Совещание

Убивание
времени?
Умножение
возможностей?
Совещание
Усиление
усталости и
апатии?
Согласование
позиций?
И.Г.Альтшулер, 2008
1
Оглавление
•
•
•
•
Совещания - польза и вред
Типы и задачи совещаний
Руководитель должен…
Подготовка, проведение и оценка
совещаний
• Контрольные и проверочные листы
• Вопросы как инструмент управления
• Общие замечания и выводы
И.Г.Альтшулер, 2008
2
О, хотя бы еще
одно совещание
относительно
искоренения
всех совещаний.
Вл.Маяковский
•
•
•
•
Совещания:
Потеря времени (менеджеры проводят в совещаниях от ½
до ¾ рабочего дня)
Психологические игры, жалобы, разговоры ни о чем,
имитация слушания, избыток или нехватка вопросов
Групповое мышление ориентируется на комфорт
Невозможность параллельной работы
И.Г.Альтшулер, 2008
3
Типы совещаний
1. Учебное - дать участникам необходимые знания и
повысить их квалификацию
2. Информационное - обобщения сведений и изучение
различных точек зрения на возникающие проблемы
3. Разъяснительное - руководство стремится убедить
сотрудников в правильности проводимой политики и
неизбежности предпринятых шагов
4. Проблемное - выработать метод решения существующих
проблем
И.Г.Альтшулер, 2008
4
Что должен руководитель?
1. Прекрасно (наизусть!) знать основные
цифры по проекту (сроки, объемы)
и осознавать их реальность или
нереальность.
2. Понимать последовательность и взаимосвязь
операций (нельзя делать В, пока не сделано А).
3. Иметь базу данных альтернативных субподрядчиков
и уверенно отвечать на вопросы: «а что будет,
если…».
4. Иметь альтернативные внутренние источники
оперативной информации на разных уровнях, дабы
быстро отучить людей (своих помощников и
субподрядчиков прежде всего) от вранья и фантазий.
И.Г.Альтшулер, 2008
5
Что должен руководитель?
5.
6.
7.
Устанавливать степень детализации информации
(планово-отчетной) в зависимости от важности задач и
степени доверия к человеку.
Быстро определять принадлежность проблемы, ее
уровень и возможные последствия. Четко расставлять
приоритеты, переформулировать, уточнять задачи
(концентрация сил на главном: сегодня гоним объемы,
завтра – нужно дать людям фронт работ).
Думать о том, чем занять людей в простои, объявлять
при необходимости авралы.
Проект, реальность, проблемы – в сроках, объемах и
альтернативах.
И.Г.Альтшулер, 2008
6
Оценка эффективности подготовки
параметр
+
Цели совещания определены,
ожидаемый результат конкретен
Составлена повестка дня, все
участники проинформированы
Участие всех приглашенных
необходимо
Форма совещания, ее соответствие
цели
Дата, время, помещение выбраны
правильно
Иное
И.Г.Альтшулер, 2008
7
Контрольный лист (чек-лист)
• Контрольный лист - это список вопросов, которые надо обсудить, или
шагов, которые надо предпринять. При сборе данных - это хранилище
собираемой информации
Чем хорош контрольный лист?
• Контрольный лист предоставляет несложный организованный способ
для продвижения вперед. Он может быть прост как список продуктов,
которые вы приготовили, чтобы идти в овощной магазин, и он может
быть настолько сложен как тот, который используют авиапилоты,
готовясь к взлету.
Как используется контрольный лист?
• Аккуратное планирование контрольного листа устранит
необходимость впоследствии добавлять какие-то пункты.
Когда используется контрольный лист?
• Контрольный лист используется, когда команда хочет убедиться, что
все операции выполняются организовано. Его также можно
использовать, чтобы удостовериться в соответствии с рядом
стандартов.
И.Г.Альтшулер, 2008
8
Преимущества и недостатки вопросов
+
--
Уникальный инструмент экспресснастройки на человека, его ситуацию и
изменения ситуации
Косвенный инструмент – человек
«сам» приходит к вариантам решения
и решению.
Деликатный инструмент – убеждение
без видимого насилия. И возражать
трудно – все «сохраняют лицо»
Возможность выиграть время
Вовлечение в совместную работу с,
демонстрация уважения
Возможность ухода от авторской
постановки проблемы к более глубокой
и стратегической
Высокие требования – по
профессионализму и опыту
Возможность аналогии со
следствием и негативной
реакции
Требование индивидуального
подхода (не тиражируем в
простые анкеты)
Формирование у кого-то
ощущения простоты
(воспроизводимости) этой работы
Ловушка: усиление
потребностей, которые мы не
можем удовлетворить
Скука и нетерпение
И.Г.Альтшулер, 2008
9
Зачем планировать вопросы?
Вопросы
–
инструмент:
Работы
с системой
клиента
Работы
с ситуацией
и проблемами
клиента
Ухаживания
за
отношениями
с клиентом
И.Г.Альтшулер, 2008
Работы
над собой
10
Уравнение ценности:
серьезность проблемы перевешивает стоимость решения
И.Г.Альтшулер, 2008
11