Шаблон Паспорта проекта

Автоматизация процессов
обработки документов ВТБ24 на
базе системы
DocsVision
Валерий Мендус
Вице-президент, заместитель
Директора операционного
департамента ВТБ24
О банке
ЗАО «Банк ВТБ24» - один из крупнейших участников российского
рынка банковских услуг
Основная специализация:
обслуживание физических лиц, ИП, предприятий малого бизнеса
Основной акционер:
ОАО Банк ВТБ (98,93% акций).
Уставный капитал ВТБ24:
50,6 млрд. рублей,
Размер собственных средств: 96,6 млрд. рублей.
Рейтинг банков Москвы: 4 место
Активы-нетто:
971 млрд. рублей / 5 место (Россия)
Депозиты физ. лиц:
658 млрд. рублей / 2 место (Россия)
Сеть банка: 500 филиалов в 69 регионах страны
Сайт в Интернет: www.vtb24.ru
3
DocsVision в ВТБ24
Блоки автоматизированные на базе
 Система управления архивом бумажных
документов
 Электронный архив документов
 Система мониторинга процессов
обработки документов
 Электронный документооборот с
уполномоченными органами (ФССП и
ФНС)
4
Система управления архивами
бумажных документов
Цель: Оптимизация хранения клиентских досье
Хранилища
Хранилища
Перово
Карамзина
Рыбинская
С. Петербург
Самара
Воронеж
Краснодар
Екатеринбург
ГО
Упаковка
Размещение
Изъятие/сканирование
Перемещение
Верификация
БФ2
Хранилища
Хабаровск
Упаковка
Размещение
Изъятие/сканирование
Перемещение
Верификация
Обработка
документов
длительного
хранения
Хранилища
Новосибирск
Упаковка
Размещение
Изъятие/
сканирование
Перемещение
Верификация
Точки
продаж
Заключение сделок
БИС
Выгрузка информации
по сделкам
Система управления
архивом
Данные об
отправленных пакетах
Lombardi
Эл, Архив
Обмен данным через Sonic MQ
Статусы документов и
пакетов
Точки
продаж
Хранилища
Аутсорсинг
Размещение
Хранение
Изъятие
Запрос документа
(форма Outlook)
Заключение сделок,
формирование и
Ссылка на документы
отправка пакетов
Все пользователи
5
Система управления архивами
бумажных документов: результаты
•
•
•
•
Единая технология хранения и учета документов Банка
Работа собственных хранилищ
Работа Центра хранения через аутсорсинг
Технология автоматизированного учета документов длительного
хранения
Электронная картотека – несколько десятков миллионов досье.
Централизованное хранение электронных образов документов по
запросам подразделений Банка
•
•
 По оценке ВТБ24: Срок окупаемости системы – 2 мес.!
 Результаты внедрения опубликованы в журнале «Банковские
технологии» // 2010, - №10, 2011, - № 3
 Динамика стоимости аутсорсингового хранения документов:
3,500
сумма, тыс.руб.
3,000
2,500
2,000
1,500
1,000
500
0
Jan-09 Feb-09 Mar-09 Apr-09 May-09 Jun-09 Jul-09 Aug-09 Sep-09 Oct-09 Nov-09 Dec-09 Jan-10 Feb-10 Mar-10 Apr-10 May-10 Jun-10 Jul-10 Aug-10 Sep-10 Oct-10
Размещение на хранение
Хранение
Изъятие
Итого
6
Эл. архив документов валютного контроля
Цель:


