Стадия предпроектного обследования ТЕМА 4. Лекция 12.

ТЕМА 4.
Стадия предпроектного
обследования
Лекция 12.
Методика обследования бизнес-процессов.
Структурные модели предметной области.
Схема Захмана
Зачем Мотивация Цели организации и базовые правила, по
которым она работает.
Кто
Люди
Персонал, подразделения и другие
элементы орг.структуры, связи между ними
Что
Данные
Сущности и данные, с которыми имеет
дело организация.
Как
Функции
Выполняемые функции и операции над
данными.
Где
Место
Географическое распределение элементов
организации и связи между ее частями
Когда Время
Временные характеристики и ограничения
на деятельность организации, значимые
для ее деятельности события.
Методика обследования бизнес-процессов
Обследование общих
закономерностей
функционирования организации
Обследование деятельности
каждого автоматизируемого
подразделения
Детальное обследование бизнеспроцессов
4
I этап

Цель этапа: Зафиксировать (идентифицировать) структуру
организации и общие закономерности ее деятельности.
Запрос документов,
регламентирующих
деятельность
организации





Систематизация
Отчет
информации



документы, определяющие
функционирование организации в целом;
документы, определяющие направления
ее деятельности;
документы, определяющие правила и
принципы осуществления
стратегического управления;
стратегический план развития
организации.
Общие принципы функционирования
организации.
Направления деятельности.
Правила взаимодействия с внешними
организациями.
Перечень основных бизнес-процессов.
5
II этап

Цель этапа: Выявить общую структурную схему бизнес-процессов
организации, зафиксировать функции подразделений.
1.
Предварительный
запрос информации о
функционировании
подразделений
2.
Запросная
форма
3.
4.
Подготовка
положения
о классификации
бизнес-процессов
5.
Формирование
отчета
Название подразделения.
Документы, определяющие условия
работы подразделения и выполнение
конкретных функций (регламенты,
должностные инструкции, кодексы).
Функции подразделения.
Документы других подразделений
(отчеты, справки, заказы, заявки и
т.п.), поступающие в данное
подразделение, необходимые для его
работы.
Документы, появляющиеся в
результате работы подразделения,
которые используются в других
подразделениях, передаются
поставщикам, клиентам или
архивируются.
6
Содержание отчета по II этапу
1. Структура организации.
2. Классификация бизнес-процессов.
3. Описание деятельности подразделений:







название подразделения;
документы, регламентирующие деятельность;
выполняемые функции;
входящие документы;
исходящие документы;
ревизия имеющихся организационных
документов;
результаты деятельности подразделения.
7
III этап

Цель этапа:
зафиксировать
необходимые
детали бизнеспроцессов.
Запрос информации о
выполнении
бизнес-процесса
Подготовка
положения
о бизнес-процессах
Разработка
положений о
документообороте
в подразделениях
Первоначальные данные или информация, с поступления
которых начинается выполнение функции
2.
Данные, необходимые для выполнения функции. Их
источники;
3.
Данные, формируемые при выполнении функции. Их
получатели;
4.
Сотрудники организации, а также клиенты, поставщики и иные
внешние организации, участвующие в выполнении функции;
5.
Материалы и другие материальные ценности, необходимые и
потребляемые при выполнении функции;
6.
Материалы и другие материальные ценности, получаемые в
результате выполнения функции;
7.
Степень важности процесса в рамках работы подразделения.
8.
Проблемы, возникающие при выполнении процесса:

насколько критичны (влияют на общую деятельность
организации; влияют на функционирование отдела; не
значительны);

зависят от работы: сотрудников/смежных подразделений/
поставщиков/клиентов,

неблагоприятно влияют на: стоимость/время/качество
выполнения процесса.
9.
Время выполнения процесса.
10. Последовательность действий выполнения процесса.
1.
8
Положение о бизнес-процессе
Название бизнес-процесса.
Условия начала выполнения бизнес-процесса.
Документы и данные, необходимые для выполнения бизнеспроцесса и их источники.
4. Документы, создаваемые в результате выполнения бизнеспроцесса и их получатели.
5. Действующие лица, принимающие участие в выполнении
бизнес-процесса.
6. Материальные ценности, необходимые для выполнения бизнеспроцесса, если таковые есть.
7. Материальные ценности – результат выполнения бизнеспроцесса, если таковые есть.
8. Результаты выполнения бизнес-процесса (кроме вошедших в
п.7).
9. Цель данного бизнес-процесса, его место и роль в общих
задачах (процессах) компании.
10. Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса.
11. Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса.
12. Последовательность действий выполнения бизнес-процесса. 9
1.
2.
3.
Положение о документообороте

