Финансовая отчетность по грантам

Москва, 24.10.2013
Финансовая
отчетность по
грантам
Общие условия контракта (версия от 01/2012)
Delegation of the
European Union to
Russia
Financial Management Toolkit for recipients of EU funds for
external actions at:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financial-managementtoolkit_en.htm
Руководство по финансовому менеджменту
Ваш контракт состоит из
следующих документов:
Special conditions + Annexes:
Annex I Description of the Action
Annex II General conditions
applicable to EU financed grant
contracts for external actions
Annex III Budget for the Action
Annex IV Procurement by grant
Beneficiaries
Annex V Standard request for
payment
Annex VI Model narrative and
financial reporting
Annex VII Model report of factual
findings and TOR for expenditure
verification
Delegation of the
European Union to
Russia
Особые условия и приложения:
Описание проекта
Общие условия для грантовых
соглашений, финансируемых ЕС
Бюджет
Тендерные правила
Стандартный запрос на платеж
Образец промежуточной и
финальной отчетности
Образец аудиторского отчета и
Техническое задание для
аудитора
Наши требования к финансовой отчетности
основаны на перечисленных документах
1
Общие условия контракта
Бенефициар единолично несет
ответственность перед
Представительством ЕС за
выполнение проекта.
(Annex II, art.1.3)
Бенефициар обязуется
обеспечить соблюдение
требований по контракту его
партнерами и субподрядчиками.
Delegation of the
European Union to
Russia
2
Общие условия контракта
Бенефициар обязан вести
достоверный и регулярный
финансовый учет по проекту в
соответствии с правилами и
требованиями ЕС, который может
быть интегрирован в стандартную
систему бухгалтерского учета
Бенефициара (РФ), либо являться
ее дополнением.
(Annex II, art.16.1)
Delegation of the
European Union to
Russia
3
Общие условия контракта
Бенефициар обязан предоставить
всю необходимую информацию
о ходе осуществления проекта и
составить с этой целью
промежуточный (при запросе
промежуточного платежа) и
итоговый отчеты, состоящие из
содержательной и финансовой
частей.
(Annex II, art.2 )
Delegation of the
European Union to
Russia
4
Изменение контракта и
бюджета
В случае изменения названия организации,
юридического адреса, банковского счета и
аудитора необходимо проинформировать об
этом Вашего координатора в
Представительстве ЕС и предоставить новые
Financial Identification Form
И Legal Entity Form
КАК МОЖНО СКОРЕЕ
На исправления нужно время!
Delegation of the
European Union to
Russia
5
Изменение бюджета
Письменное Уведомление:
При условии, что изменения не затрагивают основные
цели и задачи проекта
•
•
перераспределение внутри бюджетной статьи
перераспределение средств между статьями бюджета
не более чем 15% от первоначального значения
Кроме статей Административных расходов и Резерва
непредвиденных затрат (Annex II art. 9.2)
Все остальные изменения вносятся через
специальное дополнение к контракту
(Addendum):
запрос по изменениям должен быть представлен
минимум за месяц до вступления в силу и не может
быть ретроспективным (Annex II, art.9)
Delegation of the
European Union to
Russia
6
Платежы
Первый авансовый платеж производится в
течение 30 дней после получения подписанного
контракта
Запрос на платеж не нужен
Сумма авансового платежа указывается в
Особых условиях контракта
(Special Conditions, art.4)
Все запросы на последующие платежи должны
быть оформлены в соответствии с
требованиями, указанными в приложении V
(Annex V - template)
Delegation of the
European Union to
Russia
7
Промежуточный платеж
Структура Промежуточной Финансовой Отчетности,
сопровождающей запрос на промежуточный платёж
(по грантам, превышающим 100,000.00 Евро
и продолжительностью более 12 месяцев)
Delegation of the
European Union to
Russia
1.
Interim Financial report - Таблица промежуточного финансового отчета ( Annex
VI)
2.
Forecast budget & Follow-up – Таблица, в которой отражены как расходы за
отчетный период, так и прогнозируемые расходы
3.
Копии документов по статье бюджета 3 (оборудование), подтверждающих
происхождение оборудования при стоимости покупки больше 5000 Евро за
единицу (Annex IV art. 2.2)
4.