Эл. документы
Уведомление
Точка продаж
Сервис
уведомлений
Запрос
АБС
ДИАГРАММА РАЗВЕРТЫВАНИЯ
Информация по сделкам
Повышение качества клиентского
сервиса
Сокращение затрат на хранение
бумажных документов
ЭТАП 1
ЭТАП 3
ЭТАП 4
ЭТАП 5
5
4
ОТДЕЛ 2
3
ОТДЕЛ 3
ОТДЕЛ 4
2
1
ОТДЕЛ 5
ОТДЕЛ 6
Руководство Банка
Ответ
Картотека клиентов
+
Документы по сделкам
Эл. документы
Банк-клиент
онлайн
ЭТАП 2
ОТДЕЛ 1
Сотрудники подразделения
валютного контроля
Уведомление
Запрос
Ответ
Обработка
Сервис
обработки
запросов
Сервис обработки
входящих
документов
Р
е
к
в
и
з
и
т
ы
Сервис
распределения
ХХХХХ
ХХХХХ
ХХХХХ
Abbyy
FlexiCapture
7
Эл. архив документов валютного контроля: результаты
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Создано единое хранилище электронных документов ОВК
Картотека клиентов - юридических лиц со структурой документов по
сделкам
Автоматическое получение данных из БИСКВИТ и MS Outlook
Автоматическое распознавание основных форм документов ВК
(интеграция с Abbyy FlexiCapture)
Возможность поиска документов по различным критериям
Формирование отчетов
Обработка запросов от ТП (через MS Outlook) и от клиентов (через БКО)
Картотека клиентов ЮЛ – 30 тыс.
Сканов документов в базе – более100 тыс.
 Сокращение длительности проведения операций более, чем на 40 %
 По оценке ВТБ24: Сокращение расходов на организацию бумажного
хранения документов ~ 4 млн. рублей
 Результаты внедрения опубликованы в журнале «CNEWS» // 2010, февраль
8
Система мониторинга доставки клиентских
досье из Точек продаж в Центры хранения
Цель: исключение рисков утери клиентских досье
Упаковка в
файловые
коробки
Упаковка в
архивные
короба
АБС
Точки
продаж
Хранилище
Lombardi
TeamWorks
Система
Управления архивом
Размещение на местах хранения
Эл. Архив
Запросы в архив
9
Система мониторинга доставки
досье из ТП в ЦХ: достигнутые результаты
• Экономия времени работников ЦХ на обработку одного досье –
до 70%, работников ТП – 5%
• Получение актуальной информации о месте нахождения досье
на этапах:
• выдачи банковского продукта (для заявок: принятие Банком
решения о выдаче банковского продукта);
• отправки досье из ТП;
• приема досье в ЦХ
• Система контроля сроков предоставления досье в ЦХ
• Оповещение исполнителей о наступлении сроков отправки
досье в ЦХ
 По оценке ВТБ24: Внедрение системы мониторинга доставки
досье, в т.ч. досье по выплатам вкладчикам проблемных банков,
из ТП в ЦХ позволит сэкономить порядка 23 млн.рублей в год
 Результаты опубликованы в журнале: Расчеты и операционная
работа в коммерческом банке, 2010, № 6
Мониторинг процессов обработки документов
Мониторинг процессов обработки документов валютного контроля
ПС
Сегодня:
Обработано
Среднее время обработки, час
Среднее время распределения, час
Средняя производительность сотрудников, док/час
Просрочено документов
Запросы
19.07.2010,
10:00,
понедельник
Центр обработки данных: ГО
Начало
периода:
15.07.2010
Период: День
СОВО
25
5
4
3
17
4
Тип документа: ПС
Монитор входящего потока
документов
СОПД
12
3
12
4
7
2
14
3
4
5
7
3
Исполнитель: Все
60
Сотрудник
50
Воробьев В.В.
Соколов С.С.
Орлов О.О.
Голубев Г.Г.
Куропаткин К.К.
Снегирев С.С.
Галкин Г.Г.
Грачев Г.Г.
Дроздов Д.Д.
Соловьев С.С.
Сорокин С.С.
Бекасов А.С.
80
70
60
40
50
Без нарушения
30
Среднее ожидание
30
Масимальное ожидание
С нарушением
Среднее время обработки
Норма
20
20
18:00
17:30
17:00
16:30
16:00
15:30
15:00
14:30
14:00
13:30
13:00
12:30
12:00
9:30
11:30
11:00
9:00
0
10:30
0
10
10:00
10
Среднее
время обработки
15
13
15
12
15
10
13
14
15
14
15
12
Учитывать отказы
Монитор нарушения нормативных сроков
Тип
ПС
ПС
ПС
ПС
ПС
ПС
ПС
ПС
ПРЕИМУЩЕСТВА :
 Измерение параметров процессов
и представление результатов
Монитор производительности работы
90
40
СОПВРФ
15
3
4
5
6
3
Время
Время
Общее время распознавания, распределения,
Номер ПС Клиент
Время поступления обработки, час час
час
1234566 ООО "СИНТЕЛЛЕКТ"
12.07.2010 9:30
40
0,02
2342423 ЗАО "Закрытые технологии" 12.07.2010 9:47
36
0,03
1231232 ОАО "Бегемот"
12.07.2010 10:04
50
0,02
3243433 ООО "Колобок"
12.07.2010 10:21
28
0,04
1234566 ООО "ДоксВижн"
12.07.2010 10:38
40
0,02
2342423 ЗАО "ККК"
12.07.2010 10:55
36
0,03
1231232 ОАО "Крокодил"
12.07.2010 11:12
50
0,02
3243433 ООО "Чебурашка"
12.07.2010 11:29
28
0,04
0,01
0,01
0,01
0,01
0,01
0,01
0,01
0,01
Время обработки Сотрудник
39,97 Иванов А.А.
35,96 Иванов А.А.
49,97 Иванов А.А.
27,95 Иванов А.А.
39,97 Иванов А.А.
35,96 Иванов А.А.
49,97 Иванов А.А.
27,95 Иванов А.А.
Состояние документа
Отказ
Обработан
Обработан
Не обработан
Отказ
Обработан
Обработан
Не обработан

