Обеспечение сохранности архивных документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
КАФЕДРА ИСТОЧНИКОВЕДЕНИЯ
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЙ ПРОЕКТ
Обеспечение сохранности
архивных документов
Автор:
О.В. Кульба
Руководители: Е.Н. Балыкина
А.Н. Латушкин
МИНСК 2011
СОДЕРЖАНИЕ:
Введение.
Глава 1. Строительство и технические
требования к помещениям и зданиям архивов.
Глава 2. Обеспечение наличия документов в
архиве.
Глава 3. Обеспечение физической сохранности
архивных документов.
Глава 4. Создание страхового фонда и фонда
пользователя.
Введение.
Организация
хранения
документов −
система
проводимых
архивом
мероприятий,
которые
обеспечивают:
рациональное
размещение
документов
контроль за их движением
и физическим состоянием
копирование документов с
целью создания страхового
фонда и фонда пользования
восстановление первоначальных или
близких к первоначальным свойств и
внешних признаков документов
1
ГЛАВА 1.
ЗДАНИЕ АРХИВА ПО СВОЕЙ ПЛАНИРОВКЕ И
ОСНАЩЕНИЮ ДОЛЖНО ОБЕСПЕЧИВАТЬ
ВЫПОЛНЕНИЕ:
ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ
ЗАДАЧ
ВСПОМОГАТЕЛЬНЫХ
ЗАДАЧ
1. ПО ХРАНЕНИЮ;
2. ПО ОБРАБОТКЕ;
3. ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
ДОКУМЕНТОВ.
1. АДМИНИСТРАТИВНОХОЗЯЙСТВЕННОГО;
2. БЫТОВОГО;
3. ТЕХНИЧЕСКОГО
ХАРАКТЕРА.
4
ЗДАНИЯ АРХИВОВ
ДОЛЖНЫ:
1. РАЗМЕЩАТЬСЯ В СПЕЦИАЛЬНО
ПОСТРОЕННЫХ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ЗДАНИЯХ;
2. РАЗМЕЩАТЬСЯ В ПРИСПОСОБЛЕННЫХ ДЛЯ
ХРАНЕНИЯ ЗДАНИЯХ;
3. УДАЛЕНЫ ОТ ОПАСНЫХ В ПОЖАРНОМ
ПЛАНЕ ОБЪЕКТОВ;
4. УДАЛЕНЫ ОТ ПРОМЫШЛЕННЫХ ОБЪЕКТОВ,
ЗАГРЯЗНЯЮЩИХ ВОЗДУХ.
Экспертиза зданий
включает
определение:
СТЕПЕНИ
ОГНЕСТОЙКОСТИ
РАЗМЕЩЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ
СОСТОЯНИЯ
ПОМЕЩЕНИЙ
ДОЛГОВЕЧНОСТИ
ОСНОВНЫХ
КОНСТРУКЦИЙ
ПРОЧНОСТИ МЕЖЭТАЖНЫХ
ПЕРЕКРЫТИЙ
НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ОТОПИТЕЛЬНЫХ
И ВЕНТИЛЯЦИОННЫХ СИСТЕМ
9
НЕ ДОПУСКАЮТСЯ!!!
1. ЗДАНИЯ, НЕ ИМЕЮЩИЕ
ЕСТЕСТВЕННОЙ ВЕНТИЛЯЦИИ
ВОЗДУХА
2. ВЕТХИЕ
СТРОЕНИЯ,
ДЕРЕВЯННЫЕ
ПОСТРОЙКИ
3. ЗДАНИЯ С
ПЕЧНЫМ
ОТОПЛЕНИЕМ
4. ЗДАНИЯ С СЫРЫМИ
ПОМЕЩЕНИЯМИ
4
НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИСТОРИЧЕСКИЙ
АРХИВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Историческая
справка
5 июля 1938 г.-дата
основания- Центральный
исторический архив БССР.
1963
г.
–
переведен
из
Могилёва в Минск (ул. Козлова,
26).
1992-1995 гг. – входит в состав
Национального архива РБ.
12 июня 1995 г. – Национальный исторический
архив Беларуси (ул. Кропоткина, 55).
