Система учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в

Архивное агентство красноярского края
Галкина Е.И.
ВНИМАНИЕ!
пояснительная записка представляется в обязательном порядке ,если есть изменения
хотя бы по одной позиции в сторону УМЕНЬШЕНИЯ
качественно заполнены паспорта с
полными пояснительными
записками
качественно заполнены паспорта,
но не представлены пояснительные
записки
Березовский
Абанский
Курагинский
Минусинский
Казачинский
Красноярский
Назаровский
Новоселовский
Нижнеингашский
Рыбинский
Партизанский
Шарыповский районный
Пировский
Таймырский
НАИБОЛЬШЕЕ ЧИСЛО ОШИБОК ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ:
раздел 3
«Состав и объем научносправочного аппарата к архивным
документам» в части
 каталогизация дел
в графе 4 указывается только
количество просмотренных дел
-по документам которых составлены
каталожные карточки
раздел 5
«Условия хранения документов»
в части
 степень загруженности –
ОБЯЗАТЕЛЬНО указывать с учетом
нормативной расстановки
стеллажного оборудования
 оснащенность зданий
сигнализацией –
ОБЯЗАТЕЛЬНО указывать в
процентах от общей площади
архивохранилищ
символы «+» или «х»,
цифры «1» и т.п. не проставляются
3.1. Описи, каталоги, базы данных
Показатели
Код
строки
закаталогизировано
Кол-во
фондов
А
Б
Документы на
бумажной основе, в
том числе:
301311
Итого :
312
3
Кол-во
Ед.хр.
Ед.уч
4
*
*
Кол-во составленных
карточек
всего
5
из них
включенных
в каталоги
6
ведение ПК «Архивный фонд»
 поле, которое предлагается
заполнять на основании
заданного программой списка,
НЕЛЬЗЯ
 при заполнении поля «Даты
документов» необходимо
вводить годы самого раннего и
самого позднего документов
заполнять вручную
!!!
формулировки, введенные
вручную, ПРОГРАММА НЕ ВИДИТ
и рассматривает как ошибки
!!!
если документы за один год, то
в оба поля вводится один и тот
же год
 поле «Персоналии»,
«Географические сведения»,
«Тематика» - на строке ТОЛЬКО
ОДИН термин
1950-1950
РАЗДЕЛ «ФОНД»
 поля «Источник поступления», «Основание поступления» и т.п.
должны заполняться только из предложенного программой списка,
через меню клавишей F5
 поле «Движение» - только в случае движения всего фонда - передачи,
присоединения, выделения к уничтожению и т.д. =>
ОБЯЗАТЕЛЬНО заполняйте поле «Справка по движению» - т.е.
сведения об актах, на основании которых произошло движение
сведения об акте оформляются только одним способом:
№ 1 от 01.01.2012
другие варианты будут признаны программой как ошибка
если отсутствуют сведений об акте - запись следующего содержания:
№ 0 от 00.00.0000
РА З Д Е Л « Д Е Л О »
 поле «Заголовок дела»
заголовок ТОЛЬКО полностью «то же» - в программе недопустимо