Тема 8_Проектирование организационных систем

План лекции
1. Организационное проектирование.
2. Корректировка организационных структур.
3. Факторы организационного проектирования.
4. Проектирование работы.
Понятие организационного проектирования
Проектирование
организационной
системы
представляет собой процесс создания прообраза
будущей организации.
Принципы
системного
подхода
к
проектированию организационных структур:
1. Корректная формулировка целей и подцелей;
2. Постановка задач в соответствии с целями;
3. Распределение функций по вертикали управления;
4. Выявление всех необходимых задач и функций по
горизонтали управления;
5. Оптимальная централизация / децентрализация;
6. Соблюдение композиции / декомпозиции.
Этапы организационного проектирования
Выявление и описание элементов внешней среды
Установление взаимосвязей с элементами
внешней среды
Определение динамики развития элементов
внешней среды
Оценка влияния внешней среды на организацию
Проектирование элементов организационной структуры
Формирование механизма управления
Рис. 1 – Последовательное исследование
влияния внешней среды
Этапы организационного проектирования
Рис. 2 – Переход от целей организации к ее структуре
Этапы организационного проектирования
Стадии
проектирования
организационной
структуры:
1. Формирование общей структурной схемы аппарата
управления - определение:
- целей ПХС и проблем, подлежащих решению;
- общей спецификации функциональных и программноцелевых подсистем, обеспечивающих достижение целей;
- числа уровней в системе управления;
– степени централизации и децентрализации полномочий
и ответственности на каждом уровне управления;
– основных форм взаимоотношений данной организации
с внешней средой;
– требований к экономическому механизму, формам
обработки информации, кадровому обеспечению
организационной системы.
Этапы организационного проектирования
Стадии
проектирования
организационной
структуры:
2. Разработка состава основных подразделений и связей
между ними:
- реализация организационных решений по
самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата
управления;
- распределение конкретных задач между ними;
- построение внутриорганизационных связей.
Этапы организационного проектирования
Стадии
проектирования
организационной
структуры:
3. Регламентация организационной структуры.
Определение:
- количественных характеристик аппарата управления;
- перечня процедур управленческой деятельности;
- квалификационный состав исполнителей;
– распределение задач и работ между исполнителями,
ответственности за их выполнение;
– порядка взаимодействия между подразделениями;
– затрат на управление;
- эффективности аппарата управления.
Методы организационного проектирования
Методы проектирования организационных структур
управления:
1. Метод аналогий - применение организационных форм
и механизмов управления, которые оправдали себя в
организациях
со
сходными
организационными
характеристиками
по отношению к проектируемой
организации.
2. Экспертно-аналитический метод - обследование и
аналитическое
изучение
организации
силами
квалифицированных
специалистов,
с
привлечением
руководителей.
3. Структуризация целей.
4. Организационное моделирование.
Методы организационного проектирования
Методы проектирования организационных структур
управления (продолжение):
3. Структуризация целей:
– разработка системы(«дерева») целей;
– экспертный анализ предполагаемых вариантов
организационной
структуры
с
точки
зрения
организационной обеспеченности достижения каждой из
целей;
– составление карт прав и ответственности за достижение
целей.
4. Организационное моделирование - разработка
формализованных
математических,
графических,
машинных и других отображений (моделей) распределения
полномочий и ответственности в организации.
Методы организационного проектирования
Типы организационных моделей:
1. Математико-кибернетические модели.
2. Графо-аналитические модели.
3. Натурные модели организационных структур и
процессов.
4. Математико-статистические модели зависимостей.
Для проектирования организационных структур новых
организаций преимущественно используются формальноаналитические методы и модели.
Для совершенствования действующих организаций–
методы диагностических обследований и экспертного
изучения организационной системы.
Оценка эффективности проектирования
Показатели
оценки
эффективности
организационной структуры:
1. Конечные результаты и затраты на
управление.
2. Содержание и организацию процесса
управления.
3. Рациональность организационной структуры
и ее технико-организационный уровень.
Алгоритм организационного проектирования
Рис. 3 – Алгоритм проектирования организационной структуры
Корректировка организационных структур
Стадии корректировки организационных
структур
I.
Корректировка
организационных
структур:
Этапы изучения стратегии:
1. Выяснение задач предприятия.
2. Определение переменных, влияющих на
выполнение задач.
3. Изучение цели и планов на предмет
соответствия главной задаче.
4. Определение соответствия структуры целям.
5. Оценка человеческих ресурсов.
Корректировка организационных структур
II.
Внесение
изменений
в
организационную структуру:
Этапы корректировки:
1. Анализ и выявление проблемных зон.
2. Разработка генерального плана.
3. Реализация перемен.
4. Информирование.
Диагностика организационной структуры
Диагностика (от греческого слова – способный
распознавать) – установление и изучение
признаков,
характеризующих
состояние
организационной системы для предсказания
возможных
отклонений
от
нормы
и
предотвращения сбоев в работе системы.
