на слайдах демонстрируется вымышленное заседание

АФК «Система»
Портал Совета Директоров
О компании
Основанная в 1993 году, на сегодня АФК «Система» – крупнейшая в России и СНГ публичная диверсифицированная корпорация.
Активы под управлением:
$46 млрд
Доход 2010:
$28 млрд
Рыночная капитализация:
$8.3 млрд
Миссия
• АФК «Система» сфокусирована на долгосрочном росте акционерной
стоимости за счет достижения высокого возврата на
инвестированный капитал и диверсификации инвестиций.
• Инвестиционный портфель АФК «Система» состоит из уникальных
бизнесов, включая развитые компании, генерирующие стабильный
денежный поток, а также компании на ранних стадиях развития с
высоким потенциалом роста
Стратегия
История успешного
сотрудничества с
иностранными
компаниями
(Проект/Партнер):
• РОСНО/Allianz
• МТС/Deutsche Telecom
• SITRONICS/Siemens
• Intourist/Thomas Cook
342 место в списке Fortune Global 500 и
названа самой быстрорастущей
компанией в России
7 место в Top-400 крупнейших Российских
компаний (рейтинг Expert 400)
Бренд MTС назван самым дорогим в
России (BRANDZ)
Башнефть названа самой быстрорастущей
компанией по рыночной капитализации
(рейтинг Expert 400)
• Стать лидером среди мировых инвестиционных компаний
• Предлагать инвесторам доступ к уникальным сделкам
• Активное управление портфелем инвестиций
Концерн РТИ Системы вошел в список 100
крупнейших оборонных компаний мира
(Defense News)
Активы:
М.Шамолин занял 1е место в списке
Power-100 как лучший топ-менеджер в
телекоме по СНГ и Восточной Европе
(рейтинг Global Telecoms Business)
• Инвестиции в нефтегазовую промышленность, энергетику, телекомы,
ритейл и технологический сектор – 14 компаний лидеров рынка
• Портфель разделен на Базовые и Развивающиеся активы на
основании их размера, генерируемых денежных потоков,
перспективности и инвестиционной стратегии АФК «Система»
37 менеджеров АФК «Система» вошли в
список ТОП-1000 лучших менеджеров
России (рейтинг Commersant & Russian
managers association)
АФК «Система» заняла 342 место в 2010 году по данным списка Fortune Global 500 и
названа самой быстрорастущей компанией в России
2
VIP Collaboration: Портал СД – зачем нужен?
Высшим органом корпоративного управления является Заседание Совета директоров.
Участники – топ-менеджмент компании и независимые директора.
Особенности ранее используемого процесса по подготовке и проведению заседаний Совета директоров
Информирование по
e-mail
• Новости
• Биржи
• Оповещения
• Небезопасная
пересылка, хранение
и работа с
материалами СД
На заседании
• до 500 листов в 20
экземплярах
• Невозможность
оперативной замены
доклада
• Трансляция доклада
только на одном
языке
Работа секретариата
• Ручные рассылки
• Сложное согласование
• Ручное формирование справки по
поручениям
Требуется
• Удобный доступ к
архиву для членов СД
• «Чат»
• Удаленный доступ
• Неудобное хранение документов
в архиве СД
• Защищенное
хранение документов
• Предварительное обсуждение по
e-mail и телефону
• Календарь заседаний
Основные причины неиспользования топ-менеджерами информационных систем:
- неадаптированный или недружественный интерфейс
- непроработанные вопросы безопасности
- требуется использовать громоздкое оборудование, ПК или ноутбук
Процедуру подготовки и проведению заседаний требовалось улучшить. При этом надо было учитывать,
что топ-менеджеры это обособленная группа лиц, которым нужен свой, особенный инструмент для
совместной работы, работающий на любых мобильных устройствах, в том числе на планшетах
3
VIP Collaboration: Среда совместной работы для топ-менеджеров
Цели и задачи проекта:
•Создание Портала для работы членов Совета директоров, Правлений, Комитетов
•Создание полного цикла подготовки и работы заседаний по Корпоративному управлению
•Создание ресурса для коммуникаций топ-менеджмента
Удобство работы
Информирование
Справочная информация
• Простой интерфейс и удобство
доступа к информации
• Важные события внутренней и внешней жизни
Корпорации
• Контактная информация по
участникам
• «Прозрачная» система
безопасности
• Биржевые новости, котировки, ценные бумаги