Отчет для контроля входящего потока документов

Отчет по нарушениям нормативных сроков

Отчет для контроля скорости обработки документов
(монитор производительности работы)

Монитор текущего состояния процесса

Возможность работы с монитором на iPad
 Единый интерфейс для просмотра
сводной статистики по различным
показателям процесса
 Контроль
запланированных
эффективности
достижения
показателей
 Подтверждение
функционирования процессов
установленным требованиям
 Пути дальнейшего
совершенствования процессов
11
Электронный документооборот с уполномоченными
органами (ФССП, ФНС)
12
Электронный документооборот с уполномоченными
органами (ФССП, ФНС)
Уполномоченные органы
(ФССП, ФНС)
ВТБ24
Система МВВ
Спец. модуль ВТБ24
Ответ
Web-сервисы
Запрос
Клиенты
Web-сервисов
АИС
Учетно-финансовые
системы ВТБ24
DocsVision
(Эл. архив)
13
Электронный документооборот с уполномоченными
органами (ФССП, ФНС): преимущества
Общие
•
Сокращение времени обработки запроса
•
Сокращение накладных расходов
•
Уменьшения архивных площадей (исключение необходимости
хранения оригиналов запросов, копий ответов).
От использования DocsVision
•
Единое хранилище всех сообщений
•
Отчеты: статистика, контроль обработки запросов
•
Печатные формы
•
Поисковая система
 По оценке ВТБ24: Экономический эффект в целом по Банку составит
не менее 19 млн. рублей в год (по блоку ФССП)
 Значительное повышение эффективности работы с проблемными
активами
14
Автоматизация процессов обработки
документов повысило
операционную эффективность на сумму
более 40 млн. рублей в год при затратах
менее 5 млн. рублей и минимальном
отвлечении ресурсов ИТ
15
Вопросы?
Валерий Мендус
Вице-президент, заместитель
Директора операционного
департамента ВТБ24
Mendus.VI@vtb24.ru