Последовательность проведения РБП

Часть 4. Технология РБП
Тема 4.1. Директива на проведение
реинжиниринга
Последовательность проведения
РБП
Формирование директивы
на проведение
реинжиниринга
Создание системы
управления проектом
Подготовительный
этап
Формирование образа
будущего компании
Этап визуализации
Построение модели
существующего бизнеса
Этап обратного инжиниринга
Построение модели
нового бизнеса
Этап пряного
инжиниринга
Построение новой
информационной
системы
Этап обратного
инжиниринга
Построение новой
организационной
структуры
Тестирование и внедрение
перепроектированного
бизнеса
Этап внедрения
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.1. Директива на проведение реинжинирнга
Назначение директивы
Она служит основанием для начала работ по реинжинирингу.
Директива объясняет, почему бизнес должен быть реконструирован («аргументы
для действий»), т.е. основное назначение директивы – обеспечение мотивации.
Мотивация:
Руководство должно верить в необходимость реинжиниринга.
Сотрудники компании должны понимать, почему проект необходим.
Особое внимание рекомендуется уделять управляющим среднего звена.
Виллох выделил три категории средних менеджеров:
1. «Тигры» - молодые карьеристы. Участвуют с энтузиазмом в проекте, но имеют
тенденцию концентрироваться на своих собственных задачах в ущерб общим
целям проекта.
2. «Ослы» - старейшие сотрудники. Хотят спокойствия и стабильности в компании.
Могут серьезно навредить проекту.
3. «Акулы» - сотрудники, которые разработали процедуры и инструкции для
управления операциями компании. Могут создать огромные проблемы путем
саботирования реальных перемен.
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.1. Директива на проведение реинжинирнга
Составление директивы
Факторы, способствующие созданию положительной мотивации:
• понятность целей реинжиниринга. (должны быть четкими и понятными);
• широкие горизонты. (формулировки целей - в терминах роста и расширения, а
не сокращения);
• осязаемые результаты. («Никогда не следует откусывать больше, чем можете
прожевать»);
• самостоятельный бюджет проекта (реинжиниринг невозможен на условиях
самофинансирования);
• принцип первого руководителя (во главе - член руководства, имеющий
большой авторитет).
Содержание директивы:
1. Анализ ситуации: изменение окружения компании, трудности бизнеса, риск,
вызванный сохранением существующего положения
2. Цели реинжиниринга: должны быть величественны, но с другой стороны,
реалистичны и конкретны.
3. Средства реализации проекта: бюджет, руководство, планируемые сроки
проведения реинжиниринга, использование технологической поддержки,
приблизительный объем работ.
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.2. Подготовительный этап
Последовательность проведения
подготовительного этапа
Создание системы
управления проектом
Планирование проведения
реинжиниринга
Определение
участников проекта
Календарное
планирование
Распределение ролей
и обязанностей
Выбор методов и
инструмент-х средств
Организация командной
работы
Выбор способов
взаимодействия
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.2. Подготовительный этап
Участники проекта
Лидер проекта
Руководящий
комитет
Исполнительный
директор
Владелец
процесса
Команда по реинжинирингу
…
Владелец
процесса
Команда по реинжинирингу
1. Лидер проекта – член
высшего руководства
Берет на себя основную
ответственность за проект
Основная задача –
формирование образа
будущей компании и
обеспечение должной
мотивации.
Назначает исполнительного директора и
владельцев процессов.
Принимает наиболее
важные решения и
осуществляет общий
контроль
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.2. Подготовительный этап
Участники проекта
2. Руководящий комитет (совет) – состоит из представителей высшего
руководства (владельцев процессов).
Основная цель – определение общей стратегии по реинжинирингу и контроль
выполнения работ по проекту.
3. Исполнительный директор – выполняет функции оперативного руководителя
всех работ по реинжинирингу.
Основные функции - обеспечение работы по каждому конкретному проекту
(помощь в работе, в т.ч. адаптация и развитие методик и инструментариев) и
координация работ по всем одновременно выполняемым проектам.
4. Владелец процесса – менеджер высшего звена, отвечающий за обновляемые
процессы. Несет ответственность за обновляемый процесс.
