Презентация по Excel

Электронные
таблицы
• 10-11 классы
Карнаухова Оксана Сергеевна,
МОУ «СОШ №8 г.Саратова»
Электронные таблицы позволяют
обрабатывать большие массивы числовых данных. В
отличие от таблиц на бумаге, электронные таблицы
обеспечивают проведение динамических вычислений,
т.е. пересчет по формулам при введении новых чисел.
В математике с помощью электронных таблиц можно
представить функцию в числовой форме и построить
ее график, в физике – обработать результаты
лабораторной работы, в географии или истории –
представить статистические данные в форме
диаграммы.
Электронная таблица – это
работающее в диалоговом режиме
приложение, хранящее и обрабатывающее
данные в прямоугольных таблицах.
Интерфейс
MS Excel 2007
Электронные
таблицы
Microsoft Excel - очень мощное
средство
создания
и
ведения
различных
электронных
документов.
Запуск
программы:
1). ПУСК – ВСЕ ПРОГРАММЫ –
MICROSOFT
OFFICE
–
MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007;
2). С ПОМОЩЬЮ ЯРЛЫКА НА
РАБОЧЕМ СТОЛЕ.
При запуске вы увидите
следующее окно программы:
КНОПКА
OFFICE
ВКЛАДКИ
ПАНЕЛЬ БЫСТРОГО
ДОСТУПА
СТРОКА
ЗАГОЛОВКА
ГРУППА
ЗАКРЫТЬ
ЛЕНТА
СВЕРНУТЬ
ПОЛЕ
ИМЕНИ
ВОССТАНОВИТЬ
СТРОКА
ФОРМУЛ
РАБОЧАЯ
ОБЛАСТЬ
СТРОКА ПЕРЕХОДА ПО ЛИСТАМ РАБОЧЕЙ КНИГИ
ПОЛОСЫ
ПРОКРУТКИ
СТРОКА СОСТОЯНИЯ
Теперь познакомимся с элементами окна MS Excel
2007, которые используются при работе над документом:
1).
в новой версии Microsoft Office Excel 2007 главное
меню заменила лента. На первый взгляд, "ленты" ничем не
отличаются от старых панелей инструментов, но это не так.
Главное отличие в том, что команды в них сгруппированы по
темам, благодаря чему можно легко найти то, что требуется в
данный момент. Лента обладает большим наполнением, чем
меню и панели инструментов. Она может содержать кнопки,
коллекции и диалоговые окна;
2).
лента состоит из 7 вкладок, организованных вокруг
отдельных сценариев или объектов: Главная, Вставка, Разметка
страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид;
3).
элементы каждой вкладки объединены в группы,
например, элементы вкладки Главная объединены в группы:
Буфер обмена, Шрифт, Выравнивание, Число, Стили, Ячейки,
Редактирование;
4).
в левом верхнем углу размещается круглая кнопка
Office. С ее помощью выполняются примерно те же действия,
что и с помощью меню Файл в ранних версиях Excel, т.е.
пользователь получает возможность создания нового и
сохранения редактируемого файлов, печати и предварительного
просмотра. Здесь же настраиваются параметры Excel;
5).
рядом с кнопкой Office находится небольшая Панель
быстрого доступа . Она используется для доступа к наиболее
часто выполняемым операциям – сохранению файла, отмене и
повтору
действий.
На
эту
панель
можно
добавлять
дополнительные команды в окне настройки (Office-Параметры
Excel-Настройка);
6).
строка заголовка находится справа от Панели быстрого
доступа. В ней располагаются имя приложения и имя рабочей
книги, а также три кнопки: минимизации (Свернуть), максимизации
(Восстановить) и закрытия окна (Закрыть);
7).
под лентой с вкладками расположена строка формул. Эта
часть интерфейса несмотря на небольшой размер, играет важную
роль в работе пользователя Excel. В ней отображается содержимое
ячейки; ввод данных можно производить как непосредственно в
ячейке, так и в строке формул. Левая часть строки формул
называется полем имен. Здесь указывается адрес активной ячейки
или размер выделяемого диапазона ячеек (например, 2Rx3C – 2
столбца и 3 строки);
8).
ниже строки формул расположена рабочая область.
9).
