Институциональная реформа

«Институциональная
Parts of this presentation are intellectual property -реформа
Copyright
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
государственного сектора»
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first.
Public Sector Institutional Reform
1
СЕМИНАР
Разработка и внедрение административных
регламентов:
Определение процедур и ресурсов
Москва, 19 марта 2007 г.
Др. Аксель Г. Коетц
Данный документ является полным только в сочетании с устными комментариями и последующим обсуждением
Изолированное чтение отдельных слайдов может привести к неверному пониманию
Methodology is intellectual property (c) of KPI
Направляйте, пожалуйста, Ваши вопросы: Др. Акселю Дж. Кётсу,
Аркадис Евроконсалт Б.В., Садовая-Самотечная 12-1, офис 4, Москва, 127051
axel.koetz@koetz-ag.com; Тел.: +7 495 933 0553; Факс: +7 495 933 0552; Моб.: +7 926 322 7544; +49 221 94 11801;
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Система административных
регламентов .
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
2
Административные регламенты
и стандарты госуслуг
Бизнес процессы
Утилизация ресурсов и стоимость
Внешние
факторы
влияния
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
От существующих процедур к новым
.
административным регламентам
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
3
Описание
текущего
процесса
использования
ресурсов
описание процесса
ресурсы посредством...
время + движение
аналитический
подсчет
аналитическая
оценка
Разработка
процесса
Структурнопотребностная
модель
стратегия и
стандарты
привлечение третьей
стороны
ИТ-поддержка
организационная
оптимизация
описание нового
процесса
качественная и
количественная
потребность в
человеческих
ресурсах
группирование и
новые структуры
стоимость
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
«Институциональная реформа
государственного сектора»
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first.
Public Sector Institutional Reform
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
Часть 1
Анализ существующих процедур
и
утилизация ресурсов
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Без предоставления соответствующих
ресурсов административные регламенты
.
обречены на провал
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
5
успешное
выполнение
административный
регламент
предоставление
определение
ресурсы
(персонал, ИТ, оборудование, средства)
накладывание ограничений
Как это сделать:
.
Четко определенный процесс
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
6
Определение
процесса
Моделирование
процесса
Процессы/
структуры
Бланк сбора
информации
Сбор
информации
Семинар
Тренинг
Горячая линия
Инструкции/Справочник
Анализ
Статистика
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Шаг 1-11
Определение процесса.
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
7
Процесс A
3333 (почта)
111
11
111
112
1
3332 (касса)
3333 (почта)
Процесс Б
3333 (почта)
33
3
32
111
321
3332 (касса)
3233 (почта)
A
A1
1
2
21
12
11
22
31
3
4
32
33
111
21
211
221
321
331
112
22
222
222
322
332
223
223
113
224
3331
3332
3333
Типичная ситуация
Почтовая служба, касса являются частью многочисленных
процессов
Также возможно
Процесс Б требует содействия специалиста из другого
Департамента (111) – например при регистрации
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Шаг 1-12
.
Понимание и моделирование процесса
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
8
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Шаг 1-13
Опишите взаимоотношения процесса
и
.
структуры
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
Процесс A
9
Шаг
Деятельность
Отдел
1
Вскрытие почты
3333
2
Проверка журнала
записей
Решение по процедуре
111
4
Распределение этапов процесса между отделами
Отдел
Процессы
1
A
11
11
A
Подготовка
документов
111
111
A,Б
5
Изменение в журнале
записей
111
112
A
6
Определение размера
оплаты
111
3
Б
7
Подготовка лицензии
112
32
Б
8
Подписание
1
33
Б
9
Выписка счета об
оплате
3332
321
Б
10
Отправление
информации
заявителю
3333
3332
A,Б
3333
A,Б
3
11
описание процессов
Этапы/Функции
A1, A2, A31, A32, ....
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Шаг 1-14
.
