Комплексная система управления. Управление проектами

Реализация процессов
планирования и учета в проектах
в ПП «ПАРУС-Предприятие 8»
Ловыгин Василий
ведущий эксперт
Центра корпоративных решений ПАРУС
[email protected]
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Процессы планирования и учета в проектах
Планирование





Учет и контроль





Формирование структуры проекта: этапы, график работ
Планирование затрат по всей структуре проекта – на
уровне проекта, этапов, работ, ресурсов
Формирование и согласование отдельных смет
участников проектов
Формирование калькуляции себестоимости проекта
Формирование договоров с соисполнителями из проекта
Смена состояний проекта, этапов, работ
История изменения характеристик проекта
Формирование первичных документов по исполнению
этапов\работ непосредственно из разделов проекта
Регистрация фактического исполнения этапов\работ
(количественных и стоимостных)
Контроль и анализ отклонений
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Планирование работ проекта
Регистрируем
проект,
определяем
этапы
проекта,
подразделения ответственные за выполнение этапа и выдаем
задания подразделениям на разработку смет.
o Подразделения определяют перечень работ этапа и ресурсы,
необходимые для выполнения работ.
o Проводится согласование смет и включение смет в проект.
o Формируется калькуляция себестоимости проекта по статьям
затрат.
o
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Регистрация проекта
Регистрируем данные о
проекте, в т.ч.:
• Лицевой счет – шифр
проекта;
• Заказчика –
выбирается из
справочника
Контрагентов;
• Подразделение
ответственное за
проект – выбирается
из штатной структуры
предприятия;
• Стоимость проекта –
может быть
рассчитана при
формировании
калькуляции проекта;
• Плановые даты.
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Определение этапов проекта
Регистрируем данные
этапов проекта, в т.ч.:
• Лицевой счет – шифр
этапа проекта;
• Подразделение
ответственное за этап
проекта – выбирается
из штатной структуры
предприятия;
• Стоимость этапа
проекта – может быть
рассчитана при
формировании
калькуляции проекта;
• Плановые даты.
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Структура проекта
Определены основные данные проекта и график исполнения этапов проекта.
Проект
Этапы проекта
Работы этапов проекта могут регистрироваться непосредственно в разделе Проекты или
формироваться с использованием документов сметы подразделений.
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Определение работ проекта
Определяется лицевой счет
работы – шифр работы.
Для работ выполняемых
соисполнителями,
указывается внешний
исполнитель – выбирается
из справочника
контрагентов
Для работ предполагающих
выпуск опытного образца,
указывается обозначение
опытного образца –
выбирается из справочника
номенклатуры изделий и
ДСЕ.
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Создание подразделениями смет
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Управление процессами согласования смет подразделений
Процесс согласования смет подразделений автоматизируется с использованием
функциональности модуля «Управление деловыми процессами». Определение маршрута
согласования смет описывается в системе теми же инструментами, что и например,
согласование договора. Инструменты модуля «УДП» решают следующие задачи:
 Маршрутизация
и контроль
процесса
согласования
 Ведение
хронологии
согласования
 Уведомления о
наступлении
событий,
например:
«нарушен срок
согласования».
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Включение согласованных смет в проект
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Полная плановая информация о проекте
Данные проекта.
Данные этапов проекта.
Данные работ этапов проекта.
Данные о ресурсах
необходимых для выполнения
работ этапов проекта.
История изменения данных
проекта/этапа/работы/ресурса.
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Плановые затраты работ проекта
Плановые затраты работ проекта либо указываются в работе проекта,
рассчитываются из стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работы.
либо
Данные о статье затрат работы
Данные о сумме плановых
затрат работы
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Плановая калькуляция себестоимости проекта
Плановые затраты этапов и проекта в целом рассчитываются при формировании
калькуляции себестоимости проекта.
Структура калькуляции
себестоимости проекта
определяется схемой
калькуляции.
Формирование калькуляции
себестоимости выполняется на
указанные даты и по
выбранной схеме.
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Связь проекта с договорами и учетными документами
На основании данных проекта формируются следующие документы:
Договор с заказчиком – для заключения договоров с заказчиком (контрактов) на
исполнение работ в соответствии с условиями согласованного проекта.
 Договоры с внешними исполнителями – для заключения договоров с внешними
соисполнителями этапов или работ.
 Заказы на производство – для формирования внутренних заказов (счетов-заказов,
заказ-нарядов и т.п.) на выполнение определенного объема работ или выпуска опытных
изделий.
 Заказы поставщикам – для оформления заказов и договоров на поставку материалов и
оборудования.
 Заказы подразделений – для формирования заказа на необходимые подразделениям
материальные ресурсы для выполнения работ проекта.
 Акты списания – для формирования документов о фактическом расходе
материальных ценностей по результатам выполнения работ этапа.
 Приходы из подразделений – для формирования документа о фактическом приходе
опытных изделий и прочего выпуска продукции по результатам проведенных работ
проекта.

Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Формирование договоров из проекта
Данные отработанных в учете
Актов выполненных работ
соисполнителей отражаются в
данных фактического
исполнения и фактических
затрат работ проекта.
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Формирование документов из проекта
Данные отработанных в
учете документов
оперативного учета:
требований
оформленных на
основании заказа
подразделения,
сдаточной накладной
оформленной на
основании заказа
производству
отражаются в данных
фактического
исполнения и
фактических затрат
работ проекта.
Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Типовые отчеты по проектам
Структура цены
 Ведомость исполнения
 Протокол согласования
цены
 Перечень работ к
протоколу согласования
цены
 Расшифровка по
материальным статьям
 Расшифровка по фонду
оплаты труда
 Расшифровка по
оборудованию
 Расшифровка прочих
расходов

Комплексная система управления. Управление проектами разработки новых изделий
Результаты автоматизации процессов управления проектами
Планирование 




Учет и контроль



Своевременно и достоверно составить план проекта,
оценить сроки, необходимые ресурсы и затраты
Проверить обеспеченность проекта ресурсами
Разработать оптимальную схему поставок материалов
и оборудования
Согласовать с соисполнителями условия
взаимодействия, подготовить и подписать необходимые
документы
Хранить в единой БД всю необходимую информацию
по проекту – получать сведения о ходе и результатах
проекта
Анализировать отклонения фактического хода
выполнения работ от запланированного и
своевременно и обоснованно корректировать плановые
показатели
Контролировать выполнение контрактных
обязательств
Моделировать управленческие воздействия и
принимать обоснованные управленческие решения