Типовое решение по автоматизации СМК на базе DocsVision

Управление качеством
Решение компании Хьюман Систем по
автоматизации системы менеджмента
качества (СМК) на базе DocsVision
Версия 1
Назначение
 Автоматизация ключевых требований МС ИСО 9001
 Эффективное планирование процессов и деятельности в
рамках СМК
 Оперативное получение необходимой информации по
результатам функционирования СМК
 Анализ полученных данных и реализация мероприятий по
улучшению деятельности
 Управление документацией и записями СМК
 Решение в версии 1требует DocsVision 4.1 SR1 и выполнено
механизмами настроек, т.е. является открытым к модификации
www.docsvision.com
Слайд: 2
Цели внедрения







Снижение затрат, связанных с внедрением и
функционированием СМК
Обеспечение прозрачной системы планирования и исполнения
управленческих процессов СМК
Вовлечение ключевых сотрудников в вопросы менеджмента
качества организации
Улучшение деятельности на основании оперативного анализа
данных о функционировании СМК и принятия соответствующих
решений
Обеспечение сотрудников необходимыми документами,
данными и информацией в области системы менеджмента
качества
Снижение бумажного документооборота в рамках СМК
Интеграция с учетными система предприятия с целью получения
единой системы управления предприятием в рамках СМК
www.docsvision.com
Слайд: 3
Роли










Руководитель высшего звена
Менеджер по качеству
Представитель ОТК
Владелец процесса СМК
Внутренний аудитор
Регистратор документов СМК
Менеджер по персоналу
Менеджер по поставщикам
Менеджер по потребителям
Периодический анализ
www.docsvision.com
Слайд: 4
Разделы МС ИСО 9001 в рамках
решения

4.1 Общие требования
мониторинг процессов СМК

4.2 Требования к документации
хранение, доступ к документации, система
уведомлений

4.2.4 Управление записямихранение, доступ к записям

5.4.1 Цели в области качества
управление по целям СМК

5.4.2 Планирование СМК
управление планами СМК

5.6 Анализ со стороны руководства сбор данных, формирование отчетов, принятие
решений по результатам анализа

6.2.2 Компетентность,
осведомленность и подготовка
управление подготовкой и аттестацией
персонала

7.2.3 Связь с потребителями
сбор и анализ данных по рекламациям

7.4.1 Процесс закупок
управление оценкой и выбором поставщиков

8.2.1 Удовлетворенность
потребителей
сбор и анализ данных о степени
удовлетворенности
www.docsvision.com
Слайд: 5
Разделы МС ИСО 9001 в рамках
решения

8.2.2 Внутренние аудиты (проверки) управление внутренними аудитами и
выявленными несоответствиями

8.2.4 Мониторинг и измерение
продукции
сбор и анализ данных по несоответствиям

8.4 Анализ данных
автоматизированный сбор и рассылка данных
для анализа заинтересованным лицам

8.5 Улучшение
управление корректирующими и
предупреждающими действиями
www.docsvision.com
Слайд: 6
Элементы решения,
представленные в презентации














