Оценка эффективности и качества работы публичной библиотеки

Оценка
эффективности и
качества работы
публичной
библиотеки
Консультация
Главный библиотекарь
И.Г. Слодарж
Екатеринбург, 2013
Эпиграф
«Единственное верное мерило вашего успеха
— это то, что вы делаете в сравнении с
вашим действительным потенциалом».
Пол Мейер,
(специалист в обл. менеджмента, США)
Предпосылки
 Федеральный закон от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении
изменений в отдельные законодательные акты Российской
Федерации в связи с совершенствованием правового
положения государственных (муниципальных) учреждений»
 Формирование государственного (муниципального) задания
 Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 9
июля 2010 г. N 391 «Об утверждении Перечня государственных
услуг,
оказываемых
бюджетными
учреждениями,
подведомственными Минкультуры России, применяемый для
формирования государственного задания»
3
Основные понятия
• Эффективность работы - это уровень достижения
библиотекой поставленных целей с учетом потребностей
пользователей
• Измерение
эффективности
работы
означает
сбор
статистических и других данных, описывающих работу библиотеки,
и анализ этих данных с целью оценки ее эффективности и
проведения управленческих воздействий
• Другими словами:
• сопоставление
- того, что библиотека делает (эффективность работы)
- с тем, что она должна делать (миссия)
- с тем, чего хочет достичь (цели)
4
Основные понятия
• Оценка эффективности работы библиотеки, как правило,
основывается
на
анализе
различных
статистических
показателей в отчетном периоде
• Показатель эффективности работы – это количественный или
качественный показатель, используемый для оценки и
сравнения эффективности библиотеки в выполнении ею
поставленных задач
• Измерение эффективности работы проводится с целью
улучшения качества работы библиотеки
5
ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ ПО ОЦЕНКЕ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БИБЛИОТЕК
I. Документы
Министерства культуры Свердловской области
(на сайте Министерства культуры СО, Раздел «Актуальная информация»)
•
1. Показатели эффективности деятельности государственных
учреждений культуры, среднего профессионального образования
Свердловской области, утвержденные приказом Министерства культуры
Свердловской области от 31.05.2013 № 165
• 2.
Показатели
эффективности
работы
руководителей
государственных учреждений культуры, среднего профессионального
образования Свердловской области, утвержденные приказом Министерства
культуры Свердловской области от 13.05.2013 № 165
6
ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ ПО ОЦЕНКЕ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БИБЛИОТЕК
• Документы Министерства культуры Свердловской
области
•
3. Приказ Министерства культуры Свердловской области от
30.09.2013 № 284 «Об утверждении методических рекомендаций по
разработке руководителями государственных учреждений культуры,
образовательных учреждений, в отношении которых Министерство культуры
Свердловской области выполняет функции и полномочия учредителя,
показателей эффективности деятельности, применимых к основным
категориям работников» (с приложением)
•
4. Методические рекомендации по разработке органами местного
самоуправления муниципальных образований в Свердловской области
показателей эффективности деятельности муниципальных учреждений
культуры и детских школ искусств, их руководителей и работников по видам
учреждений и основным категориям работников, утвержденные приказом
Министерства культуры Свердловской области от 04.10.2013 № 292
7
ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ ПО ОЦЕНКЕ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ бИБЛИОТЕК
II. Документы Министерства культуры Российской
Федерации
• Методические
рекомендации
по
разработке
органами
государственной власти субъектов Российской Федерации и органами
местного самоуправления показателей эффективности деятельности
подведомственных государственных (муниципальных) учреждений
культуры, их руководителей и работников по видам учреждений и
основным
категориям
работников.
Утверждены
приказом
Минкультуры России от 28 июня 2013 г. № 920.
8
ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ ПО ОЦЕНКЕ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БИБЛИОТЕК
III. Документы Российской библиотечной ассоциации
1.Оценка эффективности и качества работы публичной
библиотеки: (пакет методических материалов в помощь внедрению
«Модельного стандарта деятельности
публичной библиотеки») /
Российская библиотечная ассоциация. Секция публичных библиотек.
2008.
2.Обеспечение качества информационно-библиотечного
обслуживания : пособие для руководителей библиотек [Электр. ресурс].
Санкт-Петербург, 2013. Режим доступа:
http://www.rba.ru/content/activities/group/kach/13_06_2013.pdf
3.Обеспечение
качества
информационно-библиотечного
обслуживания : пособие для руководителей библиотек /РНБ, РБА ; отв.
