Автоматизированная система «Руководитель» презентация

Автоматизированная система
«Руководитель»
презентация
Назначение системы
Автоматизированная система "Руководитель" предназначена для решения
специфических для организации документопотока задач в бюро/агентстве
переводов. Система предусматривает комплексное решение вопросов
автоматизации деловых процедур организации.
В системе автоматизируются следующие процессы:
















мониторинг заказов на всех стадиях их продвижения от поступления до исполнения;
формирование этапов работ с автоматическим отображением их в календаре и настройкой
своевременных напоминаний руководителю;
ведение базы переводчиков с их классификацией по языкам и тематике, хранение истории
сотрудничества с ними, расчет их работ и материала;
ведение базы заказчиков и истории контактов с ними;
расчет заказов;
автоматический расчет заработной платы переводчиков;
хранение и актуализация исходных файлов и файлов выполненной работы;
автоматический подсчет объема и стоимости каждого заказа;
формирование и печать сопроводительных документов: актов выполненных работ, счетов-фактур,
нарядов и пр. с символикой предприятия;
возможность получения аналитических отчетов;
возможность ежедневного контроля отчетов по кассе, банку, принятым заказам;
возможность ранжирования работ в данной системе между руководителями и ответственными
лицами с персональным доступом;
использование электронной почты с нескольких почтовых адресов;
удобный и интуитивно понятный интерфейс на русском языке;
возможность установки в нескольких офисах с настройкой синхронизации данных;
комплект документации, включая полное детальное руководство по работе с системой.
Использование данной системы позволяет значительно
сократить бумажный объем документации, а также время
руководителя предприятия на поиск конкретного документа.
Появляется возможность четкого планирования работ и
контроля
их исполнения. Становится
возможным
и
прозрачным ведение оказываемых услуг, работа с заказчиками
и сотрудниками.
Особенности системы
Структура системы:
Система состоит из четырех баз данных, взаимосвязанных между собой:




Заказы;
Переводчики;
Планирование
Настройка.
Каждая база данных имеет свои
разделы и виды представлений,
показанные на диаграмме.
Безопасность системы
Вход в систему имеют только уполномоченные лица,
зарегистрированные как пользователи со своими правами доступа.
Разграничение прав доступа осуществляется по следующим
видам:



Полный доступ: настройка, чтение и редактирование информации;
Частичный доступ: только чтение либо редактирование определенной
информации;
Нет доступа: ни один посторонний человек не сможет войти в систему и
открыть какие-либо данные.
Такая система позволяет подключать к работе доверенных лиц
(например, менеджера или бухгалтера), несущих полную ответственность
за свою область работы.
Также в системе автоматически ведется подробная история
работы с каждым заказом: в какое время и каким пользователем
открывались данные по заказу, в какое время и каким
пользователем менялась информация по заказу, когда
происходило изменение состояние заказа, когда он был
завершен и прочее.
Работа в системе
Работа в системе осуществляется после процедуры авторизации
пользователя – введение имени и пароля.
При работе применяются стандартные представления, кнопки и
области, использующиеся для систем такого рода.
Работа с заказами
Системой предусмотрено
ведение заказов,
поступающих в бюро
переводов, на всех стадиях
их продвижения: на
формировании, на
подписании, на исполнении,
после исполнения (хранение в
архиве), а также расчет
заказов и ведение
финансовой информации.
Документ «Заказ» предназначен
для хранения всей необходимой
информации по одному заказу,
для работы с ней, а также для
отражения его состояния в
системе.
Каждый заказ проходит
определенные этапы до его
завершения. Для этого системой
предусмотрен документ «Этап».
Каждый этап отражается в
календаре-ежедневнике
автоматически.
Синхронизация данных

Синхронизация данных – это возможность объединять всю
наработанную в системе информацию независимо от количества
рабочих мест, на которых установлена система, и независимо от
места их расположения. Даже если офисы бюро переводов
находятся в разных городах, система автоматически с определенной
периодичностью (например, раз в полчаса) будет обновлять данные
на каждом подключенном к серверу рабочем месте.
Работа с переводчиками
В системе предусмотрено ведение базы переводчиков,
зарегистрированных в организации. Для удобного и быстрого
поиска определенного переводчика в системе существуют
несколько специализированных представлений:





"По языковым парам";
"По фамилиям";
"По именам";
"Переводчики (Н.З.)";
"Переводчики устно".
В системе отслеживается, когда и какие работы
выполнял переводчик, какая нагрузка у него на
текущий момент, сколько часов затратил он
на перевод, какой сложности был этот
перевод и прочее. При этом предусмотрены
различные варианты выбора переводчика для
определенной работы, идет градация штатных
и внештатных сотрудников.
Существует возможность хранения исходных и
готовых файлов.
Планирование работ
Когда создаются этапы к определенному заказу, система
автоматически формирует календарный план, который
можно просмотреть, открыв представление "Планирование"
в левом вертикальном навигаторе. При необходимости, для
удобства работы, можно настроить автоматические
напоминания.
Таким образом можно увидеть, какая работа и над какими
заказами планируется в определенный день.
Настройка системы
Система имеет свои настройки. В нее
должны быть внесены языки в именительном
и родительном падежах, фамилии
ответственных за этапы заказов лиц,
настройки стоимости, перечень
наименований работ, список стран, шаблоны
основных используемых документов.
Для того, чтобы можно было использовать
вышеперечисленные данные, они должны
быть введены вручную в раздел
"Настроечная информация". После этого они
закладываются в систему и автоматически
проставляются в соответствующие поля и
формы в процессе работ в системе.
На закладке "Шаблоны
документов" хранятся
шаблоны основных
документов в системе,
например, документ
"Наряд переводчика" или
"Расчет услуг". Это
базовые документы со
своими полями и
значениями.
При необходимости
генерирования документа
после внесения в него
новых данных по
определенному заказу,
система автоматически
проставляет расчеты и
суммы.
Документация на систему
К системе прилагается документ «Руководство оператора.
Руководство по использованию системы», написанный по
всем нормам ГОСТ19 для программного продукта.
Содержание документа – 86 страниц с иллюстрациями.
В документе приводится детальное описания работы
пользователя в системе: описание документов, форм,
кнопок, процессов, происходящих в системе.
Контактные данные
[email protected]