Обмен юридически значимыми документами между контрагентами (сервис 1С-ЭДО) Андрей Чудин Руководитель отдела 1С Известно, что использование электронных документов (в частности, электронных счетов-фактур) помогает компаниям снижать затраты на сопровождение хозяйственной деятельности, значительно снижает риски расхождения данных в учетных системах контрагентов, а также упрощает взаимодействие с контролирующими органами. 2 Давайте рассмотрим: • какие требования предъявляют к первичным и налоговым документам бухгалтеры и руководители • как электронный документооборот (ЭДО) через операторов электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО СФ) может обеспечить выполнение этих требований 3 Требования бухгалтерии к первичным и налоговым документам • Документы оформлены без ошибок • Данные по реализациям и поступлениям совпадают с данными контрагентов, нет расхождений • Подпись и печать хорошо читаемы • Покупатель быстро (вовремя) возвращает подписанные документы • Документы хранятся в порядке, их можно легко и быстро найти 4 С ЭДО легче обеспечить выполнение требований • Документы всегда оформлены без ошибок, данные по реализациям и поступлениям всегда совпадают с данными контрагентов, потому что … документы поступлений создаются автоматически – на основе входящих электронных документов поддерживается автоматическое сопоставление номенклатурных справочников продавца и покупателя • Подпись и печать всегда разборчивы, поскольку… используется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая подтверждает полномочия сотрудника • Покупатель быстро (вовремя) возвращает подписанные документы ведь обмен электронными документами занимает секунды • Документы хранятся в порядке и всегда под рукой, потому что … архив электронных документов ведется прямо в программе 1С 5 Декларацию по НДС проще сдать успешно, если использовать 1С-ЭДО НЕ ИСПОЛЬЗУЮТ ЭДО ИСПОЛЬЗУЮТ ЭДО = = ≠ = ≠ = Уточнение по Декларации Успешно сданная отчетность 6 Требования руководителя к документам и работе с ними • Не тратить время на проверку и подпись большого количества документов • Быстрое, дешевое, безопасное и надежное перемещение документов по стране – при этом простое как отправка SMS • Сотрудники имеют доступ только к тем документам, с которыми им положено работать • Архивы с документацией не занимают ценное место в офисе 7 С ЭДО легче обеспечить выполнение требований • Можно моментально и просто как SMS отправить документ в любую точку страны Отправить электронный документ в один клик прямо из программы 1С через оператора ЭДО, который гарантирует доставку - легко и безопасно Отправка одного электронного документа стоит как один звонок про телефону - 5 рублей. А если отправляете счет-фактуру, то получаете возможность отправить еще два электронный документа за общую сумму 10 рублей (т.е. 3,33 руб за 1 документ). • Не нужно тратить время на проверку и подпись большого количества документов, потому что … Можно подписывать электронной подписью сразу группу документов, выбранных с помощью гибкой системы фильтров, в интерфейсах «На подпись» и «Текущие дела по ЭДО» 8 С ЭДО легче обеспечить выполнение требований • Сотрудники всегда имеют доступ только к тем документам, с которыми им положено работать, так как… обеспечено разграничение прав доступа к электронным документам и полномочиям по подписанию различных видов ЭД на трех уровнях: зарегистрированных пользователей программы 1С, квалифицированных сертификатов электронной подписи, принадлежащих пользователям, настроек доступа пользователей в программе 1С: по договорам, контрагентам, организациям и т.п. • Архивы с документацией не занимают место в офисе электронные документы хранятся в электронном архиве, прямо в программе 1С, нет необходимости хранить их бумажные копии 9 Рекомендации по переходу на применение электронных документов 1. Определитесь с контрагентами, с которыми вы хотели бы обмениваться электронными документами. 2. Заключите соглашение об обмене электронными документами, указав типы документов, сроки подписания и другие существенные условия. 3. Проведите пробный обмен по типовой сделке, например, дублируя бумажные документы. 4. Определите дату перехода на электронные документы по выбранным типам документов и контрагентам. 5. Удивляйтесь тому, сколько раньше времени и ручного труда уходило на оформление и доставку документов. ;) 10 Техническое вопросы подключения и настройки ЭДО мы поможем решить Для подключения к 1С-ЭДО можно обратиться по телефону: (3902) 306-019 Настройка 1С-ЭДО в вашей программе Получение сертификата электронной подписи (1С:Подпись) Обучении сотрудников работе с электронными документами Настройке 1С-ЭДО у ваших контрагентов 11 Подключайте сервис 1С-ЭДО и переходите на быстрый и удобной обмен документами прямо из программ 1С Андрей Чудин Хакасия.ру