Декабрь 2000 г. - "Государственное учреждение
"Национальный исторический архив Беларуси в
г. Минске".
Здание Национального исторического
архива Беларуси
Приказ Белкомархива № 11 от 22 марта 1996 г. в целях оптимизации и улучшения условий
размещения документов Национального
архивного фонда Республики Беларусь выделено
здание по ул. Кропоткина, 55.
технически
обеспечено
для
поддержки
оптимального режима сохранности документов;
автоматическая установка газового
пожаротушения;
охранная и пожарная сигнализация.
Белорусский государственный
архив
кинофотофонодокументов
г. Дзержинск
март 1941 г. - Центральный государственный
архив фотофонокинодокументов БССР
1944 г. – началась реальная работа
октябрь 1949 г.– архиву выделено здание
церкви-часовни Св. Марии-Магдалины в г.Минске
ноябрь 1963 г. - Центральный государственный
архив кинофотофонодокументов (ЦГАКФФД)
февраль 1987 г. – открытие нового,
специально построенного, здания архива в г.
Дзержинске
строительство здания в
май 1993 г. – Белорусский
Государственный архив кинофотофонодокументов
(БГАКФФД)
Дзержинске
февраль 2001 г.- "Учреждение
"Белорусский государственный архив
кинофотофонодокументов».
ТРЕБОВАНИЯ К ПОМЕЩЕНИЯМ
ХРАНИЛИЩА:
 максимально
удалены
от
лабораторных,
производственных,
бытовых
помещений
архива;
 не имеют
каналов;
общих
с
ними
вентиляционных
 отделяются от соседних помещений архива
несгораемыми стенами и перекрытиями с
пределом огнестойкости не менее двух часов;
 не допускается совмещение
рабочих помещений;
хранилищ
и
не допускаются технологические или бытовые
выводы воды;
предпочтение отдается помещениям с северной
ориентацией окон;
естественная или искусственная вентиляция;
 материалы покрытия стен, полов, потолков,
внутренней арматуры помещений не должны
собирать пыль, быть ее источником или
выделять агрессивные химические вещества;
 соблюдение светового режима;
 соблюдение оптимального температурновлажностного режима хранения (+17—
+19°С) и соблюдение относительной
влажности (50—55%);
 соблюдение санитарно-гигиенического
режима;
 соблюдение охранного режима
Хранилища архива оснащаются
стеллажами
Стационарные
стеллажи
и
шкафы
устанавливаются
в
хранилищах
с
соблюдением следующих норм:
расстояние между
рядами стеллажей
(главный проход) –
120 см;
расстояние между
полками по высоте
– не менее 40 см;
 ширина межстеллажных проходов – 75 см;
 расстояние между наружной стеной здания и
стеллажами, параллельными стене, - 75 см;
 расстояние между стеной и торцом стеллажа
или шкафа (обход) – 50 см;
 расстояние между полом и нижней полкой
стеллажа – не менее 40 см.
Обеспечение пожарной безопасности
автоматическая система газового пожаротушения
углекислотные огнетушители
противопожарным водоснабжением
пожарные краны - на всех лестничных
площадках
скрытая проводка, полугерметическая
осветительная арматура
светильники, электрощиты и распределительные
устройства - закрытого типа
хранилища оборудуются общими и поэтажными
отключающимися рубильниками
распределительные щиты, предохранители и
отключающие рубильники-только вне хранилищ
охранно-пожарная сигнализация
в хранилищах запрещено
курение, применение
нагревательных
электроприборов, хранение
посторонних предметов
Пути эвакуации обязаны отвечать
следующим требованиям:
 запрещается загромождать их различными
предметами и оборудованием;
 все двери эвакуационных выходов должны
свободно открываться в направлении выхода
из здания;
 подвальные помещения и цокольные этажи
оборудуются собственными выходами;
 в коридорах на путях эвакуации
устанавливаются символические изображения
знаков: “Выход”, “Открытая дверь”.
ГЛАВА 2.
Проверка наличия и состояния
дел:
установление фактического наличия
дел, числящихся по описям;
физическое состояние дел;
выявление документов, подлежащих
различным видам обработки.