Схема документооборота








Табель документооборота






Номер документа
Наименование документа
Тип документа (Внутренний/внешний; Входящий/исходящий; транзитный)
Частота документа за временной период
Ответственный за документ (сотрудник или отдел)
Альбом форм документов






Номер (код) документа
Наименование документа
Источник документа (откуда приходит)
Получатель (получатели) документа
Информация, документы, используемые при формировании документа
Операции, выполняемые над документом
Ответственный за выполнение операций над документом
Номер формы
Наименование формы (классы документов)
Поля формы
Обязательные для заполнения поля
Типовая форма (ссылки на образец и шаблон)
Таблица соответствия форм и документов



Номер формы
Наименование формы
Код документа
10
Процессные модели
Процессные
модели описывают последовательное
преобразование материальных и информационных потоков
компании в ходе реализации какой-либо производственной
функции или функции управления.
1. Верхний уровень модели должен
отражать только контекст деятельности.
Система
К
2. Второй уровень отражает тематически
Функциональные
сгруппированные бизнес-процессы
НД
подсистемы
предприятия и их взаимосвязи в виде
основных направлений деятельности.
БизнесФункции
3. Каждое из направлений деятельности
процессы
детализируется на бизнес-процессы.
4. Детализация бизнес-процессов
Задачи
Бизнес-функции
осуществляется посредством бизнес–
функций.
Технологические
Процедуры
5. Бизнес-функции описываются
операции
последовательностью элементарных
технологических операций.
Миниспецификации Спецификации
6. Описание элементарной операции
осуществляется с помощью
11
миниспецификации.
1.
2.
3.
Направления
взаимодействие с поставщиками
деятельности
1. планирование закупок
1. изучение спроса
Бизнес-процессы
2. поиск поставщиков
1. формирование списка потенциальных
поставщиков
Бизнес2. запрос информации о товарах
функции
1. выбор бланка запроса
2. заполнение бланка
Технологи
3. регистрация запроса
ческие
операции
4. отправка по адресу
3. анализ коммерческих предложений
4. проверка качества предлагаемых товаров
5. выбор поставщика
Спецификация
3. заключение договора
2. закупка
3. управление запасами
взаимодействие с клиентами
совершенствование и развитие бизнеса
12
Требования к моделям
предметной области




Формализованность, обеспечивающая однозначное
описание структуры предметной области;
Понятность для заказчиков и разработчиков,
основанная на применении графических средств
отображения модели;
Реализуемость, подразумевающая наличие средств
физической реализации модели предметной области
в ИС;
Обеспечение оценки эффективности реализации
модели предметной области на основе определенных
методов и вычисляемых показателей.
13
Структурный аспект моделирования
предметной области





Объектная структура отражает состав взаимодействующих
в процессах материальных и информационных объектов
предметной области;
Функциональная структура отражает взаимосвязь функций
(действий) по преобразованию объектов в процессах;
Структура управления отражает события и бизнес-правила,
которые воздействуют на выполнение процессов;
Организационная структура отражает взаимодействие
организационных единиц предприятия и персонала в
процессах;
Техническая структура описывает топологию
расположения и способы коммуникации комплекса
технических средств.
14
Оценочный аспект моделирования
предметной области

Оценочный аспект моделирования предметной
области связан с показателями эффективности
автоматизируемых процессов:




время решения задач;
стоимостные затраты на обработку данных;
экономические показатели эффективности, (объемы
производства, производительность труда,
оборачиваемость капитала, рентабельность и т.д.).
Для отображения оценочного аспекта
используются:


статические методы функционально-стоимостного
анализа (ABC);
динамические методы имитационного моделирования.
15
Уровни проектирования

Внешний уровень проектирования – этап выяснения
взаимодействия системы с внешней средой.



Концептуальный уровень проектирования – этап
определения характера взаимодействия основных
компонентов системы.



Что и зачем будет делать система?
Почему она должна действовать подобным образом?
Как должна функционировать система?
Кто, где, когда будет выполнять необходимые операции и процедуры?
Внутренний уровень проектирования – этап определения
способов реализации функций системы.


