Порядок оказания консультативно – методической помощи

Приложение
к приказу МКУ «МАП»
от____________________ № _______
Порядок оказания консультативно – методической помощи органам местного
самоуправления, организациям – источникам комплектования, муниципальным
учреждениям и предприятиям Петрозаводского городского округа, не
являющимся источниками комплектования, организациям иной формы
собственности в области делопроизводства и архивного дела
1. Общие положения
1.1. Порядок оказания консультативно – методической помощи органам местного
самоуправления, организациям – источникам комплектования,
муниципальным
учреждениям и предприятиям Петрозаводского городского округа, не являющимся
источниками комплектования, организациям иной формы собственности в области
делопроизводства и архивного дела (далее – Порядок) разработан в соответствии с
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации».
1.2. Специалисты Архива оказывают консультативно – методическую
помощь:
- организациям – источникам комплектования МКУ «МАП» (далее –
организации – источники комплектования);
- муниципальным учреждениям и предприятиям Петрозаводского городского
округа, не являющимся источниками комплектования Архива (далее –
муниципальные учреждения и предприятия);
- организациям иной формы собственности;
1.3. Список организаций – источников комплектования Архива утверждается
постановлением Администрации Петрозаводского городского округа.
Источниками комплектования Архива являются органы местного
самоуправления Петрозаводского городского округа, муниципальные учреждения
и предприятия Петрозаводского городского округа (далее – организации –
источники комплектования). В список организаций – источников комплектования
могут быть включены, организации иной формы собственности, действующие на
территории Петрозаводского городского округа.
1.4. Оказание консультативно – методической помощи включает в себя:
- консультации в области делопроизводства и архивного дела (далее –
консультации);
- методическое руководство работой архивов организаций – источников
комплектования.
1.5. Специалисты Архива консультируют организации – источники
комплектования, муниципальные учреждения и предприятия, организации иной
формы собственности по вопросам:
- организации делопроизводства и архивного дела;
- составления и оформления положений об архиве, экспертной комиссии,
номенклатур дел, описей;
- организации комплектования, хранения, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
1.6. Архив осуществляет оказание консультативно – методической помощи
организациям – источникам комплектования, муниципальным учреждениям и
предприятиям на бесплатной основе, организации иной формы собственности –
на платной.
2. Проведение консультаций
2.1. Организации – источники комплектования, муниципальные учреждения
и предприятия вправе обратиться за консультацией по телефону, лично, направив
письменное заявление.
При обращении по телефону консультация осуществляется специалистом
Архива в ходе телефонного разговора или оговаривается время и место ее
проведения.
При личном обращении в Архив консультация проводится в момент
обращения на рабочем месте специалиста. Если предмет консультации требует
дополнительной подготовки (подготовка методических материалов, перечней и
т.д.) срок проведения консультации устанавливается по согласованию с
организацией – источником комплектования, муниципальным учреждением и
предприятием.
Письменное заявление о проведении консультации регистрируется в Архиве
в день поступления. После регистрации заявление с резолюцией директора
Архива в течение 2 дней направляется специалисту Архива на исполнение.
Специалист Архива оговаривает с организацией – источником комплектования,
муниципальным учреждением и предприятием по телефону время и место
проведения консультации.
2.2. При обращении в Архив организации иной формы собственности о
проведении консультации (1 час и более) заключается договор о сотрудничестве в
области архивного дела и делопроизводства, в котором указывается вид
консультации, сроки ее проведения и стоимость услуги.
Консультация проводится после оплаты услуги организацией или по
гарантийному письму. Консультация проводится специалистом Архива
непосредственно в Архиве или с выходом в организацию.
После проведения консультации подписывается акт выполненных работ.
2.3. По завершении консультации специалист Архива, проводивший
консультацию, фиксирует факт проведения консультации в журнале учета
консультаций.
3. Методическое руководство работой архивов организаций –
источников комплектования
3.1. В целях взаимодействия в области делопроизводства и архивного дела
между Архивом и организацией – источником комплектования заключается
договор о взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и
архивного дела. Договор носит бессрочный характер и действует до ликвидации
организации – источника комплектования или до исключения ее из списка
организаций – источников комплектования.
В соответствии с договором о взаимоотношениях и сотрудничестве в области
делопроизводства и архивного дела Архив осуществляет методическое
руководство работой архивов организаций – источников комплектования Архива,
которое включает в себя:
- согласование положений об архиве, об экспертной комиссии организаций –
источников комплектования;
- включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- рассмотрение поступивших от организаций – источников комплектования
документов на соответствие их содержания и оформления требованиям
нормативных правовых и нормативно-методических актов в области
делопроизводства и архивного дела;
- представление Архивом поступивших документов на рассмотрение
экспертно – проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной
власти Республики Карелия (далее – ЭПК);
- консультирование специалистов организаций – источников комплектования
по вопросам, указанным в пункте 1.5 настоящего Порядка.
3.1.1. Согласование
положений об архиве, об экспертной комиссии
организаций – источников комплектования.
Организация – источник комплектования разрабатывает положение об
архиве и положение об экспертной комиссии и представляет их специалисту
Архива.
В случае если в положениях об архиве, экспертной комиссии организации –
источника комплектования отсутствуют необходимые разделы по обеспечению
функций, задач, прав и порядка по организации работы, отсутствуют
необходимые визы согласования и подписи, специалист Архива направляет
положения на доработку.
