Модуль обработки документов средствами электронной почты

Модуль обработки
документов средствами
электронной почты
Платформа: Microsoft Outlook
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
Назначение
Обработка документов средствами электронной почты
Модуль обработки документов
средствами
электронной почты является дополнительным
компонентом
Автоматизированной
системы
делопроизводства ДОК ПРОФ.
Представляя собой расширение для почтового
клиента Microsoft Outlook модуль позволяет
осуществлять обмен документами и работу с
ними средствами электронной почты без высоких
требований к каналам передачи данных.
Поддерживаются версии почтового
Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010.
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
клиента
Функциональность
Просмотр, отработка, регистрация документов
Модуль дает возможности:
просматривать полученные документы;
расписывать резолюции;
отслеживать исполнение заданий по отработке документов;
информировать об исполнении документов;
визировать проекты документов;
регистрировать полученные документы в локальной базе данных;
создавать документы и направлять их адресатам;
получать информацию о работе с документами и их исполнении;
работать с карточками управления контентом;
взаимодействовать с клиентом ДОК ПРОФ;
взаимодействовать с сервером ДОК ПРОФ.
Процессы работы с документами соответствуют спецификации MoReq.
Формат электронного документа отвечает всем требованиям Приказа Министерства
образования и науки, молодежи и спорта Украины «О требованиях к форматам данных
электронного документооборота в органах государственной власти. Формат электронного
сообщения» от 20.10.2011 № 1207.
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
Состав модуля
Инструменты, меню, рабочие папки
Модуль интегрируется в
интерфейс почтового
клиента:
панель инструментов;
главное меню;
рабочие папки.
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
Получение документа
Автоматическое перемещение писем в рабочие папки, просмотр
документа
При получении почтовым клиентом письма с
xml-вложением, соответствующим формату
документа или квитанции, письмо будет
автоматически размещено в соответствующей
рабочей папке Модуля.
Модуль позволяет просмотреть карточку
полученного документа. При просмотре
документа пользователь может получить
информацию об атрибутах документа,
его электронных образах, а также
присоединенных к нему электронных
цифровых подписях.
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
Принятие документа в работу
Фиксация времени начала работы над документом
После получения документа можно принять его в работу, чтобы
зафиксировать время начала работы над документом.
Квитанция с информацией отсылается отправителю документа.
Информация о принятии в работу отражается у отправителя документа в
виде даты и времени, что помогает осуществлять контроль исполнения
документов на удаленных рабочих местах.
После принятия документа в работу
в
перечне
заданий
почтового
клиента появится новое задание,
соответствующее этому документу.
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
Создание резолюции
Перенаправление документа на исполнителей
Принятый в работу документ может быть передан исполнителям путем создания
резолюции на него непосредственно в почтовом клиенте.
Квитанция с информацией
о
первой
резолюции
отсылается
отправителю
документа.
Исполнителям
по
резолюции
направляется письмо с файлами
резолюции и исходного документа.
После
создания
резолюции
в
перечне заданий почтового клиента
исполнителей
появится
новое
задание,
соответствующее
этой
резолюции.
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
Информирование об исполнении
Ответ или предложения исполнителя, закрытие документа
Исполнитель может проинформировать отправителя документа о
результате работы над документом, внеся информацию об его
исполнении или предложение по документу, а также информацию о
закрытии документа.
Квитанция с информацией отсылается отправителю
документа.
К информации о работе над
документом можно добавить
файл с материалами.
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
Визирование проекта документа
Согласование и визирование проектов документов
Направленный
пользователю
проект
документа может быть завизирован и
согласован непосредственно из почтового
клиента.
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
Регистрация документов
Создание картотек и документов
При работе в почтовом клиенте доступны
следующие возможности:
управление картотеками;
регистрация нового документа;
заполнение атрибутов документа;
присоединение электронных образов;
отправка документа указанным адресатам.
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
Управление контентом
Создание и обработка карточек управления контентом
Модуль позволяет:
синхронизировать с ДОК ПРОФ
настройки
папок
управления
контентом;
инициировать создание карточек
управления контентом;
обрабатывать поступившие от ДОК
ПРОФ
карточки
управления
контентом;
заполнять
атрибуты
карточек
управления контентом с учетом
правил
заполнения
каждого
отдельного поля;
отправлять карточки управления
контентом выбранным адресатам.
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
Взаимодействие с ДОК ПРОФ
Совместная работа с клиентом и сервером ДОК ПРОФ
Оснащенный модулем почтовый клиент – полноценное
рабочее
место
руководителя
или
исполнителя
в
Модуль позволяет работать не только
распределенной сетевой инфраструктуре.
через электронную почту, но и через
прямое соединение с сервером ДОК
ПРОФ.
Обеспечивается доступ к:
структуре организации;
перечню учреждений;
результатам исполнения;
типам документов;
номенклатуре дел.
Модуль может работать совместно с
клиентом ДОК ПРОФ и позволяет
динамически
переключаться
из
почтового клиента на карточку документа
в ДОК ПРОФ.
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
Защита информации
Электронно-цифровая подпись
Модуль поддерживает сертифицированную
технологию работы с электронно-цифровой
подписью,
что
позволяет
получать
информацию о наличии и действительности
сертификатов электронно-цифровых подписей
авторов и подписантов документов.
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
Преимущества
Оперативность, мобильность, универсальность
Модуль позволяет:
организовать полноценное рабочее место по работе с документами как для
исполнителя, так и для руководителя;
организовать завершенный цикл обработки документов на базе удаленных
рабочих мест;
обеспечить оперативность отработки документов;
обеспечить мобильность пользователя;
работать как в online так и в offline режимах;
работать как с атрибутами документов, так и с электронными образами;
использовать технологии электронно-цифровой подписи;
работать со всеми документами, которые представлены в универсальном
открытом формате, соответствующем спецификации MoReq.
01054, Украина, г. Киев, ул. Тургеневская, 32а, Тел.: +380 (44) 48 63 513
01054, Украина, г. Киев, вул. Тургеневская, 32а
Тел.: +380 (44) 48 63 513
www.novatum.com.ua