Tema_3(KL)

Тема 3. ЗАКУПОЧНАЯ ЛОГИСТИКА.
Закупочная логистика – это функциональная подсистема логистики,
отвечающая за бесперебойное и эффективное обеспечение предприятия
материальными ресурсами.
Планирование закупок
Обязательным условием построения эффективной системы закупок является
создание эффективного механизма сквозного планирования потребностей в
материалах.
Для того чтобы знать, что нужно закупать необходимо прежде всего
понимать, что планируется продавать и соответственно производить.
Из плановых объемов производства легко формируются потребности в
материалах, из которых в свою очередь получаются планы закупок.
Товарное планирование предприятий легкой промышленности включает в
себя долгосрочное годовое планирование и краткосрочное понедельное
планирование (производственные задания).
Годовое планирование, как правило, делится на два полугодовых цикла, что
особенно выражено в fast-fashion бизнесе, где присутствуют два временных
интервала: “весна-лето”, “осень-зима”.
При планировании в легкой промышленности, важно учитывать, что
специфика отрасли предполагает работу товаропроводящих систем в Pushформате, что подробно рассматривалось во введении к РУКОВОДСТВУ.
Как видно из вышеприведенного рисунка, отражающего цепочку
планирования, качество планирования закупок в первую очередь зависит от
качества планирования продаж, что в свою очередь измеряется с помощью
показателя FP (Forecast precision):
Выбор поставщиков
Отдельного внимания в ходе построения системы закупок заслуживает
вопрос поиска и выбора поставщиков.
Наш опыт показывает, что наиболее эффективная политика сотрудничества с
поставщиками - долгосрочные взаимовыгодные отношения, построенные на
принципах честности и прозрачности.
Задача специалистов по закупкам - сформировать и поддерживать
эффективный портфель поставщиков, который состоит из основных и
обязательно альтернативных поставщиков для каждой товарной группы.
Задача
основных
поставщиков
состоит
в
обеспечении
предприятия
основными объемами материалов и им отдается 90-95% поставок.
Альтернативные поставщики имеют не менее значимую роль по отношению
к основным, хотя им отдается всего лишь 5-10% закупок.
Альтернативные поставщики выполняют роль “подушки безопасности” в
период когда основные поставщики временно утрачивают возможности
поставок.
Альтернативные поставщики являются профилактической мерой “синдрома
монополиста” у основных поставщиков.
Также альтернативный поставщик – это безопасный статус для новых
поставщиков, которым на начальном этапе сотрудничества рискованно
отдавать стратегические объемы поставок.
При всей очевидности процесса поиска поставщиков (интернет, выставки,
рекомендации производителей оборудования и т.д.) более сложным является
вопрос выбора наилучшего поставщика из множества потенциальных.
Как показывает практика, большинство специалистов по закупкам, зачастую,
не могут мотивировать выбор того или иного поставщика измеримыми
категориями, что ставит под сомнение факт работы компании с лучшими
поставщиками.
Ниже приведена технология выбора, которая с одной стороны достаточно
проста и логична, а с другой позволяет получить эффективный результат.
Предлагаемая технология основана на критериальной оценке поставщиков,
между которыми производится выбор, для последующего сравнения оценок
и выбора наилучшего варианта.
В качестве критериев выбора предлагается две шкалы: критерии первичной
оценки и критерии вторичной оценки:
Идея оценки и сравнения предполагает выбор наилучшего поставщика на
основании критериев первичной оценки.
Вторичная оценка применяется только тогда, когда первичные оценки у
поставщиков полностью совпали, что на практике встречается очень редко, в
таких случаях рекомендуется использовать шкалу вторичной оценки.
Вышеописанные
закупками.
инструменты
касаются
стратегического
управления
Оперативный процесс закупок
Далее пойдет речь о регулярном бизнес-процессе закупок, постоянная задача
которого состоит в обеспечении бесперебойности производства с одной
стороны и оптимизации издержек на закупки с другой.
Оперативный процесс закупок начинается с размещения заказа на поставку,
что включает в себя мониторинг текущих товарных запасов, расчет
потребностей будущих периодов, непосредственно подготовку заказа и его
отправку поставщику.
Мониторинг товарных запасов выполняется постоянно для выявления
позиций, запасы которых нуждаются в пополнении.
Перед тем как раскрыть технологию мониторинга товарных запасов имеет
смысл рассмотреть, как происходит движение товарных запасов на
предприятии.
Если взять в качестве примера некоторую товарную позицию, закупаемую
компанией, то графически динамика ее запасов будет выглядеть следующим
образом.
Вертикальная (зеленая) линия показывает одномоментный рост
материальных запасов, обусловленный поставкой (материалы поступили на
склад).
Далее, наклонная кривая демонстрирует расход материалов, который
приведет к нулевым остаткам, и далее к дефициту, если не произойдет
заблаговременное пополнение запасов.
Оптимальное управление запасами предполагает обеспечение прихода
каждой последующей партии материалов в точке, когда остатки предыдущей
уменьшаться до нормы страховых запасов (красная точка).
При этом заказ на поставку необходимо размещать заблаговременно, а
именно когда товарный остаток достигнет значения точки размещения заказа
(синяя точка).
Теперь о том, как выполняется сам мониторинг товарных запасов.
Ежедневно, специалист по закупкам открывает складскую справку и
анализирует остаток по каждой товарной позиции, сравнивая текущие
остатки с контрольными точками (нормой страхового запаса и точной
размещения заказа).
В процессе анализа специалист сталкивается с четырьмя возможными
вариантами, каждый из которых предполагает соответствующий порядок
действий в отношении анализируемой позиции.
Если принять следующие обозначения:



q- текущий товарный остаток контрольной позиции;
т.р.з. - точка размещения заказа данной позиции;
н.с.з. - норма страхового запаса данной позиции,
то математически упомянутые варианты и действия специалиста по закупкам
будут выглядеть следующим образом:
Первое условие (q > т.р.з.) не предполагает никаких действий по отношению
к товарной позиции, выполнение второго условия (q = т.р.з.) – сигнал для
размещения заказа поставщику.
Третье условие (н.с.з < q < т.р.з) предполагает контроль поставки, включая
своевременность выполнения отгрузки, транспортировки, таможенных
процедур.
Четвертое условие (н.с.з. ≥ q) является тревожным сигналом, означающим
высокую вероятность срыва производства, по причине отсутствия
необходимого материала и требует от специалиста по закупкам “пожарных”
мер: альтернативной закупки, инициирования изменения производственного
плана или замены данного материала на тот, который на предприятии в
достатке.
Цель
заполнения
карточек
поставщиков
стоит
в
накоплении
формализованных данных в сопоставимых формах для последующего
использования накопленной информации при процедуре выбора
поставщиков, проведении переговоров, классификации поставщиков.
Карточка заводится на каждого поставщика, где каждая поставка
оценивается по критериям: качество поставленного товара, соответствие
фактического количества указанному в заказе, выполнение поставщиком
обязательств
по
срокам
поставок,
качество
оформления
товаросопроводительных документов и выполнение обязательств по цене.