в нижней части окна программы
располагается строка перехода по листам
рабочей книги и строка состояния. Строка
перехода
по
листам
рабочей
книги
включает в себя кнопки прокрутки ярлычков
листа, ярлычки листов рабочей книги, вешку
(полоску разделения) ярлычков листа. В
левой части строки состояния отображаются
различные текстовые сообщения, а в правой
можно выбрать масштаб рабочей книги и ее
структуру.
10).
полосы
вертикальной
и
горизонтальной прокрутки предназначены
для перемещений по документу.
В дополнении к стандартному набору вкладок, расположенных на
ленте при запуске Excel, доступны и дополнительные, которые
появляются по мере необходимости для выполнения текущей работы.
Эти контекстные инструменты позволяют работать с выделяемыми на
странице объектами – таблицами, рисунками или документами. После
выделения такого объекта рядом со стандартными вкладками появляется
соответствующий набор контекстных вкладок, отличающихся цветом:
Рассмотрим назначение вкладок MS Excel:
1. Вкладка ГЛАВНАЯ содержит кнопки для работы с буфером обмена,
настройки шрифтов и выравнивания текста, выбора формата
представления данных в ячейке, стилей форматирования, вставки и
удаления ячеек, сортировки и фильтрации, а также поиска.
2. Вкладка ВСТАВКА служит для вставки различных дополнительных
элементов: таблиц, рисунков, диаграмм. Используя эти кнопки, можно
также вставить сводную таблицу и сводную диаграмму, настроить
колонтитулы и т.д.
3. На вкладке РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ находятся кнопки настройки
внешнего вида напечатанной страницы, ее размеров, ориентации и полей.
Здесь можно задать масштаб и количество страниц на листе (группа
Вписать).
4. Вкладка ФОРМУЛЫ служит для упрощения работы со встроенными
функциями Excel.
5. При необходимости подключить и работать с данными из внешних
источников (баз данных) используется вкладка ДАННЫЕ. Здесь также
находятся кнопки сортировки данных и настройки фильтра.
6. На вкладке РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ находятся кнопки для проверки
правописания, работы с примечаниями и настройки защиты листа и
книги.
7. Вкладка ВИД содержит средства настройки режима просмотра и
масштабирования.
8. При необходимости может быть включен (Office-Параметры ExcelОсновные) показ вкладки РАЗРАБОТЧИК. На ней находятся инструменты,
которые
чаще
применяются
программистами,
чем
обычными
пользователями. Однако некоторые операции с обращением к этой
вкладке достаточно распространены.
Большинство кнопок выполняют только одно действие и имеют
обычное изображение, но за некоторыми закреплено несколько вариантов
действий. Такие кнопки имеют меню (дополнительный раскрывающийся
список задач); их изображение дополнено в нижней части маленьким
треугольником, расположенным рядом с текстом подписи. Примером
может служить кнопка Вставить. Верхняя часть кнопки выполняет вставку
из буфера обмена, а при нажатии нижней ее части появляется меню.
Основные
параметры
электронных
таблиц
При запуске программы перед пользователем открывается окно,
содержащее расчерченные на клетки листы. То, что он видит перед
собой, называется Рабочая книга Excel, или просто Книга.
Книга состоит из рабочих лист ов. Рабочий лист расчерчен на
ст олбцы и ст роки, то есть состоит из ячеек. Автоматически создается три
рабочих листа, но это количество можно изменить в настройках
программы. Все листы имеют ярлычки, расположенные в нижней части
окна. С их помощью можно открывать определенный рабочий лист книги.
При необходимости во время работы с книгой листы можно добавлять
или удалять. Можно также изменять наименования листов, порядок их
расположения и цвет ярлычков. Для этих операций достаточно щелкнуть
правой кнопкой мыши на ярлычке и выбрать из контекстного меню
соответствующий пункт.
Изменить порядок следования листов можно более простым
способом — переместить его, при этом удерживая кнопку мыши нажатой.
Для изменения цвета ярлычка открывается специальное окно, в котором
можно выбрать нужный из предложенных образцов.
Внешний вид рабочего листа на экране компьютера, как и в
предыдущих версиях программы, может быть различным. Он изменяется
при помощи кнопок в правом нижнем углу экрана. Возможные варианты:
Обычный, Разметка страницы, Страничный. Рядом с ними находится
регулятор масштаба изображения, который в этой версии программы
выполнен в виде ползунка. Изменять масштаб можно, передвигая кнопкой
мыши ползунок или нажимая расположенные рядом с ним кнопки
увеличения (уменьшения) изображения.