• Ежедневная справка по
поручениям
• Минимизировать
использование бумаг
• Оповещения о новой информации на Портале
• Новости для членов СД
На заседании
Подготовка
• Календарь заседаний
• Подготовка и согласование
материалов до размещения
• Утверждение секретарем СД
• Обсуждение материалов
• Актуальная справка по
поручениям к СД
• Самостоятельный просмотр материалов
После заседания
• Трансляция презентации на выбранном языке
• Протокол заседания
• «Чат»
• Архив материалов
• Удаленный доступ отсутствующих участников
заседаний
• Не использовать бумажный носитель
Предоставлена возможность коммуникаций и совместной работы Менеджменту всех
уровней как по горизонтали, так и по вертикали
4
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Планирование работы СД, Правлений и Комитетов (1/3)
Главная страница – Совет директоров
Разделы коллегиальных
органов управления
Выбор
языка
Текущий
пользователь
Архив и
календарь
заседаний
Общий
новостной
блок,
Переход в
раздел
«новости»
Переход в
раздел
«ценные
бумаги»
Календарь
ближайших
заседаний
Не
прочитано
Предоставлена возможность удобной работы в рабочей области, содержащей всю
необходимую информацию
Основные
события в
компаниях
группы,
переход в
новости
Корпорации
5
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Планирование работы СД, Правлений и Комитетов (2/3)
Главная страница – Комитеты
Для секретаря
комитета или
Совета
директоров
доступны
дополнительные
элементы
управления,
например,
добавить
заседание
Можно выбрать
календарь
работы
Правления или
необходимого
комитета
Возможность выбора календаря определенного Комитета. Разграничение прав доступа
предусматривает просмотр только разрешенного календаря заседаний
6
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Планирование работы СД, Правлений и Комитетов (3/3)
Добавление заседания, вопросов повестки, материалов по вопросу (доступно для Секретариата)
Окно загрузки и
утверждения
материалов
Окно
создания
заседания
Выбор
участников
заседания
(докладчики
по вопросам
будут
добавлены в
участники
автоматически
при
назначении
докладчика на
вопрос)
Возможность указать
проект решения по
вопросу
Область обсуждения и
предварительного
согласования
материалов вопроса
Удобный и понятный интерфейс не только для членов Совета директоров, но и для
сотрудников обеспечивающих подготовку заседаний, материалов и поддержку Портала СД
7
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Подготовка материалов и их предварительное обсуждение (1/3)
Страница заседания (на слайдах демонстрируется вымышленное заседание)
Переход
в чат
Докладчик
по вопросу
Возврат на
главную
страницу
Обсуждение
вопроса
Согласование
материалов
Переход к
презентации
Повестка
заседаний
Предоставлена возможность предварительного рассмотрения и обсуждения материалов
из любой точки мира, отмечается непрочитанная и обновленная информация
8
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Подготовка материалов и их предварительное обсуждение (2/3)
Обсуждение материалов
Докладчик
по вопросу
Переход к
материалам
вопроса
Отметки о новом
сообщении и
количестве сообщений
Кнопки
прокрутки
Предоставлена возможность предварительного рассмотрения и обсуждения материалов
из любой точки мира, отмечается непрочитанная и обновленная информация
9
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Подготовка материалов и их предварительное обсуждение (3/3)
Страница ознакомления с материалами по вопросу повестки
Удобный интерфейс доступа, просмотра и предварительного обсуждения материалов
10
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Проведение заседаний Совета директоров, Комитетов (1/2)
Страница заседания
Трансляция
идет на
языке
пользователя
Малое окно
трансляции
в зале
заседаний
позволяет
постоянно
следовать за
докладчиком
Полноэкранный
режим
трансляции
Возможно использовать весь функционал Портала СД как с мониторов в зале заседаний, так
и мобильных устройств (в т.ч. iPad). Во время доклада на заседании СД можно «следовать 11
за докладчиком» и переключиться в полноэкранный режим трансляции в любой момент.
