организационные функции секретаря. подготовка проведения

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ
ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ.
ПОДГОТОВКА ПРОВЕДЕНИЯ
СОВЕЩАНИЙ
ВВЕДЕНИЕ
 Качество и эффективность работы
аппарата управления во многом
определяется уровнем
профессиональных знаний секретаря,
его умением четко выполнять свои
обязанности, освобождая руководителя
от нерациональной траты времени.
 Важными факторами успеха в работе
секретаря является умение вести себя с
людьми и способность создавать
благоприятное впечатление,
повышающее авторитет его
руководителя.
Нормативные документы,
регламентирующие деятельность
секретаря:
1.Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС)
2.Классификационный справочник должностей
служащих
3.Государственная система документационного
обеспечения управления (ГСДОУ)
Должностные инструкции
секретаря
 Должностная инструкция регулирует деятельность
каждого сотрудника, и секретаря в том числе.
 Должностная инструкция секретаря включает в
себя:
 общие положения;
 функции работника;
 должностные обязанности;
 права секретаря;
 ответственность;
 взаимоотношения;
 оценка работы;
Функции секретаря
Организационные
Подразумевают постоянное
общение с людьми
Документационные
Связаны с документационной
информацией, её поиском,
учетом, хранением и т.п.
Секретарь должен выполнять:
предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию»
- определение корреспонденции, направляемой для анализа и
принятия решения руководителем;
направление документов, не требующих рассмотрения
руководителем, непосредственно в структурные подразделения
или ответственным исполнителям;
составление номенклатур дел;
формирование дел;
постоянный контроль за правильным оформлением всей
документации, образующейся в деятельности организации;
- оказание методической помощи сотрудникам, ответственным
в организации за ведение делопроизводства и т.п.
ПОДГОТОВКА ПРОВЕДЕНИЯ
СОВЕЩАНИЙ
 При проведении официальных
(плановых) совещаний:
- совместно с
руководителе
м секретарь
должен
уточнить
дату, место и
время
проведения,
его повестку,
состав
участников,
докладчиков;
-оповестить
участников;
- уточнить с
руководителе
м регламент
совещания;
-обеспечить
подготовку
помещения,
необходимого
оборудования
;
произвести
регистрацию
участников;
обеспечить
ведение
протокола
(если
секретарь
присутствует
на
совещании),
оформление
протокола,
контроль за
ходом
выполнения
решений.
 Во время работы совещания секретарь принимает все
телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку
нормального хода совещания, не допуская его срывов.
 Если секретарь не принимает участия в совещании, то он
дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные
вызовы.
 Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему
может быть поручено ведение протокола. Под личным
контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как
размножение материалов для рассылки.
 Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен
отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам
совещания может понадобиться его помощь.
 Совещания оперативного характера проводятся обычно в
кабинете руководителя, поэтому секретарь должен
позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой
для записей. После совещания следует привести кабинет в
порядок.
 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
- Петрова Ю. А. «Секретарское дело». М.: Омега-Л., 2008
- О. Энговатова «500 советов секретарю». М.: Альфа-Пресс,
2006.
- Анохина, А. А. «Совещание: подготовка шаг за шагом»,
Секретарь-референт. – 2007. – №5. – С. 8–16; №6. – С. 8–12.
- Славинская, О. В., А. И. Малиновский «Секретарское дело:
пособие» М.: РИПК Минтруда и соцзащиты, 2010.
- Смирнова Е. П. «Делопроизводство для секретаря». М .: ОмегаЛ., 2010