ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ЭДО: ПОЛУЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ, ОБРАБОТКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ Рыков Николай

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ЭДО:
ПОЛУЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ,
ОБРАБОТКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ
Рыков Николай
Продукт-менеджер по программным решениям
CIO Congress, Kirov, 2015
1
АКТУАЛЬНОСТЬ
При общей динамике рынка ИТ 6% (по
данным IDC) в 2013 году рынка СЭД
прирост составил ~23%
65% информации хранится в облаках
Результаты опроса 1118
респондентов*:
Каждые 12-18 месяцев количество
данных в мире удваивается, при
этом более 80% из них являются
неструктурированными**
– 64% компаний, начиная с 2013
года, начали переход к
электронному документообороту
– 33% компаний испытывают
проблемы с поиском документов
– Всего 55% компаний уже
используют мобильные системы
для доступа к контенту ECM/EDM,
20% планируют внедрение
– 38% документов вводятся в
систему управления вручную
* Исследование рынка ECM и СЭД 2014 от DOCFLOW (от 28.01.2015)
** AIIM Webinar: «Information Governance Comes of Age: Take control of your enterprise data».
CIO Congress, Kirov, 2015
2
ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ
ЦЕЛЬ
Создание эффективной системы обработки
бумажной и электронной информации
ЗАДАЧИ
Определение структуры процессов получения
информации, обработки, распределения и
структурирования электронных документов
Механизмы реализации бизнес-процессов на
основе изменяемых шаблонов
Технологические преимущества использования
МФУ
Эффективная обработка документов с
использованием МФУ
CIO Congress, Kirov, 2015
3
ПОЛУЧЕНИЕ ДАННЫХ
Для бумажных документов
– Сканирующие устройства
(автономные или в составе МФУ)
Для электронных документов
– Файловые каталоги (протокол
SMB)
– WebDAV
– FTP
– E-mail
– Базы данных
– ERP, CRM, EDM и т.п.
На этом этапе осуществляется
прием бумажного документа или
же цифрового файла для
последующей передачи в систему
обработки и распознавания
CIO Congress, Kirov, 2015
4
ОБРАБОТКА ДАННЫХ
Функции распознавания
– Распознавание штрихкодов
– Распознавание наборного текста (OCR)
– Распознавание рукописного текста (ICR)
– «Зональное» распознавание элементов
документа
– Распознавание меток (OMR)
Функции обработки растра
– Программные фильтры обработки растра
(размытие, резкость, удаление артефактов
и т.д.)
– Удаление пустых страниц
– Автоматическое выравнивание
изображения относительно листа
– Сжатие пакета растровых данных с целью
эффективной передачи (ABC-compression)
Внесение дополнительной информации в
документ после обработки
– Создание штрих-кодов
– Создание произвольных штампов
– Маркировка значениями переменных,
полученных на предыдущем этапе
На этом этапе осуществляется
работа с элементами документа
на растровом уровне:
распознавание символов, кодов,
получение значений переменных,
слияние данных с другими
источниками
CIO Congress, Kirov, 2015
5
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ И СТРУКТУРИРОВАНИЕ
Преобразование обработанной
информации
– PDF, PDF/A, cPDF
– XPS
– OOXML (DOCx, XLSx, PPTx)
– JPG, TIFF, BMP
– XML, Script, TXT (для переменных)
Распределение файлов
– СЭД, ERP, CRM и прочие системы (на
основе XML карты документа)
– Файловое хранилище на базе ОС
Windows (протокол smb)
– FTP
– WebDAV
– Базы данных
– Облачные хранилища (Google Drive,
Evernote и другие)
– E-mail
На этом этапе создаются файлы
документов, распознанных
данных и распределяются
согласно правил, закладываемых
в систему ЭДО
CIO Congress, Kirov, 2015
6
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ НА ОСНОВЕ ШАБЛОНОВ
Рассмотрим схему на примере DN Essentials и DN Server
Получение
Обработка
Распределение
Система
Document
Navigator
Essentials
Расширения,
доступные в
Document
Navigator
Server
CIO Congress, Kirov, 2015
7
ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ПРЕИМУЩЕСТВА
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МФУ
Скоростное
однопроходное
сканирование до
180 оригиналов
в минуту
Поддержка форматов PDF/A,
Encrypted PDF, Searchable
PDF, XPS, Compact PDF/XPS,
OOXML (xlsx. docx, pptx)
Возможности сканирования:
E-Mail, FTP, SMB, WebDAV,
DPWS, ящик пользователя,
сетевое TWAIN, USB
Мощный процессор для
быстрой обработки
изображений
Потоковое
сканирование
многостраничных
документов
Автоматическая
подача до 150 листов
Удобная навигация и
интуитивное меню
Поддержка встроенных
приложений
Автоматическая
маркировка документов:
добавление штампов,
номеров дат,
пользовательской
информации
CIO Congress, Kirov, 2015
8
ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ПРЕИМУЩЕСТВА
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МФУ
Можно добавлять вопросы для любого сценария
Задание выполняется с панели МФУ
Значительное сокращение времени и количества
действий для сканирования и архивирования
Реализация сценария по нажатию одной кнопки
CIO Congress, Kirov, 2015
9
ПРИМЕР ЭФФЕКТИВНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
МФУ ДЛЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Требуется 16
целевых каталогов!
1
2
3
Для создания/использования иерархии в виде 21 каталога с помощью МФУ
понадобится всего 1 шаблон!
CIO Congress, Kirov, 2015
10
ПРИМЕР ЭФФЕКТИВНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
МФУ ДЛЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документы
промаркированы
штрихкодом
МФУ активирует
сценарий с
распознаванием кода
Автоматически
формируется архив
документов
CIO Congress, Kirov, 2015
11
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Автоматизация электронного
документооборота позволяет:
– повысить скорость движения документов
– снизить трудоемкость работы по
подготовке документов
– повысить оперативный контроль
исполнительской дисциплины
– обеспечить оперативность поиска
документов
– сократить непроизводительные затраты
рабочего времени сотрудников
– снизить уровень риска утери документов
Эффективность автоматизации
достигается за счет современных
программных систем, которые
интегрируются с МФУ
В работе задействовано небольшое
количество операторов, затраты на
обучение которых минимальны
Суммарные расходы на обработку
документов сокращаются более чем на
50%, а скорость ввода данных в
информационные системы
увеличивается в 3-10 раз**.
Есть мнение:
– Выводок индивидуальных принтеров на каждом
столе вкупе с отдельными факсами, копирами и
сканерами могут позволить себе организации, для
которых финансовая сторона вопроса значения не
имеет. Либо просто в том случае, когда всё это
закуплено давно и спокойно доживает свой век.
Но и в этих ситуациях лучше заблаговременно
озаботиться приобретением мощного
сетевого МФУ, сочетая удобство для
пользователя от индивидуальной печати с
экономичностью и качеством сетевой.
Сергей Шашлов (из цикла статей «Азбука сисадмина» при
поддержке iXBT.com*)
*С. Шашлов. Аппаратное обеспечение бумажного документооборота, ECM-Journal.ru
** По данным исследования компании ABBYY, 2015
CIO Congress, Kirov, 2015
12
ИСТОЧНИКИ
Информацию о продуктах и технологиях можно узнать на сайте
– www.konicaminolta.ru
Ознакомиться с продуктами можно на специальных веб-сайтах:
– dne.kmproduct.ru
– dns.kmproduct.ru
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
Николай Рыков
[email protected]
CIO Congress, Kirov, 2015
13