студента
• Процедуры перехода на ИУП
– Переход на иуп коммерч. Студента
– Переход на коммерч. Иуп бюдж. Студента
– Переход на бюдж. Иуп бюдж. Студента
• Процедуры переводов
– Внутри вшэ бюдж. И коммерч,
•
КР, ВКР, СТИПЕНДИИ, ГИА, АКАДЕМ. МОБИЛЬНОСТЬ.
Почему это нужно
• Существенно снижает время «включения» нового
сотрудника УО в работу;
• Снижает вероятность ошибок и банального «забыл
сделать»;
• Позволяет опытным сотрудникам напомнить себе,
“что нужно сделать”;
• Создает общую картинку процесса для других
участников процесса (студенты, ППС)
• Дополнят текущий справочник УО в ЛМС
наглядными пособиями по всем основным
процессам, не заменяя «большие» регламенты и
тексты.
ОБЗОР ЧАСТИ ПРОЦЕССА
Выход из академ. Коммерч. Студента
Пример обзора 4 этапов процесса – красным
выделены этапы, требующие от УО похода на
Мясницкую.
Анализ шапргалок может повлиять на процессы по
оптимизации деятельности УО.
Сложности и развитие
• Требуется регулярное обновление шпаргалки в рамках
изменений регламентов и правил;
• Корректировка списков СДОУ в связи со сменой ответственных
лиц и должностных обязанностей.
• Особенности процессов других подразделений (МИЭМ).
• Создание checklist для студентов и ППС
• Включение ссылок на регламенты по каждому процессу, ссылки
на все шаблоны, всех упомянутых в шпаргалке документов
(справки, заявления и т.д.)
Бонус – списки фамилий для работы с листом согласования и рассылки в
СДОУ
Текущая ситуация такова, что списки
согласования/рассылки СДОУ официально есть в
журнале форм приказов (без указания фамилий)
Первичное составление списков очень проблематично
для новых сотрудников без посторонней помощи.
Множество инструкций (например изменения в
списках по назначению стипендий), рассылаются
только на почту.
Данная шпаргалка решает все эти проблемы.
Спасибо за внимание