Этапы диагностики:
1. Описание затруднений.
2. Измерение и анализ показателей.
3. Окончательные выводы.
Корректировка организационной структуры
Рис. 4 – Схема системы оперативной коррекции управления
Факторы проектирования
Ситуационные
факторы
проектирования
организационных систем:
1. Внешняя среда:
- Общее окружение;
- Непосредственное окружение.
Характеристики внешней среды:
1) Сложность – определяется тем, как много факторов
влияют на проектирование организации и насколько они
схожи между собой;
2) Динамизм – определяется тем, как быстро меняются
факторы внешнего окружения.
Влияние внешней среды
Низкая
Степень
динамизма
внешнего
окружения
Высокая
Ситуация низкой
неопределенности:
−Факторов мало;
− факторы схожи;
− факторы не меняются
Ситуация умеренно
низкой
неопределенности:
−Факторов много;
−Факторы не схожи;
−Факторы не меняются
Ситуация умеренно
высокой
неопределенности:
−Факторов мало;
−Факторы схожи;
−Факторы постоянно
меняются
Ситуация высокой
определенности
−Факторов много;
−Факторы не схожи;
−Факторы постоянно
меняются
Рисунок 1 – Основные типы ситуаций в
зависимости от характера факторов внешней среды
Влияние технологии
2. Технология:
− неопределенность в поступлении работы и
месте ее выполнения;
− неопределенность в знании относительно того,
как делать работу;
− взаимозависимости работ в организации.
Влияние технологии
Высокая
Неопределе
нность в
знании
относительн
о того, как
делать
работу
Низкая
Отдел маркетинга
Отдел финансов
Технический отдел
Отдел снабжения
Отдел планирования
Отдел НИОКР
Дирекция
Комиссия по разрешению
конфликтов
Цех сборки
Измерительная
лаборатория
Отдел охраны
Отдел АСУ
Ремонтный цех
Машбюро
Бухгалтерия
Отдел кадров
Неопределенность в поступлении
работы и месте ее выполнения
Рисунок 2 – Влияние технологии
на проектирование организации
Типы взаимозависимостей
Рисунок 3 – Типы взаимозависимостей работ в
организационном проектировании
Влияние стратегии
Типы взаимозависимостей:
1. Складывающаяся – от отдельного работника не
требуется взаимодействия с другими работниками для
выполнения работы в целом;
2. Последовательная – прежде чем один работник сможет
приступить к выполнению работы, другой должен
выполнить ряд операций, позволяющих сделать это.
3. Связанная – конец работы одного становится началом
работы другого и наоборот.
4. Групповая – строится на одновременном участии
сторон в данном действии.
Влияние стратегии
3. Стратегический выбор:
− Идеология управления;
− Потребители
(индивидуальные
и
«организованные»);
− Рынки сбыта и территориальное размещение
производства.
Влияние стратегии на дизайн
Рисунок 4 – Взаимосвязь между стратегией и
организационным дизайном
Анализ функций управления
Функция - определенное действие, выполняемое
человеком или организацией в рамках разделения
труда в обществе.
Направления анализа функции:
1. Содержание;
2. Процесс;
3. Структура.
Функция (задача) отвечает на вопрос, что
следует
делать
(содержательная
сторона
осуществления деятельности).
Проектирование работы
Работа - отвечает на вопрос, как делать и кому
следует
делать
(организационная
сторона
осуществления деятельности).
Проектирование работы представляет собой
процесс создания как формальной, так и
неформальной спецификации выполнения задачи,
поставленной перед работником.
Модель проектирования и выполнения работы
Рисунок 4 – Модель проектирования и
выполнения работы
Проектирование работы
−
−
−
−
Анализ работы:
1. Содержание работы:
действия;
методы и операции;
машины и оборудование;
ожидаемый результат.
2. Требования к работе;
3. Контекст работы.
Проектирование работы
Параметры работы:
1. Масштаб – количество задач или операций,
которые работник должен выполнить;
2. Сложность – степень самостоятельности в
принятии решений и степень владения процессом;
3. Отношения
с другими работниками –
установление межличностных отношений между
исполнителем работы и другими работниками как
по поводу самой работы, так и в связи с другими
видами работ в организации.
Проектирование работы
Высокая
Сложность
работы
Низкая
Малый
Профессор вуза
Терапевт поликлиники
Работник, обслуживающий
станок с ЧПУ на заводе
Декан вуза
Заведующий
отделением больницы
Конструктор
Руководитель практических
занятий
Секретарь главного врача
больницы
Рабочий-сборщик на линии
Заведующий отделом
ТСО в больнице
Медсестра в больнице
Наладчик сборочной
линии
Масштаб работы
Большой
Рисунок 5 – Масштаб и сложность работы.
