Система управления архивом бумажных документов и обработка документов валютного контроля в

Реклама
Система управления архивом
бумажных документов и обработка
документов валютного контроля в
ВТБ24 с помощью DocsVision
Валерий Мендус
Вице-президент, заместитель
Директора операционного
департамента ВТБ24
О банке
ЗАО «Банк ВТБ24» - один из крупнейших участников российского
рынка банковских услуг
Основная специализация:
обслуживание физических лиц, ИП, предприятий малого бизнеса
Основной акционер:
ОАО Банк ВТБ (98,93% акций).
Уставный капитал ВТБ24:
50,6 млрд рублей,
Размер собственных средств: 96,6 млрд рублей.
Рейтинг банков Москвы: 5 место
Активы-нетто:
706 994 275 тыс. рублей / 6 место (Россия)
Депозиты физ. лиц:
433 597 378 тыс. рублей / 2 место (Россия)
Сеть банка: 500 филиалов в 69 регионах страны
Сайт в Интернет: www.vtb24.ru
3
DocsVision в ВТБ24
Система управления архивом
Система мониторинга доставки досье
Система верификации кредитов и депозитов
Система управления документами валютного контроля
Репозитарий процессов
4
Система управления архивом на базе DocsVision
*
Хранилища
Хранилища
Перово
Карамзина
Рыбинская
С. Петербург
Самара
Воронеж
Краснодар
Екатеринбург
ГО
Упаковка
Размещение
Изъятие/сканирование
Перемещение
Верификация
БФ2
Обработка
документов
длительного
хранения
Хранилища
Хабаровск
Упаковка
Размещение
Изъятие/сканирование
Перемещение
Верификация
*
Хранилища
Новосибирск
Упаковка
Размещение
Изъятие/
сканирование
Перемещение
Верификация
Точки
продаж
Заключение сделок
БИС
Выгрузка информации
по сделкам
Хранилища
Данные об
отправленных пакетах
Lombardi
Обмен данным через Sonic MQ
Статусы документов и
пакетов
Точки
продаж
Аутсорсинг
Размещение
Хранение
Изъятие
Запрос документа
(форма Outlook)
Заключение сделок,
формирование и
Ссылка на документы
отправка пакетов
Все пользователи
*
План развития в 2010 г
Цель: оптимизация хранения документов Банка
5
Упрощенная схема размещения документов на хранение
Точки продаж
Бэк-офис
Упаковка в
файловые
коробки
Упаковка в
архивные
короба
Размещение на местах хранения
Хранилище
6
Система управления архивом на базе DocsVision
Реализовано
• Единая технология хранения и учета документов Банка
• Работа собственных
хранилищ в ГО (Москва), филиал
(Хабаровск)
• Работа Центра хранения
в филиале (Новосибирск) через
аутсорсинг
• Технология автоматизированного учета документов длительного
хранения
• Электронная картотека (6 млн. досье), плановый объем – 20
млн.
• Централизованное хранение электронных образов документов
по запросам подразделений Банка
• Использование технологии предусмотрено в рамках Программы
развития архивной инфраструктуры Банка в 2010 г.
7
Система мониторинга доставки досье из ТП в ЦХ
$
Включение в СМОТ
сотрудников ТП
Клиент
Банк ВТБ 24
Точки
продаж
Ввод
клиентских
данных в АБС
T+1 - Т+7
Передача досье
(физическая)
Прием досье на
хранение
Server
Т+1
Т+30
ПО Lombardi Teamworks
Менеджер/операционист
Формирование и печать
№ договора (заявки) и
№ штрих-кода на
договоре (заявке)/
описи, формирование
досье, упаковка в файл
выгрузка
данных в СУА
Контролер:
Включение досье в
пакет на отправку,
формирование
сопроводительного
реестра, пакета с
досье, отправка
пакетов
Общесетевой ресурс
либо
автоматически по
запросу
Центр хранения
Точки продаж
Система учета досье
на базе
Штрихсканировани
е договора
(заявки)/
описи,
упаковка в
короб.
Размещение
на хранение
Отчет о
непереданных
досье
контролеру
Отчет о
неотправленных
в течение 7 дней
досье
Отчет о
непоступивших
досье в течении
месяца
ПО Lombardi Teamworks
Цель: исключение рисков утери клиентских досье путем внедрения технологии
сплошного автоматизированного контроля передачи досье на хранение
8
Система мониторинга доставки досье из ТП в ЦХ
Реализовано
• Система контроля
досье, полученных в ЦХ, на основе
ежемесячных отчетов по точкам продаж, что позволило
повысить процент верификации по активным продуктам с 50%
до 80%
• Получение актуальной информации о месте нахождения досье
на этапах:
• выдачи банковского продукта (для заявок: принятие Банком
решения о выдаче банковского продукта);
• отправки досье из ТП;
• приема досье в ЦХ
• Система контроля сроков предоставления досье в ЦХ
• Оповещение исполнителей о наступлении сроков отправки
досье в ЦХ в день Т+1 (ТП Москвы и Московской области, кроме
удаленных) или Т+7, для удаленных ТП Москвы и Московской
области ответственным за их исполнение
9
Система верификации кредитов и депозитов
Автоматическое формирование
выборки в DocsVision,
проставление блокировки в
соответствии с выборкой.
