Тема 14. Системы комплексной автоматизации

Тема 14. Системы комплексной
автоматизации документооборота и
деловых процессов (САДП)
Базовые понятия технологии
«workflow»
Операция - элементарное действие, выполняемое в
рамках рассматриваемого бизнес-процесса
(допустим подготовка письма, замена
оборудования, оплата счета);
Исполнитель - должностное лицо, ответственное за
выполнение одной или нескольких операций бизнеспроцесса (например, менеджер, сотрудник архива,
директор).
Функции САДП
автоматизация формирования, активизация и контроль
выполнения заданий, а также организация взаимодействия
сотрудников и передачи им информации, необходимой для
выполнения и формирования заданий;
автоматизация слабо формализуемых деловых процессов,
которые реализуются с помощью технологии свободной
адресации заданий и документов, когда маршрут формируется
сотрудниками в процессе выполнения работы;
организация документооборота, включающего в себя не только
организационно-распорядительные, но и специальные
документы, например, чертежи или спецификации, платежные
поручения;
интеграция офисных и прикладных программных продуктов в
единое целое.
Архитектурное построение САДП
Ориентация на документ. Самой сильной стороной
такой модели является поддержка удаленных
пользователей и офисов и работоспособности системы
в самых разнообразных операционных и сетевых
средах, а так же множества типов клиентов и серверов.
Основной слабостью такой системы является
сложность в управлении правилами деловых процессов
Ориентация на деловой процесс или задание.
Основная логика построения таких систем выглядит
следующим образом: деловой процесс - задание документ.
Инструментальные средства
САДП должны обеспечивать
определение и описание деловых процессов;
управление выполнением мониторинга
деловых процессов;
выполнение деловых процессов;
взаимодействие с другими системами;
интеграция используемых в процессе
приложений.
Система «OPTIMA-WorkFlow»
Организация единого централизованного хранилища
документов, его оптимальная систематизация.
Формализация технологических процессов формирования,
согласования и обработки документов, актуальность и
достоверность схем их рассылки.
Улучшение средств контроля над ходом выполнения
процессов формирования и обработки документов,
регулирование и управление системой документооборота.
Повышение степени защищенности данных, вовлеченных
в документооборот, обеспечение их конфиденциальности
за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем
электронно-цифровой подписи и шифрования.
Система «OPTIMA-WorkFlow»
Достижение высокой степени независимости работы над
документами от личных качеств персонала, за счет
автоматического исполнения большинства формальных
действий.
Возможность для адаптации учетных и аналитических систем,
функционирующих в организации, к процессам движения
документов по их технологическим маршрутам.
Возможность получения статистических и аналитических
сводок, характеризующих различные аспекты деятельности
исполнителей и результаты выполнения работ по обработке
документов.
Создание полнофункциональной системы контроля
исполнения поручений.
Тенденции развития САДП:
объединение в одной системе всех функций,
связанных с получением электронных
документов;
интеграция с Интернет- технологиями;
интеграция с системами управления
контентом предприятия и хранилищами
данных.
Система «Power DOCS»,
Система управления организационно-распорядительной
документацией (ОРД).
Система автоматизации документооборота организации.
Корпоративный архив документов.
Промышленный ввод бумажных документов.
Рабочее место делопроизводителя.
Рабочее место архивариуса.
Рабочее место пользователя.
Рабочее место руководителя.
Рабочее место администратора системы управления ОРД.
Рабочее место оператора сканирования документов.
Компоненты системы:
«DOCS Open» (PC DOCS) - система управления
документами, обеспечивающая хранение
документов на различных носителях информации,
таких как дисковые массивы, магнитооптические
библиотеки, стримеры и роботизированные
стриммерные библиотеки, поиск документов по
реквизитным и полнотекстовым индексам,
интеграцию с более чем 240 приложениями,
поддержку жизненного цикла документов, а именно
возврат/выдачу документов, контроль версий
документов, автоматическую миграцию документов
между устройствами хранения (HSM), контроль
доступа к документу и аудит работы в системе.
Компоненты системы
- «WorkRoute» (ВЕСТЬ АО) - интегрированная с
«DOCS OPEN» подсистема маршрутизации,
контроля исполнения и управления проектом,
позволяющая создавать задания для сотрудников с
назначением временных интервалов, отслеживать
состояния заданий, управлять заданиями на этапе
их выполнения. Поддерживает последовательные и
параллельные типы рассылки.
Компоненты системы
«Route II» (ВЕСТЬ АО) - мощная система
управления деловыми процессами в организации.
Поддерживает распределенную обработку
документов и поручений по типовым маршрутам.
Уникальное сочетание жесткой и свободной
маршрутизации поручений и документов.
Поддерживает работу с электронными формами.
Позволяет осуществлять анализ загрузки
сотрудников и полный контроль за
производственными процессами в организации.
Возможности, реализуемые в
Интернет
ведение корпоративного календаря событий;
планирование;
предоставление доступа к корпоративным базам
данных;
обмен административной информацией;
внутренний обмен новостями;
проведение телеконференций для обмена
мнениями между сотрудниками корпорации;
создание документов, включающих графику.