Какими способами и средствами система будет выполнять свои
функции?
С помощью каких программно-технических средств реализуются
требования к системе?
16
Уровни
модели
Уровни
требований
Уровни схемы Этапы
Захмана
жизненного
цикла
Внешний
Бизнестребования
1-2 (контекст,
Анализ
бизнес-модель) требований
Концептуальный
Требования
пользователей
3 (системная
модель)
Внутренний
Функциональн 4-5
Рабочее
ые требования (технологическ проектироваая модель)
ние
Техническое
проектирование
17
Модель объектной структуры

Объектная структура отражает состав взаимодействующих
в процессах материальных и информационных объектов
предметной области.
Внешний
уровень
Концептуальный Внутренний уровень
уровень
Определение
основных
классов
материальных и
информационных
объектов
Уточнение
состава объектов,
определение их
атрибутов и
взаимосвязей
Отображение объектов в
файлах БД.
Динамические объекты –
единицы переменной
информации (документы);
Статические – единицы
условно-постоянной
информации
(справочники)
18
Модель функциональной структуры

Функциональная структура отражает взаимосвязь
функций по преобразованию объектов в бизнеспроцессах.
Внешний
уровень
Концептуальный Внутренний
уровень
уровень
Список
основных
бизнеспроцессов
Иерархия
Иерархия
взаимосвязанных структуры
функций
программных
модулей
19
Модель структуры управления


Модель структуры управления отражает события и бизнесправила, которые воздействуют на выполнение процессов.
События вызывают выполнение функций, которые изменяют
состояния объектов и формируют новые события.
Событие
Информационный аспект
(сообщение)
Внешний
уровень
Список внешних
событий;
Список целевых
установок
Процедурный аспект
(вызов функции)
Концептуальный
уровень
Бизнес-правила,
определяющие условия
вызова функций при
возникновении событий
Внутренний
уровень
Триггеры
(вызовы
программных
модулей)
20
Модель организационной структуры

Организационная структура отражает взаимодействие
организационных единиц предприятия при
выполнении бизнес-процессов.
Внешний
уровень
Концептуальный
уровень
Внутренний
уровень
Иерархия
Организационно- Права доступа
организационных штатная структура персонала к
единиц
должностей и
функциям ИС
ролей для каждого
подразделения.
21
Модель технической структуры

Техническая структура отражает топологию
расположения и способы коммуникации
технических средств.
Внешний
уровень
Перечень типов
ТС обработки
данных и их
размещение по
подразделениям
Концептуальный
уровень
Способы
взаимодействия
между ТС
Внутренний
уровень
Модель
архитектуры
вычислительной
сети
22
Правила декомпозиции
1. Функции нижнего уровня являются способом
достижения результатов функций верхнего уровня.
2. Выполнение совокупности функций нижнего уровня
автоматически обеспечивает выполнение функции
верхнего уровня.
3. Каждая функция нижнего уровня имеет только одну
функцию верхнего уровня.
4. Декомпозиция функции верхнего уровня
производится по одному критерию, в качестве
которого могут выступать:
1. Результаты деятельности – продукты или услуги,
2. Виды деятельности;
3. Ресурсы.
23
Правила декомпозиции
5. Функции одного уровня декомпозиции должны быть
равнозначны по объему, времени, сложности выполнения.
6. Последовательность критериев декомпозиции функций
следует выбирать так, чтобы большая часть зависимостей и
взаимодействий между функциями оказалась на самых
нижних уровнях модели. На верхних уровнях функции
должны быть автономны.
7. Декомпозиция функций прекращается, когда функции
нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям:




функции являются элементарными;
конечный результат выполнения функции элементарен;
четко определены способы достижения результатов функции;
временные характеристики и ответственность за выполнение работ
могут быть однозначно определены с точностью до сотрудника.
26
Правила описания бизнес-процессов
Правило 1. Составляйте, уточняйте, подтверждайте схемы
вместе с «владельцами» бизнес-процессов.
Правило 2. Используйте визуальные подходы описания бизнеспроцессов, способствующие повышению эффективности
работы в группе.
Правило 3. Используйте язык, понятный «владельцам» бизнеспроцесса.
Правило 4. Создавайте схемы деятельности, а не
организационных структур.
Правило 5. Избегайте излишней детализации бизнеспроцессов, особенно на схеме «как есть».
Правило 6. Избегайте составления схемы бизнес-процесса ради
схемы, не ведущей к дальнейшему анализу и действиям.
Правило 7. Не смешивайте понятия «как есть», «как должно
быть», «как будет».
27
Взаимосвязь областей проектирования и
структурных моделей предметной области
Области
проектирования
Компоненты ИС
Структурные
модели ПрО
Объекты данных
Данные
Объектная
структура
Функциональные
программные модули
Функциональная
структура
Управляющие
программные модули
Структура
управления
Программы
обработки данных
Программные модули
интерфейсов
пользователей
Среда (технология) Комплекс технических
обработки данных средств
Организационная
структура
Техническая
структура
28