Копии списков присутствующих на семинарах, конференциях и т.д. (могут
являться частью содержательного отчета)
5.
Копии всех контрактных дополнений и переписки с ЕC по изменениям
бюджета (если есть)
8
Промежуточный платеж
При пересчете расходов произведенных в
рублях в Евро следует использовать
ставку, равную среднему значению курсов
валют, опубликованных в InfoEURO за
отчетный период
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_c
ontracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm
Delegation of the
European Union to
Russia
9
Промежуточный платеж
По грантам, превышающим 100,000.00 Евро
и продолжительностью более 12 месяцев
• Промежуточный платёж производится в
размере указанном в контракте, когда
часть фактически понесенных расходов,
финансируемых ЕС, составляет не менее
70 % от аванса
• Если фактически понесенные расходы,
финансируемые ЕС, составляют менее 70
% от аванса, сумма промежуточного
платежа будет уменьшена на
неиспользованную сумму предыдущего
платежа
Delegation of the
European Union to
Russia
(Annex II, art.15.1, option 2)
10
Промежуточный платеж
По контракту:
•Общая сумма проекта:
•Вклад Европейского Союза (90%):
•Авансовый платеж:
500,000.00 €
450,000.00 €
300,000.00 €
•70 % аванса
210,000.00 €
Фактические затраты за первый период:
Вариант 1
230,000.00 €
230,000.00 *90% =
207,000.00 € Менее 70%
Сумма промежуточного платежа будет уменьшена на 3,000 €
Вариант 2
240,000.00 *90% =
Delegation of the
European Union to
Russia
240,000.00€
216,000.00 €
Более 70%
Сумма промежуточного платежа будет выплачена как указано
в контракте
11
Финальный платеж
Итоговый отчёт направляется в
течение трех (шести*) месяцев с
момента окончания срока
осуществления проекта по
Контракту.
* Если главный офис Бенефициара находится не в РФ
Delegation of the
European Union to
Russia
12
Финальный платеж
Структура Финальной Финансовой Отчетности, предоставляемой
вместе с запросом на финальный платёж (Annex V)
(по грантам, превышающим 100,000.00 Евро и продолжительностью более 12
месяцев)
1. Итоговая таблица финального финансового отчета (Оригинал)
FINAL FINANCIAL REPORT (подпись, дата, печать аудитора)
2. Отчет аудитора в соответствии с образцом, приведенном в
Приложении VII ( Annex VII)
3. Копии документов по статье бюджета 3 (оборудование),
подтверждающих происхождение оборудования при стоимости
более 5000 Евро за единицу (Annex IV art. 2.2)
4. Сертификат передачи оборудования, в случае если Бенефициар
не имеет представительства в России или не является конечным
получателем гранта, если другое не оговорено в Специальных
условиях, на оборудование стоимостью более 5000 Евро за
единицу. Если оборудование остается у Бенефициара, то
подтверждение о постановке оборудования на баланс
(стоимостью более 5000 Евро за единицу (Annex II art 7))
Delegation of the
European Union to
Russia
13
Финальный платеж
Структура Финальной Финансовой Отчетности, предоставляемой
вместе с запросом на финальный платёж (Annex V)
(по грантам, превышающим 100,000.00 Евро и продолжительностью более 12
месяцев)
Delegation of the
European Union to
Russia
5.
Списки, присутствующих на семинарах,
конференциях и т.д. (могут являться частью
финального содержательного отчета)
6.
Копии всех контрактных дополнений и переписки с
ЕС по изменениям бюджета (если есть), в том
числе разрешение на использование резерва
непредвиденных расходов
7.
Sources of Funding- Таблица, где указаны фактические
вклады Бенефициара, партнеров и другие источники
финансирования
14
Финальный платеж
Структура Финальной Финансовой Отчетности, предоставляемой
вместе с запросом на финальный платёж
(по грантам, не превышающим 100,000.00 Евро
или продолжительностью менее 12 месяцев)
1. Вместо аудиторского отчета предоставляется Итоговая
таблица финального финансового отчета (Final financial
report). Подпись, дата и печать Бенефициара обязательны.