Архив
Обнаружение досье по
факту поточного ввода
в DocsVision
Возврат досье /
размещение на
хранение
(Еженедельная выборка)
Кредитный бэк-офис
Штрихсканирование
Проставление
категории
ошибок
Верификация
Контроль качества
Сбор и анализ
данных, отчетность
• Внедрен единый стандартный процесс верификации пассивных продуктов
на базе ГО (Москва), филиалов в г. Новосибирске и Хабаровске
• Сокращение трудозатрат на проведение верификации на 60%
10
Электронный архив документов ОВК
Точки продаж
Документы
(заполнение формы
Outlook)
БИС
Запрос
статуса документа
(форма Outlook)
Статус обработки
Выгрузка информации
по паспортам сделок
Картотека клиентов
+
Документы по сделкам
Документы
БКО
Распознавание
реквизитов
Abbyy
FlexiCapture
Ручное создание
карточек клиентов и
присоединение
документов
ОВК
Распределение по
сотрудникам
Обработка
Сотрудники ОВК
Цель:
• Повышение качества клиентского сервиса
• Сокращение затрат на организацию бумажного хранения документов
11
Электронный архив документов ОВК
Реализовано
•
•
•
•
•
•
Картотека клиентов - юридических лиц со структурой документов по
сделкам
Автоматическое получение данных из АБС и MS Outlook
Автоматическое распознавание основных форм документов ВК
(интеграция с Abbyy FlexiCapture)
Возможность поиска документов по различным критериям
Формирование отчетов
Обработка запросов от пользователей через MS Outlook
• Создано единое хранилище документов ОВК
• Сокращение трудозатрат на обработку и поиск документов в ОВК
• Оперативный контроль за обработкой документов
12
Средства контроля
• Отчеты по времени обработки документов в разрезах типов и дней
• Отчеты по производительности работы сотрудников ОВК
• Отчеты по количеству документов
• Отчеты по необработанным справкам по продажам и платежам
• Отчеты по причинам отказов
• Отчеты по клиентской активности (запросы)
120
100
80
Среднее
60
Мин
40
Макс
20
Норма
0
70
160
60
140
50
120
40
100
300
250
200
Среднее
30
80
Среднее
Мин
60
Мин
20
Макс
40
Макс
10
Норма
20
Норма
0
150
100
Среднее
Мин
Макс
50
0
Норма
0
40
200
30
20
15
10
5
0
140
140
35
25
160
160
250
45
Макс
Мин
100
50
Норма
0
100
100
150
Среднее
120
120
Среднее
80
Среднее
80
Среднее
Макс
60
Макс
60
Макс
Мин
40
Мин
40
Мин
Норма
20
0
Норма
20
Норма
0
13
Области возможного применения DocsVision в банке
• Электронный архив клиентских досье
• Процесс контроля и распределения распоряжений по
проблемным кредитам, распределение судебных решений и
исполнительных листов
• Единое клиентское досье, интеграция с CRM
• Система управления кассетами для банкоматов
• Ведение претензионной работы
• Обработка запросов уполномоченных органов
• Электронный документооборот депозитарных и брокерских
операций
и др.
14
Электронный архив клиентских документов
ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ – ХРАНИЛИЩЕ СКАНИРОВАННЫХ КОПИЙ КЛИЕНТСКИХ ДОКУМЕНТОВ
КАРТОТЕКА КЛИЕНТОВ
Юридические лица
КАРТОТЕКА ДОГОВОРОВ
Физические лица
*
Досье по
кредитному
*
договору
Досье по
депозитному
Досье по зарплатным проектам
Клиентское досье физического
лица
Документы
валютного
*
контроля
Досье по КМБ
Досье проблемного
актива
Паспорт
2-й ДУЛ
Проч. документы
*
договору
Досье по текущему
*
счету
Досье связанным
*
продуктам
Досье ТСП по эквайрингу
*Система управления архивом бумажных документов
*
-
Досье по
инвестиционным
продуктам
(указывает места хранения документов)
Реализовано на базе DocsVision
15
Сетевой ресурс
Пе
р
ь
Ко
н
тр
ол
V
Отметка
об исполнении
v
аи
сп
ол
не
ни
е
р
Пе
Электронный архив
документов и заданий
ач
ан
н
ча
v
ед
ие
нт
л
ро
ен
Ко
с
ие
н
ол
сп
и
а
ра
ен
а
ед
Эл. почта
На
р
от
см
ние
а исполне
CRM
Дежурный сотрудник
н
Передача
Канцелярия
Автоматическая загрузка
Электронный архив: возможная схема поступления и
обработки документов
ь
Руководитель группы
Ручной ввод
• Структурированное хранилище, разделение доступа, поисковая система
• Автоматизированные процессы обработки документов
• Система отчетов
16
Вопросы?
Валерий Мендус
Вице-президент, заместитель
Директора операционного
департамента ВТБ24
[email protected]
Скачать