Проверки наличия и состояния дел
проводятся:
в плановом порядке
в случае чрезвычайных
ситуаций
фонды, содержащие особо
ценные документы
секретные документы
один раз в 5
лет
в соответствии
с
нормативными
документами
фонды первой категории
один раз в 10
лет
фонды второй категории
один раз в 15
лет
фонды третьей категории
один раз в 20
лет
24
в случае
чрезвычайных
ситуаций
стихийное бедствие,
массовое перемещение
документов и другие
обстоятельства
внеочередные
единовременные проверки
наличия и состояния всех
дел или их отдельных
частей (групп)
Проверка наличия и состояния дел проводится
группой сотрудников (не менее двух человек).
 фактическое наличие
дел – путём сверки
описательных статей
описи с описанием
дел на обложках;
 физическое состояние
дел – визуально.
Все обнаруженные недостатки фиксируются в
листе проверки, а затем в акте проверки.
Запрещается: делать пометы и записи в ходе
проверки в описях дел и других учётных
документах.
После окончания проверки в конце описи
проставляется отметка о ее проведении.
На основе итоговых записей в листе проверки
составляется
акт
проверки
наличия
и
состояния дел.
Одновременно – акты о технических ошибках,
обнаружении неучтённых дел, неисправимых
повреждениях дел и др.
На необнаруженные дела заводятся карточки:





номер фонда;
название фонда;
номер описи;
номер дела;
заголовок дела.
Организация розыска дел:




проверка всех учётных документов фонда;
анализ истории фонда;
изучение учётных документов по выдаче дел;
просмотр дел фондов, находящихся рядом;
Обнаруженные
в
ходе
передаются
хранителю
подкладки на место.
розыска
фондов
дела
для
На отсутствующие дела, пути розыска которых
исчерпаны, готовится акт о необнаружении
дел (прилагается подробная справка об итогах
розыска).
Проверка наличия и состояния дел считается
завершенной после внесения изменений в
учетные документы проверявшегося фонда.
Ее материалы подшиваются в дело фонда.
ГЛАВА 3.
Отрицательно влияют на физическое
состояние документов:
 действие
разрушающих
факторов—
света, тепла, воды, химических веществ,
плесневых грибков;
 низкое качество бумаги, красители,
многократное и небрежное использование
документов
3
 необратимый процесс изменения структуры
бумаги;
 ее старение и износ;
 выцветание и повреждение текста;
 механические повреждения.
дальнейшее хранение и использование таких
документов сопряжено с опасностью их полной
гибели.
4
Контроль физико-химического и
технического состояния документов
осуществляется:
 целевым порядком;
 в ходе проверки наличия и состояния дел;
 при подготовке дел к выдаче из хранилища;
 при всех других работах, связанных с
поединичным (полистным) просмотром
документов.
При организации контроля физического
состояния документов подлежат выявлению:
 влажные документы;
 документы, пораженные
биологическими
вредителями (плесень,
насекомые);
 документы с дефектами
бумаги и текста.
В ходе контроля выявлению и удалению
подлежат все посторонние предметы,
находящиеся в делах:
 металлические, картонные,
бумажные и другие закладки;
 скобы;
 скрепки.
Влажные документы - немедленное выделение,
внеочередная обработка (сушка, акклиматизация)
и возвращению в сухом состоянии на хранение.
Учет физико-химического и технического
состояния документов осуществляется:
 в листе-заверителе дела;
 в листе и акте проверки наличия и
состояния дел фонда;
 в картотеке учета физического состояния
дел фондов.
На
неисправимо
повреждённые
дела
(документы)
составляются
заключение
реставраторов
и
специалистов
отдела
обеспечения сохранности документов архива о
полной
невозможности
восстановления
и
использования, а также акт о неисправимых
повреждениях дел (документов).
В архиве решение о снятии неисправимо
поврежденных
дел
(документов)
с
учета
оформляется приказом директора архива на
основании
письменного
разрешения
вышестоящего
органа
управления
по
архивам и делопроизводству.
Специальная физико-химическая и техническая
обработка
документов
производится
в
специализированных лабораториях архивной
отрасли, в технических подразделениях архивов
и в других организациях, осуществляющих
специальную обработку документов.