2. Копии документов по статье бюджета 3 (оборудование),
подтверждающих
происхождение оборудования (стоимостью
более 5000 Евро за единицу (Annex IV art. 2.2))
3. Сертификат передачи оборудования, в случае если Бенефициар
не имеет представительства в России или не является конечным
получателем гранта, если другое не оговорено в Специальных
условиях, на оборудование стоимостью более 5000 Евро за
единицу. Если оборудование остается у Бенефициара, то
подтверждение о постановке оборудования на баланс (при
стоимости более 5000 Евро за единицу ( Annex II art 7))
Delegation of the
European Union to
Russia
15
Финальный платеж
Структура Финальной Финансовой Отчетности, предоставляемой
вместе с запросом на финальный платёж
(по грантам, не превышающим 100,000.00 Евро
или продолжительностью менее 12 месяцев)
Delegation of the
European Union to
Russia
4.
Списки присутствующих на семинарах, конференциях и т.д.
(могут являться частью финального содержательного отчета)
5.
Копии всех контрактных дополнений и переписки с ЕС по
изменениям бюджета (если есть), в том числе, разрешение на
использование резерва непредвиденных расходов
6.
Sources of Funding - Таблица, где указаны фактические
вклады Бенефициара, партнеров и другие источники
финансирования
16
Финансовый отчет
Jcyj
Итоговая таблица промежуточного и финального финансового
отчета (INTERIM FINANCIAL REPORT and FINAL FINANCIAL
REPORT )
•
Общая фактическая стоимость проекта (вклад ЕС + вклад
грантополучателя и его партнеров) в Евро
•
Расходы, понесенные строго в период реализации проекта,
определенного Статьей 2 Особых условий контракта (Annex II art. 14.1)
за исключением расходов, связанных с составлением финального и
аудиторского отчетов
•
Все расходы указываются в той валюте, в которой были фактически
произведены, и в пересчете на Евро
•
Следует использовать ставку, равную среднему значению курсов
валют, опубликованных в InforEURO за месяцы отчетного периода
(Annex II, art.15.8)
Delegation of the
European Union to
Russia
•
Четкое соответствие статьям и подстатьям бюджета
•
Округление чисел: два знака после запятой для всех расходов, четыре
знака - в обменном курсе
17
Финансовый Отчет
Для учета рабочего времени введутся Табели учета
рабочего времени (Timesheets )
Delegation of the
European Union to
Russia
•
Каждый работник регулярно заполняет на каждый календарный
месяц табели учета рабочего времени и суточных
•
Заверяется ответственным лицом, подписавшим контракт
(Директором или Менеджером проекта)
•
В колонке Days Worked отмечают отработанные дни (если
предусмотрено бюджетом - количество отработанных часов)
•
В колонке Per Diems отмечают ночи, проведенные в
командировке вне места базирования проекта.
•
Полный рабочий месяц состоит из 22 рабочих дней
18
Финансовый Отчет
Табели учета рабочего времени не
являются обязательным документом в
случае, если присутствие сотрудника на
работе может быть подтверждено другими
документами, например, трудовым
соглашением или зарплатной ведомостью.
Или, в случае совмещения сотрудником
работы на несколько проектов,
предоставлены подтверждения четкого
распределения его/ее рабочего времени
между проектами.
Delegation of the
European Union to
Russia
19
Финансовый Отчет
Требования к происхождению оборудования
Правила Европейского Союза по закупкам товаров/услуг/работ
включают "Требования к Происхождению" (“Rule of Origin”),
подразумевающие, что все приобретаемое оборудование должно
быть произведено/собрано в странах Европейского Союза
+страны кандидаты, в странах общего экономического
пространства (Исландия, Лихтенштейн, Норвегия), в России и в
странах бывшего СНГ.
"Требования к Происхождению" распространяются на все
оборудование, независимо от стоимости
Сертификат Происхождения
(При сумме более 5000 евро за единицу товара)
Копию сертификата происхождения или другой официальный
документ, подтверждающий происхождение товара с указанием
страны происхождения следует приложить к финансовому
отчету (Annex IV, art. 2.2)
Delegation of the
European Union to
Russia
20
Финансовый Отчет
Акт передачи оборудования
Transfer of Ownership
•
Составляется в соответствии с образцом, представляется в
оригинале
•
Включает все оборудование, закупленное в рамках проекта
(Статья 3 бюджета) (Annex II, art 7.3)
•
Список оборудования является неотъемлемой частью Акта
передачи оборудования и заверяется обеими сторонами.