Подготовка формы сбора информации
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
10
Отдел
Процессы
1
A
11
A
111
A,Б
112
A
3
Б
32
Б
33
Б
321
Б
3332
A,Б
3333
A,Б
Функции
Предварительная структура функции отдела 111
A1, A2, A31,
A32, ....
Распределение этапов процесса между отделами
Департамент 111
Функции
Комментарии
A.1
A.2
A.31
A.32
Б.1
Б.2
В.1
Г.1
Общее
управление
Обучение
Встречи
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Шаг 1
. - основы
Анализ потребностей в ресурсах
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
11
• Анализ потребностей в человеческих ресурсах может быть
осуществлен посредством очень дорогостоящих процедур
– Методы REFA (изучение трудовых движений и затрат
времени)
– Отдельный сбор информации с каждого рабочего места
• Сложные и дорогостоящие методы «аналитических расчетов»
ограниченно используются в администрировании
• Легкие в применении методы „аналитической оценки“ основаны
на вовлечении руководителей отделов, снижают стоимость и
(тем не менее) относительно надежны
• Некоторые характеристики этих методов эффективны в
предотвращении мошенничества
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Шаг 1
Анализ ресурсов – принципы. работы
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
12
• Базовый принцип:
• Начальник самого низшего подразделения собирает
информацию об использованию ресурсов в своем
подразделении, применяя электронную форму для сбора
информации.
• Для того, чтобы правильно это выполнить, консультант /
эксперт
• проводит тренинги по методологии и предоставляет письменные
инструкции/объяснения
• определяет вместе с руководителем подразделения
направление работы
• основываясь на этом представляет подготовленные формы в
электронном виде (EXCEL) для заполнения
• консультирует руководителя подразделения в течение всего
процесса заполнения
Шаг 1-15
Заполнение бланков сбора информации
.
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
13
Департаментt 111
Комментарии
Функции
A.1
A.2
A.31
A.32
Б.1
Б.2
В.1
Г.1
Общее
управление
Обучение
Встречи
Форма сбора информации отдела 111
Департамент 111
Число Итого
S1 S2 S3 S4
Функции
100 0,2
0,1
0,1
A.1
100 0,5
0,1 0,2
0,2
A.2
95 0,1
0,1
A.31
80
0.6
0,6
A.32
Б.1
Б.2
В.1
Г.1
Общее управление
Обучение
Встречи
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Шаг 1-16
Перевод в количественные показатели
и
.
определение потребностей в ресурсах
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
14
Процесс A
Шаг
Деятельность
Отдел
Стоимость
за единицу
продукции
1
Вскрытие почты
3333
0,01
Департамент 111
A.1
A.2
A.31
A.32
B.1
B.2
2
Проверка журнала записей
111
0,02
3
Решение по процедуре
11
0,015
4
Подготовка документов
111
0,20
5
Внесение изменений в журнал
записей
111
0,01
6
Определение размера оплаты
111
0,05
7
Подготовка лицензии
112
0,20
8
Подписание
1
0,02
9
Выставление счета на оплату
3332
0,05
10
Отправление информации
заявителю
3333
0,01
0,565
Функции
N
100
101
95
80
Итого S1 S2 S3 S4
0,2
0,1
0,1
0,5
0,1 0,2 0,2
0,1
0,1
0.6
0,6
C.1
D.1
Gen Mgmt
Training
Meetings
эквивалент полного рабочего
дня на единицу деятельности
---------------------------------------------число подразделений
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
«Институциональная реформа
государственного сектора»
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first.
Public Sector Institutional Reform
Часть 2
Разработка новых процедур
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
План разработки
.
административных регламентов
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
16
Предварительное определение задачи
Предварительная модель процесса
Кабинетные
исследования
Полевые исследования
внутренние + внешние
Описание процесса (структуры)
Анализ использования ресурсов
Цели
правительства
Стратегия услуги (продукта)
и руководство по оптимизации
Потребности
потребителя
SWOT анализ текущей ситуации
Лучшая международная практика
Нестратегический критерий качества
Ограничения по стоимости/расходам
Местная ситуация и практика
Правовые ограничения
Разработка процедур/структуры
Разработка проекта регламента
Определение результата функции (услуги) –
.