Основные виды специальной обработки
документов:
 дезинфекция, дезинсекция,
дератизация как совокупность
мер биопрофилактики, биозащиты
и уничтожения биологических
вредителей в хранилищах и на
документах;
 реставрация
как
комплекс
работ
и
технологических операций по восстановлению
свойств
и
долговечности
оригиналов
документов;
воспроизведение документов с целью
создания страхового фонда и фонда
пользования;
фотореставрация документов с угасшим и
слабоконтрастным текстом;
замена оригиналов с недолговечными или
разрушенными носителями копиями для
сохранения и передачи во времени документной
информации;
 обеспыливание
документов как
вспомогательный вид работ,
осуществляемый при
поступлении, хранении,
использовании документов,
а также при выполнении
консервационнореставрационных,
санитарно-гигиенических,
технических операций
различного назначения;
Работы по специальной обработке
документов:
внеочередные
плановые
 работы, выполняемые в аварийноспасательных ситуациях: локальное, массовое
поражение документов огнем, водой,
химическими или радиоактивными веществами;
 срочные меры по выделению, изоляции,
санитарной обработке при поражении
документов биологическими вредителями.
6
Плановая специальная обработка документов
проводится в порядке очередности.
Учитываются:
 ценность документов;
 видовые особенности документов;
 физическое состояние документов (особо
ценные документы с ослабленной физической
основой - приоритетные);
 возможности архива.
2
ГЛАВА 4.
Страховой фонд документов - совокупность
копий особо ценных документов:
 создаётся в целях сохранения документной
информации в случае утраты или
повреждения оригиналов документов;
 является неприкосновенным;
 хранится территориально обособленно от
оригиналов документов, с которых
изготовлены страховые копии, в
специальных хранилищах страхового
фонда.
Выявление особо ценных документов:
 в плановом порядке по документам архива;
 по заявлениям владельцев особо ценных
документов
Страховая копия
документа на бумажной
основе - негативная
микроформа
(микрофильм,
микрофиша) первого
поколения,
изготовленная на фотографической пленке
соответствующего типа методом оптического
фотографирования документов.
Критерии выявления особо ценных
документов:
 значение фондообразователя;
 время создания документов;
 ценность
содержащейся
информации;
в
документах
 авторство документов;
 юридическая сила, подлинность документов;
 наличие художественных,
особенностей документов
палеографических
Этапы выявления особо ценных
документов:
 выявление фондов, частей фондов;
 отбор дел по описям;
 изучение отобранных дел путем полистного
просмотра.
Дело считается особо ценным при наличии в нем
хотя
бы
одного
особо
ценного
или
уникального документа. На отобранные дела
составляется опись в четырех экземплярах.
Подготовка
документов
к
страховому
копированию осуществляется в соответствии
с
установленным
порядком
выдачи
документов из хранилищ.
При этом проверяется
физическое состояние
документов, выявляются
документы с малоконтрастными
или угасающими текстами, а
также документы, требующие
реставрации и
консервационнопрофилактической обработки.
Одновременно с созданием страхового фонда
архив создает фонд пользования совокупность
копий
документов
НАФ,
выполненных
на
различных
материальных
носителях
и
предназначенных
для
использования
с
целью
обеспечения
сохранности оригиналов документов.
Фонд пользования создается:
 целевым порядком на наиболее
используемые документы;
 в результате рассекречивания
документов;
 в результате копирования подлинных
документов, хранящихся в других
государственных хранилищах;
 в процессе других видов работ по
использованию документов.
В процессе хранения страховые копии
подлежат:
 проверке наличия для установления их
фактического наличия и соответствия учетным
документам
с
целью
контроля
за
сохранностью копий документов и организации
работы по своевременному восстановлению
фонда пользования;
 техническому
контролю
состояния
и
своевременному проведению консервационнопрофилактических работ - осуществляется один
раз в три года, подлежат 20% страховых копий
производства каждого года.
Все страховые копии должны
соответствовать оригиналу как по
содержанию, так и по ряду внешних признаков.
Отдел технического контроля (ОТК) принимает
страховые копии.
При приеме страховых копий проверяется:
полнота выполнения заказа на копирование;
количество копий;
комплектность;
правильность заполнения актов технического
состояния;
 визуально-техническое состояние копий.