сост. и рук. проекта Л. В. Куликова; сост. Т. В. Кузнецова (и др.). СанктПетербург : Изд-во РНБ, 2013. 174 с.
9
ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ ПО ОЦЕНКЕ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БИБЛИОТЕК
• ЛИТЕРАТУРА
•
•
•
Информация и документация. Показатели
эффективности работы библиотек :
международный стандарт ИСО 11620-1998.
Полл Р. Измерение качества деятельности
библиотек / Розвита Пол, Питер те
Бокхорст; пер. с англ. [и науч. ред. Г. А.
Кисловской] ; Российская гос. б-ка. - М. :
Пашков дом, 2008. - 314 с.
Чудинова В. П. Измерение ценности и
критерии эффективности деятельности
библиотек: зарубежный опыт : науч.-практ.
сб. / В. П. Чудинова. - М. : Литера, 2011. 254 с.
10
Виды эффективности
• Экономическая эффективность
• Производственная эффективность
• Социальная эффективность
• Технологическая эффективность
• Эффективность системы управления
(управленческая эффективность)
• Другое
11
НА СЕГОДНЯШНИЙ ДЕНЬ:
• Разработаны различные оценочные показатели библиотечной
деятельности
• Мы предлагаем свои методические рекомендации
показателям эффективности работы библиотеки
по
• Настоящие показатели
могут быть использованы как
современный инструментарий управления библиотекой и
предназначены для получения достоверных результатов оценки
эффективности работы библиотеки в целом, а также качества
отдельных направлений работы или библиотечных услуг
12
Структура пособия
Показатели сгруппированы в разделы по библиотечным процессам и в
соответствии с госзаданием на государственные услуги и работы:
• Услуга по осуществлению библиотечного, библиографического и
информационного обслуживания пользователей библиотеки
• Работа по формированию и учету фондов библиотеки
• Работа по обеспечению физического сохранения и безопасности
фонда
• Работа по библиографической обработке документов и организации
каталогов
• Методическая работа в сфере библиотечного обслуживания
населения
• Работа по проведению культурно-просветительских мероприятий
А также добавлены дополнительные актуальные показатели:
социальное партнерство, проектная деятельность, экономическая
эффективность, производственная эффективность и эффективность
работы персонала
13
Структура пособия
• В каждом разделе 2 группы показателей:
• Количественные показатели
• Перечень показателей – на основе формы 6-НК Федерального
государственного статистического наблюдения и действующего
ГОСТ СИБИД 7.20-2000 «Библиотечная статистика»
• Наименование показателя – используется, как правило,
принятый в профессиональном общении термин, и единица
измерения
• Качественные показатели
14
Качественные показатели
Качественный показатель – состоит из граф:
• Наименование и единица измерения
• Назначение
показателя
– разъясняется назначение
проводимых измерений с точки зрения миссии библиотеки
• Определение показателя – раскрывается содержание и смысл
показателя и приводятся данные, необходимые для измерения
показателя (процент, коэффициент, единица)
• Формула расчета – приводится математическая формула
вычисления показателя с комментарием
15
УТВЕРЖДАЮ
Директор библиотеки
_____________О.Д. Опарина
«___» _____________ 2013г.
ПОКАЗАТЕЛИ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БИБЛИОТЕКИ
УСЛУГА ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ БИБЛИОТЕЧНОГО, БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ БИБЛИОТЕКИ
КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ
ПОКАЗАТЕЛИ
1.
2.
3.
4.
Наименование
Наименование показателя,
показателя, единица
единица измерения
измерения
Количество
1.
Охват
населения
зарегистрированны
услугами библиотеки
х пользователей*
(процент)
(человек)
Количество
посещений*, всего
(единиц)
Количество
обращений на web- 1.