Многие элементы интерфейса программы пользователь может
настроить самостоятельно. Например, можно выключить показ
ярлычков рабочих листов, строки формул, заголовков столбцов и строк
и т. д. Подобные настройки параметров производятся в окне
Параметры Excel (кнопка Office - Параметры Excel - Дополнительно).
Заголовки столбцов обозначаются латинскими буквами или
сочетаниями букв (A, B, C, AB, AC и т.д.), заголовки строк – числами (1, 2, 3
и далее).
На пересечении столбца и строки находится ячейка, которая имеет
индивидуальный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется
из заголовка столбца и заголовка строки, например А5, С8, Е3. Ячейка, с
которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется
активной.
В версии Excel 2007 максимальное количество строк увеличилось
до 1048576, а столбцов – до 16384, причем в ячейке может содержаться до
32767 знаков.
Внешний вид таблицы, выделенных
диапазонов ячеек или отдельных ячеек можно
изменять. Для границ ячеек можно установить
различные типы линий (одинарная, пунктирная,
двойная и др.), их толщину и цвет. Сами ячейки
можно закрасить в любой цвет путем выбора
цвета из палитры цветов.
Из таблицы можно удалять столбцы,
строки, диапазоны ячеек и отдельные ячейки. В
процессе
удаления
диапазонов
ячеек
и
отдельных ячеек требуется указать, в какую
сторону (влево или вверх) будет производиться
сдвиг ячеек.
В таблицу можно вставлять столбцы,
строки и ячейки. В процессе вставки диапазонов
ячеек и отдельных ячеек требуется указать, в
какую сторону (вправо или вниз) будет
производиться сдвиг ячеек.
Выделение ячеек,
строк и столбцов
В некоторых случаях возникает необходимость указать не одну, а
сразу несколько ячеек. Это может потребоваться, чтобы проделать над
всеми ячейками одну и ту же операцию, указать область ячеек для какойто операции и т. п. Для этого сначала выделяем одну ячейку, затем
нажимаем кнопку мыши и, не отпуская кнопки, растягиваем область
выделения на нужные ячейки.
При необходимости выделить несмежные диапазоны ячеек
необходимо выделить первый из них, нажать клавишу Ctrl и, удерживая
ее, выделить второй, третий и все остальные диапазоны ячеек. При этом
выделенные ячейки окрашиваются в светло-голубой цвет. После
выделения всех ячеек можно совершить с ними нужную операцию.
Подобная операция может быть выполнена и другим способом.
Необходимо выделить первый диапазон ячеек и нажать клавиши Shift+F8.
При этом включается режим выделения, и далее обычным способом
выделяются остальные ячейки. Для выключения режима выделения надо
повторно нажать клавиши Shift+F8. Выбранные ячейки, как и в случае
использования предыдущего способа, выделяются цветом.
Для выделения всей строки или всего столбца нужно щелкнуть
кнопкой мыши на заголовке соответствующей строки (столбца). Выделить
несмежные столбцы (строки) можно по аналогии с помощью клавиш Ctrl
или Shift+F8. Для одновременного выделения всех ячеек рабочего листа
нажимается кнопка, которая находится на пересечении заголовков
столбцов или строк.
Диапазон ячеек
В
процессе
работы
с
электронными
таблицами
достаточно
часто требуется работать с несколькими
ячейками. Эти ячейки образуют диапазон,
который задается адресами ячеек верхней
и
нижней
границ
диапазона,
разделенными
двоеточием.
Можно
выделить несколько ячеек в столбце
(диапазон В1:В4), несколько ячеек в строке
(диапазон С1:Е1) или прямоугольный
диапазон (диапазон D3:E4).
Основные типы и
форматы данных
В работе с электронными таблицами можно выделить три основных
типа данных: числа, текст и формулы.
Числа. Для представления чисел могут использоваться форматы
нескольких различных типов: числовой, экспоненциальный, дробный и
процент ный. Существуют специальные форматы для хранения дат
(например, 25.09.2003) и времени (например, 13:30:55), а также
финансовый и денежный форматы (например, 1500,00 р.), которые
используются при проведении бухгалтерских расчетов.
По умолчанию для представления чисел электронные таблицы
используют числовой формат, который отображает два десятичных знака
числа после запятой (например, 115,20).