4.1
4.2
4.2.4
5.4.1
5.4.2
5.6
6.2.2
7.2.3
7.4.1
8.2.1
8.2.2
8.2.4
8.4
8.5
Процессы СМК
Документы СМК
Записи СМК
Цели в области качества
План по качеству
Анализ со стороны высшего руководства
Подготовка и аттестация персонала
Рекламации
Оценка поставщиков
Удовлетворенность потребителей
Внутренние аудиты
Несоответствия продукции
Анализ данных
Улучшения
Примечание:
1. Отсутствующие в презентации элементы не имеют принципиальных отличий от рассматриваемых.
2. Схемы информационных потоков и бизнес-логики, представленные в презентации, отражают только
основные потоки данных, роли и карточки (документы) решения.
3. Элемент “5.6 Анализ со стороны руководства” рассмотрен последним, как логическое завершение
функционала системы.
www.docsvision.com
Слайд: 7
Основные условные
обозначения
Данные, действия
Документ
(карточка решения)
Уведомление
(сообщение)
Задача
Данные, действия, выполняются
бизнес-процессом DocsVision
Возможна интеграция с внешней
системой на этапе внедрения
Часть логики функционирования
элемента реализована через
бизнес-процессы
КиПД
(задача по улучшениям,
изменениям,
корректирующим
и предупреждающим действия)
Внешний документ
или данные
www.docsvision.com
Внешняя учетная
система
Слайд: 8
Справочники системы
Справочник категорий
Категории документов
СМК
Категории записей СМК
(настраивается в рамках
конкретной организации)
www.docsvision.com
Слайд: 9
Справочники системы
Справочник контрагентов
Справочник и состав
групп настраивается в
рамках конкретной
организации
www.docsvision.com
Слайд: 10
Справочники системы
Универсальный справочник
Содержание указанных типов
записей справочника настраивается в
зависимости от организации
www.docsvision.com
Слайд: 11
Окно навигатора DocsVision с
установленным решением
www.docsvision.com
Слайд: 12
4.1 Процессы СМК
Владелец
Показатели
процесса
Владелец
Задачи по расчету
показателей
Документ
мониторинга
КиПД
Паспорт процесса
Результат
расчета
Периодичность
мониторинга
www.docsvision.com
Исполнители
Внешняя учетная
система
Слайд: 13
4.1 Процессы СМК
Паспорт процесса, показатели процесса
Состояние
Имя процесса
Имя показателя
Последний
результат
Владелец
Плановое
значение
Периодичность
мониторинга
История
результатов
Исполнитель,
мониторинга
осуществляющий
расчет показателя
Показатели
процесса
www.docsvision.com
Слайд: 14
4.1 Процессы СМК
Задание исполнителю по расчету значения
показателя
Фактическое
значение
Результат
Плановое
www.docsvision.com
Слайд: 15
4.1 Процессы СМК
Перечень процессов
www.docsvision.com
Слайд: 16
4.2 Документы СМК
Документы предприятия
Все пользователи
Заинтересованные
лица
Документ
СМК
Регистратор
документов
Карточка документа
Уведомления
о введении в действие,
внесении изменений,
отмене, замене
Изменения
www.docsvision.com
Слайд: 17
4.2 Документы СМК
Регистрационная карточка
Обозначение
Данные о замене/отмене
Состояние
Наименование
Данные о введении в
Требования документа касаются
Уведомлять всех
действие
данных подразделений
сотрудников организации
Данные по изменениям
Состояние рассылки
уведомлений
www.docsvision.com
Слайд: 18
4.2 Документы СМК
Перечень документов
www.docsvision.com
Слайд: 19
4.2.4 Записи СМК
Пользователь
Все пользователи
Записи общего доступа
Запись
Карточка записи
Папка
пользователя
Общая папка
Примечание:
Некоторые документы (карточки), оформляемые в рамках решения, так же
являются записями. Доступ к данным записям ограничен настройками ролевой
модели безопасности.
www.docsvision.com
Слайд: 20
4.2.4 Записи СМК
Регистрационная карточка записи
Название
Номер
Сделать доступной для других
пользователей
www.docsvision.com
Слайд: 21
4.2.4 Записи СМК
Представление по записям
www.docsvision.com
Слайд: 22
5.4.1 Цели в области качества
Цели СМК
Подзадачи (мероприятия)
для достижения
цели исполнителям
Карточка Цели
Задача ответственному
по достижению цели
Исполнители
Ответственный
исполнитель
КиПД
Менеджер
по качеству
www.docsvision.com
Слайд: 23
5.4.1 Цели в области качества
Карточка цели
Цель
Ответственный
Плановое значение
www.docsvision.com
Слайд: 24
5.4.1 Цели в области качества
Задание ответственному исполнителю
Подзадачи (мероприятия)
исполнителям по достижению
цели
www.docsvision.com
Слайд: 25
5.4.1 Цели в области качества
Представление по целям
www.docsvision.com
Слайд: 26
5.4.2 План по качеству
План
План-график
Согласующие
лица
www.docsvision.com
План утвержден
Менеджер
по качеству
Исполнители
Задачи (мероприятия по плану)
исполнителям
Слайд: 27
5.4.2 План по качеству
Мероприятия по плану
www.docsvision.com
Слайд: 28
7.2.3 Рекламации
Рекламации