основа для разработки процедур
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
17
стратегия
среда
Каково
основное содержание и
специфические
особенности результата?
Как
Результат предоставляется
потребителю
опыт
Стоимость
Новый
процесс
Стоимость
на единицу
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Принципы разработки услуги
(продукта)
.
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
18
Продукт:
стандарты
определение
в соответствии оказания
услуг
со стандартами
услуг
потребитель
заявитель
гражданин
Потребитель «ощущает» стандарты
оказания услуг
Но
общество
государство
экономика
Стандарты оказания услуг являются только
лишь частью продукта, как определено
стандартами услуг
Стандарты, базирующиеся на
стратегии должны быть определены
для всех элементов продукта
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Стратегические вопросы I
Цели правительства .
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
19
•
•
Анализ необходимости любого
вмешательства государства в этот вопрос
– Причины и потребности
– Использование непосредственных
результатов/результатов,
благоприятных для правительства
Точно (и окончательно) определить с
ответственными органами задачи
государства, регулирующие регламент
– Общественная безопасность и
порядок
– Доход от налогов и оплаты (...)
•
Определить, какая точно информация
используется, и каков конечный результат
(анализ ценности)
•
Не допускать наличия любых «тайных
планов» “ (Выявлять существующие
«тайные планы» (hidden agendas))
•
Разработка целевого показателя
«стоимости на единицу»
•
Необходимость вмешательства
– Определить, почему текущая
ситуация должна быть
изменена
•
Задачи по управлению
– Качественные задачи
– Количественные задачи
•
•
Мониторинг эффекта от
регулирования
Ограничения по бюджету/пошлине
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Стратегические вопросы II
.
Проблемы и потребности потебителя
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
20
•
•
Определить проблемы и
потребности потребителя
•
– Прозрачность и легальность
процесса
– Легкость доступа
– Бюрократические сложности
– Скорость
Основываться на
информации от
потребителей/представителей
потребителей
•
– Интервью
– Опросные листы
– Круглые столы
•
Тщательно обдумать
потребности и проблемы
иерархии
Проблемы потребителя
Потребности и проблемы
иерархии
– Проблемы высокого
уровня/потребности
большинства потребителей->
Значительные инвестиции
– Проблемы низкого
уровня/Потребности отдельных
людей -> решение с
минимальными затратами
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Логика функционального анализа
.
Нужен ли нам данный регламент
?
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
21
• Все улучшения должны быть
определены
• Стоимость + негативные
эффекты должны быть
определены
• Только улучшения должны не
рассматриваться как
связанные с
нереалистичными
предварительными
требованиями или
ориентировочными
расчетами
• Если не было улучшений, не
начинайте регулировать
процесс
•
• Что будет улучшено
данным регламентом
– Прозрачность
– Эффективность
администрирования
– Скорость выполнения
– Защищенность от
коррупции
– Легальность процесса
– Другое ....
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Краткий обзор:
Руководство по разработке регламентов
.
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
22
Чего мы хотим ?
Какие будут
индикаторы
результативности
?
Административный
регламент
Чего необходимо избегать ?
Что мы готовы
инвестировать
?
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Опыт I
SWOT анализ текущего
.
административного процесса
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
23
Сильные стороны
Например: быстрый, короткий,
беспрепятственный, эффективный,
автоматизированный...
Слабые стороны
Например: неинтегрированный,
требует много ручной работы ,
задержки из-за работы
информационных средств,
дублируемая работа, наличие
обособленных участков работы
Возможности
Например: Поддержка задач и
стратегий, благоприятных для
потребителя, соответствующих
современным международным
стандартам...
Угрозы
Например: Потребность в затратах
не относящихся к задачам,
реализация «скрытых планов», не
соответствующих текущему
законодательству, создание
возможности для коррупции
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
Опыт II
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first.
