ПРЕСС - КОНФЕРЕНЦИЯ как коммуникация

ПРЕСС - КОНФЕРЕНЦИЯ
как коммуникация: ее структура и специфика
Презентацию подготовила Шмакова Л.Ф.,
методист МАУ ДПО «ЦНМО»
Коммуникация происходить от латинского слова «communіcatіo» - передача,
соединение, сообщение», связанного с глаголом «communіco» - делаю общим,
сообщаю, соединяю, производным от латинского «communіs» - общий.
Понятие коммуникация может употребляться в значении:
-социальная коммуникация,
социальными субъектами;
общение
между людьми и другими
-связь с помощью технических средств;
- определенная система, с помощью которой обеспечивается соединение между
отдаленными объектами, например: подземные коммуникации, транспортные
коммуникации
Подходы к определению сущности коммуникации
Механистический подход рассматривает коммуникацию как однонаправленный процесс
передачи и приема информации.
Деятельностный подход рассматривает коммуникацию как процесс общения, обмена мнениями,
знаниями, чувствами, схемами поведения, а также как общую деятельность участников
коммуникации, в ходе которой вырабатывается общий взгляд на вещи и действия с ними.
Теория коммуникации особо рассматривает социальное значение коммуникации, которое
означает и характеризует разнообразие связей и отношений, которые возникают в человеческом
обществе (коммуникационные процессы в обществе).
Социальная коммуникация - это обмен между людьми или другими социальными субъектами
целостными знаковыми сообщениями, в которых информация, знания, идеи, эмоции и т.п.,
обусловлены определенными социальными критериями, правилами поведения и обмена
информацией в социуме.
Выделяются три основные (базовые) функции социальной коммуникации:
-Информационная функция означает, что благодаря социальной коммуникации в обществе
передается информация о предметах, их свойствах, явлениях, действиях и процессах.
-Экспрессивная функция определяет способность социальной коммуникации передавать
оценочную информацию о предметах или явлениях.
- Прагматическая функция означает, что социальная коммуникация является средством,
которое побуждает человека к определенному действию и реакции.
Нас же интересует коммуникация на пресс-конференции с точки зрения теории коммуникации,
как процесс передачи оценочной информации.
«Пресс-конференция»
официально
созываемое
собрание
представителей печати, радио, телевидения для сообщения какой-либо
важной информации.
(Современный толковый словарь русского языка Т.Ф.Ефремовой "ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ«)
Пресс-конференция - специально организованное мероприятие, встреча
официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей
государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов
и т.п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования
общественности по актуальным вопросам (сообщить важную новость,
познакомить с важной информацией или сделать важное заявление).
Для пресс-конференции, как коммуникации, особо важны три составных
компонента:
констатация,
интерпретация,
вопрос.
Констатация, как коммуникативное намерение, представляет собой закрепление
определенного фактора, позволяет убедиться в росте мыслительных операций,
необходимых для актуализации других коммуникативных намерений.
В данном случае главными коммуникативными намерениями (задачей) выступают
необходимость публичной передачи определенной информации , которая приведет к
определенной цели..
Интерпретация - реализация смысла некоторого синтаксически законченного текста,
представленного на конкретном языке. Выступающие или выступающие на
конференции закрепив факт и иные части информации, могут интерпретировать их посвоему с той же коммуникативной целью.
Вопросы же исходят от аудитории, обеспечивая диалогичность межличностного
коммуникативного акта.
Структура пресс-конференции:
вводная часть (продолжительность 3-4 минуты);
приветствие;
объяснение причин проведения;
программа;
представление выступающих;
информация о материалах, представляемых прессе (пресс-кит).
Для успешного проведения пресс-конференции существует ряд обязательных
формальных требований, которые в обязательном порядке необходимо соблюсти.
В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяются важные этапы:
·
подготовительный,
·
этап непосредственно перед мероприятием,
·
сама пресс-конференция,
·
этап по окончании мероприятия.
Каждый из указанных периодов имеет
характерные особенности
Первым этапом является планирование и оповещение. Предварительно за 7-10 рабочих
дней до ожидаемой даты начала пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ,
чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от направленности
её темы. Обычно это делается путём рассылки пресс-релизов по факсу или по
электронной почте.