Печать принимающей организации обязательна
•
В случае, если по контракту оборудование остается у
Бенефициара,
предоставляется
подтверждение
о
постановки оборудования на баланс организации
(Annex II, art 7)
Копия акта передачи оборудования стоимостью более 5000
Евро за единицу предоставляется в Представительство ЕС
Delegation of the
European Union to
Russia
21
Финансовый Отчет
Закупки и субподряд в рамках проекта
•
•
•
•
•
Delegation of the
European Union to
Russia
Подробная информация – Приложение IV контракта
При стоимости закупки/ субподряда на работы или услуги
до 10,000 Евро включительно, проведение конкурса не
требуется
При стоимости закупки/ субподряда на работы или услуги
свыше 10,000 Евро и до 60,000 Евро (закупки), до 200,000
(услуги), до 300,000 Евро (работы) следует получить
предложения от минимум трех поставщиков данных
товаров/ работ/ услуг и выбрать наиболее оптимального
по критерию «цена-качество» (Annex IV, art.3)
Искусственная разбивка на лоты не разрешается
Пакет
тендерной
документации
должен
быть
предоставлен аудитору
22
Финансовый Отчет
Резерв непредвиденных затрат
(Annex II, art.14.3)
• Может быть использован только после
получения письменного разрешения от
Представительства ЕС
• Сумма не может превышать 5% от общей
стоимости прямых затрат по проекту
Delegation of the
European Union to
Russia
23
Финансовый Отчет
Административные расходы
• Расходы, связанные с реализацией проекта, но
не включенные ни в одну другую статью
бюджета, ограничены установленным при
подписании
контракта
фиксированным
процентом, не превышающим 7% от прямых
затрат по реализации проекта (General Conditions
14.4, Special Conditions).
• Административные
расходы
обязательно
должны быть приемлемыми по содержанию.
Delegation of the
European Union to
Russia
24
Финансовый Отчет
Статья 12 Налоги (включая НДС)
Налоги, включая НДС могут считаться приемлемыми
расходами только в том случае, когда Бенефициар
предоставит доказательства, что он или его партнеры не
могут добиться возмещения или взаимозачета НДС. К
таким доказательствам можно отнести:
1) Официальное письмо, подтверждающее, что НДС не
может быть возмещено. Только для государственных
органов власти (public authorities).
2) Подтверждение из налоговой инспекции, что организация
применяет упрощенную систему налогооблажения или ее
оборот за последние 3 месяца не превышал 2 млн.
рублей.
Delegation of the
European Union to
Russia
25
Финансовый Отчет
Источники Финансирования
(Sources of funding)
Получатель гранта обязан предоставить
информацию о всех источниках финансирования
проектной деятельности с указанием конкретной
суммы вклада в евро, включая доход от проектной
деятельности .
Delegation of the
European Union to
Russia
26
Финальный платеж
По контракту:
Delegation of the
European Union to
Russia
Общая сумма проекта:
222,222.00 €
Вклад Европейского Союза (90%):
200,000.00 €
Авансовый платеж:
100,000.00 €
Промежуточный платёж:
80,000.00 €
Прогнозируемый финальный платёж:
20,000.00 €
27
Финальный платеж
Расчет балансового платежа, основанный на
фактически понесенных и утвержденных
после проверки финального финансового
отчета расходах:
Общая сумма фактических
приемлемых затрат,
подтвержденная соответствующей
документацией:
Вклад Европейского Союза
90% от общих утвержденных затрат:
Финальный платеж:
(189,000.00 € - 100,000.00 € - 80,000.00 € )
Delegation of the
European Union to
Russia
210,000.00 €
189.000,00 €
9.000,00 €
28
Финансовый Отчет
Представительство
Европейского Союза
оставляет за собой право
запросить дополнительную
информацию, которая должна
быть предоставлена в
течение 30 дней с момента
поступления запроса
Delegation of the
European Union to
Russia
29
Контакты
Лена Карнович
Lena.karnovich@eeas.europa.eu
Тел.: +7 495 721 20 00
Факс: +7 495 721 20 20
Delegation of the
European Union to
Russia