Лучшая
(международная) практика
24
Опыт стран со схожей
структурой...
–Федеративная структура:
Австралия, Канада
–Население: США
–Социальные и культурные
особенности: Центральная и
западная Европа
–Размер: США, Япония,
Германия
Опыт стран с „лучшей
практикой“
– Использование технологий:
Сингапур, Ирландия, Эстония
– Централизм: Франция
– Федерализм: Германия, США,
Бельгия
– Новое государственное
управление: Соединенное
Королевство, Ирландия, Новая
Зеландия
Также использовать: Опыт частного сектора
Лучшую практику других правительственных агентств
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Опыт IIa
.
Лучшая (международная) практика
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
25
Сопоставительный анализ
(benchmarking)
– Определить институты с
сопоставимым
административным
процессом
– Институты могут
принадлежать другому
сектору
– Проанализировать и
сравнить деятельность
– Определить причины
выдающейся
деятельности
Анализ «лучшего в классе»
– Определить группу схожих
институтов (например:
региональные отделения
федеральной службы)
– Проанализировать рабочие
показатели (количественный
анализ)
– Определить причины хороших
/ плохих показателей
– Ориентировать цели на 10%
лучших исполнителей
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Среда I
.
Общая ситуация и отношение
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
26
Параметры, определяющие
загруженность работы
Политическая / Культурная
ситуация
– Параметры региональной
структуры
– Демографические
параметры
– Число и разновидность
случаев
– Сезонные колебания
загруженности работы
– Культурные параметры
выполнения
– Одобрение населением
– Уровень коррупции
– (нет) правового
регулирования (нет)
эффективных
инструментов
обеспечения исполнения
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Среда II:
Правовые положения.
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
27
•
Международные соглашения, договоры, обязательства
•
•
•
Конституция
Общие (высшего порядка) законодательные акты
Параллельные (противоречащие) специальные
нормативные акты
Полномочия по регулированию данной сферы
Вовлечение 3-ей стороны
– Органы высшего порядка и аппарат безопасности
– Правовые основы для аутсорсинга и государственночастное партнерство
•
•
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Нестратегические организационные
критерии качества .
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
28
• Процесс
– «Беспрепятственный»
рабочий процесс
– Минимум рабочих станций
– Избежание «обособленных
участков работы»
– Избежание дублирования
работы
– Безопасность и качество
процесса
• Структуры + персонал
– Компетенция соответствует
ответственности
– Надлежащая норма
управления в отделах
организации
– Соответствующее качество
персонала
• Эффективное использование
ИТ
– ИТ поддерживают трудовой
процесс и управление
документацией
– Комплексные решения для
«всего института», а не
«индивидуальные решения»
и «решения, требующие
дополнительных решений»
(“Islands” and “Balconies”)
– Концепция базы данных
– Интерфейс «правительствогражданам» и уровень
использования (Инфо,
загрузить, применить,
оплатить)
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Краткий обзор – ключевые
факторы успеха (КФУ).
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
29
•
КФУ не являются «задачами» или
«потребностями»
потребителя/правительства
•
КФУ дают описание того, что
является наиболее важным для
достижения задач и
удовлетворить потребности
•
КФУ можно найти во всех
описанных аналитических
исследованиях
•
В случае, если не принять во
внимание КФУ, то
бюрократический подход
реализации сотни деталей
закончится провалом
•
Типичные КФУ
– Оптимизированная база данных
– Специализированные тренинги
персонала
– Надлежащая система
санкционирования
– Высокая скорость коммуникации
– Региональное распределение
организационных единиц
– Централизация деятельности в
одном отделе
– (...)
•
КФУ отличается в зависимости от
процесса
•
•
КФУ относятся к финансированию
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Составление перечня
требований (ПТ) .
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
30
• Перечень требований резюмирует все требования к
процессу как определено в аналитическом процессе
• ПТ классифицирует требования (от обязательных /
относящихся к КФУ до «те, которые было бы неплохо
иметь»)
• ПТ связывает требования к элементам существующего
процесса (если есть/уместно)
• ПТ – вклад в процесс разработки рабочего плана
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
Разработка рабочего плана
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
.
