Характеристика системы документооборота в администрации
advertisement
«Характеристика системы документооборота в администрации Кочубеевского муниципального района Ставропольского края» УТВЕРЖДАЮ: Глава Администрации _________В.Е. Рачков Основой создания модели электронного документооборота является реально существующая структура администрации Кочубеевского района. Организационно-штатная структура администрации района Глава администрации Первый заместитель главы администрации Управление сельского хозяйства и охраны окружающей среды Заместитель главы администрации Заместитель главы администрации Отдел муниципального хозяйства, ГО и ЧС Управляющий делами администрации Отдел по организационным и общим вопросам Управления и отделы администрации Отдел правового и кадрового обеспечения Отдел учета и отчетности Архивный отдел Отдел экономического развития Отдел муниципального заказа Отдел социального развития и здравоохранения Отдел информационног о обеспечения Финансовое управление Отдел образования Отдел имущественных и земельных отношений Отдел культуры Комитет по физической культуре, спорту и туризму Управление труда и социальной защиты населения Деятельность государственных структур непосредственно связана с производством документов. Процессы информатизации сегодня активно реализуются на всех уровнях управления; многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, осуществляются в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ. В Администрации существует значительный объем документооборота, который осуществляется в бумажной форме; при работе с документами выполняются сложные схемы документопотоков, применяются разнообразные технологии работы с документами. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводило к тому, что, как правило, в определенный момент невозможно было точно сказать, над какими документами работает какой-либо отдел или исполнитель, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Функции обеспечения документооборота в администрации Кочубеевского района выполняют несколько подразделений, основными из которых считаются отдел по организационным и общим вопросам и архивный отдел. Все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - отделе по организационным и общим вопросам. В связи с этим, в 2008 году было принято решение о внедрении единого комплекса программных средств на современной технологической платформе, поддерживающей задачи по обеспечению автоматизированных процессов документационного обеспечения в администрациях Ставропольского края. Построение системы документооборота в администрации района позволит повысить эффективность муниципального управления за счет: - Создания единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений - Организации унифицированного порядка индивидуальной и документации и коллективной работы с документами; - Обеспечения унификации управленческой сокращения количества форм и видов единообразных документов; - Обеспечения создания и хранения регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме; - Обеспечения автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения; - Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение; - Сокращения сроков создания нормативных актов и организационнораспорядительных документов; - Обеспечения автоматизированного контроля над своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; - Организации оперативного доступа (в режиме реального времени) работников к соответствующим документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении, а также сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации; - Оптимизация потоков документированной информации в бумажном и электронном виде. Построение системы документооборота в администрации района позволит повысить эффективность муниципального управления за счет: - Создания единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений - Организации унифицированного коллективной работы с документами; порядка индивидуальной и - Обеспечения унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов; - Обеспечения создания и хранения регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме; - Обеспечения автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения; - Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение; - Сокращения сроков создания нормативных актов и организационнораспорядительных документов; - Обеспечения автоматизированного контроля над своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; - Организации оперативного доступа (в режиме реального времени) работников к соответствующим документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении, а также сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации; - Оптимизация потоков документированной информации в бумажном и электронном виде. Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Модель системы документооборота администрации Кочубеевского района. Глава администрации Первый заместитель главы администрации Управление сельского хозяйства и охраны окружающей среды Заместитель главы администрации Заместитель главы администрации Отдел муниципального хозяйства, ГО и ЧС Управляющий делами администрации Управления и отделы администрации Отдел по организационным и общим вопросам Отдел правового и кадрового обеспечения Отдел учета и отчетности Архивный отдел Отдел экономического развития Отдел муниципального заказа Отдел социального развития и здравоохранения Отдел информационног о обеспечения Финансовое управление Отдел образования Отдел имущественных и земельных отношений Отдел культуры Комитет по физической культуре, спорту и туризму Управление труда и социальной защиты населения Руководитель отдела: Чернакова И.Г.