Его задача - привлечение квалифицированной команды процесса и обеспечении ей
нормальных условий для работы.
5. Команда по реинжинирингу - группа специалистов (сотрудники компании, а
также эксперты и разработчики, привлеченные со стороны) для проведения
реинжиниринга определенного процесса.
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.2. Подготовительный этап
Участники проекта
В команде по реинжиинирнгу могут быть следующие группы:
• Группа моделирования бизнеса - создают модели существующего бизнеса,
нового бизнеса, занимаются анализом и оценкой моделей и т.д.
• Эксперт по методу - отвечает за используемую методологию, оказывает
команде помощь в ее применении
• Группа прототипирования - создает компьютерные прототипы для
исследования принимаемых решений и моделей.
• Группа документирования - занимается документированием моделей
бизнеса, обсуждением и проверкой моделей с клиентами и служащими
компании, планирует обучение работников компании, клиентов, партнеров новым
способам ведения бизнеса.
• Координатор (группа координации) - отвечает за повторное использование
созданных моделей в нескольких проектах (управление библиотекой повторного
использования ).
• Администратор проекта –отвечает за выполнение текущих планов с учетом
стоимости и сроков разработки
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.2. Подготовительный этап
Планирование проведения реинжиниринга
Три типовые схемы организации работ:
Этап 1
1. Каскадная (водопадная).
Строгое линейное следование этапов по единому заранее
разработанному плану.
Преимущества: логичность, детерминированность, простота.
Недостатки: 1) зачастую цели проекта не достигаются, т.к.
не были учтены некоторые требования и ограничения.
2) не выдерживается план-график (сроки и смета)
2. Спиральная
Разработка ведется как бы по спирали, на каждом витке
создается законченная версия системы
Преимущества: на каждом витке уточнение требований и
ограничений, что позволяет достигать поставленные цели.
Недостатки: сроки разработки по сравнению с каскадной
схемой удлиняются, а затраты существенно возрастают.
Этап 2
Этап 3
Этап 4
Этап 1
Этап 2
Этап 3
Этап 4
есть
ошибки
нет ошибок
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.2. Подготовительный этап
Планирование проведения реинжиниринга
3. Макетная (возвратная, быстрого прототипирования).
Проектные решения в процессе разработки подвергаются
многократным уточнениям и корректировкам:
• на каждом из этапов создаются макеты (прототипы),
оперативно обсуждаемые с сотрудниками, клиентами;
• по результатам обсуждений может быть принято
решение о возврате на предыдущий этап;
• выполнение этапов ( работ в рамках каждого этапа)
осуществляется последовательно-параллельно
Преимущества: время разработки существенно
сокращается по сравнению со спиральной моделью,
качество конечного результата не хуже или лучше.
Причины для изменения и корректировки решений:
• цели не удается сформулировать окончательно ясно;
• некоторые цели оказываются нереалистичными;
• обнаруживается, что для достижения всех целей
недостаточно времени и имеющихся ресурсов
Этап 1
есть
ошибки
нет ошибок
Этап 2
есть
ошибки
нет ошибок
Этап 3
есть
ошибки
нет ошибок
Этап 4
есть
ошибки
нет ошибок
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.2. Подготовительный этап
Календарный график
Схема распределения этапов реинжиниринга во времени в виде диаграммы Ганта
Этап
Янв
Фев
Мар
Апр
Май
Июн
Июл
Авг
Сент
Подготовка
Визуализация
Обратный
инжиниринг
Прямой
инжиниринг
Внедрение
Планирование содержания этапов.
Оценка предполагаемых к использованию методов и инструментариев.
Определяется перечень промежуточных и окончательных документов,
составляются образцы документов
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.2. Подготовительный этап
Способы взаимодействия участников проекта
Обсуждения - для взаимоконтроля участниками проекта принятых решений,
для координации принимаемых решений.
Три вида обсуждений:
1. Совещание. Формальное совещание проводится по окончании каждого этапа.
Проводится в расширенном составе. Рассматривается общий результат и
принимается решение о переходе к следующему этапу разработки.
