Внутренние аудиты системы менеджмента качества
advertisement
Внутренние аудиты системы менеджмента качества Тарасова Н.Ю., заместитель директора по УР ОБОУСПО «КГПК» Определение качества в стандартах ISO Международный стандарт ISO 8402 «Управление качеством и обеспечение качества – Словарь»: «Качество – совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворить установленные и предполагаемые потребности потребителей» Новая версия стандартов серии ISO 9000:2005 (ГОСТ Р ИСО 9000-2008 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»): «Качество – степень соответствия совокупности присущих объекту характеристик установленным требованиям» Процессный подход Суть процессного подхода заключается в том, что организация рассматривается как совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов, а управление организацией осуществляется посредством управления этими процессами 3 Структура соподчинённости структурных подразделений, действующих в колледже до внедрения СМК Образовательное учреждение Директор ОУ Потенциальный Потребитель образовательных услуг Зам. директора Зам. директора Зам. директора Подразделение А Подразделение Г Подразделение Г Подразделение Б Подразделение Д Подразделение Г Подразделение В Подразделение Е Подразделение Г Потребность в услуге Потребитель, получивший образовательные услуги Оказанная услуга Специалисты подразделений Оказание образовательной услуги Процессная структура в образовательном учреждении, в котором внедрена система менеджмента качества Образовательное учреждение Деятельность руководства по контролю и управлению Потенциальный Потребитель образовательных услуг Потребность в услуге Работа 1 Работа 2 Работа 3 Работа 4 Деятельность по поддержанию оказания услуги Оказание образовательной услуги Работа 5 Потребитель, получивший образовательные услуги Оказанная услуга модель процессного подхода 6 Определить последовательность и взаимодействие этих процессов • Какова общая последовательность процессов? • Какая взаимосвязь между процессами? • Какая необходима документация? • Каким образом можно их описать?(карты процессов, блок схемы и т.д.) 7 Общая блок-схема алгоритма процесса НАЧАЛО ПРОЦЕССА PLAN ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА DO ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОЦЕССА НЕТ НЕТ Удовлетворяет ли процесс требованиям? CHECK ДА ДА МЕРОПРИЯТИЯ ПО УЛУЧШЕНИЮ Необходимы ли улучшения? ACT НЕТ ОКОНЧАНИЕ ПРОЦЕССА Пример УП-02 Внутренний аудит ЦЕЛЬ АУДИТА Проверка того, что система менеджмента: а) соответствует установленным требованиям, б) результативно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии. Таким образом, объектом внутреннего аудита является вся система менеджмента, а не деятельность конкретных сотрудников организации. Задачи внутреннего аудита • Подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в системе менеджмента качества установленным требованиям • Анализ причин выявленных несоответствий для последующего устранения и предотвращения появления проблем качества • Подтверждение выполнения корректирующих действий • Оценка эффективности функционирующей СМК • Установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами СМК • Определение путей дальнейшего совершенствования СМК в целом и отдельных ее элементов Виды аудитов I сторона Сотрудники других подразделений Подразделение поставщика II сторона Клиент Поставщик III сторона Независимая организация Поставщик Типы аудитов 1. Аудит адекватности 2. Аудит соответствия Аудит качества процесса Аудит качества продукции Аудит системы менеджмента качества 12 Участники аудита и их взаимодействие Руководитель службы качества Руководитель аудитируемого подразделения Аудитируемый персонал Главный аудитор Аудиторы А ПОДГОТОВКА У ВСТУПИТЕЛЬНОЕ СОВЕЩАНИЕ Д С И АУДИТ Т Т ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ СОВЕЩАНИЕ А ПРОВЕРКА ВЫПОЛНЕНИЯ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ Д И И А Подготовка аудита МС ИСО 19011-2002 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Определение цели объёмов и сроков работы Подбор команды аудиторов Назначение и согласование даты аудита Подготовка членов команды Подготовка чек-листов Проверка готовности команды Подготовка форм и др. документов Информирование руководителя подразделения Программа аудита наименование объекта аудита область аудита цель и задачи аудита дата начала и продолжительность аудита список аудиторской группы список документов, на соответствие которым будет проводится аудит (критерии аудита). 15 16 Вступительное совещание объяснить цели проверки, функции аудиторов и там, где это применимо их полномочия; важность Руководства по качеству организации и процедур/рабочих инструкций подразделения; способы отчёта (записи и несоответствии, официальный отчёт и т.д.); анализ схемы проверки; удостоверить то. что каждому аудитору назначен представитель подразделения; разъяснить то, что будет рассматриваться на заключительном совещании; объявить, что ко всем наблюдениям будет строго конфиденциальное отношение; ответить на все соответствующие вопросы представителей подразделения. Заключительное совещание Главный аудитор должен: поблагодарить подразделение; отметить выборочность аудита; ответить на вопросы; представить отчёт; достигнуть договорённости о корректирующих действиях; получить подпись представителя подразделения на актах о несоответствии; взять копии записей о несоответствиях и передать оригиналы подразделению; закончить совещание Записи по программе аудита (5.5) – – – – планы аудитов; отчеты по аудитам; : отчеты о несоответствиях; отчеты о корректирующих и предупреждающих действиях; отчеты по последующим аудитам, если применимо. МЕТОДЫ АУДИТА НАБЛЮДЕНИЕ Объекты наблюдения: документация; состояние раб. мест; оборудование; средства измерений; поведение сотрудников. АНАЛИЗ ОПРОС 85% -ЗРЕНИЕ 10% -СЛУХ 5% -ДР. ОРГАНЫ 19 Поддержание СМК в рабочем состоянии (1) Актуализация документации Мониторинг, измерение и анализ основных, обеспечивающих и управляющих процессов Контроль выполнения процедур, процессов и исполнительской дисциплины Проведение внутренних аудитов СМК Поддержание СМК в рабочем состоянии (2) Проведение корректирующих действий Учет изменения внешних условий и (или) требований нормативно-законодательных документов Изменения в организационной структуре Определение потребности в новых процедурах и процессах Внутренний аудит СМК Устранение несоответствий Несоответствия Внутренний аудит Программа аудита Ежегодный план внутр. аудитов Достоинства и недостатки • Знание внутренними аудиторами особенностей предприятия, специфических каналов коммуникации, неформальных лидеров • Возможность использования конфиденциальной информацией в отчетах об аудите • Отсутствие дефицита времени при аудите, ограничивающем возможности более детального изучения проверяемого объекта • Сравнительно незначительные затраты на проведение внутреннего аудита • Возможность использования внутренних аудиторов не только в роли аудиторов • Менее высокий уровень объективности заключений ввиду возможной предвзятости внутренних аудиторов по отношению к некоторым сотрудникам предприятия • Критика со стороны внутренних аудиторов воспринимается болезненнее • Уровень квалификации внутренних аудиторов, как правило, ниже уровня подготовки внешних аудиторов • Результаты внутреннего аудита нельзя использовать для рекламы предприятия • Затраты на внутренний аудит определяются менее точно, чем на внешний аудит Чем эффективнее функционирует внутренний аудит СМК, тем меньше потребность предприятия во внешнем аудите