Различия по видам работ
Проектирование работы
Восприятие содержания работы характеризует ее с
точки зрения понимания ее природы отдельным
исполнителем.
Таблица 1 - Характеристики работы
Характеристика
Описание
Разнообразие
В наборе операций или орудий труда и процессов
Автономность
Уровень самостоятельности при планировании
работы или выбору средств по ее выполнению
Законченность
Уровень доведения создаваемого продукта до
конечной стадии
Результативность
Уровень информирования исполнителя о
результатах работы
Взаимодействие
Уровень необходимого взаимодействия с другими
работниками
Общительность
Уровень возможных неформальных отношений с
другими работниками
Проектирование работы
Неясно
Как должна
выполнятьс
я работа
Ясно
Ясно
Нейрохирург
Дизайнер в КБ
Преподаватель вуза
Исследователь
Генеральный директор
Врач скорой помощи
Сборщик на конвейере
Архивариус
Охранник
Кассир в банке
Официант
Транспортный
контролер
Когда и где должна выполняться работа
Неясно
Рисунок 6 – Влияние технологии на проектирование
работы
Проектирование работы
Рисунок 7 – Модели проектирования работы
Проектирование работы
Расширение работы – расширяется количество задач
или операций, выполняемых работником.
Достоинства:
1. Повышение удовлетворенности работника;
2. Сокращение утомляемости,
3. Увеличение периода обучения выполнению работы.
Недостатки (с точки зрения работника):
1. Увеличение количества задач;
2. Снижение автоматизма;
3. «Покушение» на свободное время работника.
Проектирование работы
Ротация – перемещение работника с одной
работы на другую и соответственно предоставление
ему возможности выполнять более разнообразные
функции.
Обогащение
работы
–
добавление
к
выполняемой индивидом работе функций или
задач, позволяющих повысить ответственность
исполнителя за планирование, организацию,
контроль и оценку своей работы.
Проектирование работы
Методы обогащения работы:
- установление отношений с потребителем;
- планирование индивидом своей собственной работы;
- работник выступает собственником процесса работы;
- работник получает информацию о результатах работы
(обратная связь);
- в работу включено изучение нового;
- работа заключает в себе элемент уникальности.
Проектирование работы
Характеристики
работы,
подлежащие
обогащению:
1. Разнообразие навыков и умений;
2. Отождествленность
работы
с
конечным
результатом;
3. Значимость работы;
4. Автономность;
5. Обратная связь.
Проектирование работы
Рисунок 8 – Модель обогащения характеристик работы
Проектирование работы
Методы диагноза работы
1. Метод структурных решений – выявление тех
структурных компонентов, которые отражают недостатки в
дизайне работы:
- инспектора или проверяющие – снижение уровня
автономности работы и непосредственности обратной связи;
- разрешители проблем – ослабление ответственности,
законченности, автономности и обратной связи в работе;
- коммуникация и связь с потребителем (через
специальные структурные подразделения) – удаление
работника от потребителя результатов, отрицательное
влияние на эффект обратной связи и отождествление с
конечным результатом;
Проектирование работы
Методы диагноза работы (продолжение):
1. -комплексные бригады – соединение разнородных
работ
исполнителей
в
замкнутые
структурные
подразделения,
приводит
к
уменьшению
чувства
собственника результата работы, снижению законченности
работы;
- узкий масштаб управляемости – руководитель,
имеющий небольшое количество подчиненных, имеет
склонность вмешиваться в их работу, что ведет к чрезмерной
централизации,
сверхконтролю
и
уменьшению
автономности.
2. Метод обследования – использование тестов, анкет и
опросников, с помощью которых может быть проведена
диагностика работы.
Проектирование работы
Пример:
комбинация
делегирования
полномочий руководителя и формирования
рабочей группы.
Делегирование полномочий в обогащении
работы:
1. Право самостоятельного планирования;
2. Самостоятельное принятие решений о графике
работы;
3. Самостоятельное
решение
возникающих
проблем.
Проектирование работы
Критерии формирования рабочих групп:
1. территория;
2. вид бизнеса;
3. связь с определенными подразделениями;
4. алфавитная
и
нумерационная
последовательность;
5. тип потребителя.
Проектирование работы
Рисунок 9 – Связь между технологией работы, ее
характеристиками и программой перепроектирования
Проектирование работы
Рисунок 10 – Модель социотехнической
системы проектирования работы
Проектирование работы
Таблица 1 – Отношения между характером изменений в
работе и моделями проектирования работы
Изменения в работе и ее
параметрах
Модель проектирования,
обслуживающая данное изменение
В количестве
работы
Построение работы
В масштабе
работы
Расширение масштаба работы
Ротация работы
В сложности
работы
В качестве
работы
Обогащение работы
Социотехническая система
В отношениях
по работе
Организационное развитие