Экспоненциальный формат применяется, если число, содержащее
большое количество разрядов, не умещается в ячейке. В этом случае
разряды числа представляются с помощью положительных или
отрицательных степеней числа 10. Например, числа 2000000 и 0,000002,
представленные в экспоненциальном формате как 2∙106 и 2∙10-6, будут
записаны в ячейке электронных таблиц в виде 2,00Е+06 и 2,О0Е-06.
По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю.
Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в
столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под
единицами, десятки под десятками и т.д.).
Текст.Текстом
в
электронных
таблицах
является
последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов,
например
текстом
может
быть
последовательность
цифр 2008. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по
левому
краю.
Это
объясняется
традиционным
способом
письма (слева направо).
Формулы. Формула должна начинаться со знака равенства и может
включать в себя числа, имена ячеек (ссылки на адреса ячеек), функции и
знаки математических операций. Однако в формулу не может входить
текст.
Например, формула =А1+В1 обеспечивает сложение чисел,
хранящихся в ячейках А1 и В1, а формула =А1*5 — умножение числа,
хранящегося в ячейке А1, на 5. При изменении исходных значений,
входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.
В процессе ввода формулы она отображается как в самой ячейке,
так и в строке формул. Если задан режим отображения значений, то после
окончания ввода, которое обеспечивается нажатием клавиши {Enter}, в
ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой
формуле.
©
Для просмотра формулы необходимо выделить ячейку с
формулой, в строке формул появится введенная ранее формула. Для
редактирования формулы необходимо щелкнуть по ячейке или строке
формул и провести редактирование. Для одновременного просмотра всех
введенных формул можно задать специальный режим отображения
формул, при котором в ячейках отображаются не результаты вычислений,
а сами формулы.
Ввод в ячейки чисел, текстов и формул производится с помощью
клавиатуры.
Ввод в формулы имен ячеек можно
осуществлять вы делением нужной ячейки с
помощью мыши.
Данные
можно
копировать
или
перемещать из одних ячеек или диапазонов
ячеек в другие ячейки или диапазоны ячеек. В
процессе копирования можно вставлять в
ячейки не только сами данные, но и формат
данных и параметры оформления ячеек (тип
границы и цвет заливки).
Для быстрого копирования данных из
одной
ячейки
сразу
во
все
ячейки
определенного
диапазона
используется
специальный метод: сначала выделяется ячейка
и требуемый диапазон, а затем вводится
команда Заполнит ь => вниз [вправо, вверх,
влево].
Относительные,
абсолютные и
смешанные ссылки
В формулах могут использоваться ссылки на
адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок:
относительные
и
абсолютные.
Различия
между
относительными и абсолютными ссылками проявляются
при копировании формулы из активной ячейки в другие
ячейки.
Относительные ссылки. При перемещении или
копировании формулы из активной ячейки относительные
ссылки автоматически изменяются в зависимости от
положения ячейки, в которую скопирована формула. При
смещении положения ячейки на одну строку в формуле
изменяются на единицу номера строк, а при смещении на
один столбец на одну букву смещаются имена столбцов.
Так, при копировании формулы из активной
ячейки С1, содержащей относительные ссылки на ячейки
А1 и В1, в ячейку D2 значения столбцов и строк в формуле
изменятся на один шаг вправо и вниз. При копировании
формулы из ячейки С1 в ячейку ЕЗ значения столбцов и
строк в формуле изменятся на два шага вправо и вниз и т.
д.
Абсолютные ссылки. Абсолютные ссылки в формулах
используются для указания фиксированных адресов ячеек. При
перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не
изменяются.
В
абсолютных
ссылках
перед
неизменяемыми
обозначениями столбца и строки, составляющими адрес ячейки, ставится
знак доллара (например, $А$1).
Так, при копировании формулы из активной ячейки С1,
содержащей абсолютные ссылки на ячейки $А$1 и $В$1, значения
столбцов и строк в формуле не изменятся.
Для того чтобы ссылка на ячейку стала абсолютной, выделите
нужную вам ячейку и нажмите клавишу F4.
Смешанные ссылки. В формуле можно использовать
смешанные ссылки, в которых координата столбца относительная, а
строки — абсолютная (например, А$1), или, наоборот, координата
столбца абсолютная, а строки — относительная (например, $В1).
МОЛОДЦЫ !!!