Сводные данные
за период
Заинтересованные
лица
КиПД
Внешняя учетная
система
www.docsvision.com
Слайд: 29
7.2.3 Рекламации
Карточка сводных данных по рекламациям
Период
Характер рекламаций
по типам продукции
Характер рекламаций
по подразделениям
www.docsvision.com
Слайд: 30
7.4.1 Оценка поставщиков
Поставщики из
справочника
контрагентов
КиПД
Карточка
поставщика
Исполнитель
Менеджер
по поставщикам
Периодичность
повторной оценки
www.docsvision.com
Категории
поставщика
Задача исполнителю
по оценке поставщика
Внешняя учетная
система
Слайд: 31
7.4.1 Оценка поставщиков
Карточка поставщика
Поставщик
Тип
Категория по
результатам
последней
оценки
Данные по
несоответствиям,
допущенным поставщиком
Периодичность оценки
(повторной)
www.docsvision.com
Слайд: 32
7.4.1 Оценка поставщиков
Задание исполнителю по оценке поставщика
Фактическое
значение оценки
Вид оценки
(первичная,
повторная)
Результат
(категория
поставщика)
www.docsvision.com
Слайд: 33
7.4.1 Оценка поставщиков
Перечень поставщиков
www.docsvision.com
Слайд: 34
8.2.2 Внутренние аудиты
Подразделения и
сотрудники
Карточки
аудиторов
Руководитель
КиПД
Уведомление
руководителю
подразделения
Протоколы
несоответствий
План-график
Уведомление группе
аудиторов
Задание главному
аудитору
www.docsvision.com
Аудиторы
Главный
аудитор
Слайд: 35
8.2.2 Внутренние аудиты
Позиция графика внутренних аудитов
Подразделение
Сроки проведения
Группа аудиторов
www.docsvision.com
Слайд: 36
8.2.2 Внутренние аудиты
Уведомления
Уведомление руководителю
подразделения
Уведомление должностному
лицу (аудит должностного
лица
Уведомление аудитору (не
главному)
www.docsvision.com
Слайд: 37
8.2.2 Внутренние аудиты
Задание главному аудитору
www.docsvision.com
Слайд: 38
8.2.2 Внутренние аудиты
Протокол несоответствия
Номер протокола
Пункт требования
ИСО 9001
Формулировка
несоответствия
www.docsvision.com
Слайд: 39
8.2.2 Внутренние аудиты
Задание на устранение несоответствия
Причина
несоответствия
Ссылка на протокол
несоответствия
Корректирующие
мероприятия
www.docsvision.com
Слайд: 40
8.2.2 Внутренние аудиты
График внутренних аудитов
www.docsvision.com
Слайд: 41
8.4 Анализ данных
Расписание
рассылки отчетов
Получатели
Отчет
Отчет
Отчет
по поставщикам по удовлетворенности по несоответствиям
потребителя
и рекламациям
Внешняя учетная
система
www.docsvision.com
КиПД
Отчет
по мониторингу
процессов
Карточки решения
Слайд: 42
8.4 Анализ данных
Карточка настройки автоматической рассылки
отчетов в рамках периодического анализа
Отчет
www.docsvision.com
Периодичность
рассылки
Получатели
Слайд: 43
8.4 Анализ данных
Пример периодического отчета
(отчет по процессам СМК)
www.docsvision.com
Слайд: 44
5.6 Анализ со стороны высшего
руководства
Руководители
высшего звена
КиПД
Комплексный
отчет
Внешняя учетная
система
www.docsvision.com
Карточки решения
и комплексные данные
из системы
Слайд: 45
5.6 Анализ со стороны высшего
руководства (отчет)
Данные по внутренним аудитам
Вкладки с данными
отчета
Период отчета
Руководители высшего
звена – получатели отчета
www.docsvision.com
Слайд: 46
Состав решения
 Настройки системы
 Документация:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Общее описание системы
Руководство администратора
Руководство по настройке и внедрению
Руководство пользователя – Владелец процесса СМК
Руководство пользователя – Внутренний аудитор
Руководство пользователя – Менеджер по качеству
Руководство пользователя – Менеджер по персоналу
Руководство пользователя – Менеджер по поставщикам
Руководство пользователя – Менеджер по потребителям
Руководство пользователя – Периодический анализ
Руководство пользователя – Представитель ОТК
Руководство пользователя – Регистратор документов СМК
Руководство пользователя – Руководитель высшего звена
Руководство пользователя – Исполнитель
www.docsvision.com
Слайд: 47
Типовой план внедрения
 Анализ СМК предприятия в рамках элементов
решения *
 Принятие решения о необходимости и возможности
реализации различных элементов в рамках
действующей СМК
 Установка и настройка решения
 Обучение пользователей по ролям
 Опытная эксплуатация
Ориентировочная продолжительность внедрения 2-3 недели (без
учета срока опытной эксплуатации)
*) Предполагается что СМК на предприятии уже есть. При
отсутствии СМК типовое решение принимается за основу, анализ
не производится
www.docsvision.com
Слайд: 48
Заключение
ООО “ХЬЮМЕН СИСТЕМ”
220030, г. Минск
пр-т. Независимости, 11,
корп. 2, оф. 406
www.hs.by
Разработчик
Брилёнок Александр
e-mail: [email protected]
тел: +375 17 2204030
www.docsvision.com
Слайд: 49