Неформальные совещания могут проводиться в любое время разработки.
Участвует несколько разработчиков. Обсуждаются созданные макеты и
промежуточные документы
2. Инспекция. Это формальный метод оценки результирующих документов этапа.
Роли участников: Арбитр (председатель) – направляет деятельность участников; Секретарь – фиксирует обнаруженные ошибки, Автор (проектировщик) –
докладывает результаты и дает пояснения, Инспектор (оппонент) – несет
ответственность за критический разбор;
.
Итог инспекции - решение, принимается документ без изменений, принимается
с внесенными корректировками или его принятие откладывается.
3. Прогон. Это неформальный способ оценки. Проектировщик «проводит» членов
команды, участвующих в проекте, через разработанный сегмент модели. Члены
команды делают замечания .
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.3. Этап визуализации
Последовательность проведения этапа
визуализации
Анализ положения дел
Спецификация целей
Понимание
существующего бизнеса
Определение системы
целей
Анализ требований
клиентов, поставщиков
Формирование
сценариев будущего
Оценка уровня
компании
Оценка целей
и сценариев
Документирование и
проверка
Документирование и
проверка
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.3. Этап визуализации
Понимание существующего бизнеса
Создается обобщенная модель бизнеса:
1. Идентификация – вычленение основных бизнес-процессов.
Выделяются (путем оценки экспертами) наиболее важные процессы:
• процессы, оказывающие наибольшее влияние на клиентов;
• процессы, эффективность которых наиболее низка по сравнению с
аналогичными процессами в компаниях-лидерах;
• процессы, реинжиниринг которых может дать скорейшие позитивные
результаты.
Процессы следует распределить в порядке важности.
2. Для выделенных процессов составляется высокоуровневое описание.
3. Выделяются метрики - измеримые свойства:
• метрики времени - среднее время обработки заявки, производительность
• метрики стоимости - себестоимость товара, кол-во участников процесса
• метрики качества - процент брака (отказов клиентам), уровень обслуживания
Дополнительно составляется описание организационной структуры компании
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.3. Этап визуализации
Анализ окружения
Требования клиентов, поставщиков и партнеров
Анализ клиентов (путем опросов, интервью, маркетинговых исследований):
- классификация существующих и потенциальных клиентов;
- перечень потребностей, удовлетворяемых/не удовлетворяемых бизнес-процессом
- описание идеального (с точки зрения клиента) бизнес-процесса;
- оценка клиентами существующего процесса по метрикам.
Анализ партнеров и/или поставщиков
- оценка роли в бизнес-процессе;
- требования к идеальным партнерам и/или поставщикам;
- требования партнеров и/или поставщиков к бизнес-процессу.
Оценка уровня - сравнение компании с лучшими фирмами-конкурентами, которые:
• имеют большие объемы продаж;
• имеют хорошую репутацию;
• производят товары хорошего качества .
Сравнение проводится по метрикам.
Оценка уровня позволяет выявить сильные и слабые стороны компании по
сравнению с конкурентами.
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.3. Этап визуализации
Спецификация целей компании
Формирование системы целей
Цели выявляются на основе результатов анализа требований клиентов,
партнеров, поставщиков и оценки уровня компании.
Цели должны содержать значения метрик:
• «сокращение среднего времени обработки заявки на 50%»,
• «увеличение количества обрабатываемых запросов в 10 раз»,
• «сокращение количества участников бизнес-процесса со 100 человек до 10-20»
Структурирование целей - методы построения деревьев целей.
Составление сценариев перепроектирования бизнес-процессов -.стратегий
достижения целей (варианты – методом «мозгового штурма»).
Оценка эффективности сценариев - методы экспертных оценок, в частности
метод анализа иерархий (МАИ) Т. Саати
Построение прототипов – высокоуровневых описаний будущих процессов.