31
№
Элемент
КТ
Ранг
Реальность
стоимости
Элемент
текущего
процесса
Разработка элемента
в новом процессе
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Разработка нового
.
процесса/переработка процесса
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
32
Нет процесса
Старый процесс
Аналитическая
база
Перечень требовани +
Разработка рабочего
плана
Разработка (переработка) процесса
рабочей группой и заявителями/потребительской
панелью
Проверка на
соответствие
требованиям,
каталогу
и стоимости
Документ о
Составлении
законопроектов
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
Разработка/переработка
методов процесса .
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
33
Методы (инструменты)
Вопросы
(непроизводительные затраты)
Анализ стоимостных показателей
Необходима ли деятельность и эффективное
ли это расходование средств?
Анализ риска
Должны ли мы нести расходы на предотвращение
рисков или от затрат, причиной которых являются
риски?
Сравнительно-сопоставительный
Анализ (Benchmark)
Чему мы можем научиться, познакомившись
с эффективной деятельностью других институтов
Анализ процесса
Выявление дублирования работы, ненужных мер,
плохих условий в офисах оказания услуг и тд.
Анализ затрат
Определение стоимости за единицу
«Лучший из группы»
Каков будет желанный уровень эффективности
Деятельности?
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
«Институциональная реформа
государственного сектора»
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first.
Public Sector Institutional Reform
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
Часть 3
Затраты на услуги
Затраты на стандарты
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
Модель калькуляции затрат
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
.
35
Прямые затраты на
платные услуги
Прямые затраты
на бесплатные
услуги
Распределение косвенных
затрат
Распределение
косвенных
затрат
Итоговая стоимость
./. количество
Уровень оплаты
Действительная плата =
подсчитанный размер оплаты
* Доля интереса заявителя
Данная затрата не
покрывается
оплатой
Косвенные
затраты
Перераспределение
в соответствии
с анализом работы
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
Уровни затрат (упрощено)
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
.
36
Уровень затрат 1: Прямые затраты
– Персонал непосредственно вовлечен в предоставление услуги
• Система нормативных издержек / индивидуальная калькуляция затрат
• Добавление подсчитанных пенсий с учетом процентной ставки и других льгот
– Стоимость всех материалов, использованных только для производства услуги
• Затраты на специализированное здание (амортизация, аренда)
• Затраты на соответствующее материально-техническое снабжение
Уровень затрат 2: 1ый уровень непроизводительных затрат
– Непроизводительные затраты внутри департамента/регионального органа,
оказывающего услугу
• Расходы на управленческий и административный персонал
• Непроизводительные затраты на здание, отопление, электричество и тд.
Уровень затрат 3: 2ой уровень непроизводительных затрат
– Непроизводительные затраты центрального уровня органа, оказывающего
услугу
• Расходы на управленческий и административный персонал
• Непроизводительные затраты на здание, отопление, электричество и тд.
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
„Принципы распределения ресурсов“
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
.
37
•
•
•
•
Ключи помогают пере- распределять непроизводительные затраты отдельным
департаментам и продуктам/службам
Типичными ключами являются число персонала, бюджетные показатели,
квадратные метры, число потребителей и тд.
Ключи должны быть реалистичными, например....
– Сотрудники отдела кадров распределяются в соответствии с количеством
персонала
Или: в соответствии с колебаниями в отделах
Или: в соответствии и с тем и тем
– Стоимость отопления распределяется в соответствии с количеством
персонала
Или: по количеству метров, которые занимают департаменты
Или: непосредственно измеряя отопление
– Расходы департамента финансирования распределяются в соотвествии с
бюджетами департамента
Или: в соответствии с числом проведенных оплат
Ключи могут быть использованы в политических целях, чтобы повысить или
понизить стоимость услуг
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
Время
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
.
