Услуги компании Iteca по организации Форума Услуги компании

УСЛУГИ КОМПАНИИ ITECA
ПО ОРГАНИЗАЦИИ
ФОРУМА
Услуги компании
Регистрация участия в Форуме
Застройка стендов и сопутствующих зон на выставках и конференциях
Техническое сопровождение события
Техническое оснащение мероприятий любой сложности включая
инновационные технологии и оборудование
Интерактивные системы демонстрации различной сложности
Строительство стендов по индивидуальному дизайну
Наш опыт: летний и зимний саммиты ОБСЕ , 7-й Исламский Международный
Экономический Форум (г. Астана, дворец Независимости), 7-я конференция
Министров «Окружающая среда для Европы», 38-я сессия совета министров
иностранных дел стран OIC , 10-й Юбилейный саммит стран ШОС, Форум
KAZENERGY, Форум Машиностроителей Казахстана и другие мероприятия
Услуги компании
Регистрация участия в Форуме
Система предварительной регистрации
участников и посетителей
Предварительная регистрация участников и посетителей
Работа с участниками
Ведение клиента с момента регистрации участия до момента окончания
мероприятия, информационное сопровождение участника до и после
события
Программное обеспечение для регистрации
Система регистрации любой степени сложности в соответствии с
предполагаемым количеством участников и посетителей и техническими
возможностями места проведения мероприятия
Сопровождение участника с момента приезда на территорию страны:
визовая поддержка, содействие в вопросах организации проживания,
трансферов
Транспортное сообщение между гостиницами, местом проведения события
и ключевыми точками в городе. Система "shuttle bus" по городу
Информационое сопровождение участника: полезная информация об
отелях, ресторанах, экстренных службах города, такси, экскурсии, авиа и ж/д
билеты и тд
Организация досуга участников: экскурсии, культурные мероприятия,
поездки в другие города РК и тд
Привлечение и координация работы волонтеров. Создание системы "живых
информаторов" (волонтеры) в общественных местах города
Услуги компании
Регистрация участия в Форуме
Бренд пакет мероприятия
Разработка дизайна и концепции материалов мероприятия и изготовление
(логотип, общий формат оформления территории, пакеты, сумки участников,
сувенирная продукция, бэйджи, блокноты, путеводители и тд)
Широкий выбор отечественных и зарубежных поставщиков сувенирной
продукции и необходимых материалов для проведения выставок и
конференций
DIGITAL сопровождение события
Создание сайта события
Мобильные приложения
Администрирование систем
Система питания на выставке
Создание системы питания и соответствующих зон, предусматривающую
максимально полный ассортимент
Поиск представителей системы общественного питания и координирование
системы питания на выставке
Специальные сопроводительные зоны
выставки
Создание и полное техническое сопровождение различных зон выставки:
медиа-зона, зона отдыха, зона семинаров, информационные киоски, и тд
Система регистрации участников
Регистрация участия в Форуме
Для подачи заявки на участие в Форуме/Конференции необходимо встроить ВИДЖЕТ на
сайт события.
На сайте события заполняется форма запроса на участие. В форму запроса необходимо
ввести следующие данные: ФИО, название компании, телефон, адрес электронной почты и
вид участия (делегат, спонсор, выставка).
Данный запрос автоматически передается менеджеру ITECA.
Менеджер ITECA обрабатывает запрос: направляет заявку на участие, после чего каждый
делегат получает электронное приглашение с индивидуальным штрих кодом. Данное
приглашение делегат сможет обменять на бэйдж делегата и необходимые материалы
(сумка, приглашения на обеды и приемы) на стойке экспресс регистрации.
Как работает система регистрации делегатов?
Формирование итогового списка делегатов
Менеджер ITECA направляет заблаговременно шаблон делегатского списка всем
ответственным сотрудникам для заполнения в части бесплатных делегатов и делегатов
категории VIP.
За неделю до начала Форума списки делегатов ITECA и всех вовлеченных сторон
необходимо объединить. Ответственные сотрудники высылают утвержденные списки в
ITECA для финальной обработки в системе регистрации ITECA.
Как работает система регистрации делегатов?
Регистрация на месте
Регистрация на месте (в дни проведения Форума) сегментируется по следующему
принципу:
VIP делегаты: регистрация / экспресс регистрация
Спонсор: регистрация / экспресс регистрация
Делегат: регистрация / экспресс регистрация
Выставка: регистрация / экспресс регистрация
Посетитель: регистрация / экспресс регистрация
Экспресс регистрация - регистрация посредством СКАНЕРА ШТРИХ КОДА. Данный
инструмент позволяет сократить поиск делегата в общем списке и регистрацию до 1
минуты с учетом выдачи всех материалов Форума.
Регистрация - стандартная регистрация посредством «ручного» поиска. Данный вид
регистрации необходим в случае регистрации новых делегатов, замены делегата,
исправления некорректных данных.
Преимущества системы регистрации делегатов
Данная система регистрации предусматривает бумажные
бэйджи стандартного размера 10 на 15 см. Данный размер
наиболее эффективен с точки зрения визуального восприятия,
информативности и коммуникации.
Система предполагает использование стандартных технических
средств для изготовления, что в разы сокращает расходы и
минимизирует риски технических неполадок.
Система позволяет хранить, и дублировать делегатские списки
как в системе, так и в формате EXCEL автономно.
Экспресс регистрация значительно сокращает процедуру
регистрации каждого делегата, что позволит избежать основной
проблемы на мероприятиях такого масштаба - возмущенной
очереди при входе.
Преимущества системы регистрации
Фокус на участника и посетителя
Система проверена в ходе работы более чем 40 мероприятий ежегодно.
Система предусматривает:
бесперебойную работу с более чем 1000 контактов одновременно
возможность каждому участнику самостоятельно обновлять свои персональные
данные
возможность предварительной регистрации online, что позволяет сэкономить время
при регистрации on-site, в месте проведения мероприятия
постоянное обновление общей базы данных без привлечения отдельного специалиста
комплекс специальных инструментов, позволяющих формирование различных видов
отчетов
учёт посетителей, участников и делегатов в любом месте проведения мероприятия*
*Передача собранных с Data-коллекторов данных осуществляется в конце рабочего дня.