При отсутствии замечаний положение об архиве, об экспертной комиссии
направляются на согласование директору Архива в течение 2 дней после
получения документов специалистом Архива. Директор Архива рассматривает
документы в течение четырех рабочих дней.
Согласованные положение об архиве и положение об экспертной комиссии
направляются организациям – источникам комплектования через приемную
комитета, аппарата Администрации Петрозаводского городского округа,
курирующих данную организацию – источник комплектования, либо выдаются
лично уполномоченному специалисту организации – источника комплектования в
течение пяти рабочих дней после согласования.
3.1.2. Включение документов в состав Архивного фонда Российской
Федерации.
Постановлением Администрации Петрозаводского городского округа
ежегодно утверждается график упорядочения документов в организациях –
источниках комплектования.
Упорядочение документов представляет собой комплекс работ по:
- экспертизе ценности документов;
- формированию дел;
- описанию дел с целью составления архивных описей;
- составлению описей и созданию научно-справочного аппарата к ним;
- составлению исторических справок к фонду организации;
- технического оформления дел и других видов работ.
Организация – источник комплектования проводит упорядочение документов
в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций,
одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Упорядочение документов Администрации Петрозаводского городского
округа проводится на условиях и в срок, предусмотренные договором о
взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного
дела между Архивом и Администрацией Петрозаводского городского округа.
Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской
Федерации на основании экспертизы ценности документов.
При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков
хранения документов специалист организации – источника комплектования
руководствуется перечнями типовых архивных документов с указанием сроков
хранения, отраслевыми перечнями, а также сроками хранения отдельных видов
архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые
устанавливаются законодательством Российской Федерации.
Решение о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации
конкретных документов принимается ЭПК при утверждении описей дел
постоянного срока хранения.
Документы по личному составу, временного (свыше 10 лет) срока хранения,
являются разновидностью архивных документов и отражают трудовые
отношения работника с работодателем.
3.1.3.
Рассмотрение
поступивших
от
организаций – источников
комплектования документов на соответствие их содержания и оформления
требованиям нормативных правовых и нормативно-методических актов в области
делопроизводства и архивного дела.
Организации – источники комплектования в процессе делопроизводства и
упорядочения документов разрабатывают, составляют и представляют в Архив
следующие документы:
- номенклатуру дел;
- опись дел постоянного хранения;
- опись дел по личному составу;
- описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения;
- акты о выделении к уничтожению документов по личному составу со
сроком хранения 75 лет, не подлежащих дальнейшему хранению (далее – акты о
выделении к уничтожению документов).
Специалист Архива проверяет комплектность, правильность оформления
поступивших номенклатур дел, описей дел постоянного хранения, по личному
составу, временного (свыше 10 лет) срока хранения, актов о выделении к
уничтожению документов и соответствие их содержания требованиям,
установленным Основными правилами работы архивов организаций. Срок
рассмотрения специалистом Архива документов организаций – источников
комплектования – десять рабочих дней со дня поступления документов в Архив.
Документы, не соответствующие установленным требованиям оформления и
имеющие в текстах существенные отклонения от них, специалист Архива
возвращает на доработку по следующим основаниям:
- в номенклатуре дел, описях дел нарушена структура построения, имеются
неконкретные формулировки заголовков дел, не соблюдается порядок их
размещения внутри разделов, указанные статьи не соответствуют срокам
хранения действующих перечней типовых (отраслевых, ведомственных)
управленческих документов; номенклатура дел, описи дел не соответствуют
установленным Основными правилами работы архивов организаций формам,
отсутствуют необходимые визы согласования и подписи.
После устранения замечаний в организации – источнике комплектования
документы вновь поступают к специалисту Архива.
3.1.4. Представление Архивом поступивших документов на рассмотрение
ЭПК.
На утверждение ЭПК специалистом Архива предоставляются описи дел
постоянного хранения организаций – источников комплектования.
На согласование ЭПК предоставляются:
- номенклатура дел;
- описи дел по личному составу;
- описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения;
- акты о выделении к уничтожению документов.
Организация – источник комплектования, после окончательного устранения
замечаний направляет в Архив номенклатуру дел, описи дел постоянного
хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет) срока хранения, акты о
выделении к уничтожению документов не позднее 15 дней до даты очередного
заседания ЭПК. При отсутствии замечаний, проверенные специалистом Архива
номенклатура дел, описи дел постоянного хранения, по личному составу,
временного (свыше 10 лет) срока хранения, акты о выделении к уничтожению
документов направляются на рассмотрение ЭПК. Специалист Архива передает
документы секретарю ЭПК для включения в повестку дня очередного заседания
ЭПК не позднее, чем за 7 дней до даты заседания.
Утвержденные и согласованные ЭПК документы специалист Архива в
течение пяти рабочих дней после получения их от секретаря ЭПК возвращает
уполномоченному специалисту организации – источника комплектования.
3.1.5.
Консультирование
специалистов
организаций – источников
комплектования.
Методическое руководство работой архивов организаций – источников
комплектования сопровождается консультациями специалиста Архива со ссылкой
на нормативные правовые и нормативно-методические акты, оказанием
методической помощи, выходом в такие организации. Выходы в организации –
источники комплектования регистрируются специалистом Архива в
соответствующем журнале регистрации.
______________________________________________________________________
_____________________________________________________