Пресс-релиз необходим на этапе подготовки пресс-конференции в качестве информации,
разогревающей определённый интерес. К тому же в пресс-релизе должны содержаться
все необходимые координаты организаторов для того, чтобы журналисты могли, если
того потребует ситуация, задать уточняющие вопросы.
Также в рассылаемом приглашении следует указать:
·
день, время и место проведения пресс-конференции, её примерную
продолжительность;
·
тематику пресс-конференции и перечень основных вопросов, предполагаемых к
рассмотрению;
·
фамилии и должности основных участников мероприятия со стороны её
организаторов.
Тогда же окончательно распределяются роли на пресс-конференции.
Выделяют три коммуникативные роли:
ньюсмейкер - носитель новости с опытом публичного выступления
(Сетевой «Словарь современного жаргона российских политиков и
журналистов» предложил адаптированное к российской действительности
понимание термина: лицо, формирующее информационное пространство
вокруг события и наиболее интересное для СМИ как имеющее доступ к
информации);
ведущий (модератор) ;
и эксперт - специалист в данной области;
Роль ньюсмейкера предполагает ответственность за информацию, ведущий отвечает за
процедуру ведения пресс-конференции, а эксперт - за информационную полноту и
насыщенность.
Обязанности ньюсмейкера и эксперта может выполнять один представитель.
На подготовительном этапе заранее должен быть подготовлен информационный пакет
документов, куда входит перечисление всех событий планируемой пресс-конференции с
обязательным указанием исполнителей и времени (поминутно), отводимого на каждую из
этих частей всего мероприятия.
Примерный состав:
·
открытие, представление хозяев пресс-конференции;
·
вступительное слово ведущего;
·
основные (ое) выступления(е);
·
вопросы и ответы;
·
закрытие мероприятия;
·
неофициальная часть, включающая просмотр видеороликов, прочих постпрезентационных
материалов, фуршет по случаю и т.п.
Кроме всего, допустимо будет пригласить на пресс-конференцию некоторое
количество людей, которые не являются журналистами, но имеют отношение к
обсуждаемой теме. Такой подход поднимет статус пресс-конференции и увеличит
выход нужных материалов в прессе и прочих СМИ.
Необходимо помнить:
1.До начала мероприятия рекомендуется решить, что именно нужно будет сказать
прессе и общественности - в наличии должно быть заранее подготовленное
сообщение, касающееся особо важных тем. Важно предугадать вопросы, которые
зададут, и обязательно отрепетировать примерные ответы. Они должны быть
спокойными, правдивыми и, желательно, краткими.
2.Текст выступления должен быть заранее отпечатан и размещен на специальном
столике или на информационном стенде. Иногда его включают и в информационный
пакет документов.
Выступление лучше заранее выучить, вычитывая лишь цифровые показатели.
Именно так удастся удержать внимание аудитории и понаблюдать за реакцией
аудитории на сообщение. Обычно журналисты, как и все люди, любят, когда
обращаются непосредственно к ним.
Но текст можно читать и по бумажке. Это не зазорно.
Однако, надо понимать, что сплошное чтение снимет эффект естественности, который
весьма желателен на пресс-конференции.
3.Выступление представителя организации должно быть краткими, с максимальной
продолжительностью доклада 10 минут .
Характер и структура этого выступления зависит от того, какие цели преследует
данная пресс-конференция.
4.По правилам делового этикета, право вести пресс-конференцию обычно
предоставляется пресс-секретарю.
5.Во вступительное слово пресс-секретаря входит объявление темы прессконференции и поимённое, с указанием должности, титула, звания и т.п.,
знакомство с (каждым из) организаторов (ом) данной встречи с журналистами
6.Регламент мероприятия оглашается ведущим пресс-конференции, далее он же
следит за его соблюдением.
- Заранее определяется количество вопросов, например, по одному на издание.
- Попытки нарушить регламент вполне можно нейтрализовать фразой: «Мы
договорились задавать по одному вопросу».
- Живая очередь в виде очерёдности поднятых журналистами рук или
поступивших записок определяет порядок вопросов и ответов.
7. В обязанности ведущего пресс-конференции входит следующее:
- не допускать гипербол, называть вещи только своими именами,
- проявлять уважение к -конкурентам, политическим противникам,
- не пытаться убеждать других в том, что успех - ваше личное достижение, помнить о
команде и всех тех, кто работал на успех,
- избегать споров, давать односложные ответы - «да», «нет»,
- стараться не поднимать темы, освещение которых в СМИ нежелательно,
- не проявлять и не выказывать явной или скрытой неприязни к кому-либо из гостей,
- замедлять темп задаваемых вопросов, давать конкретные ответы на некоторые из них.