Оцениваются последствия (прогноз, как изменятся характеристики процесса),
определяются факторы успеха и факторы риска
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.3. Этап визуализации
Спецификация целей компании
Сумма приоритетов
подцелей одной цели
должна быть = 1
Цели реинжиниринга
компании «Ракурс»
0.7
0.3
Цели РБП
«Продажа заказного
продукта»
Цели РБП
«Поставка материалов
и комплектующих»
0.65
Повыш-е степени
удовлетворения
клиента
0.2
Повышение
качества
обслуживания
0.6
Последовательнопараллельная
технология
0.35
Сокращение
издержек на
50%
0.8
Сокращение
сроков изготовления в 2 раза
0.4
Объединение
исполнителей
в команду
0.25
Повышение
стабильности
поставок
0.7
Сокращение кол-ва
исполнителей
на50%
0.75
Устранение
операции
сверки счетов
Глобальный приоритет: 0.6 × 0.8 × 0.65 × 0.7 = 0.22
0.75
Сокращение
издержек
на 40-60%
0.3
Сокращение
арендных
платежей
0.25
Передача
полномочий по
заказу отделам
Нижний уровень
составляют
сценарии
Для вычисления
приоритета
сценария
относительно
глобальной цели
перемножаются
приоритеты по
всей цепочке от
сценария до
глобальной цели
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.4. Этап обратного инжиниринга
Последовательность проведения этапа
обратного инжиниринга
Построение модели
существующего бизнеса
Анализ модели
существующего бизнеса
Построение внешней
модели
Измерение метрик
бизнес-процессов
Описание потока
событий
Оценка шагов
бизнес-процессов
Построение объектной
модели
Идентификация проблем
и ограничений
Документирование и
проверка
Корректировка
целей
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.4. Этап обратного инжиниринга
Построение модели существующего
бизнеса
Модель необходима, т.к. она позволяет:
• понять недостатки существующего бизнеса и определить «узкие места»;
• объяснить сотрудникам, чем плохи прежние процедуры работы;
• измерить характеристики процессов и установить новые измеримые цели.
Процедура построения модели:
- построение внешней модели – выделение акторов, описание взаимодействия
(диаграмма вариантов использования языка UML);
- описание потока событий - IDEF0-диаграммы, диаграммы деятельности языка
UML, диаграммы потоков работ (Work Flow Diagrams), диаграммы Ганта,
имитационные модели и т.д.;
- построение объектной модели – выделение объектов, описание их (диаграмма
классов языка UML), описание взаимодействия (диаграммы последовательности или
кооперации языка UML);
- обсуждение созданной модели (для выявления всех ошибок).
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.4. Этап обратного инжиниринга
Анализ модели существующего бизнеса
1. Измерение характеристик процессов с помощью метрик:
• стоимость – метод функционально-стоимостного анализа;
• время – методы календарного планирования (диаграммы Ганта, сетевые
диаграммы) и имитационное моделирование;
• качество – экспертные оценки (качественные, либо балльные).
2. Оценка шагов процессов:
• классификация как УЦ-действие (Увеличивающее потребительскую Ценность
продукта) или НУЦ-действие (Не Увеличивающее Ценность продукта);
• возможность устранения НУЦ-действий;
• возможность уменьшения стоимости УЦ-действий и оставляемых НУЦ-действий
3. Идентификация проблем и ограничений –
на основе измерений характеристик и оценки шагов процессов,
а также опроса персонала, анализа существующих информационных систем.
Список проблем нужно проранжировать в порядке убывания важности
4. Корректировка целей реинжиниринга, выдвинутых на этапе визуализации.
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.5. Этап прямого инжиниринга
Построение модели нового бизнеса
Формирование и выбор
вариантов нового бизнеса
Построение модели для
одного варианта
Выработка новаторских
идей
Построение внешней
модели
Разработка альтернативных вариантов
Описание потока
событий
Построение моделей
для каждого варианта
Анализ моделей и выбор
наилучшего варианта
Построение объектной
модели
Документирование и
проверка
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.5. Этап прямого инжиниринга
Построение модели нового бизнеса
Выработка новаторских идей
Проанализировать список проблем и ограничений и предложить идеи по
устранению проблем (методом «мозгового штурма»(.
Применить эвристические правила реконструкции бизнеса
• можно ли несколько работ объединить в одну?
• можно ли передать полномочия по принятию решений исполнителям?
• можно ли выделить несколько версий процесса?