38
Временной фактор используется во всех вычислениях, но как правило
не используется в государственном секторе.
• A: Амортизация: Все товары производственного назначения,
начиная от здания заканчивая пишущей машинкой подлежат
амортизации. В одном бюджетном периоде только амортизация
данного периода используется при подсчете стоимости услуги.
• Б: Распределение платежей: Все платежи должны быть отнесены к
бюджетному периоду, который стал причиной платежа, а не к периоду
поступления денег.
• В: Будущие расходы на государственных служащих. Все будущие
расходы на государственных служащих должны быть подсчитаны в
особенности все (специальные) пенсии
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Пример сметы расходов:
Лицензирование курсов дистанционного
.
обучения
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
39
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
•
•
Моделирование стоимости
вследствие изменения .стандартов
продукции
40
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
Доступность услуги 24/7
Доступность услуги 3/5
(Время работы пон-пт 9-12)
•
•
365 X 24 / 1500 = 5,84 эквивалента полной
занятости на 1 должности
52*5*3 / 1500 = 0,52 ЭПЗ на 1 должность
•
•
1000 форм*20 мин = 0,22 ЭПЗ
50 форм* 20 мин = 0,03 ЭПЗ
•
•
100 % плотность контроля
5 % случайный контроль
•
Увеличение скорости лицензирования до
•
30 дней
Процесс лицензирования требует 6
месяцев
Предварительная проверка документов, •
Подтверждение
•
•
„Пиковые“ ситуации требуют xxx
дополнительный персонал (неработающие
в «не пиковое» время
Одна единица предварительной проверки
52*5*3 = 0,52 ЭПЗ
•
Нет предварительной
проверки/подтверждения
•
•
Аренда кабинета (подсчет)
Амортизация мебели
•
Предоставление приемной
•
Уборка, отопление, электричество...
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
Конкретный пример: оптимизация
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
.
41
• Отменить «лицензионный контроль» (который по сути
является бюрократическим процессом, заполняющим
свободное время персонала)
• Упрощение процесса лицензирования: Заявителям приходится
предоставлять полный пакет документации
• Внедрение руководства по лицензированию для экспертов
• Совершенствование информации, вывешенной в Интернете с
тем, чтобы заменить телефонные звонки
• Уменьшение административных непроизводительных
расходов вследствие интеграции регионального
правительства
• Меньшая необходимость в офисном пространстве +
соответствующие расходы
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Простая модель подсчета
стоимости/пошлины .
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
42
• Старая структура стоимости/пошлины
+
+
Отмененные продукты
Упрощение процесса
Сокращение стандартов
Дополнительная продукция
Улучшенные стандарты
= Новая структура стоимости/пошлины
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Метод «круга качества» для оптимизации
административных регламентов
.
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
43
Учась друг у друга:
Группа из 22 регионов
или 40 муниципалитетов
(или подгруппы) определяют
регламенты, которые они хотят
оптимизировать и
структурировано
обмениваются информацией
Центральный
«нейтральный институт»
способствует продвижению
процесса и работает
в качестве секретариата.
Сравнение
в группе
и
оптимизация
Анализ
стоимости
услуг
+ качество
услуг
Практическая работа
с оптимизированными
процессами
Анализ процессов
и их ключевые
параметры
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
На пути к постоянному
совершенствованию .
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first
44
Оплата
стоимости
за единицу
Административный
регламент
Административный
процесс
Удовлетворение
пользователя
Достижение
целей
правительства
Проект
финасируется
Европейским
Союзом
«Институциональная реформа
государственного сектора»
For all other use and reproduction contact KPI (KPI @ koetz-ag . com) first.
Public Sector Institutional Reform
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
45
Спасибо
за внимание!
Parts of this presentation are intellectual property - Copyright
(c) of KPI International Management Consultants, Cologne, Germany
and provided only for use in the framework of the AR3-PSIR Project.
For all other use and reproduction contact KPI (KPI@koetz-ag.com) first.