8.Обязанности ньюсмейкера и ведущего пресс-конференции, по возможности, должны
быть разделены.
9. Продолжительность пресс-конференции составляет около 60 минут. Её
длительность должна быть объявлена заранее, чтобы журналисты знали, сколько
времени будет отведено для вопросов.
10.В президиуме не должно быть много людей, чтобы пресс-конференция не
превратилась в торжественное заседание.
11. Нагрудные указатели (бэйджи) со своими именами должны иметь все организаторы
12. Также на столы, за которым будут сидеть приглашенные люди, ставятся таблички с
указанием личных данных участников и организаций, которые те представляют.
Фамилия, имя и отчество гостей должны быть написаны без сокращений, крупно и
продублированы на обратной стороне табличек.
13. На стене за столом участников должен располагаться логотип организатора прессконференции. Таким образом он закрепляет авторские права организаторов на данную прессконференцию.
14.Для каждого участника пресс-конференции необходимо предоставить персональный набор, в
котором должен быть микрофон, бумага и ручка для записей, бутылка минеральной воды и
стакан.
Как отвечать на вопросы
На вопросы надо стараться отвечать без замешательства, доверительно и
авторитетно, ответы желательно подготовить разные, откровенные и развёрнутые.
Фраза «не для записи» должна использоваться редко, лишь в тех случаях, когда вы
хотите обсудить ситуацию непублично.
Когда речь идёт о конфиденциальной информации, ещё одним вариантом ответа
может быть заявление, что в настоящее время у вас пока нет данных, чтобы ответить
на вопрос, но что вы в ближайшее время свяжетесь с репортёром, задавшим этот
вопрос, и ответите на него.
Такие ситуации нужно предвидеть и заранее к ним готовиться, а, если обещаете
ответить позже, то это обязательно выполнить. Нежелательно при ответах на
вопросы использовать фразы типа «без комментариев».
Обязательно продумайте все термины и их интерпретацию, не используя в ответах
жаргонные слова и выражения - это недопустимо.
Вопросы журналистов по существу дела не должны повторяться. Ведущий может
отвести такие вопросы, оставив их без ответа, ссылаясь на отклонение от
объявленной темы пресс-конференции, хотя на пресс-конференции не принято не
отвечать на вопросы. Лучше быстро определиться и дать полный ответ.
И вот он - последний вопрос.
По ходу встречи ведущий определяет, кому из ораторов более всего «подходит» тот
или иной вопрос.
Его нужно специально объявить и после ответа на него официально закрыть прессконференцию.
Грамотно организованная концовка пресс-конференции является важной её частью.
Иногда бывает, что у представителей СМИ заканчиваются вопросы, и порой кажется, что
тема никому не интересна. В этом случае, опытный ведущий обязательно предварительно
отметит про себя, сколько ещё желающих задать вопрос осталось, и незадолго до
завершения конференции даст знать аудитории об этом, объявив, что следующий вопрос
будет последним.
Можно заранее распределить некоторые вопросы среди своих сотрудников в зале
или знакомых журналистов.
Такой приём можно использовать и для смягчения трудной ситуации или перевода
обсуждения на другую тему.
Однако злоупотреблять этим не стоит.
Можно произнести фразу: «Перед началом пресс-конференции нам было передано
несколько записок с вопросами».
Как выступать
Любое
общение с представителями СМИ — это изменение общественного мнения.
.
Значит, текст речи должен быть тщательно отработан.
Вполне приемлемо кратко высказаться по сути, а общую информацию о компании заранее
раздать в пресс-пакетах.
Во время выступления нужно избегать слов-паразитов «как бы», «на самом деле», «вот»
«конечно», а также непрерывного произнесения междометий, типа, «э-э-э…», «м-м..».
На всех без исключения это производит неприятное впечатление.
Поэтому необходимо заранее специально прорепетировать речь перед коллегами, а за их
отсутствием — у зеркала. Важно следить за своими руками. Их обязательно надо
держать на столе, а не под столом. Иногда полезно жестикулировать.
Лучше всего начать своё выступление с шутки на актуальную для всех
присутствующих тему. Это поможет разрядить обстановку и поспособствует созданию
благоприятного имиджа.
