Правила работы на тренинге Один говорит - все слушают Записи Время Погоны сняты Здесь и сейчас Я -высказывание Конфиденциальность Стоп Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 1 Матрица Эйзенхауэра Навык анализа текущей деятельности в а ж н о А В С н е в а ж н о срочно D несрочно На основании хронометража рабочего времени, распределите полученные данные по четырём квадрантам матрицы, с указанием затраченного времени. Подсчитайте как распределилось время по четырём квадрантам Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 2 Типичные поглотители времени нечёткая постановка целей отсутствие приоритета в делах попытка сделать много за один раз отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения плохое планирование трудового дня личная неорганизованность, “заваленный” письменный стол чрезмерное чтение недостаток мотивации чрезмерно долгий поиск информации (поиск записей, адресов, телефонных номеров) недостатки кооперации или разделения труда отрывающие от дел постоянные телефонные звонки незапланированные посетители неспособность сказать нет неполная, несвоевременная информация “низовая” дисциплина неумение довести дело до конца отвлечение (шум) затяжные совещания недостаточная подготовка к встречам и обсуждениям отсутствие связи или неточная обратная связь “болтовня” на частные темы излишняя коммуникабельность чрезмерность деловых записей синдром “откладывания” желание знать “все факты” длительные ожидания (например, условленной встречи) спешка, нетерпение слишком редкое делегирование дел (тенденция делать самому) недостаточный контроль за делегированными задачами Выберит е пят ь своих самых важных поглот ит елей времени Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 3 Анализ «поглотителей» времени Навык самоанализа Мой «поглотитель» времени Причины, по которым этот «поглотитель» появился в моей жизни Что я могу сделать для устранения этого «поглотителя» Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 4 Матрица компетенций Умение делать то, что нужно 1 5 Планирование 10 Целеустремлённость 2 4 3 Умение распорядиться собственным временем Обзор и контроль 2 9 3 1 0 Чувство своевременности 8 4 7 5 Персональная организованность Увлечённость Умение избегать помех 6 Уважение к чужому времени Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 5 Технология таймменеджмента 7.Планирование на год, месяц, неделю, день 1. Обзор деятельности 2. Определение направлений деятельности 6. Расстановка приоритетов ТАЙММЕНЕДЖМЕНТ 3. Определение ценностей 5. Структурирование целей и задач 4. Ранжирование Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 6 1. Обзор деятельности Навык структурирования 1. Напишите все ваши дела, которые нужно сделать, задачи, которые нужно решить, проблемы, которые висят над головой. •По мере возможности группируйте их в кучки по смыслу, но не слишком этим озадачивайтесь. Главное – вспомнить и выписать максимум того, что нужно сделать. 2. Нарисуйте предстоящий год (от настоящего момента). •Это должна быть одна прямая линия с очень грубой разбивкой (по месяцам, самое большее – по неделям). • Приблизительно отметьте на этой прямой важнейшие критические точки – события, или сроки, от которых сильно зависит результативность каких-то крупных задач. Например: успеть сдать отчет до конца квартала. •Также отметьте те задачи, которые было бы удобнее всего сделать в определенное время. Например: обучение по программе МБА осенью. Не вдавайтесь слишком сильно в подробности, Результат: Список слегка сгруппированных дел и грубый рисунок года Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 7 2. Определение направлений деятельности Навык структурирования Теперь необходимо структурировать список дел, выделить основные направления деятельности. •Подумайте над документом, полученным на предыдущем шаге, и разбейте все дела на 7-8 основных областей – например: “Проект Х”, “Самообразование”;. •Если на предыдущем шаге дела были достаточно хорошо сгруппированы, просто подпишите названия этих областей другим цветом. • Если нет – можно переписать список, или просто установить для каждой области свой цвет и подчеркивать соответствующие дела этим цветом. Главное здесь – утрясти в голове образ деятельности, разбить его на такое количество элементов, которое может контролировать предсознание. Результат: структурированный список дел Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 8 3. Анализ жизненных ценностей Навык расстановки приоритетов Теперь прочитайте следующие утверждения (см. приложение 2) и оцените по десятибалльной шкале важность каждого из них. Те из них, которые описывают Вас наиболее ярко, являются Вашими ведущими ценностями. Выпишите 7 своих важных ценностей на отдельные карточки и проведите ранжирование в паре с другим участником, по предложенной схеме. После ранжирования, выпишите ценности на отдельный лист бумаги Результат: проранжированный список основных ценностей. Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 9 4. Ранжирование Навык расстановки приоритетов Теперь просмотрите ваш список дел, особенно крупных и сложных, и сопоставьте его со списком своих ценностей. Про каждую крупную задачу подумайте: хотите ли вы ее выполнить потому, что ее выполнение работает на ваши ценности, или она навязана вам обстоятельствами, другими людьми, вашим собственным недосмотром? Задавайте себе вопрос: “ надо мне это?” – и вычеркивайте лишнее, или думайте, как выполнять навязанную задачу. Параллельно с этим уточняйте формулировки основных направлений вашей деятельности. Когда это будет сделано, выпишите их на тот же лист, на котором находится список ценностей. Результат: список основных направлений деятельности и ценностей Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 10 5. Структурирование целей и задач Навык структурирования Теперь нужно вернуться к списку всех дел, и выбрать из него самые важные и крупные. Затем разбить их на более мелкие дела, или задачи (сюда войдет часть оставшихся в неструктурированном списке более мелких дел). Те разбить на еще более мелкие дела, если потребуется. Все это можно оформить как древовидные структуры, или просто в таблице – под каждой целью подписав подзадачи. Результат: структура целей, разбитых на задачи и подзадачи. Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 11 "S.M.A.R.T." Навык постановки цели "S.M.A.R.T." ("Smart" - умный, англ.) - это аббревиатура пяти английских слов: 1. Specific - цель должна быть максимально конкретной и ясной. Степень ее прозрачности определяется однозначностью восприятия всеми. 2. Measurable - цель должна быть измеримой. Причем критерии измерения должны быть не только по конечному результату, но и по промежуточному. 3. Achievable - необходимо адекватно оценивать ситуацию и понимать, что цель достижима с точки зрения внешних и внутренних ресурсов, которыми мы располагаем или можем располагать. 4. Relevant - цель "экологичная", т.е. уместна в данной ситуации, вписывается в нее и не нарушает баланс с другими целями и приоритетами, т.е. достижение этой цели не ставит под "удар" другие. 5. Timebound - Срок или точный период выполнения - главная составляющая цели. Она может иметь как фиксированную дату, так и охватывать определенный период. Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 12 6. Расстановка приоритетов Навык расстановки приоритетов Просмотрите список целей и задач и отметьте их сравнительную важность и срочность. Все дела можно согласно их важности распределить в такую таблицу: в а ж н о н е в а ж н о Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи A Прерывания, перерывы Некоторые телефонные звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность C срочно Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив Рутинная работа Некоторые письма Некоторые телефонные звонки «пожиратели»времени B D несрочно Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 13 Критерии для принятия решения о приоритетах Навык расстановки приоритетов 1. Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня) ? 2. Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей компании, отдела, рабочей группы? 3. Выполнение каких задач принесёт мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение.? 4. Невыполнение каких задач, может иметь самые негативные последствия? Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 14 Распределение целей и задач Навык расстановки приоритетов в а ж н о A н е в а ж н о B C срочно D несрочно Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 15 Навык расстановки приоритетов Метод «Альпы» 1. Обозначение задач 2. Оценка длительности их 3. Резервирование времени 4. Принятие решений по приоритетам и делегированию 5. Контроль (учёт несделанного) Образец № Задачи Приоритет А, В, C, D Установление длительности исполнения Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников Делегирование Кому поручено Нача то Окон чено 16 Значение категорий Навык расстановки приоритетов А. Первые 15 - 20 % всех задач, относящихся к категории А (очень важные,имеющие наибольшую значимость для выполнения ваших функций) не подлежат делегированию. ( Должны занимать 60-65 % рабочего времени (3 часа) B. Последующие 20 % задач составляют категорию B (важные, существенные, могут быть поручены для исполнения другим сотрудникам) (Должны занимать 20 % рабочего времени 1 час) C. Остальные :60 - 65% всех задач являются задачами категории C (менее важные, незначительные, должны быть перепоручены) (должны занимать 15-20 % рабочего времени около 45 мин.) Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 17 7.1. Планирование на год Навык планирования •Нарисуйте более подробный рисунок предстоящего года (считая от настоящего момента). • Изобразите год в виде прямой. •Детальность разметки может быть разной: для более загруженных месяцев подневная, для менее загруженных – понедельная. •В списке целей и задач для каждой цели подпишите критические сроки, от которых сильно зависит результативность, и обозначьте их на графике. •Выделите в каждой цели наиболее крупные и серьезные задачи, а также небольшие, но критически важные (когда небольшое вложение усилий сейчас предопределяет значительные изменения впоследствии). •Исходя из критических сроков, приблизительно распределите дела по графику (чем ближе к настоящему моменту, тем точнее это нужно делать). Делайте это, сверяясь с таблицей приоритетов. •Если дел ощутимо больше, чем позволяют сделать сроки и ресурсы, пересматривайте список целей – отсеивайте, делегируйте. •То, что можно отложить без большого вреда на более далекую перспективу – откладывайте. Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 18 7.2.Планирование на неделю Навык планирования Нужно сделать то же самое, что с годом. •Для этого удобно изобразить неделю в виде одной прямой, разбитой на части дней (утро-день-вечер), особо важные дни можно разбить более детально – на часы. •Из годового графика выпишите дела, которые вы привязали к ближайшей неделе. •Если есть необходимость, можно структурировать их более детально, чем это сделано в схеме целей. •Определите критические моменты недели, особо важные для выполнения каких-либо дел. • Распределяйте дела по неделе так же, как вы делали это с годом. •Не пытайтесь распланировать все слишком детально. •Обязательно оставляйте резервы, не распланированные участки, особенно в те моменты, в которые наиболее вероятны какие-нибудь непредвиденные ситуации Бизнес-тренинг «Управление временем» Ведущий: С. Шапошников 19