Оценить возможность использования новых информационных технологий
Оценить роли акторов:
• какие из шагов бизнес-процесса целесообразно передать клиентам ( партнерам)?
• какие из обязанности клиента или партнера лучше передать компании?
Составить список перспективных идей, проранжировать идеи в соответствии с
ценностью.
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.5. Этап прямого инжиниринга
Построение модели нового бизнеса
Разработка альтернативных вариантов
Конкретизируются обобщенные сценарии (из спецификации целей) с учетом
предложенных новаторских идей.
При разработке сценариев следует учитывать принципы реинжиниринга
Характеристики «хорошего» сценария:
1. Процесс должен быть четко определен и прост для понимания.
2. Все шаги процесса должны, по возможности, являться УЦ-действиями.
3. В выполнении экземпляра процесса должно участвовать как можно меньше
людей. (желательно 1 человек).
4. Интерфейс с клиентом должен быть максимально простым (желательно, чтобы
контактировал 1 человек).
5. Люди, выполняющие процесс, должны обладать необходимыми полномочиями
и принимать решения самостоятельно.
6. Процесс должен легко адаптироваться к любым условиям и ограничениям.
Желательно существование нескольких версий процесса (для разных условий).
Построение модели для каждого из вариантов (сценариев)
Процедура такая же, как при моделировании существующего бизнеса
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.5. Этап прямого инжиниринга
Построение модели нового бизнеса
Анализ моделей и выбор наилучших вариантов
Сравнение вариантов друг с другом и с существующим бизнесом:
• определить веса метрик (в баллах от 0 до 1, сумма всех весов должна быть = 1);
• измерить процессы с помощью метрик (абсолютные значения);
• нормировать значения (разницу между абс. значениями для нового и существующего
бизнеса поделить на абс. значение для существующего бизнеса)
• умножить нормированные значения на вес метрики (взвешенная оценка)
• для каждого варианта сложить взвешенные оценки .
Метрики
Вес
метрики
Сущ-щий
бизнес
Вариант 1 нового бизнеса
Вариант 2 нового бизнеса
абс.
значение
абс.
значение
нормир.
значение
взвеш.
оценка
абс.
значение
нормир.
значение
взвеш.
оценка
Стоимость, руб.
0.5
3500
2000
0.43
0.215
1000
0.71
0.355
Время, час
0.3
120
20
0.83
0.25
50
0.58
0.175
Качество, балл
0.2
-
-
0.6
0.12
-
0.8
0.16
Итого
0.585
В заключение нужно проверить, достигаются ли поставленные на этапе
визуализации измеримые цели.
0.69
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.5. Этап прямого инжиниринга
Разработка новой оргструктуры
Определение состава команд процессов
сопоставление интерфейсным и управляющим объектам объектной модели нового
бизнеса реальных исполнителей, т.е. сотрудников подразделений компании или
внешних производителей;
Организация командной работы
реструктуризацию системы управления, разработку экономических механизмов
деятельности команд процессов;
определение прав и обязанностей сотрудников компании в соответствии с
новой структурой организационных отношений, создание новых должностных
инструкций и/или контрактов;
создание систем мотивации и оценок, отражающих новые убеждения и
ценности, установленные компанией.
Часть 4. Технология РБП
Тема 4.6. Этап внедрения
Тестирование и внедрение нового
бизнеса
Проверка нового бизнеса включает:
• проверку модели нового бизнеса;
• проверку прототипа информационной системы поддержки;
• выполнение пробной инсталляции модели всего бизнеса, но в масштабах
изолированной части компании.
Тестирование лучше проводить на прототипах (макетах).
Виды прототипирования:
• информационное – создание прототипов на бумаге в виде диаграмм и текстовых
описаний;
• компьютерное – моделирование новых процессов с помощью компьютера;
• организационное – моделирование новых процессов с участием сотрудников
компании и клиентов в виде деловой игры
По результатам тестирования в модель могут быть внесены некоторые коррективы и
уточнения
При внедрении новых процессов необходимо продолжать работу существующих
процессов. Клиенты и партнеры не должны испытывать неудобств от совмещения
старых и новых процессов.