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Проведение заседаний Совета директоров, Комитетов (2/2)
Возможность работы с документами Портала СД при следовании за докладчиком в малом окне
Трансляция
идет на
языке
пользователя
Ознакомление
с материалами
производится
на языке
пользователя
Есть возможность «забежать» вперед, вернуться назад в транслируемой презентации не
мешая докладчику или просмотреть другие материалы. При нажатии на малое окно
трансляции – вернуться к транслируемым слайдам в Зале заседаний
12
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Информация об участниках, контактная информация, чат
Страница участников заседаний
Контактная информация содержит сведения о всех участниках заседания, докладчиках и
приглашенных, а так же ключевых людях в Группе компаний.
Чат возможно использовать в любое время, в том числе во время заседания
13
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Автоматизация работы секретариата Совета директоров
Страница автоматической подготовки протокола
Возможно автоматически формировать предзаполненные документы
14
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Справочная информация (1/2)
Страница «Инструменты инвестора»
На Портале СД размещена необходимая справочная информация
15
* на слайдах демонстрируется вымышленное заседание
Справочная информация (2/2)
Страницы Новости и новости компаний Корпорации
На Портале СД размещена необходимая справочная информация
16
Как создать Портал СД за один месяц
Укрупненный график проекта
Уточнение задачи,
выбор Исполнителя
4 недели
• Сбор требований
• Определение объема
проекта
• Выбор Исполнителя
«Ситроникс ИТ»
• Выбор платформы
• Подготовка тестовой среды
• Формирование команды
Прототип
1 неделя
• Создание прототипа
системы
Создание
2 недели
• Привлечение
дизайнеров
• Согласование дизайна
• Прототип был не
согласован
• Замена стандартного
интерфейса Sharepoint
• Уточнение требований
• Распараллеливание
работ
• Расширение объема
проекта
• Ежедневный
мониторинг
Согласование,
тестирование,
отладка и установка
2 недели
• Согласование релиза
• Тестирование в зале
заседаний и на iPad
• Установка клиентов за 10
дней до даты СД
• Обучение тех.персонала
обеспечения Заседания
Заинтересованность Заказчика и Исполнителя в успешном выполнении проекта и
поддержка со стороны топ-менеджмента – главное условие реализуемости проекта
17
Интранет-инструменты для подготовки и проведения заседаний
Жизненный цикл заседания
Во время заседания
До заседания
• Создание и своевременная актуализация
расписания и повесток заседаний
• Размещение материалов по вопросам повестки и
ролевая процедура согласования
• Согласование комплекта материалов по вопросу
секретарем коллегиального органа
• Оповещение участников заседания об изменениях
и обновлениях *
• Возможность предварительно обсуждать
материалы участниками заседаний *
• Двуязычный интерфейс (рус/eng)
• Просмотр справки о поручениях *
• Отметки о новых или непрочитанных материалах *
• Исключительная ответственность за
работоспособность портала СД во время
проведения заседаний
• Трансляция докладчиком своей
презентации с любого места в зале или
удаленно из любой точки мира *
• Возможность «следовать за докладчиком»
и самостоятельно смотреть как текущую
презентацию, так и любую другую *
После
заседания
• Размещение
протокола
• Оповещение
участников
заседания
• Возможность смотреть трансляцию и
материалы на портале на рус/eng языках *
• Просмотр справки о поручениях
• Удаленное подключение к трансляции
материалов *
Постоянно
• Размещение новостей *
• Актуализация контактной информации *
• Оперативное реагирование поддержки Портала СД
на запросы пользователей
• Решение проблем на мобильных устройствах
пользователей по телефону
Портал СД АФК «Система» содержит полный набор интранет-инструментов для
подготовки и проведения заседаний Совета Директоров , Правлений и Комитетов
18
Планы развития
Портал СД – востребованный продукт на рынке ПО автоматизации корпораций
Функционал
• Аудио и видео он-лайн
трансляция из зала заседаний
на Портале для возможности
удаленного подключения
участников
• Персональные заметки на
материалах
Тиражирование
• Внедрение Портала СД в
других компаниях группы
• Распространение решения на
прочие совещания,
формирование базы знаний
корпорации
Портал СД – перспективное направление развития корпоративного управления с
использованием интранет технологий и внутренних cloud services
19
20