Управление офисной печатной инфраструктурой
реклама
Управление офисной печатной инфраструктурой: перспективные предложения, опыт внедрения Сергей Леонидович Крук Заместитель директора «Марко-Плюс» Какова роль бумажных документов? • 7,5 млрд. документов производится каждый год • 82% организаций отмечают, что печатные документы критичны для успешного ведения их бизнеса • 70% руководителей утверждают, что задержка приведения документов в соответствие с требованиями бизнеса делают компании менее подвижными Сопровождение процессов Инвойсы, заявления, формы, отчеты Поддержка продукции Обучающие материалы, руководства, инструкции Документы как продукция Информационные буклеты, страховые полисы, брошюры • В среднем 45% времени руководителей уходит на работу с документами Бумага Электронные образы Управление контентом Сколько стоят документы? «В среднем каждые 5 сотрудников компаний используют 2 печатных устройства с утилизацией < 2%» (Xerox) «Для большинства организаций себестоимость документов составляет от 5% до 15% оборота» (Gartner) «2/3 интервьюированных организаций не смогли оценить, сколько они тратят на документы» (IDC) При этом «…от 16% до 25% приходится на производство документов в офисе» (CAP Ventures) «Большинство компаний могут сократить свои расходы на печать на 10-30%» (Gartner) Можно ли эффективно управлять тем, что нельзя измерить? Почему аутсорсинг? Стратегия Тактика Фокус на основном бизнесе Сокращение затрат и управление операционными расходами Доступ к передовым технологиям Ускорение бизнеса за счет ре-инжиниринга процессов Причин, по которым компании выбирают аутсорсинг Высвобождение наличности (cash) Консолидация средств для капитальных инвестиций Отсутствие собственных ресурсов с необходимой квалификацией Разделение рисков Высвобождение ресурсов под решение приоритетных задач Прозрачность и управляемость бизнеспроцессов Наше предложение Мы поддерживаем печатную среду любой сложности Центральные офисы Распределенная филиальная сеть Удаленные работники Центры печати Мы создаем отлаженную инфраструктуру Комплексное обслуживание Расходные материалы Планирование и логистика Центр поддержки пользователей Мы используем консалтинговый подход для решения задач клиента Разработка стратегии оптимизации Управление изменениями Безопасность и контроль Защита окружающей среды Портфель Услуги по управлению офисной печатной инфраструктурой 1. Услуги по поддержке парка офисного печатного оборудования 2. Услуги по управлению офисной печатной инфраструктурой 3. Создание сервисов централизованной печати Возможности для сокращения издержек Оптимизация парка оборудования • • • • • Рационализация парка Избавление от затратных единиц Консолидация устройств Переход на новые технологии Избавление от резерва устройств Расходные материалы Производительность труда • • • • Прочие возможности • Дополнительные скидки от поставщиков • Снижение нецелевого использования • Своевременное планирование • Управление складами • Инфраструктура поддержки • • Модернизация процессов техобслуживания • Повышение утилизации оборудования • Единый центр поддержки пользователей • Сокращение количества обращений в службу поддержки Проактивный мониторинг устройств Унификация Повышение уровня удовлетворенности внутренних заказчиков Непрерывность ведения бизнеса • • • • Отсутствие начальных инвестиций Снижение отходов (технология follow-me) Избавление от административных, непредвиденных и косвенных затрат Прозрачность и прогнозируемость расходов Мультивендорная поддержка Управленческая отчетность Снижение затрат на офисную печатную инфраструктуру IT персонал 5-10% экономии HelpDesk Принтеры Факсы Начальная ситуация Копиры Принтеры Факсы Оборудование Копиры Новый уровень затрат Расходные материалы Услуги EPS (Поддержка парка печатного оборудования) Первый месяц договора Целевой уровень затрат Услуги Запчасти Оборудование Базовый уровень затрат Ремонты Около 30% экономии Услуги EPS (Управление офисной печатной Инфраструктурой) XEROX Оставшееся оборудование Стратегия оптимального развития, 3-5 лет Модель оказания услуг Xerox По всему миру Xerox следует единым стандартам, охватывающим все составляющие Модели оказания услуг: • Управление персоналом • Технологическое обеспечение • Операционные процессы • Руководство и контроль • Управление взаимоотношениями • Управление финансами Page 9 Преимущества подхода Xerox Обследование Проектирование Внедрение Управление/ Преобразование Page 10 • Аудит всего парка периферийных устройств • Сбор данных об объемах печати каждой единицы оборудования за период • Анализ печатных потоков • Сбор данных о прямых расходах на печать • Оценка стоимости процессов поддержки инфраструктуры • Полная картина состава и структуры парка периферийных устройств • Объективный анализ совокупной стоимости владения инфраструктуры • Понимание потребностей групп пользователей Преимущества подхода Xerox Обследование • Разработка сценария рационализации парка оборудования (поэтажные планы, политики печати) • Подготовка предложения по необходимым заменам и/или утилизации оборудования • Расчет показателей эффективности – экономия, высвобождаемые ресурсы, сокращение отходов, снижение непроизводительных потерь • Соблюдение баланса между сокращением затрат и требованиями бизнеса • Аргументированная картина будущего • Целевой показатель достигаемой экономии, модель ценообразования • Согласованные метрики качества (SLA) • Согласованный план внедрения услуги Проектирование Внедрение Управление/ Преобразование Page 11 Преимущества подхода Xerox Обследование • Совместное управление изменениями • Поэтапное внедрение по согласованному плану • Внесение корректив при необходимости Проектирование • Коммуникационный план для внутренних заказчиков Внедрение • Отлаженные процессы обслуживания, поддержки пользователей, планирования и поставок • Сформированные команды по управлению контрактом, устоявшиеся схемы взаимодействия • Отсутствие сбоев в рабочих процессах пользователей Управление/ Преобразование Page 12 Преимущества подхода Xerox • Контроль достижения целевых метрик (SLA), регулярные встречи по качеству услуг • Измерения уровня удовлетворенности пользователей • Быстрое реагирование на запросы и изменения • Постоянный поиск возможностей для повышения эффективности • Оптимизированные процессы печати, отвечающие требованиям бизнеса • Ежемесячная отчетность, прозрачность расчетов, управление расходами • Планомерное снижение затрат • Повышение производительности сотрудников Обследование Проектирование Внедрение Управление/ Преобразование Page 13 Реальный результат внедрения услуги 29% Сокращение затрат на печать Задачи • Широкая географическая распределенность • Охват всех офисов, центров банковских услуг и удаленных рабочих мест, а также операционных касс • Более 2500 сотрудников • Около 1000 устройств • Достижение четко поставленных целей по сокращению затрат Результаты Решение • • • Повышено соотношение количества пользователей на количество устройств Центральная система мониторинга, благодаря которой обслуживание и анализ затрат стали более эффективными Выкуп оргтехники различных вендоров • • • Прозрачность и прогнозируемость затрат Сокращение затрат на печать на 29% 99% доступность устройств Выгода на перспективу Затраты и инвестиции • • • • Контрактно гарантированная экономия Полная прозрачность затрат Отсутствие капитальных инвестиций Сокращение налогооблагаемой базы Планирование и контроль • • • • Соответствие стандартам Продуктивность • • • Парк устройств, оптимизированный под конкретные задачи пользователей Проактивный мониторинг Дополнительные сервисы Единая точка ответственности Обязательства по SLA Консолидированная отчетность Мониторинг уровня удовлетворенности • • • • Разграничение прав доступа Аудит печатных работ Защищенная печать Меры по защите окружающей среды Перспективные предложения Сервисы централизованной печати Документы тиражной печати Руководства, справочники, книги Увеличение эффективности производства документов за счет возможностей финишной обработки (скрепление, брошюровка и т.д.) Q3/Q4 - 2009 Финансовые и кадровые документы Повышение уровня защиты конфиденциальных документов путем авторизованного размещения заказов и четкого контроля Типовые формы Стандартизация форм, автоматизация документоемких бизнес-процессов и замещение дорогостоящих систем хранения документов Презентации и брошюры для продаж Высокое качество печати, управление цветом - высокий уровень исполнения документов и строгое соблюдение корпоративного стиля, укрепление бренда Печать с мобильных устройств Еще один путь повышения производительности сотрудников Сотрудники, выполняющие свои обязанности удаленно вне офиса Сотрудники, работающие с помощью персональных мобильных устройств Сотрудники, значительную часть времени работающие из дома Быть мобильным еще никогда не было так легко, как с Xerox Все, что вам нужно – это смартфон Решение SafeQ Основные возможности • Ограничение доступа к принтерам и МФУ к функциям (копирование/сканирование/печать) к полноцветной печати установка лимитов • Маршрутизация работ печати сканирования • Учет всех типов работ по пользователям по подразделениям по проектам Решение SafeQ Учет печати на сетевых принтерах 1. Пользователь посылает задание на печать с рабочей станции. Работа передается на сервер SafeQ. 2. SafeQ немедленно пересылает данные на принтер. 3. Работа печатается, а SafeQ производит учет. Рабочая станция сервер SafeQ Сетевой принтер ERP или внешние приложения для анализа Решение SafeQ Безопасная печать 1. Пользователь передает на печать задание с рабочей станции. Задание передается на сервер SafeQ. 2. Пользователь подходит к принтеру и идентифицируется. Рабочая станция сервер SafeQ принтер/МФУ с терминалом SafeQ 3. SafeQ передает задание на принтер. Пользователь контролирует печать. 4. Данные о работе сохраняются на сервере учета. ERP или внешние приложения для анализа Почему Xerox? догоняющие Lexmark способность к реализации • Ответственность за конечный результат • Разработанная и внедренная Модель оказания услуг, запатентованные технологии • Использование методологии Lean Six Sigma • Самый полный на рынке модельный ряд офисных устройств • Более 100 высококвалифицированных инженеров • Более 300 авторизованных сервисных партнеров обеспечивают 100%сервисное покрытие 83 регионов России • Практика успешно реализованных проектов в России лидеры Xerox HP Ricoh Pitney Bowes Canon Toshiba Oce Konica Minolta нишевые игроки видящие вперед понимание процессов Xerox занимает наибольшую долю мирового рынка в области управления офисной печатью и является лидером в сегменте принтеров и многофункциональных устройств 2010 Gartner Magic Quadrant for Managed Print Services Worldwide. Решения Xerox & Marco Выгоды от сотрудничества Безопасность – конфиденциальность документа гарантирована Гибкость – возможность у пользователя забрать свои отпечатки с любого принтера Экономия – квоты на печать, удаление ненужных работ до печати, принудительный дуплекс, монохромная печать и т.д. Контроль – гибкая система отчетности и контроль печатных работ Экология – экономия бумаги, тонера, электроэнергии Большое спасибо за внимание. ООО “Марко Плюс” Ул. Минина, 23a, Минск Тел./факс: +375 17 207-83-82 [email protected] www.marco.by