Динамика количества
сайт библиотеки*
зарегистрированных
(единиц)
пользователей
Количество
(процент
документов,
роста/снижения)
выданных из фонда
пользователям
библиотеки*
(единиц)
КАЧЕСТВЕННЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
Назначение показателя
Определение (содержание)
показателя
Показывает,
насколько
библиотечные
услуги
востребованы
населением
обслуживаемой территории
Отношение
кол-ва
зарегистрированных
пользователей библиотеки к
общей численности жителей
обслуживаемой территории
Демонстрирует изменения в
количестве пользователей в
сравнении с предшествующим
годом
Отношение
кол-ва
зарегистрированных
пользователей библиотеки на
конец отчетного года к кол-ву
зарегистрированных
пользователей библиотеки на
конец предшествующего года
Формула расчета
ПБ
х100
НТ
где:
ПБ
–
общее
кол-во
зарегистрированных
пользователей;
НТ – население обслуживаемой
территории
ПБотч
где:
ПБпр х100  100
ПБотч
–
общее
кол-во
зарегистрированных
пользователей в отчетном году;
ПБпр
–
общее
кол-во
зарегистрированных
пользователей
в
предшествующем году
Услуга по осуществлению библиотечного,
библиографического и информационного обслуживания
пользователей библиотеки
КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
1. Количество зарегистрированных пользователей* (человек)
2. Количество посещений*, всего (человек)
3. Количество обращений на web-сайт библиотеки* (единиц)
4. Количество документов, выданных из фонда пользователям библиотеки*
(экз.)
5. Количество выданных копий документов* (экз.)
6. Количество выполненных справок и консультаций посетителям библиотеки*
(единиц)
7. Количество выполненных справок и консультаций в виртуальном режиме
(единиц)
8. Число абонентов информационного обслуживания*:
всего, единиц; в том числе: индивидуальных абонентов;
коллективных абонентов
9. Услуги МБА: получено документов из других библиотек*, (экз.); выдано
документов другим библиотека*, (экз.)
16
Услуга по осуществлению библиотечного,
библиографического и информационного обслуживания
пользователей библиотеки
(качественные показатели)
Наименование
показателя, единица
измерения
1. Охват населения
услугами
библиотеки
(процент)
2. Динамика
Назначение показателя
Определение показателя
Формула расчета
Показывает, насколько
библиотечные услуги
востребованы
населением
обслуживаемой
территории
Демонстрирует
количества
изменения в
зарегистрированных количестве
пользователей
пользователей в
(процент
сравнении с
роста/снижения)
предшествующим
годом
Отношение кол-ва
зарегистрированных
пользователей
библиотеки к общей
численности жителей
обслуживаемой
территории
Отношение кол-ва
зарегистрированных
пользователей
библиотеки на конец
отчетного года к кол-ву
зарегистрированных
пользователей
библиотеки на конец
предшествующего года
где:
ПБ
х100
НТ
ПБ – общее кол-во
зарегистрированных
пользователей;
НТ
–
население
обслуживаемой
территории
ПБотч
х100  100
ПБпр
где:
ПБотч – общее кол-во
зарегистрированных
пользователей в отчетном
году;
ПБпр – общее кол-во
зарегистрированных
пользователей в
предшествующем году
Работа
по формированию и учету фондов библиотеки
КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
1. Общий объем фонда библиотеки* (экз.)
2. Количество новых поступлений* (экз.)
2.1.
В т. ч., на электронных носителях (экз.)
3. Количество полнотекстовых оцифрованных документов,
включенных в состав электронной библиотеки (экз.)
4. Количество выбывших документов* (экз.)
18
Работа
по формированию и учету фондов библиотеки
(качественные показатели)
Наименование
показателя, единица
измерения
Назначение показателя
Определение (содержание)
показателя
Темп
роста Показывает активность Отношение объема
(динамика) объема процесса пополнения фонда на конец
фонда библиотеки БФ
отчетного года к объему
(по сравнению с
фонда на конец
предыдущим
предшествующего года
годом), (процент)
(по данным суммарного
учета)
Обновляемость БФ, Демонстрирует степень
обновления фонда в
(процент)
процессе
формирования
в
течение
анализируемого
периода
Отношение кол-ва
новых поступлений в
отчетном году к общему
объему БФ на 01.01
отчетного года
Формула расчета
ОФотч
х100 100
ОФпр
где:
ОФотч – общий объем фонда
библиотеки в отчетном году;
ОФпр - общий объем фонда
библиотеки
в
предшествующем отчетному
году
П
х100
где: Фк
П – объем поступлений за
отчетный год;
ФК – объем фонда на конец
предшествующего года
Общая эффективность работы библиотеки
Общая эффективность работы библиотеки - степень
достижения поставленных перед ней целей и задач:
Социальное партнерство, проектная деятельность
КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
