ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ОРГАНОВ

УЧРЕЖДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ОРГАНОВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПАМЯТКА ПО ВЕДЕНИЮ НАБЛЮДАТЕЛЬНЫХ ДЕЛ
ОРГАНИЗАЦИЙ-ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ
Составитель: зав. отделом
комплектования и ведомственных
архивов Е.Н. Колосова
2
СПИСОК СОКРАЩЕННЫХ СЛОВ
ДОУ – документное обеспечение управления
ОСД – обеспечение сохранности дел
ЭК – экспертная комиссия
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия
ВВЕДЕНИЕ
Разработка памятки вызвана необходимостью унификации требований к
составу документов, находящихся в наблюдательном деле.
Памятка
предназначена
для
использования
при
формировании
наблюдательных дел организаций-источников комплектования архива.
Положения памятки соответствуют требованиям «Правил организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда
Российской
государственных
и
Федерации
и
муниципальных
других
архивных
архивах,
музеях
документов
и
в
библиотеках,
организациях Российской академии наук» (М., 2007).
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Наблюдательное дело - совокупность документов, характеризующих
правовой статус, а также систему документационного обеспечения и
работу архива организации - источника комплектования.
В соответствии с п. 4.2.3. «Правил» государственный архив ведет
наблюдательное дело на каждую организацию, включенную в состав
источников его комплектования.
Наблюдательное дело призвано обеспечить преемственность в работе
кураторов на протяжении всех лет взаимодействия Архива с организацией.
3
Наблюдательное дело формируется с момента включения организации в
список источников комплектования архива и ведется до момента исключения
организации из него, ввиду ликвидации или коренной реорганизации,
повлекшей изменение задач и функций организации.
Изменение наименования или подчиненности организации, а также
смена формы собственности не является основанием для открытия нового
наблюдательного дела.
Состав документов, формируемых в наблюдательное дело, должен
отражать его назначение, а именно: по наблюдательному делу делается вывод
об уровне состояния ДОУ в организации, об уровне обеспечения сохранности
документов, о паспортных характеристиках по всем параметрах ДОУ и ОСД, о
динамике
изменений
наименования
организации,
ее
структуры
и
организационно-правовой формы, об уровне организационной работы куратора
и ее качестве.
Ведение наблюдательного дела возлагается на сотрудника отдела
комплектования и ведомственных архивов, курирующего соответствующую
организацию.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ НАБЛЮДАТЕЛЬНОГО ДЕЛА
2. 1. Учредительные и правоустанавливающие документы организации:
2.1.1. Копии распорядительных документов (указов, приказов, решений,
постановлений) о создании организации, изменениях ее наименования и
подчиненности, реорганизации и ликвидации.
2.1.2. Устав (Положение) организации, либо выписка
об основных
направлениях деятельности и функциях организации.
2.1.3. Перечень подведомственных организаций. (Указывается при их
наличии для территориальных федеральных органов власти и исполнительных
органов власти Свердловской области, включенных в список организаций источников комплектования Архива).
2.1.4. Выписка из решения ЭПК Управления архивами Свердловской
области о включении организации в список источников комплектования.
4
2.2. Нормативно – методические и организационно-распорядительные
документы, регламентирующие документационное обеспечение
управления и работу архива организации:
2.2.1. Инструкция по ведению делопроизводства.
2.2.2. Номенклатура дел организации (действующая).
2.2.3. Копия распорядительного документа о создании и составе
постоянно-действующей экспертной комиссии организации.
2.2.4. Положение о постоянно действующей экспертной
комиссии организации.
2.2.5. Положение об архиве организации.
Перечисленные документы помещаются в наблюдательное дело после
согласования их Экспертно - проверочной комиссией Управления архивами
Свердловской области и утверждения руководителем организации.
2.2.6. Приказ о назначении
начальника службы документационного
обеспечения.
2.2.7. Приказ о назначении зав. архивом или ответственного за архив.
2.2.8. Приказ о составе ЭК организации.
2.2.9. Протоколы
заседаний ЭК о рассмотрении положения об ЭК,
номенклатуры дел, описей, актов на выделение к уничтожению дел, не
подлежащих хранению, актов об утрате документов.
2.3. Информационные документы о работе архива организации:
2.3.1. Справки (акты) по результатам проведения комплексных,
тематических,
контрольных
обследований
(проверок)
работы
службы
документационного обеспечения управления и работы архива организации.
2.3.2. Справки организации об утратах документов постоянного срока
хранения, документов по личному составу, о причинах утраты и мерах по
розыску документов.
2.3.4. Акты проверок наличия документов.
2.3.5. Акты о необнаружении документов, пути розыска которых
исчерпаны.
5
2.3.6. Переписка с организацией по вопросам ведения делопроизводства и
обеспечения сохранности документов Архивного фонда (докладные в адрес
руководства
и
вышестоящей
организации,
протоколы
совещаний
при
руководстве и другие итоговые документы по завершении какого-либо вида
работ).
2.3.7. Анкетные сведения и другие информационные документы по
различным аспектам ДОУ.
2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива организации:
2.4.1. Историческая справка к документальному фонду организации.
2.4.2. Годовые разделы описей дел постоянного срока хранения, дел по
личному составу, утвержденные и согласованные ЭПК Управления архивами
Свердловской области.
3. ВЕДЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НАБЛЮДАТЕЛЬНЫХ ДЕЛ
3.1. Учетные документы работы архива организации (карточки учета
работы
с
организацией
и
паспорта
архива
организации,
хранящей
управленческую документацию (приложение 4 к Регламенту государственного
учета
документов
документальных
Архивного
фонда
РФ),
материалах, находящихся на
отражающие
сведения
о
ведомственном хранении;
помещении, отведенном под архив; лицах, ответственных за архив могут
формироваться в отдельные дела.
3.2.
Состав
документов,
помещаемых
в
наблюдательные
дела
периодически анализируется сотрудником, курирующим работу архивов
соответствующих организаций. В результате анализа из наблюдательных дел
могут быть изъяты нормативно - методические и распорядительные
документы (номенклатура дел, инструкция по ведению делопроизводства,
положение об экспертной комиссии, копии приказов и др.), утратившие силу.
При этом в наблюдательные дела должен помещаться комплекс действующих
нормативно-методических и других документов, характеризующих систему
документационного обеспечения управления и работу архива организации.
3.3. Документы, перечисленные в разделе 2 памятки помещаются в
6
папки - регистраторы, либо картонные папки с клапанами. При размещении
документов в папках - регистраторах они должны быть предварительно
заключены в файлы.
3.4.
Обложка
наименование
наблюдательного
организации
и
индекс
дела
должна
организации,
содержать
полное
согласно
«Списку
учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования
государственного архива Свердловской области».