Необходимо сразу создать атмосферу сопричастности, без каких-либо заискиваний.
Примером может быть речь: «Здравствуйте, уважаемые дамы и господа! Искренне рады
видеть вас в добром здравии, несмотря на эпидемию гриппа, которой нас пугают врачи.
Очень надеемся, что это не помешает нашему конструктивному сотрудничеству.
Итак, с вашего позволения начнём».
Поведение организатора на мероприятии должно быть спокойным и размеренным,
несмотря на вызывающее поведение собеседника.
Необходимо чётко сохранять выдержку и спокойствие.
Лицо должно быть человечным, не каменным, без страдательных гримас и пр..
Нужно помнить, что журналисты - такие же люди, так же едят и пьют, имеют
собственные недостатки.
Если страх не проходит, нужно выбрать из присутствующих одного, самого, на
ваш взгляд, симпатичного и представить, что это ваш добрый друг и сейчас у вас с
ним состоится разговор по душам.
Для вас все присутствующие журналисты - друзья.
Улыбка к месту – залог успешного выступления.
Технические неполадки – ещё одна неприятность, которая может случиться
на пресс-конференции: придётся говорить громче, что может привести к
деконцентрации собственного внимания.
Одним словом, во время публичного выступления надо быть готовым ко
всему и заранее. Это залог успеха всего мероприятия и гарантия того, что вы сможете
достичь нужной цели.
На завершающем этапе модератор говорит всем присутствующим:
«Спасибо, до свидания»,
- но пресс-конференция на этом не заканчивается, т.к. журналисты подходят к
ньюсмейкеру за дополнительной информацией.
Это нормально, потому что основной целью пресс-конференции является
максимально полный выход материалов в СМИ.
Пресс-конференция
Формат: обсуждение с представителями общественности и прессы актуальных вопросов развития
образования в режиме импровизации. Конкретные вопросы для обсуждения выбирают участники
пресс-конференции. Режим работы: вопрос – не более 1 мин., ответ – не более 4 мин.
Критерии
Комментарии для оценивания
Знание и понимание современных
тенденций развития образования и
общества
Глубина и оригинальность
суждений
Компетентность конкурсанта в вопросах развития
системы образования России, края и города
Аргументированность,
конструктивность
Использование аргументов при высказывании своего
мнения, преобладание практической составляющей в
ответах (а не теоретизированных суждений),
предложение конкретных действий по обсуждаемому
вопросу
Предъявление своей позиции
Наличие собственного мнения по поводу
обсуждаемых вопросов, умение сформулировать и
обосновать свою позицию (отношение)
Понимание сути вопроса, на который дается ответ,
отказ от общих и общепринятых фраз, ответ «по
существу», уместное и осмысленное использование
цитат и ссылок на материалы, мнения и документы
Список использованной литературы
1. Алешина И.В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник / И.В. Алешина. - М.: ИКФ «ЭКМОС»,
2006. - 480 с.
2. Варакута С.А. Связи с общественностью: Учебное пособие / С.А .Варакута. - М.: ИНФАРА-М, 2009. 207 с.
3. Игнатьев Д. Настольная энциклопедия Public Relations / Д. Игнатьев, А. Бекетов. - М.: Альпина
Бизнес Букс, 2004. - 496 с.
4. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник / Л.Я. Круглянская. - М.: Издательский
дом Герда, 2003 - 320 с.
5. Мельникова С.В. Деловая риторика (речевая культура делового общения): Учебное пособие / С.В.
Мельникова. - Ульяновск: УлГТУ, 2000. - 106 с.
6. Мирошниченко А.А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения: Практическое
руководство / А.А. Мирошниченко.- М.: Книжный мир, 2008. - 384 с.
7. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов/ В.Ю. Дорошенко, Л.И. Зотова, В.Н.
Лавриненко и др.; Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. - М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 2007. - 279 с.
8. Скаженик Е.Н. Практикум по деловому общению: Учебное пособие / Е.Н. Скаженик. - Таганрог:
Изд-во ТРТУ, 2005. - 96 с.
9. Стенюков М.В. Секретарское дело / М.В. Стенюков. - М.: Издательство ПРИОР, 2005. - 227 с.
10. Степанова Л.М. Психология делового общения / Л.М. Степанова // Элитариум. - 2003.- №12.
Желаю удачи!