1.Количество разработанных и реализованных самостоятельных
проектов (единиц)
2.Количество поданных заявок на участие в конкурсах, получение
грантов (единиц)
3.Количество заявок, получивших награды или грантовую
поддержку (единиц)
20
Социальное партнерство, проектная
деятельность
(качественные показатели)
Наименование
показателя, единица
измерения
1. Динамика
проектной
деятельности
библиотеки
(процент)
Назначение показателя
Демонстрирует
интенсивность
проектной
деятельности
Определение
(содержание) показателя
Формула расчета
Отношение количества
Потч
х100  100,
разработанных проектов
Ппр
отчетного года к
где:
количеству проектов
Потч – количество проектов,
предыдущего года
разработанных в отчетном
году;
Ппр – количество проектов,
разработанных в предыдущем
году
2. Результативность
участия в
конкурсах,
получение грантов
(процент)
Свидетельствует об
эффективности
творческой
деятельности
библиотеки
Отношение количества
проектов и заявок,
получивших награды
или грантовую
поддержку, к общему
количеству поданных
заявок
ПН
х100
ПЗ
где:
ПН
количество заявок,
получивших
награды
и
грантовую поддержку;
ПЗ – количество поданных
заявок
–
Экономическая эффективность
• Количественный показатель - Объем средств от оказания платных
услуг и иной приносящей доход деятельности* (тыс. рублей)
• Качественные показатели:
•
•
•
•
Удельный вес доходов от оказания платных услуг и иной приносящей
доход деятельности от общих расходов библиотеки, (процент)
Доходы от оказания платных услуг и иной приносящей доход
деятельности из расчета на одного библиотечного специалиста (рублей)
Удельный вес расходов на комплектование библиотечных фондов от
общих расходов библиотеки, (процент)
Комплектование БФ в расчете на одного зарегистрированного
пользователя, (рубль)
22
Производственная эффективность
• Средняя нагрузка на одного сотрудника
•
•
Дает представление об объеме работы, выполняемой в среднем за год
одним библиотечным работником
Позволяют сравнивать нагрузку на одного работника в разных отделах
библиотеки и принимать мотивированные решения при распределении
(перераспределении) штатных единиц.
• по фонду
• по количеству зарегистрированных пользователей
• по количеству посещений
• по количеству книговыдач
• по количеству выполненных справок
23
Кроме того:
• Работа по обеспечению физического сохранения и
безопасности фонда
• Работа по библиографической обработке
документов и организации каталогов
• Методическая работа в сфере библиотечного
обслуживания населения
• Работа по проведению культурно-просветительских
мероприятий
24
Как действовать
1. Выделить приоритеты в развитии библиотеки. Разработать
конкретные цели в каждой из областей функционирования, в
каждом подразделении.
2. В каждой целевой области, на каждом уровне, в каждом
подразделении сознательно определить ключевые показатели
эффективности.
3. Осуществить
сбор
фактических
показателей
(собрать
статистику)
4. Утвердить систему показателей эффективности в библиотеке.
5. Установить периодичность измерения и анализа данных:
ежемесячно, ежеквартально, раз в полугодие, ежегодно.
6. Основной способ оценки – самодиагностика (год с годом; отдел
с отделом; библиотека с библиотекой)
7. Для получения объективной картины поручать мониторинг
показателей независимому специалисту.
25
Как действовать
• На практике библиотеки могут использовать не всю систему
показателей, а лишь те ее части, которые характеризуют
ключевые области деятельности данной библиотеки. При
необходимости, наоборот, некоторые библиотеки помимо
предложенных могут вводить дополнительные показатели
• Список показателей конкретной библиотеки
может быть
дополнен или сокращен
за счет показателей, наиболее
характеризующих специфику ее деятельности:
показатели
могут и должны интерпретироваться в контексте функций и
целей конкретной библиотеки и корректироваться в процессе
изменений, влияющих на ее развитие.
26
Критерии отбора библиотекой
оценочных показателей
• Будет ли показатель эффективности содействовать учредителю,
руководству и обслуживаемому населению
• Запрашивают ли какие-либо вышестоящие органы отчетность по
конкретным областям услуг библиотеки
• Какие направления, процессы, услуги и работы библиотеки
являются приоритетными
• Сколько усилий может персонал библиотеки направить на сбор и
анализ данных, чтобы получить показатель эффективности
27
«Много делать,
еще не значит —
много сделать».
Эдуард Севрус
(Борохов)
«Всё
можно
сделать лучше,
чем делалось до
сих пор».
Генри Форд
Благодарю за
внимание!
metod@library.uraic.ru
Тел. 350-15-76